Mẫu Báo Cáo Lãi Lỗ (P&L) Nhà Hàng — Biểu Mẫu Chuẩn Cho Quản Lý Chuỗi F&B

Chị Hương — chủ chuỗi 5 quán café specialty tại Đà Lạt — từng nghĩ mình đang "có lãi" vì tổng doanh thu mỗi tháng đều tăng. Cho đến khi kế toán tổng hợp P&L (Profit and Loss — Báo cáo Lãi Lỗ) cuối năm: chuỗi lỗ 480 triệu. Doanh thu tăng, nhưng chi phí nguyên liệu "ăn" mất 42% (chuẩn là 28-32%), chi phí nhân công chiếm 35% (chuẩn là 25-28%), và chi phí thuê mặt bằng 3 chi nhánh mới đã ngốn hết lợi nhuận. Vấn đề? Chị Hương chỉ xem doanh thu — không bao giờ xem P&L chi tiết theo cửa hàng mỗi tháng.

Bài viết này cung cấp mẫu P&L tháng chuẩn cho chuỗi nhà hàng, café — để bạn biết chính xác từng cửa hàng lãi hay lỗ, lỗ ở đâu, và sửa bằng cách nào.

P&L Nhà Hàng Là Gì?

P&L (Profit and Loss Statement — Báo cáo Lãi Lỗ) là bảng tổng hợp toàn bộ doanh thu và chi phí của một cửa hàng trong kỳ báo cáo (thường là 1 tháng), cho ra kết quả: Lãi hay Lỗ, và lãi/lỗ bao nhiêu.

Tại sao quản lý cửa hàng cần hiểu P&L?

Không chỉ là việc của kế toán — Quản lý cửa hàng là người kiểm soát chi phí hàng ngày. Không hiểu P&L = không kiểm soát được lãi/lỗ
Phát hiện "lỗ ngầm" — Doanh thu cao không có nghĩa là lãi. Chi phí nguyên liệu, nhân công, năng lượng có thể ăn hết lợi nhuận
So sánh giữa chi nhánh — Chi nhánh nào hiệu quả nhất? Chi nhánh nào đang "nuôi" chi nhánh khác?

"Doanh thu là vanity (phù phiếm), lợi nhuận là sanity (tỉnh táo), dòng tiền là reality (thực tế).' — Câu nói phổ biến trong giới quản trị F&B"
- Chuyên gia Vận hành bePOS

Cách Sử Dụng Mẫu P&L Này

Kế toán nhập liệu từ sổ sách, POS, và hóa đơn → hoàn thành trước ngày 5 tháng sau
Quản lý cửa hàng review — So với tháng trước và với budget (kế hoạch ngân sách)
Giám đốc Khu vực tổng hợp — So sánh P&L giữa các chi nhánh
Họp P&L tháng — Mỗi chi nhánh trình bày 5 phút: kết quả + hành động

Mẫu Báo Cáo P&L Tháng — Chuẩn Chuỗi F&B

Phần A: Doanh Thu (Sales Revenue)

#	Hạng mục	Thực tế tháng	Kế hoạch	% Đạt	Tháng trước	% Thay đổi
1	Doanh thu bán hàng (Net Sales — doanh thu thuần)
2	Doanh thu ăn tại chỗ (Dine-in)
3	Doanh thu mang về (Take-away)
4	Doanh thu giao hàng (Delivery)
5	Doanh thu khác (sự kiện, catering — tiệc)
	TỔNG DOANH THU

Phần B: Giá Vốn Hàng Bán (COGS — Cost of Goods Sold)

#	Hạng mục	Chuẩn ngành
6	Nguyên liệu thực phẩm (Food Cost)	28-32%
7	Nguyên liệu đồ uống (Beverage Cost)	20-25%
8	Bao bì, đóng gói	2-3%
	TỔNG COGS	30-35%
	LÃI GỘP (Gross Profit — Doanh thu trừ Giá vốn)	65-70%

Phần C: Chi Phí Nhân Công (Labor Cost)

#	Hạng mục	Chuẩn ngành
9	Lương cố định (ca chính)
10	Lương part-time (ca phụ)
11	Phụ cấp (ăn ca, đi lại, thâm niên)
12	Bảo hiểm xã hội (phần công ty)
	TỔNG LABOR	25-28%

Phần D: Chi Phí Vận Hành (Operating Expenses — Controllables)

#	Hạng mục	Chuẩn ngành
13	Điện	3-5%
14	Gas	1-2%
15	Nước	0.5-1%
16	Vệ sinh / hóa chất	0.5-1%
17	Sửa chữa / bảo trì	1-2%
18	Marketing cửa hàng	1-3%
19	Dụng cụ / vật tư tiêu hao	0.5-1%
20	Phí app giao hàng	2-5%
	TỔNG CONTROLLABLES (Chi phí kiểm soát được)	10-15%

Phần E: Chi Phí Cố Định (Fixed Costs — Non-Controllables)

#	Hạng mục	Số tiền	% Doanh thu	Ghi chú
21	Thuê mặt bằng
22	Khấu hao tài sản cố định
23	Phí quản lý thương hiệu (nếu franchise — nhượng quyền)
	TỔNG NON-CONTROLLABLES

Phần F: KẾT QUẢ

Chỉ tiêu	Số tiền	% Doanh thu
Tổng Doanh Thu (A)		100%
Trừ: Giá Vốn (B)
= Lãi Gộp
Trừ: Chi phí Nhân Công (C)
Trừ: Chi phí Vận Hành (D)
= Lợi Nhuận Vận Hành (Store Profit — lợi nhuận cửa hàng)		8-15%
Trừ: Chi phí Cố Định (E)
= Lợi Nhuận Ròng (Net Profit — lãi ròng)

Benchmark P&L Chuẩn Ngành F&B

Chỉ tiêu	% Doanh Thu Chuẩn	🔴 Cảnh báo nếu
COGS (Giá vốn)	28-35%	>38%
Labor (Nhân công)	25-28%	>32%
Controllables (Vận hành)	10-15%	>18%
Store Profit (Lãi cửa hàng)	8-15%	<5%

4 Sai Lầm Đọc P&L Phổ Biến

Chỉ xem doanh thu — Doanh thu tăng 20% nhưng COGS tăng 25% → thực tế lỗ nặng hơn
Không tách riêng controllable vs non-controllable — Quản lý cửa hàng chỉ chịu trách nhiệm controllable (chi phí kiểm soát được). Tiền thuê mặt bằng không phải lỗi của quản lý
Không so cùng kỳ — So P&L tháng 1 (Tết) với tháng 2 (sau Tết) là vô nghĩa. So với tháng 1 năm trước
Không gắn hành động — Xem P&L xong rồi... cất đi. Mỗi dòng chi phí vượt chuẩn phải có kế hoạch giảm cụ thể

Số Hóa P&L Với beChecklist

Dùng bePNL để số hóa:

✅ P&L tự động từ POS + kế toán — Không cần nhập tay, dữ liệu tự tổng hợp
✅ So sánh chi nhánh — Bảng xếp hạng theo lợi nhuận vận hành
✅ Alert khi vượt budget — COGS >35%? → cảnh báo ngay lập tức
✅ Xu hướng 12 tháng — Xem biến động chi phí theo thời gian

Câu Hỏi Thường Gặp

Quản lý cửa hàng có cần xem P&L chi tiết không? Có, bắt buộc. Quản lý cửa hàng là người kiểm soát COGS (giá vốn, qua kiểm kê và đặt hàng), Labor (nhân công, qua xếp lịch ca), và Controllables (vận hành, qua tiết kiệm điện/gas). Không xem P&L = "lái xe bịt mắt".

P&L nên làm hàng tháng hay hàng tuần? Hàng tháng cho P&L đầy đủ. Hàng tuần cho các chỉ tiêu quan trọng (COGS %, Labor %) — dùng Weekly KPI Report thay vì P&L tuần đầy đủ.

COGS bao nhiêu là tốt cho nhà hàng Việt Nam? 28-32% cho nhà hàng phục vụ tại chỗ. 32-35% cho nhà hàng lẩu/nướng (nguyên liệu tươi sống nhiều). 20-25% cho quán café (nguyên liệu đồ uống chi phí thấp).

👉 Dùng thử bePNL miễn phí: bePNL 📅 Đặt lịch tư vấn: Form Đặt Lịch Demo

📅 Đặt lịch giới thiệu tính năng 1-1: Đăng ký tại đây

🔗 Đọc thêm:

Miễn phí dùng thử — Không cần thẻ tín dụng