**
Mẫu Sổ Bảo Trì Thiết Bị (Maintenance Log) — Phòng Ngừa Hỏng Hóc Nhà Hàng
Anh Lợi — Quản lý nhà hàng BBQ Hàn Quốc tại Quận Thủ Đức — trải qua 3 lần "thảm họa thiết bị" trong 1 tháng: máy lạnh khu khách chết giữa trưa Thứ Bảy (mất 4 triệu sửa gấp + giảm 30% doanh thu ngày đó), tủ lạnh kho rò gas (hỏng 8kg bò Wagyu — 6 triệu), và máy hút mùi bếp cháy motor (3 triệu + đóng bếp 2 ngày). Tổng thiệt hại: 13 triệu + 2 ngày mất doanh thu. Tất cả đều phòng ngừa được nếu có lịch bảo trì định kỳ.
Mẫu Maintenance Log — 3 Phần
Phần 1: Danh Sách Thiết Bị & Lịch Bảo Trì
| # | Thiết bị | Vị trí | Ngày mua | Bảo hành đến | Tần suất bảo trì | Lần bảo trì gần nhất | Lần tiếp theo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Điều hòa FOH (khu phục vụ) #1 | FOH | 3 tháng | ||||
| 2 | Điều hòa FOH #2 | FOH | 3 tháng | ||||
| 3 | Tủ lạnh kho #1 | Kho | 6 tháng | ||||
| 4 | Tủ đông kho #1 | Kho | 6 tháng | ||||
| 5 | Bếp gas / bếp từ | BOH (khu bếp) | 3 tháng | ||||
| 6 | Máy hút mùi | BOH | 3 tháng | ||||
| 7 | Máy rửa bát | BOH | 6 tháng | ||||
| 8 | POS / Máy in bill (hóa đơn) | Quầy | 12 tháng | ||||
| 9 | Hệ thống PCCC (phòng cháy chữa cháy) | Toàn quán | 6 tháng | ||||
| 10 | Hệ thống nước nóng | BOH/WC | 6 tháng |
Phần 2: Sổ Ghi Bảo Trì / Sửa Chữa
| Ngày | Thiết bị | Loại | Mô tả công việc | Đơn vị thực hiện | Chi phí | Người xác nhận |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ☐ Định kỳ ☐ Hỏng → Sửa | ||||||
| ☐ Định kỳ ☐ Hỏng → Sửa | ||||||
| ☐ Định kỳ ☐ Hỏng → Sửa |
Phần 3: Chi Phí Bảo Trì Tháng
| Tháng | Bảo trì định kỳ (VNĐ) | Sửa chữa đột xuất (VNĐ) | Tổng | % Doanh thu |
|---|---|---|---|---|
Benchmark: Chi phí bảo trì nên chiếm 1-2% doanh thu. Nếu >3% → thiết bị quá cũ, cần đầu tư thay mới.
Lịch Bảo Trì Khuyến Nghị
| Thiết bị | Hàng ngày | Hàng tuần | Hàng tháng | Hàng quý | 6 tháng |
|---|---|---|---|---|---|
| Điều hòa | Lau filter (bộ lọc) | Vệ sinh sâu | Nạp gas | ||
| Tủ lạnh/đông | Check nhiệt độ | Lau bụi sau lưng | Vệ sinh ron cửa | Kiểm tra gas | |
| Bếp gas | Lau sạch | Kiểm tra valve (van) | Vệ sinh sâu | ||
| Hút mùi | Lau bẫy mỡ | Vệ sinh ống | Thay filter | ||
| PCCC | Kiểm tra áp suất | Bảo dưỡng chuyên gia | |||
| POS | Vệ sinh | Cập nhật phần mềm |
Số Hóa Maintenance Log Với beChecklist
Dùng beLogbook để số hóa:
- ✅ Lịch bảo trì tự động — Đến hạn → thông báo quản lý
- ✅ Ghi nhận sửa chữa — Chụp ảnh trước/sau, ghi chi phí
- ✅ Tổng chi phí — Dashboard chi phí bảo trì theo tháng/quý
- ✅ Lịch sử thiết bị — Xem toàn bộ record (hồ sơ) sửa chữa từng thiết bị
Câu Hỏi Thường Gặp
Bảo trì định kỳ có tốn kém lắm không? Ít hơn sửa chữa đột xuất 5-10 lần. Ví dụ: vệ sinh điều hòa định kỳ = 300.000đ/lần. Sửa cháy motor do không vệ sinh = 3-5 triệu + mất doanh thu.
Ai chịu trách nhiệm maintenance (bảo trì)? Quản lý cửa hàng theo dõi lịch và ghi log. Bộ phận kỹ thuật / nhà cung cấp thực hiện bảo trì chuyên sâu. Area Manager review chi phí hàng quý.
👉 Dùng thử beLogbook miễn phí: beLogbook 📅 Đặt lịch tư vấn: Form Đặt Lịch Demo
🔗 Đọc thêm:
Dùng thử beChecklist miễn phí
Nền tảng quản trị chất lượng & checklist số dành cho chuỗi F&B, Spa, Retail
- Checklist số hóa — Kiểm soát chất lượng mọi ca làm việc
- SOP trực quan — Nhân viên mới cũng thực hiện đúng
- Báo cáo realtime — Biết ngay chi nhánh nào đạt / trượt
- Mystery Shopper — Đánh giá khách quan trải nghiệm khách hàng
