Trang chủBlogs Quản lý doanh nghiệpCách phục vụ quán Karaoke và phương pháp quản lý hiệu quả

Cách phục vụ quán Karaoke và phương pháp quản lý hiệu quả

Tháng Mười Một 11, 2023
Nữ Tâm
Nữ Tâm
351 Đã xem

Cách phục vụ quán Karaoke chuẩn nhất là gì, làm thế nào để xây dựng quy trình chuẩn? Mở quán Karaoke đã trở thành một loại hình kinh doanh cực phổ biến tại Việt Nam, đáp ứng nhu cầu giải trí của mọi người và có tiềm năng thu về lợi nhuận lớn. Dưới đây, bePOS sẽ cùng bạn tìm hiểu về quy trình phục vụ quán Karaoke hiệu quả nhé!

Xây dựng quy trình cách phục vụ quán Karaoke 

Quy trình đón tiếp

Bước đầu tiên trong cách phục vụ quán Karaoke là đón tiếp khách hàng. Quy trình đón tiếp khách hàng tại quán Karaoke cơ bản nhất gồm những bước sau:

  • Bước 1: Khi khách vào thì phải có nhân viên đón với thái độ niềm nở, thân thiện, đặc biệt tránh tình trạng khách tới mà không có người tiếp.
  • Bước 2: Nhân viên hỏi khách đã đặt phòng trước chưa, nếu có thì hỏi thông tin đã đặt như số điện thoại, họ tên, kiểm tra lại thông tin khách hàng.
  • Bước 3: Với khách hàng chưa đặt phòng, nhân viên tư vấn các hạng phòng còn trống, cùng dịch vụ kèm theo như hoa quả, nước uống, bia,… Sau đó, nhân viên hỏi thông tin khách hàng để tạo đơn đặt phòng, nếu có ưu đãi giảm giá nào thì phải thông báo với khách hàng.
pho-bien-nhan-vien-ve-quy-trinh-don-khach-hang-moi
Phổ biến cho nhân viên về quy trình đón khách hàng mới vào

Quy trình phục vụ

Cách phục vụ quán Karaoke bao gồm các bước như sau:

  • Bước 1: Hướng dẫn, đưa khách hàng vào phòng đã đặt.
  • Bước 2: Phục vụ khách hàng nước uống và các món ăn vặt khách hàng đặt, hoặc có trong gói thuê phòng. Nhân viên chờ khách hàng chọn menu đồ uống, có thể tư vấn để hỗ trợ khách hàng ra quyết định.
  • Bước 3: Nhân viên phục vụ và giải đáp các yêu cầu khác của khách hàng.

Quy trình thanh toán

Quy trình thanh toán cũng là một nội dung không thể bỏ qua khi nghiên cứu cách phục vụ quán Karaoke, cụ thể là:

  • Bước 1: Kiểm tra lại số lượng thức ăn, đồ uống và dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng.
  • Bước 2: Nhân viên thu ngân in phiếu tạm tính và gửi cho khách hàng kiểm tra.
  • Bước 3: Sau khi khách hàng kiểm tra, nhiên viên tiến thành thu tiền và chờ khách hàng rời phòng để dọn dẹp.
cho-khach-hang-di-de-don-phong
Cách phục vụ quán Karaoke – Chờ khách hàng rời đi để dọn dẹp phòng sạch sẽ

Cách quản lý quán Karaoke 

Quản lý nhân viên

Nhân sự là yếu tố quan trọng khi triển khai cách phục vụ quán Karaoke chuẩn, là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và quyết định ấn tượng của họ đối với quán. Để quản lý nhân sự hiệu quả, bạn cần chú ý các điểm như sau:

  • Quản lý tuyển dụng: Bạn cần định lượng nhân sự quán, đề ra các tiêu chuẩn tuyển dụng và quy trình tuyển dụng. Khi có sự thay đổi nhân sự, ví dụ nhân viên cũ nghỉ, thì phương án giải quyết của bạn là gì?
  • Quản lý đào tạo: Các buổi đào tạo không chỉ áp dụng với nhân viên mới, mà còn giúp nhân viên cũ nâng cao kiến thức và kỹ năng. 
  • Đánh giá nhân viên: Để thúc đẩy nhân sự làm việc hiệu quả, bạn cần một hệ thống đánh giá và thưởng phạt công bằng, nghiêm minh. Ví dụ, thưởng tiền những người được khách hàng đánh giá tốt nhiều lần trong tháng. 
xay-dung-tieu-chuan-tuyen-dung-nhan-vien-quan-karaoke
Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên quán Karaoke

Quản lý hàng hóa

Bên cạnh cách phục vụ quán Karaoke, bạn còn phải quan tâm về cách quản lý hàng hóa. Bởi lẽ, các quán Karaoke hiện nay không chỉ cung cấp dịch vụ hát Karaoke, mà còn kinh doanh nhiều sản phẩm khác, nhất là đồ ăn và đồ uống. 

Một số cách quản lý hàng hóa cơ bản tại quán Karaoke là kiểm tra định kỳ số lượng hàng và chất lượng hàng, dùng mã vạch, máy đọc mã vạch và các phần mềm hỗ trợ, lên kế hoạch nhập hàng từ nhà cung cấp,…

xay-dung-quy-trinh-quan-ly-hang-hoa-quan-karaoke
Xây dựng quy trình quản lý hàng hóa thực phẩm quán Karaoke

Quản lý đặt phòng

Một đặc trưng trong cách phục vụ quán Karaoke là phải có hệ thống đặt phòng. Bởi lẽ, khách hàng dùng dịch vụ Karaoke trước khi ghé qua thường gọi điện đặt phòng trước, hoặc đặt online để tiết kiệm thời gian. 

Nếu không biết cách quản lý đặt phòng, quán của bạn có thể lâm vào tình trạng như quên lịch, lịch chồng chéo, tạo cảm giác khó chịu cho khách hàng. Các phần mềm kinh doanh là giải pháp tốt để giải quyết vấn đề này, cho phép nhân viên tạo order của khách hàng, quản lý tình trạng thanh toán, cập nhật nếu khách hàng đổi lịch, hoặc không đến như đã đặt,…

cach-phuc-vu-quan-karaoke-xay-dung-he-thong-dat-phong
Cách phục vụ quán Karaoke – Xây dựng hệ thống đặt phòng chuyên nghiệp

Quản lý tiếp thị

Marketing là hoạt động không thể thiếu khi quản lý Karaoke. Có nhiều cách triển khai Marketing cho quán Karaoke, như đăng bài Fanpage, tạo video TikTok hấp dẫn, SEO trang web trên Google, tổ chức sự kiện offline,… Xu hướng hiện nay là Marketing đa kênh, nên bạn cần biết cách đồng bộ thông tin trên nhiều nền tảng, đồng thời tận dụng các công cụ Marketing tự động để tiết kiệm thời gian. 

Quản lý tài chính

Bên cạnh cách phục vụ quán Karaoke, cách quản lý tài chính là nội dung mà bạn không thể bỏ qua. Một trong những nguyên nhân lớn dẫn đến kinh doanh thất bại là không biết cách quản lý thu chi, dẫn đến tình trạng thất thoát ngân sách, chi nhiều hơn thu. Để khắc phục tình trạng này, các nhà quản lý đã sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi tình hình tài chính, nhanh chóng đưa ra cách giải quyết hợp lý. 

quan-ly-karaoke-kiem-soat-tai-chinh
Quản lý Karaoke không thể bỏ qua hoạt động kiểm soát tài chính

>> Xem thêm: Tổng hợp các mẫu quản lý thu chi bằng Excel chuẩn xác, hiệu quả nhất

Xây dựng nội quy quán Karaoke

Quy định về thời gian làm việc của nhân viên

Nhìn chung, các quán Karaoke hiện nay hoạt động đến 12 giờ đêm và nhân viên thường làm việc theo ca. Mỗi ca làm việc của nhân viên thường kéo dài tối đa là 8 tiếng, có thể chia theo buổi, như ca ngày, ca tối. 

Ngoài ra, do hoạt động cả ngày, nên nhân viên phải nghỉ giữa ca để ăn uống, đảm bảo sức khỏe. Vì vậy, nội quy Karaoke phân ca phù hợp, bố trí thời gian nghỉ cho nhân viên, đảm bảo bao quát toàn bộ hoạt động của quán và  luôn có người tiếp đón khách hàng.

cach-phuc-vu-quan-karaoke-nhan-vien-phuc-vu-theo-ca
Cách phục vụ quán Karaoke – Nhân viên phục vụ theo ca

Quy định về trang phục và tác phong làm việc

Hầu hết các quán Karaoke đều có đồng phục cho nhân viên, để khách hàng dễ nhận biết, đồng thời đem lại hình ảnh chuyên nghiệp nhất cho quán. Mỗi cấp đều có trang phục khác nhau, từ quản lý quán, thu nhân, phục vụ cho đến bảo vệ và nhân viên vệ sinh. 

Bên cạnh trang phục,  tác phong làm việc của nhân viên phải đúng tiêu chuẩn cách phục vụ quán Karaoke. Nhân viên phải mặc quần áo gọn gàng, chỉn chu, tóc buộc gọn, có thể trang điểm nhẹ nhàng trông tươi tắn hơn. Mỗi phòng hát đều có ít nhất một nhân viên phục vụ, thái độ phải niềm nở, thân thiện, sẵn sàng lắng nghe yêu cầu của khách hàng.

quy-dinh-trang-phuc-tac-phong-nhan-vien-quan-karaoke
Quy định về trang phục, thái độ làm việc của nhân viên để gây ấn tượng khách hàng

Quy định về vệ sinh và an toàn lao động

Vấn đề vệ sinh trong quán Karaoke phải được đảm bảo, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Sau mỗi đợt phục vụ, phòng hát cần có nhân viên dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ, sẵn sàng đón người mới vào sử dụng. Ngoài ra, nếu quán cung cấp dịch vụ ăn uống, thì việc sử dụng thiết bị bếp như dao kéo, bếp nấu phải được quy định rõ, bảo vệ sức khỏe nhân viên cũng như sự an toàn của cả quán.

Quy định về phòng cháy chữa cháy quán Karaoke

Cháy nổ là một rủi ro cực lớn khi kinh doanh quán hát Karaoke. Lý do bởi, các phòng hát Karaoke có đặc trưng là kín, nhiều đèn nháy, tường cách âm bằng thạch cao, mút xốp dễ bắt lửa. Vì vậy, quán Karaoke phải được chuẩn bị về phòng cháy, chữa cháy, cụ thể:

  • Quán Karaoke phải có hệ thống biển báo, biển cấm, biển chỉ dẫn, hệ thống điện, chống sét, chống tĩnh điện đảm bảo an toàn.
  • Trong quán phải trang bị các thiết bị phòng cháy chữa cháy, có phương án chữa cháy đã được cơ quan nhà nước phê duyệt.
  • Nhân sự trong quán phải được tập huấn về phòng cháy chữa cháy, biết cách sử dụng thiết bị chữa cháy trong trường hợp khẩn cấp. 
nhan-vien-quan-karaoke-biet-su-dung-thiet-bi-chua-chay
Nhân viên quán Karaoke phải biết cách sử dụng các thiết bị phòng cháy chữa cháy

“Xin giấy phép phòng cháy chữa cháy quán karaoke ở đâu?” cũng là thắc mắc của nhiều chủ quán. Để thực hiện thủ tục này, bạn nộp hồ sơ tại Cục Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ cấp tỉnh/thành phố tại nơi đặt trụ sở kinh doanh. Ví dụ, bạn mở quán Karaoke ở Hà Nội, thì xin giấy phép tại Cục Cảnh sát PCCC thành phố Hà Nội.  

Quy định về bảo quản tài sản và bí mật kinh doanh

Một phần quan trọng trong cách phục vụ quán Karaoke là phải trung thực, có tinh thần bảo vệ tài sản chung và tài sản khách hàng. Nhiều khách hàng để quên đồ dùng cá nhân tại quán, như điện thoại, ví tiền, chìa khóa xe, bởi phòng hát Karaoke khá rộng, nội thất tối màu và thường để đèn tối. 

Vì vậy, nếu phát hiện tài sản để quên, nhân viên phải báo ngay cho người phụ trách để liên hệ tới số điện thoại người đặt phòng, hẹn khách hàng đến nhận lại món đồ. Không chỉ vậy, nhân viên cần có trách nhiệm bảo vệ tài sản chung của quán, đồng thời bảo mật các bí mật kinh doanh, kế hoạch và chiến lược phát triển của thương hiệu.

nhan-vien-quan-karaoke-bao-quan-tai-san-chung
Nhân viên quán Karaoke phải có tinh thần bảo quản tài sản chung

Quy định về hình thức kỷ luật vi phạm nội quy Karaoke

Trong quá trình triển khai nội quy quán Karaoke, việc nhân viên vi phạm quy định là điều không thể tránh. Bạn nên quy định rõ ràng và hình thức kỷ luật khi nhân viên vi phạm nội quy, đảm bảo thái độ làm việc và cách phục vụ quán Karaoke luôn ở trạng thái tốt.

Đối với những lỗi nhẹ, mới mắc lần đầu, thì quán chỉ áp dụng hình thức nhắc nhở. Đối với những lỗi nghiêm trọng, có ý chống đối, phá hoại quán, thậm chí làm ảnh hưởng đến an toàn mọi người, như vi phạm phòng cháy chữa cháy, thì quán có thể áp dụng hình phạt cao nhất là đuổi việc, hoặc đền bù thiệt hại nếu có. 

xay-dung-quy-trinh-danh-gia-nhan-vien-quan-karaoke
Xây dựng quy trình đánh giá nhân viên để đảm bảo cách phục quán Karaoke chuyên nghiệp

>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu nội quy nhà hàng ăn uống hiệu quả bạn nên tham khảo

Sử dụng phần mềm quản lý Karaoke hiệu quả

Để triển khai cách phục vụ quán Karaoke hiệu quả, nhiều nhà quản lý đã áp dụng các phần mềm quản lý kinh doanh. Bạn hãy tham khảo phần mềm bePOS để hiểu hơn về cách vận hành của công cụ này. bePOS là phần mềm quản lý Karaoke, giúp số hóa quy trình vận hành cho quán, cụ thể:

  • Quản lý đặt lịch khách hàng, chăm sóc khách hàng với nhiều tính năng như gửi tin nhắn SMS.
  • Báo cáo kinh doanh quán Karaoke chi tiết, tạo bảng biểu để dễ dàng so sánh, đánh giá.
  • Quản lý nhân viên theo ca, phân quyền, tính lương thưởng cho nhân viên.
  • Quản lý kho hàng hóa, ghi chép tình trạng xuất nhập tồn kho hàng quán Karaoke.
sieu-app-quan-ly-quan-karaoke-bepos
Tối ưu hoạt động quản lý quán Karaoke với Siêu App bePOS

Hiện nay, bePOS đang triển khai Gói Khởi Nghiệp MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI dành cho cơ sở kinh doanh quy mô nhỏ, hoặc mới thành lập. Để được tư vấn chi tiết nhất, bạn hãy liên hệ bePOS qua hotline 0247 771 6889, Zalo OA hoặc điền vào form dưới đây nhé!

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Trên đây là hướng dẫn cách phục vụ quán Karaoke chuẩn xác nhất, đem đến hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Mong rằng bạn cảm thấy bài viết này hữu ích và đừng quên theo dõi bePOS trong thời gian tiếp theo nhé!

FAQ

Quán Karaoke có phải xin giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm không?

Đây là một nội dung nhiều người quan tâm khi tìm hiểu về cách phục vụ quán Karaoke. Vì các quán Karaoke thường kinh doanh cả dịch vụ ăn uống, nên phải xin giấy phép VSATTP, nhằm đảm bảo môi trường làm việc vệ sinh, an toàn, không gây hại đến sức khỏe khách hàng.

Quán Karaoke box là gì, có đặc điểm thế nào?

Quán Karaoke box cung cấp những phòng hát mini rộng khoảng 1,2 – 2m2, cao hơn 2m, trang bị các thiết bị cơ bản như dàn âm thanh, mic, màn hình, ghế, chứa được khoảng 2 người lớn. Các phòng hát này phù hợp với học sinh, sinh viên, với mức giá rẻ hơn nhiều so với phòng Karaoke truyền thống.