Trang chủBlogs Spa - Beauty SalonCách quản lý Spa hiệu quả – 5 bước chủ Spa phải nắm vững

Cách quản lý Spa hiệu quả – 5 bước chủ Spa phải nắm vững

Cập nhật lần cuối: Tháng Chín 09, 2023
Avatar
Chu Hanh
587 Đã xem

Quản lý Spa là công việc quan trọng của chủ Spa hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, gồm rất nhiều công đoạn, quá trình khác nhau. Đây là công việc phức tạp không phải ai cũng có thể đảm nhiệm. Là chủ Spa, bạn phải biết cách quản lý Spa hiệu quả, giúp công việc kinh doanh diễn ra trôi chảy. Cùng bePOS tìm hiểu các cách quản lý Spa hiệu quả không phải ai cũng biết nhé! 

Quản lý Spa là gì? 

Trước khi tìm hiểu cách quản lý Spa hiệu quả, bạn phải hiểu quản lý Spa nghĩa là gì. Quản lý Spa là công việc kiểm soát, bao quát toàn bộ các công việc của Spa. Là một người quản lý, bạn phải sắp xếp công việc, phân công, quản lý nhân viên cũng như quá trình vận hành Spa, điều hành hoạt động Spa sao cho hiệu quả. 

Vậy quản lý Spa cần làm gì? Công việc quản lý Spa sẽ bao gồm các đầu việc như: 

  • Sắp xếp, phân công công việc cho đội ngũ nhân viên 
  • Quản lý công việc của nhân viên Spa 
  • Lập kế hoạch kinh doanh định kỳ cho Spa
  • Quản lý tình hình kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận của Spa 
  • Lên chính sách lương thưởng, hoa hồng cho nhân viên 
  • Quản lý các trang thiết bị máy móc, nội thất Spa 
  • Tuyển dụng nhân viên 
  • Đánh giá năng lực, ra quyết định nâng lương hay thăng chức cho nhân viên 
  • Giải quyết các vấn đề phát sinh. 
quan-ly-spa-la-gi
Quản lý Spa cần làm gì, có những nhiệm vụ nào?

Tại sao cần có cách quản lý Spa hiệu quả?

Chủ Spa phải có cách quản lý Spa hiệu quả, hợp lý, tránh những vấn đề sai phạm, phát sinh không như ý muốn trong quá trình hoạt động. Từ những công việc nhỏ như quản lý năng suất làm việc của nhân viên, chăm sóc khách hàng, giải quyết phát sinh với khách hàng,… cũng có thể ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh của Spa.

Các công việc quan trọng như kiểm soát tình hình tài chính, báo cáo hoạt động kinh doanh đòi hỏi cách quản lý thông minh, linh hoạt để đạt hiệu quả cao.  Nếu người chủ Spa không có cách quản lý Spa hiệu quả, rất có thể kết quả kinh doanh Spa sẽ giảm sút. 

tai-sao-can-quan-ly-spa-hieu-qua
Tại sao cần cách quản lý Spa hiệu quả?

Các yếu tố cần có trong cách quản lý Spa hiệu quả

Có đầy đủ kiến thức, kỹ năng chuyên môn

Để biết cách quản lý Spa hiệu quả, bạn phải có kỹ năng chuyên môn, cụ thể:

  • Kiến thức ngành Spa: Trước khi bắt đầu, bạn phải có chứng chỉ hành nghề Spa và được trang bị đầy đủ kiến thức về những dịch vụ định kinh doanh. Ví dụ, kiến thức về các kỹ thuật Spa, kiến thức mỹ phẩm, dược liệu, cách sử dụng thiết bị,…
  • Kỹ năng quản lý Spa: Ngoài ra, bạn còn phải nắm kiến thức cơ bản về lĩnh vực quản lý, ví dụ như quản lý kho hàng, quản lý nhân sự, tài chính – kế toán,… 

Xử lý tốt các rủi ro phát sinh

Đối với bất cứ lĩnh vực kinh doanh nào, bạn cũng phải tìm cách quản trị và xử lý rủi ro. Điều này đặc biệt đúng với ngành Spa làm đẹp, bởi khách hàng có thể bị dị ứng với sản phẩm, bị đau sau khi thực hiện liệu trình,… Điều này ảnh hưởng trầm trọng đến danh tiếng của Spa và có thể phải đóng cửa.

Cách quản lý Spa hiệu quả là bạn phải có kế hoạch với các tình huống xấu có thể xảy ra, như:

  • Xử lý phàn nàn khách hàng, giải quyết mâu thuẫn giữa 2 bên để giảm thiểu thiệt hại.
  • Xử lý khủng hoảng truyền thông khi có những tin tức xấu lan truyền trên Internet.
  • Có ngân sách dự phòng khi hoạt động kinh doanh của Spa bị ảnh hưởng, không làm ra doanh thu,…
ke-hoach-xu-ly-rui-ro-cho-spa
Có kế hoạch xử lý các rủi ro có thể xảy ra khi khách hàng sử dụng dịch vụ

Có góc nhìn bao quát toàn bộ hoạt động của Spa 

Quản lý tồn kho

Một cách quản lý Spa hiệu quả là bạn phải theo sát tình hình kho nguyên liệu. Ví dụ, mỹ phẩm trong kho còn bao nhiêu, đủ để phục vụ khách trong bao lâu, ngày hết hạn là bao giờ,…

Số lượng các danh mục mỹ phẩm, thuốc, vật dụng, thiết bị phục vụ các dịch vụ làm đẹp,… cần được thống kê thường xuyên để từ đó đưa ra kế hoạch mua sắm bổ sung kịp thời. Bạn cần lên kế hoạch mua hàng sao cho hợp lý, không mua quá nhiều để tồn kho, hết hạn, hoặc quá ít không đủ cho nhu cầu kinh doanh.

Quản trị nhân lực

Đối với Spa thì quản lý nhân sự là nhiệm vụ quan trọng, bởi đây là những người triển khai dịch vụ và tiếp xúc với khách hàng. Việc quản lý nhân sự này được thể hiện qua một số khía cạnh như:

  • Lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới đáp ứng nhu cầu kinh doanh Spa.
  • Đào tạo nhân viên Spa để nâng cao tay nghề, thích ứng nhanh với các công nghệ và xu hướng làm đẹp mới.
  • Lập chế độ đãi ngộ, chính sách khen thưởng cho nhân viên để tạo động lực làm việc.
  • Chấm công, tính lương thưởng, tính hoa hồng nhân viên Spa một cách thật chính xác.
nhan-su-cach-quan-ly-spa-hieu-qua
Quan tâm đến nhân sự là một cách quản lý Spa hiệu quả

>> Xem thêm: 8 cách quản lý nhân viên Spa hiệu quả mà không phải ai cũng biết!

Quản lý thông tin khách hàng

Một cách quản lý Spa hiệu quả bạn nên tham khảo là hãy hệ thống hóa danh sách thông tin của khách hàng, tránh nhầm lẫn trong quá trình thực hiện dịch vụ mà chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, những thông tin này cũng phải được bảo mật, tránh bị đối thủ ăn cắp dữ liệu, hoặc bị rò rỉ làm ảnh hưởng khách hàng.

Bạn cần quản lý thông tin khách đặt liệu trình, từ đó có thể theo dõi quá trình khách sử dụng dịch vụ, tư vấn thêm các sản phẩm khác phù hợp với khách để gia tăng doanh thu.

Triển khai kế hoạch Marketing quảng cáo

Bên cạnh kỹ năng quản lý Spa, bạn cũng phải quan tâm đến hoạt động Marketing thúc đẩy kinh doanh. Chủ Spa phải có kế hoạch quảng bá thương hiệu một cách thật tỉ mỉ, chi tiết, phù hợp với chiến lược kinh doanh. Để làm được điều này, bạn cần thực hiện một số nhiệm vụ sau:

  • Lưu trữ thông tin để phân tích, lên chiến lược kinh doanh phù hợp Insight khách hàng.
  • Tìm cách phân bổ tài chính, tính toán ngân sách cho chiến dịch quảng bá Spa.
  • Tận dụng các kênh Marketing 0 đồng, như Fanpage Facebook, Instagram, TikTok, Youtube,…
marketing-cho-spa
Marketing để quảng bá thương hiệu Spa tới nhiều người

Không ngừng nâng cao chuyên môn, cập nhật xu hướng làm đẹp

Spa, thẩm mỹ viện, nail là những ngành có tốc độ phát triển nhanh, luôn xuất hiện các xu hướng làm đẹp mới. Nếu không cập nhật các xu hướng này, bạn sẽ không thể nào cạnh tranh với các đối thủ khác và sẽ mất khách hàng về tay họ. Vì vậy, để có thể áp dụng các cách quản lý Spa hiệu quả, bạn phải luôn có tâm thế học hỏi kiến thức mới, đồng thời nâng cao năng lực cho nhân sự.

Quy trình 5 bước để quản lý Spa hiệu quả

Nắm rõ các quy định của Pháp luật về loại hình Spa

Một trong những yếu tố để khách hàng lựa chọn Spa là mức độ uy tín, uy tín càng cao, thì họ càng tin tưởng sử dụng dịch vụ. Muốn có uy tín trên, bạn phải kinh doanh theo quy định của pháp luật, cụ thể:

  • Chủ Spa và kỹ thuật viên phải có chứng chỉ hành nghề về dịch vụ liên quan. Chứng chỉ này cũng phải được cấp bởi các Trường, Trung tâm Đào tạo được Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội phê duyệt.
  • Spa phải tìm hiểu các điều kiện đăng ký kinh doanh cụ thể từng lĩnh vực và đáp ứng chính xác theo những yêu cầu đó.
  • Trong suốt quá trình hoạt động, Spa cũng phải tuân theo quy định pháp luật. Ví dụ, các loại máy móc phải có giấy tờ nhập khẩu chính hãng, thiết kế Spa phải đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy,…
quy-dinh-phap-luat-mo-spa
Chủ Spa và nhân viên phải có chứng chỉ hành nghề theo quy định

Xây dựng quy trình quản lý Spa chuẩn 

Xây dựng quy trình quản lý chuẩn là cách quản lý Spa hiệu quả bạn không thể bỏ qua. Bạn cần thiết kế quy trình quản lý Spa với các bước rõ ràng và chi tiết. Các bước trong quy trình tương tác với khách hàng từ khi khách đến, trải nghiệm dịch vụ và chăm sóc sau khi trải nghiệm, cần bảo đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Bạn có thể mô phỏng các tình huống trong Spa để xây dựng quy trình phục vụ. Ví dụ, bước đầu tiên là đặt lịch, thì nhân viên tiếp nhận thông tin như thế nào để tránh sai sót? Trước, trong và sau khi khách thực hiệu liệu trình, thì nhân viên phải làm những công việc gì? Các tình huống trong Spa được mô phỏng càng chi tiết, thì bạn càng dễ quản lý và xử lý rủi ro.

Đào tạo kiến thức và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên

Nhân sự của Spa phải có kỹ năng chuyên môn tốt thì mới có thể phục vụ khách hàng. Đối với từng bộ phận, bạn hãy lên kế hoạch đào tạo nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Ví dụ, với kỹ thuật viên thì có chương trình định kỳ kiểm tra tay nghề, có các khóa học nội bộ. Nhân viên Sale thì được đào tạo về các kỹ năng bán hàng, được dạy về các loại dịch vụ mới để tư vấn chính xác.

dao-tao-nhan-vien-spa
Đào tạo, nâng cao tay nghề nhân viên là cách quản lý Spa hiệu quả

Vận hành và giám sát 

Sau khi đã có quy trình làm việc, bạn sẽ đưa Spa vào vận hành và giám sát hoạt động. Chủ Spa cần có kế hoạch quản lý theo ngày/tháng/quý.

Ví dụ, sau mỗi ngày, bạn soát lại kho hàng mỹ phẩm, chấm công cho nhân viên và chuẩn bị mọi trang thiết bị tốt nhất cho ngày làm việc tiếp theo. Nếu không giám sát chặt chẽ, hoạt động kinh doanh của Spa có thể xảy ra trục trặc mà bạn không kịp nhận biết.

Đánh giá hoạt động và đưa ra các giải pháp cải tiến cho Spa

Cách quản lý Spa hiệu quả là bạn phải luôn luôn đánh giá hiệu quả hoạt động, đồng thời đưa ra các giải pháp cải tiến trong tương lai. Ví dụ, sau mỗi tháng hoặc quý, bạn kiểm tra doanh thu Spa, xem loại hình dịch vụ nào đang bán chạy nhất, nhân viên nào nhận nhiều phản hồi tốt để khen thưởng,…

Với những vấn đề đang tồn đọng, thì bạn tìm cách giải quyết nhanh chóng, tránh ảnh hưởng xấu đến uy tín Spa.

cach-quan-ly-spa-hieu-qua
Cách quản lý Spa hiệu quả là thường xuyên đánh giá hoạt động

>> Xem thêm: Kinh nghiệm kinh doanh Spa thành công cho người mới bắt đầu

Một số tips giúp cách quản lý Spa hiệu quả hơn

Tham gia khóa học quản lý Spa 

Hiện nay, có rất nhiều các khóa học đào tạo quản lý Spa hiệu quả trên thị trường. Tại các trường, trung tâm đào tạo Spa ngoài những khóa học đào tạo kỹ năng Spa còn kết hợp khóa học quản lý Spa. 

Trong khóa học, học viên sẽ được học cách quản lý Spa như quản lý nhân viên, setup trang thiết bị, máy móc trong Spa, lên chính sách lương thưởng cho nhân viên, xây dựng kế hoạch truyền thông, quảng bá thương hiệu tới khách hàng, lên kế hoạch kinh doanh, kiểm soát mọi hoạt động tại Spa,… 

khoa-hoc-quan-ly-spa
Tham gia các khóa học để tìm hiểu cách quản lý Spa hiệu quả

Kinh nghiệm quản lý Spa – Tận dụng các công cụ quản lý 4.0

Sử dụng công nghệ 4.0 trong quản lý công việc kinh doanh đang là cách quản lý Spa hiệu quả được nhiều người lựa chọn. Thay vì sử dụng excel thủ công, chỉ cần đầu tư một app bán hàng, tất cả các tính năng quản lý Spa đã được tích hợp đầy đủ, giúp chủ Spa tiết kiệm thời gian, công sức.

Phần mềm quản lý Spa chuyên nghiệp bePOS là một ứng dụng công nghệ 4.0 phù hợp cho các Spa, hỗ trợ chủ Spa quản lý công việc kinh doanh với nhiều chức năng như:

  • Quản lý bán hàng tại Spa: Quản lý các đơn hàng online bằng app không cần quản lý Spa bằng excel, in hóa đơn, đặt lịch hẹn online cho khách hàng, quản lý danh sách khách hàng, liệu trình chăm sóc Spa,… 
  • Quản lý doanh thu, chi phí: Báo cáo doanh thu, chi phí theo ngày/tuần/tháng/năm, quản lý các hóa đơn/bill trên điện thoại. 
  • Quản lý kho: Quản lý giá vốn, xuất nhập kho, tồn kho,… 
  • CRM và các chương trình chăm sóc khách hàng: Phát hành các voucher dịch vụ, phân loại khách hàng, quản lý thẻ VIP/thẻ trả trước,… 

Đặc biệt, hiện nay bePOS đang triển khai Gói Khởi Nghiệp MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI dành cho các Spa mini, Spa mới thành lập. Để được tư vấn kỹ hơn, bạn hãy liên hệ 0247 771 6889 hoặc điền vào form dưới đây nhé!

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

phan-mem-quan-ly-spa-chuyen-nghiep
Quản lý Spa hiệu quả bằng phần mềm bePOS với nhiều tính năng thông minh

Trên đây, bePOS đã giới thiệu đến bạn các cách quản lý Spa hiệu quả, tăng nhanh doanh thu và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Quản lý Spa là công việc hằng ngày, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác, khéo léo, đồng thời phải có tầm nhìn xa để phát triển lâu dài. Chúc các chủ Spa sớm thiết lập quy trình làm việc hiệu quả để quản lý Spa tốt! 

FAQ 

Học quản lý Spa ở đâu tốt?

Bạn có thể học cách quản lý Spa tại các Trường, Trung tâm Đào tạo uy tín, ví dụ như: 

  • Trường Seoul Academy 
  • Công ty cổ phần Hướng nghiệp Á Âu 
  • Trường thẩm mỹ Ana 

Nghề quản lý Spa có tiềm năng không? 

Khi tìm hiểu cách quản lý Spa hiệu quả, chắc chắn bạn cũng muốn biết nghề quản lý Spa có tiềm năng hay không. Nghề quản lý Spa là một nghề tiềm năng với mức thu nhập cao, cơ hội thăng tiến tốt. Nếu làm tốt, có nhiều kinh nghiệm, kỹ năng thì hoàn toàn có thể mở Spa cho riêng mình.