Đơn giản, nhanh chóng là yêu cầu cơ bản trong quản lý đối với các cửa hàng quy mô nhỏ, các hộ kinh doanh bán lẻ, kinh doanh online,… Vì vậy, file excel quản lý bán hàng được sử dụng phổ biến hơn cả. Hãy cùng bePOS tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Khái niệm phần mềm quản lý bán hàng Excel
Sử dụng File Excel mẫu quản lý bán hàng vào việc quản lý các đầu mục hàng hóa, tính toán chi phí – doanh thu, thống kê lượng tồn kho, lập báo giá,… hiện nay rất rộng rãi, đặc biệt với những mô hình kinh doanh mới, quy mô nhỏ đến vừa.
Chỉ cần máy tính có cài Microsoft Office là có thể mở Excel để bắt đầu tạo các file quản lý bán hàng, file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí.
Với sự thuận tiện, dễ sử dụng, các file excel mẫu quản lý bán hàng đơn giản hiện nay gần như đáp ứng đủ nhu cầu của người sử dụng. Không mất quá nhiều thời gian trong file excel quản lý bán hàng online để nhập liệu và tính toán cho các hoạt động thường ngày như ra – vào hàng hóa, thu – chi, hóa đơn, cho đến quy trình xuất / nhập hàng hóa phức tạp liên quan đến nhiều bộ phận,…
Ví dụ, bePOS, siêu app quản lý cửa hàng cũng tích hợp tệp excel mẫu giúp nhập thông tin sản phẩm một cách hệ thống toàn diện.
Mục tiêu cần có của việc quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel
Về cơ bản, file excel quản lý bán hàng được sử dụng nhằm mục đích theo dõi và kiểm soát tổng thể hoạt động bán hàng thay thế cho sổ sách, ghi chép truyền thống.
Mỗi một file quản lý bán hàng sẽ được xây dựng nhằm mục đích khác nhau. Đơn giản nhất là hệ thống lại danh mục hàng hóa hay dịch vụ đang có. Hoặc để đưa về kết quả xem cửa hàng có lợi nhuận hay lỗ từng ngày. Chỉ cần nhập liệu trong bảng, kết quả tự động tính toán. Từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả sắp tới.
Sử dụng mẫu file Excel để quản lý
Công cụ quản lý hiệu quả và khá toàn diện bao gồm các file excel quản lý bán hàng miễn phí, file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí giúp chủ cửa hàng rất nhiều. Thay vì sử dụng sổ sách ghi chép mất thời gian, thiếu tính hệ thống, tính toán bằng tay dễ nhầm lẫn,… với excel quản lý bán hàng đều tự động.
Share file Excel quản lý bán hàng
Trong nội bộ cửa hàng, giữa các nhân viên, đặc biệt là các cửa hàng dạng chuỗi, sẽ rất cần chia sẻ share file excel quản lý bán hàng cho nhiều người cùng sử dụng, thao tác trên file đó. Việc này cũng rất đơn giản, chỉ cần sử dụng Google Sheet là có thể chia sẻ. Những người có đường link và quyền truy cập đều có thể xem hay trực tiếp thao tác chỉnh sửa, tính toán,… với việc share file excel quản lý bán hàng thuận tiện.
File Excel quản lý kho và bán hàng
Với những chủ cửa hàng kinh doanh bán lẻ, mô hình sản xuất hoặc chuỗi, các cửa hàng FnB,… thực hiện sắp xếp và kiểm soát hàng tồn, xuất nhập kho, báo cáo,… đều phải thực hiện mỗi ngày. Và thông qua file excel quản lý kho và bán hàng, việc này sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
File Excel quản lý kho và bán hàng, file excel quản lý thu chi bán hàng có thể giúp chia sẵn các mặt hàng chi tiết đến từng đầu mục, tính toán số lượng hàng hóa trực tiếp,… Chi tiết các thông tin cần có trong file cần bao gồm: ngày/tháng, tên sản phẩm, mã số, đơn giá, giá vốn, thành tiền, ghi chú thêm,…
File Excel quản lý bán hàng và công nợ
Để có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh, chủ cửa hàng phải theo dõi chi tiết file excel quản lý bán hàng và công nợ. Có theo dõi file excel quản lý bán hàng và công nợ, chủ cửa hàng mới xem được các khoản phải thu từ khách hàng hoặc các khoản phải trả cho nhà cung cấp để cân đối dòng tiền ổn định.
Bạn có thể tải file mẫu tại đây.
File Excel doanh thu bán hàng
Một loạt những thông tin về khách hàng, hóa đơn, vận đơn,… giao dịch mỗi ngày hàng trăm thậm chí hàng nghìn lượt thì chắc chắn không thể sử dụng sổ sách ghi chép bằng tay truyền thống. Chưa kể vấn đề tra cứu thông tin về sau, tính toán lại,… sau khi đã nhập liệu. Vì vậy, sử dụng các file excel quản lý thu chi bán hàng, file excel doanh thu bán hàng gần như là bắt buộc.
Bạn có thể tải file mẫu tại đây.
Tuy vậy, muốn thao tác quản lý thông tin, tính toán doanh thu đơn giản, nhanh chóng và đạt hiệu quả chính xác hơn, buộc các chủ cửa hàng vẫn phải có kiến thức excel cơ bản khi sử dụng file excel doanh thu bán hàng, xây dựng đúng hàm tính, nhập chuẩn xác số liệu.
File excel quản lý bán hàng quần áo
Hỗ trợ các chủ cửa hàng quần áo kinh doanh thuận tiện, hiệu quả hơn, vừa tiết kiệm thời gian mà cũng tránh thất thoát hàng hóa, file excel quản lý bán hàng quần áo, file quản lý bán hàng online, file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí vô cùng quan trọng.
Quản lý sản phẩm (mẫu mã, màu sắc, kích thước, số lượng, đơn giá,…), khách hàng (họ tên, địa chỉ, số lượng đơn đặt,…), đơn hàng (ngày tháng, tình trạng vận đơn,…) hay quản lý kho,… đều có thể tích hợp tính toán, theo dõi ngay trong file excel quản lý bán hàng quần áo.
File excel quản lý bán hàng điện thoại
Các cửa hàng kinh doanh đồ công nghệ, điện thoại,… ngày càng phổ biến do nhu cầu cao. Thông thường, hầu hết các cửa hàng điện thoại sẽ ở quy mô cá nhân, nhỏ và vừa nhưng vẫn cần phải quản lý nhiều đầu mục hàng hóa, sản phẩm khác nhau.
Vì vậy, file excel quản lý bán hàng điện thoại cho phép chủ cửa hàng dễ dàng quản lý doanh thu cửa hàng, hệ thống sản phẩm hiện có – đã bán – tồn kho, đơn hàng, hóa đơn,… Chủ cửa hàng có thể theo dõi ở mọi nơi, từ xa thuận tiện chỉ cần file excel quản lý bán hàng điện thoại.
File Excel quản lý bán hàng tạp hóa
Cũng tương tự như các cửa hàng điện thoại, các chủ cửa hàng tạp hóa thường là cá nhân nên rất cần đơn giản, nhanh chóng và dễ dàng quản lý. Và với đặc thù nhiều mặt hàng, đơn giá khác nhau thậm chí thay đổi liên tục, xuất – nhập, tồn kho hàng hóa nhiều,… rất cần công cụ giúp quản lý tổng thể như file excel quản lý bán hàng tạp hóa. Vì vậy, File excel quản lý bán hàng nhỏ đơn giản vô cùng hữu ích đối với các chủ cửa hàng.
Thông tin về file Excel của ứng dụng quản lý doanh thu bằng Excel
Trước nhu cầu cao về sử dụng các file excel mẫu quản lý bán hàng, các ứng dụng quản lý doanh thu bằng excel chuyên biệt được xây dựng và phổ biến hơn.
Với lợi thế dễ sử dụng, giao diện thân thiện quen thuộc, chỉ cần thao tác nhập liệu đơn giản nên hầu hết mọi người đều dễ dàng làm quen và bắt tay vào làm luôn trực tiếp.
Tuy nhiên, khi sử dụng file excel trong ứng dụng quản lý doanh thu bằng excel, vẫn có một số những điểm trừ như: không thể đồng bộ dữ liệu nếu thiếu mạng internet. Hoặc khi máy tính đột ngột bị lỗi, tắt nguồn,… chưa kịp lưu file excel quản lý bán hàng online rất bất tiện và khó lấy lại được file. Trong quá trình sử dụng, excel cũng có các hàm, công thức phức tạp, cần phải hiểu cơ bản về excel và chắc chắn cũng sẽ mất thời gian làm quen ban đầu.
Hướng dẫn quản lý bán hàng bằng Excel
Đối với những ai vừa bắt đầu kinh doanh, chưa có nhiều thời gian làm quen với excel, sẽ cần có những hướng dẫn sử dụng file excel quản lý bán hàng đơn giản.
Tùy theo yêu cầu đặc thù của mỗi cửa hàng hay lĩnh vực và ngành hoạt động kinh doanh khác nhau mà yêu cầu file excel sẽ đơn giản hay phức tạp. Tuy nhiên, về cơ bản vẫn có một số những thao tác lần lượt như: xây dựng file excel tính chuẩn. Sau đó sẽ nhập liệu số thứ tự và danh mục sản phẩm của mình cần theo dõi. Nhập liệu có thể theo tên, chủng loại, mã hàng hóa nếu có, đơn vị tính, đơn giá, số lượng,… Tương tự có thể áp dụng với khách hàng gồm có số thứ tự, thông tin cơ bản như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, đơn hàng,… Cùng với đó, chủ cửa hàng cũng cần phải tính toán doanh thu, chi phí, lợi nhuận nên cũng cần nhập liệu chi tiết vào trong các bản báo cáo doanh thu – chi phí hàng ngày. Theo công thức đó, excel có thể tự động tính toán, xuất ra báo cáo chi tiết.
Tại sao nên sử dụng file excel quản lý bán hàng online?
Thử tưởng tượng, bạn bán hàng online, có hàng trăm sản phẩm, đơn hàng lên đến con số hàng nghìn, ra – vào kho liên tục, đơn giá thay đổi từng ngày,… bạn có thể theo dõi và quản lý hết những thông tin ấy bằng giấy tờ, sổ sách hay ghi chép tay mà không nhầm lẫn. Hoặc nếu có thể thì số lượng sổ sách, giấy tờ sẽ nhiều đến cỡ nào. Và khi bất chợt cần tra cứu thông tin hay có lỗi sai cần phải sửa, bạn sẽ “bơi” trong đống tài liệu đó để tìm như thế nào?
Tất cả những điều đó được đơn giản hóa hơn bằng cách sử dụng file excel quản lý bán hàng đơn giản.
Ưu điểm khi sử dụng file excel quản lý bán hàng
Đầu tiên, chắc chắn phải nhắc đến đó là tiết kiệm thời gian. Excel có hệ thống hàm tính tự động, nhanh chóng chỉ tính bằng giây và tất nhiên là tuyệt đối chuẩn xác.
Tiếp đó, file Excel quản lý bán hàng gần như miễn phí. Các chủ cửa hàng còn có thể dễ dàng thao tác và xem báo cáo, file excel quản lý bán hàng nhỏ trên cả máy tính, laptop, máy tính bảng hay điện thoại,… đơn giản và thuận tiện, phù hợp với những ai bận rộn, phải di chuyển nhưng vẫn có thể quản lý và theo dõi từ xa.
Những vấn đề thường gặp khi quản lý bán hàng bằng excel
Tuy là công cụ hỗ trợ đắc lực như vậy, nhưng sử dụng file excel quản lý bán hàng đơn giản cũng vẫn có một số nhược điểm không thể tránh. Đầu tiên là việc Excel không dành cho tất cả. Đặc biệt các hàm, công thức rất đặc thù và phức tạp, phải hiểu biết về Excel mới có thể sử dụng tốt và hiệu quả.
Những cơ sở dạng chuỗi lớn, cửa hàng cần quản lý nhiều và phức tạp thì Excel sẽ khó đáp ứng đầy đủ. Hoặc là vì tốc độ xử lý chậm, hoặc là vì khả năng lưu trữ thông tin không cao. Chưa kể đến tính bảo mật của Excel thấp.
File Excel quản lý bán hàng hay các file excel quản lý bán hàng tạp hóa nói riêng thông thường sẽ hữu ích nhất cho việc ghi chép, xuất báo cáo,… Còn việc phân tích, tổng hợp thông tin vẫn cần phải chủ cửa hàng thực hiện. Đây cũng là một điểm trừ mà chủ cửa hàng cần lưu ý.
Và để tạo ra một file excel quản lý bán hàng miễn phí chuẩn dành riêng cho cửa hàng hay mô hình kinh doanh của mình thì không phải đơn giản. Thậm chí để hệ thống được các file excel quản lý bán hàng nhỏ thôi nhưng nhiều chủ cửa hàng cũng phải mất tiền thuê ngoài hoặc mua các khóa học để học cách xây dựng chúng. Gần như không thể tìm kiếm được các file excel quản lý bán hàng miễn phí, file excel quản lý thu chi bán hàng,… mà có thể áp dụng luôn cho cửa hàng của mình mà không cần hiệu chỉnh.
Tổng kết
Việc sử dụng excel trong quản lý bán hàng về cơ bản khá đầy đủ, tính chính xác cao và phổ biến. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng Excel chỉ thuần là công cụ tính toán, mất nhiều thời gian để lập thống kê và báo cáo chi tiết. Hãy tham khảo và sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng khác để mang lại hiệu quả quản lý tốt hơn.
Câu hỏi thường gặp FAQ
1. Làm thế nào để quản lý doanh thu và chi phí trên Excel?
Để theo dõi doanh thu trên Excel, bạn cần có mẫu file cơ bản trong đó bao gồm: mặt hàng, thời gian, hóa đơn, khách hàng, nhân viên,… tùy theo đặc thù mô hình kinh doanh của bạn. Cùng với đó, file excel cũng cần được thiết lập sẵn hàm tính chuẩn. Bạn chỉ cần nhập liệu sẽ cho ra kết quả tự động.
2. Làm thế nào để quản lý khách hàng trên Excel?
Để quản lý khách hàng, file excel của bạn cần phải cập nhật được đầy đủ thông tin của khách hàng. Cơ bản gồm có: Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ, Năm sinh, Thông tin đơn hàng hay lịch sử chăm sóc khách hàng. Form mẫu này cần đơn giản để dễ theo dõi và tra cứu thường xuyên.
3. Mẫu file excel quản lý bán hàng online?
bePOS xin tặng bạn file excel mẫu dành riêng cho các bạn bán hàng online. Bạn có thể tải tại đây.
Follow bePOS:
