Sổ tay Checklist

Mẫu Inventory Count Sheet — Biểu Mẫu Kiểm Kê Tồn Kho Nhà Hàng Chuẩn

20 phút đọc
Chia sẻ:

restaurant storeroom organized shelves inventory count with clipboard

Mẫu Kiểm Kê Tồn Kho (Inventory Count Sheet) — Biểu Mẫu Chuẩn Nhà Hàng

Anh Phú — bếp trưởng chuỗi 6 nhà hàng hải sản tại Hải Phòng — phát hiện 35 triệu đồng "bay hơi" mỗi tháng khi so sánh lượng nguyên liệu nhập kho với lượng bán được. 35 triệu — bằng lương 2 nhân viên — biến mất mà không ai biết: hỏng? Ăn cắp? Hao hụt tự nhiên? Anh Phú không trả lời được vì không kiểm kê đều đặn. Kho nhà hàng chỉ được kiểm "khi nào nhớ" — trung bình 1 lần/tháng, do 1 người tự làm, và không có biểu mẫu chuẩn.

*Inventory Count Sheet (Biểu mẫu Kiểm kê Tồn kho giải quyết triệt để: kiểm kê theo lịch, có người đếm + người kiểm tra (double-count — kiểm đếm kép), và mọi chênh lệch đều được ghi nhận.


Tại Sao Phải Kiểm Kê Tồn Kho?

  1. Phát hiện thất thoát — Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế = có vấn đề
  2. Tính COGS chính xác — Giá vốn (COGS — Cost of Goods Sold) chỉ đúng khi tồn kho đúng
  3. Đặt hàng đúng lượng — Biết chính xác còn gì → đặt đúng, không thừa không thiếu
  4. Kiểm tra FIFO — Hàng cũ phải dùng trước (First In First Out — nhập trước xuất trước)
  5. Phát hiện hàng hết hạn — Nguyên liệu quá date (hết hạn sử dụng) = rủi ro an toàn thực phẩm

Cách Sử Dụng

  1. Lịch kiểm kê: Tuần (thứ Hai) cho hàng nhanh hỏng + Tháng (ngày 15 & 30) cho toàn bộ
  2. 2 người đếm — 1 người đếm, 1 người ghi + kiểm tra (double-count)
  3. Đếm theo khu vực — Kho lạnh → Kho đông → Kho khô → Bar → Bếp
  4. So với sổ sách — Chênh lệch >5% → điều tra nguyên nhân
  5. Ký xác nhận — Cả 2 người ký; chênh lệch lớn cần quản lý ký thêm

Mẫu Inventory Count Sheet — Kho Lạnh

# Mã SP Tên nguyên liệu ĐVT (đơn vị tính) Tồn sổ sách Tồn thực đếm Chênh lệch Ghi chú
1 Thịt bò (kg) kg
2 Thịt heo (kg) kg
3 Gà (con/kg) kg
4 Hải sản — Tôm kg
5 Hải sản — Cá kg
6 Rau diếp/xà lách kg
7 Rau thơm/húng/ngò bó
8 Trứng quả
9 Sữa tươi lít
10 Phô mai kg

Kho Đông (Freezer — Tủ đông)

# Tên nguyên liệu ĐVT Tồn sổ sách Tồn thực đếm Chênh lệch HSD (hạn sử dụng)
1 Hải sản đông lạnh kg
2 Thịt đông lạnh kg
3 Kem/đá lít
4 Bột/vỏ bánh kg

Kho Khô (Dry Storage — Kho nguyên liệu khô)

# Tên nguyên liệu ĐVT Tồn sổ sách Tồn thực đếm Chênh lệch HSD
1 Gạo kg
2 Mì / Bún khô gói
3 Dầu ăn lít
4 Nước mắm / Tương chai
5 Gia vị (muối, đường, tiêu) gói
6 Bao bì / Hộp mang về cái

Bar / Đồ Uống

# Tên ĐVT Tồn sổ Tồn thực Chênh lệch HSD
1 Cà phê hạt kg
2 Trà kg
3 Siro / Topping chai
4 Nước ngọt đóng chai chai
5 Bia lon/chai

Bảng Tổng Hợp Kiểm Kê

Khu vực Số mặt hàng đếm Tổng chênh lệch (VNĐ) % Chênh lệch Đánh giá
Kho lạnh 🟢 / 🟡 / 🔴
Kho đông 🟢 / 🟡 / 🔴
Kho khô 🟢 / 🟡 / 🔴
Bar 🟢 / 🟡 / 🔴
TỔNG
% Chênh lệch Đánh giá
<2% 🟢 Bình thường — hao hụt tự nhiên
2-5% 🟡 Cần kiểm tra — có thể portion (khẩu phần) sai
>5% 🔴 Bất thường — cần điều tra thất thoát

Xác Nhận

Mục Nội dung
Ngày kiểm kê //______
Người đếm _____________
Người kiểm tra _____________
Quản lý xác nhận _____________
Chênh lệch lớn nhất (mặt hàng + giá trị) _____________
Hành động cho chênh lệch _____________

Số Hóa Inventory Với beChecklist

Dùng beInventory để số hóa:

  • ✅ Đếm trên ứng dụng — Scan barcode (quét mã vạch) hoặc nhập tay, tự tính chênh lệch
  • ✅ Double-count — 2 người đếm riêng, hệ thống đối chiếu
  • ✅ Alert chênh lệch >5% — Thông báo ngay cho quản lý
  • ✅ Trend hao hụt — Xem biến động thất thoát theo tuần/tháng

Câu Hỏi Thường Gặp

Kiểm kê bao lâu 1 lần? Hàng tuần cho nhóm nhanh hỏng (thịt, hải sản, rau). Mỗi 2 tuần cho kho khô và bar. Hàng tháng cho toàn bộ (full count — kiểm kê toàn phần).

Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được? <2%** là hao hụt tự nhiên (bay hơi, bám dính, thối nhẹ). **>5% là bất thường, cần điều tra: portion sai? Ăn cắp? Nhập hàng thiếu?


👉 Dùng thử beInventory miễn phí: beInventory 📅 Đặt lịch tư vấn: Form Đặt Lịch Demo

📅 Đặt lịch giới thiệu tính năng 1-1: Đăng ký tại đây

🔗 Đọc thêm:

Phân tích so sánh giải pháp công nghệ và phương thức truyền thống

"Công nghệ là đòn bẩy duy nhất giúp doanh nghiệp bán lẻ vượt qua giai đoạn bão hòa để tối ưu hóa tỷ suất lợi nhuận trên mỗi mét vuông."

- Chuyên gia bePOS
Tiêu chuẩn đánh giá Phương thức truyền thống Ứng dụng giải pháp bePOS
Hiệu suất vận hành Thấp, dễ xảy ra sai sót con người Tối ưu hóa tự động theo thời gian thực
Chi phí quản lý Tốn kém nhân lực giám sát Tiết kiệm 40% chi phí vận hành hàng tháng
Trải nghiệm khách hàng Phục vụ chậm, thiếu tính đồng bộ Nhanh chóng, chuyên nghiệp và nhất quán
Liên hệ ngay
Miễn phí dùng thử — Không cần thẻ tín dụng

Dùng thử beChecklist miễn phí

Nền tảng quản trị chất lượng & checklist số dành cho chuỗi F&B, Spa, Retail

  • Checklist số hóa — Kiểm soát chất lượng mọi ca làm việc
  • SOP trực quan — Nhân viên mới cũng thực hiện đúng
  • Báo cáo realtime — Biết ngay chi nhánh nào đạt / trượt
  • Mystery Shopper — Đánh giá khách quan trải nghiệm khách hàng
Chia sẻ:
Quay lại Blog