**
IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng — FIFO, Kiểm Kê & Kiểm Soát Chất Lượng HTK
Anh Bảo — Chef trưởng chuỗi 8 nhà hàng Nhật — kể lại sự cố "đau ví": "Phát hiện 15kg cá hồi nhập khẩu (trị giá 6 triệu) bị hỏng trong kho lạnh vì nhân viên nhập hàng mới chồng lên hàng cũ. Hàng cũ nằm dưới đáy 5 ngày, không ai dùng. FIFO ở đâu?"
FIFO (First In, First Out — Nhập trước, Xuất trước) là nguyên tắc quản lý kho quan trọng nhất trong F&B. Nhưng FIFO chỉ là một phần — kiểm soát hàng tồn kho (HTK) cần cả kiểm kê, kiểm tra chất lượng, và truy vết nguồn gốc.
Bài viết này hướng dẫn hệ thống IC hàng tồn kho toàn diện cho nhà hàng — từ FIFO, labeling (nhãn dán), đến kiểm kê và xử lý hàng hết hạn.
FIFO — Nguyên Tắc Vàng Quản Lý Kho F&B
FIFO Là Gì?
FIFO = First In, First Out — hàng nhập trước phải xuất dùng trước.
Ví dụ:
Ngày 1: Nhập 10kg thịt bò (lô A) → đặt phía SAU
Ngày 3: Nhập 10kg thịt bò (lô B) → đặt phía SAU lô A
→ Khi bếp lấy hàng: lấy lô A TRƯỚC (phía trước kệ)
Tại Sao FIFO Quan Trọng?
| Không có FIFO | Có FIFO |
|---|---|
| Hàng cũ nằm dưới đáy, hết hạn | Hàng cũ luôn được dùng trước |
| Thất thoát 5-10% giá trị kho | Thất thoát <2% |
| Vi phạm VSATTP | Tuân thủ pháp luật |
| Chất lượng món ăn không đều | Nguyên liệu luôn tươi |
FIFO vs FEFO
| FIFO | FEFO | |
|---|---|---|
| Viết tắt | First In, First Out | First Expired, First Out |
| Tiêu chí | Ngày nhập | Ngày hết hạn |
| Áp dụng | Hầu hết mặt hàng | Sản phẩm có HSD khác nhau |
| Ví dụ | Rau, thịt tươi (HSD gần bằng nhau) | Sữa, nước ngọt (HSD đa dạng) |
💡 Thực tế: Hầu hết nhà hàng nên áp dụng kết hợp FIFO + FEFO: FIFO cho nguyên liệu tươi, FEFO cho sản phẩm đóng gói.
(In-text Image Suggestion: FIFO system in restaurant cold storage with date labels visible)
Hệ Thống Labeling (Nhãn Dán) — Điều Kiện Tiên Quyết FIFO
Nhãn Dán Chuẩn Cho Mỗi Container
Mỗi hộp/container trong kho PHẢI có nhãn ghi:
| Thông tin | Ví dụ |
|---|---|
| Tên sản phẩm | Thịt bò Úc |
| Ngày nhập kho | 05/03/2026 |
| Ngày hết hạn (Use By) | 08/03/2026 |
| Người nhận hàng | NV Minh |
| Số lượng ban đầu | 10 kg |
Color-Coding System (Hệ Thống Mã Màu)
Nhiều chuỗi lớn dùng nhãn dán màu theo ngày trong tuần:
| Thứ | Màu | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Thứ 2 | 🔵 Xanh dương | Nhập thứ 2 |
| Thứ 3 | 🟢 Xanh lá | Nhập thứ 3 |
| Thứ 4 | 🟡 Vàng | Nhập thứ 4 |
| Thứ 5 | 🔴 Đỏ | Nhập thứ 5 |
| Thứ 6 | ⚪ Trắng | Nhập thứ 6 |
| Thứ 7 | 🟠 Cam | Nhập thứ 7 |
| CN | 🟤 Nâu | Nhập CN |
→ Nhìn vào kho: nếu thấy nhãn xanh dương (thứ 2) mà hôm nay thứ 6 → hàng đã 4 ngày, cần ưu tiên dùng hoặc kiểm tra.
Checklist Kiểm Soát Hàng Tồn Kho — 25 Tiêu Chí
Nhóm 1: Nhận Hàng (7 tiêu chí)
| # | Tiêu chí | Chi tiết |
|---|---|---|
| 1 | Kiểm tra số lượng vs đơn hàng | Đếm trước mặt NCC |
| 2 | Kiểm tra chất lượng (nhìn, ngửi, sờ) | Thịt không mùi lạ, rau tươi |
| 3 | Kiểm tra nhiệt độ (thực phẩm lạnh ≤5°C) | Dùng thermometer |
| 4 | Kiểm tra hạn sử dụng | Không nhận hàng HSD <3 ngày |
| 5 | Kiểm tra bao bì nguyên vẹn | Không rách, không ướt |
| 6 | Ghi nhận hóa đơn + ký nhận | Lưu hóa đơn NCC |
| 7 | Dán nhãn FIFO ngay khi nhận | Trước khi đưa vào kho |
Nhóm 2: Lưu Trữ (8 tiêu chí)
| # | Tiêu chí | Chi tiết |
|---|---|---|
| 8 | Kho lạnh: nhiệt độ 0-5°C | Log nhiệt độ 2 lần/ngày |
| 9 | Kho đông: nhiệt độ -18°C trở xuống | Log nhiệt độ 2 lần/ngày |
| 10 | Kho khô: khô ráo, thoáng, không côn trùng | Kiểm tra hàng tuần |
| 11 | FIFO: hàng cũ phía trước, mới phía sau | Kiểm tra mỗi ca |
| 12 | Thực phẩm sống ≠ chín (tách riêng) | Kệ riêng, không chồng |
| 13 | Hàng không đặt trực tiếp trên sàn | Kệ ≥15cm khỏi sàn |
| 14 | Container có nắp đậy kín | Tránh nhiễm khuẩn chéo |
| 15 | Nhãn dán đầy đủ trên mỗi container | Tên, ngày, HSD |
Nhóm 3: Xuất Kho & Sử Dụng (5 tiêu chí)
| # | Tiêu chí | Chi tiết |
|---|---|---|
| 16 | Lấy hàng FIFO (cũ trước, mới sau) | NV bếp tuân thủ |
| 17 | Ghi nhận xuất kho trên hệ thống | POS hoặc sổ xuất |
| 18 | Rã đông đúng quy trình | Trong kho lạnh, không ở nhiệt độ phòng |
| 19 | Hàng đã rã đông: dùng trong 24h | Không đông lại |
| 20 | Hàng thừa cuối ca: xử lý đúng | Bảo quản hoặc bỏ |
Nhóm 4: Kiểm Kê & Đối Soát (5 tiêu chí)
| # | Tiêu chí | Chi tiết |
|---|---|---|
| 21 | Kiểm kê tuần: A-items (20-30 mặt hàng) | Mỗi thứ 2 hoặc CN |
| 22 | Kiểm kê quý: TOÀN BỘ mặt hàng | Cuối quý, 3 bên ký |
| 23 | Chênh lệch ≤2%: chấp nhận | >5%: điều tra |
| 24 | Hàng hết hạn: ghi nhận + tiêu hủy | Có biên bản |
| 25 | Báo cáo tồn kho hàng tuần cho kế toán | Excel hoặc app |
Xử Lý Hàng Hết Hạn — Quy Trình Chuẩn
| Bước | Hành động | Người thực hiện |
|---|---|---|
| 1 | Phát hiện hàng HSD ≤1 ngày | NV kho/bếp |
| 2 | Tách riêng khỏi kệ, dán nhãn "HOLD" | NV kho |
| 3 | Báo Store Manager | NV kho |
| 4 | Quyết định: dùng ngay, giảm giá, hoặc tiêu hủy | SM |
| 5 | Nếu tiêu hủy: ghi biên bản, chụp ảnh | SM + 1 NV chứng kiến |
| 6 | Cập nhật hệ thống tồn kho | SM/Kế toán |
⚠️ TUYỆT ĐỐI KHÔNG: Bán sản phẩm hết hạn → vi phạm pháp luật + ngộ độc → mất license.
Số Hóa IC Hàng Tồn Kho Với beChecklist
beChecklist giúp quản lý hàng tồn kho:
- ✅ Checklist nhận hàng — Kiểm tra 7 tiêu chí khi NCC giao
- ✅ Temperature log — Ghi nhiệt độ kho 2 lần/ngày trên app
- ✅ FIFO reminder — Cảnh báo hàng sắp hết hạn
- ✅ Kiểm kê tuần/quý — Template đếm hàng trên tablet
- ✅ Expiry alerts — Tự động cảnh báo HSD ≤3 ngày
👉 Dùng thử beChecklist miễn phí: beChecklist 📅 Đặt lịch tư vấn: Form Đặt Lịch Demo
📅 Đặt lịch demo 1-1: Đăng ký tại đây
🔗 Đọc thêm:
Dùng thử beChecklist miễn phí
Nền tảng quản trị chất lượng & checklist số dành cho chuỗi F&B, Spa, Retail
- Checklist số hóa — Kiểm soát chất lượng mọi ca làm việc
- SOP trực quan — Nhân viên mới cũng thực hiện đúng
- Báo cáo realtime — Biết ngay chi nhánh nào đạt / trượt
- Mystery Shopper — Đánh giá khách quan trải nghiệm khách hàng
