Mẫu Kiểm Kê Tồn Kho (Inventory Count Sheet) — Biểu Mẫu Chuẩn Nhà Hàng

Anh Phú — bếp trưởng chuỗi 6 nhà hàng hải sản tại Hải Phòng — phát hiện 35 triệu đồng "bay hơi" mỗi tháng khi so sánh lượng nguyên liệu nhập kho với lượng bán được. 35 triệu — bằng lương 2 nhân viên — biến mất mà không ai biết: hỏng? Ăn cắp? Hao hụt tự nhiên? Anh Phú không trả lời được vì không kiểm kê đều đặn. Kho nhà hàng chỉ được kiểm "khi nào nhớ" — trung bình 1 lần/tháng, do 1 người tự làm, và không có biểu mẫu chuẩn.

Inventory Count Sheet (Biểu mẫu Kiểm kê Tồn kho) giải quyết triệt để: kiểm kê theo lịch, có người đếm + người kiểm tra (double-count — kiểm đếm kép), và mọi chênh lệch đều được ghi nhận.

Tại Sao Phải Kiểm Kê Tồn Kho?

Phát hiện thất thoát — Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế = có vấn đề
Tính COGS chính xác — Giá vốn (COGS — Cost of Goods Sold) chỉ đúng khi tồn kho đúng
Đặt hàng đúng lượng — Biết chính xác còn gì → đặt đúng, không thừa không thiếu
Kiểm tra FIFO — Hàng cũ phải dùng trước (First In First Out — nhập trước xuất trước)
Phát hiện hàng hết hạn — Nguyên liệu quá date (hết hạn sử dụng) = rủi ro an toàn thực phẩm

Cách Sử Dụng

Lịch kiểm kê: Tuần (thứ Hai) cho hàng nhanh hỏng + Tháng (ngày 15 & 30) cho toàn bộ
2 người đếm — 1 người đếm, 1 người ghi + kiểm tra (double-count)
Đếm theo khu vực — Kho lạnh → Kho đông → Kho khô → Bar → Bếp
So với sổ sách — Chênh lệch >5% → điều tra nguyên nhân
Ký xác nhận — Cả 2 người ký; chênh lệch lớn cần quản lý ký thêm

Mẫu Inventory Count Sheet — Kho Lạnh

#	Tên nguyên liệu	ĐVT (đơn vị tính)
1	Thịt bò (kg)	kg
2	Thịt heo (kg)	kg
3	Gà (con/kg)	kg
4	Hải sản — Tôm	kg
5	Hải sản — Cá	kg
6	Rau diếp/xà lách	kg
7	Rau thơm/húng/ngò	bó
8	Trứng	quả
9	Sữa tươi	lít
10	Phô mai	kg

Kho Đông (Freezer — Tủ đông)

#	Tên nguyên liệu	ĐVT
1	Hải sản đông lạnh	kg
2	Thịt đông lạnh	kg
3	Kem/đá	lít
4	Bột/vỏ bánh	kg

Kho Khô (Dry Storage — Kho nguyên liệu khô)

#	Tên nguyên liệu	ĐVT
1	Gạo	kg
2	Mì / Bún khô	gói
3	Dầu ăn	lít
4	Nước mắm / Tương	chai
5	Gia vị (muối, đường, tiêu)	gói
6	Bao bì / Hộp mang về	cái

Bar / Đồ Uống

#	Tên	ĐVT
1	Cà phê hạt	kg
2	Trà	kg
3	Siro / Topping	chai
4	Nước ngọt đóng chai	chai
5	Bia	lon/chai

Bảng Tổng Hợp Kiểm Kê

Khu vực	Số mặt hàng đếm	Tổng chênh lệch (VNĐ)	% Chênh lệch	Đánh giá
Kho lạnh				🟢 / 🟡 / 🔴
Kho đông				🟢 / 🟡 / 🔴
Kho khô				🟢 / 🟡 / 🔴
Bar				🟢 / 🟡 / 🔴
TỔNG

% Chênh lệch	Đánh giá
<2%	🟢 Bình thường — hao hụt tự nhiên
2-5%	🟡 Cần kiểm tra — có thể portion (khẩu phần) sai
>5%	🔴 Bất thường — cần điều tra thất thoát

Xác Nhận

Mục	Nội dung
Ngày kiểm kê	//______
Người đếm	_____________
Người kiểm tra	_____________
Quản lý xác nhận	_____________
Chênh lệch lớn nhất (mặt hàng + giá trị)	_____________
Hành động cho chênh lệch	_____________

Số Hóa Inventory Với beChecklist

Dùng beInventory để số hóa:

✅ Đếm trên ứng dụng — Scan barcode (quét mã vạch) hoặc nhập tay, tự tính chênh lệch
✅ Double-count — 2 người đếm riêng, hệ thống đối chiếu
✅ Alert chênh lệch >5% — Thông báo ngay cho quản lý
✅ Trend hao hụt — Xem biến động thất thoát theo tuần/tháng

Câu Hỏi Thường Gặp

Kiểm kê bao lâu 1 lần? Hàng tuần cho nhóm nhanh hỏng (thịt, hải sản, rau). Mỗi 2 tuần cho kho khô và bar. Hàng tháng cho toàn bộ (full count — kiểm kê toàn phần).

Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được? <2%** là hao hụt tự nhiên (bay hơi, bám dính, thối nhẹ). **>5% là bất thường, cần điều tra: portion sai? Ăn cắp? Nhập hàng thiếu?

👉 Dùng thử beInventory miễn phí: beInventory 📅 Đặt lịch tư vấn: Form Đặt Lịch Demo

📅 Đặt lịch giới thiệu tính năng 1-1: Đăng ký tại đây

🔗 Đọc thêm:

Miễn phí dùng thử — Không cần thẻ tín dụng