Tổng hợp mẫu file Excel quản lý bán hàng quần áo chuẩn nhất 2024

File Excel quản lý bán hàng quần áo hiện nay vẫn được nhiều cửa hàng lựa chọn sử dụng. Vậy có nên quản lý shop quần áo bằng Excel? Có những File quản lý nào thường được sử dụng cho các cửa hàng quần áo? Cùng xem tại bài viết này của bePOS nha!

Có nên quản lý shop quần áo bằng Excel?

Việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo được đánh giá là một trong những phương thức truyền thống giúp cửa hàng kiểm soát được những vấn đề đang diễn ra đồng thời có thể tiết kiệm được chi phí. Để có thể đưa ra quyết định liệu có nên dùng các mẫu Excel quản lý bán hàng các shop quần áo hay không, hãy cùng đánh giá về cả ưu và nhược điểm của hình thức này nhé!

Về ưu điểm, dùng file Excel quản lý bán hàng quần áo không đòi hỏi chi phí như các phần mềm quản lý thông thường. Hơn nữa, người dùng có thể linh hoạt và dễ dàng thay đổi dữ liệu, tạo báo cáo theo nhu cầu. So với việc sử dụng sổ sách, bảng tính Excel hiệu quả hơn, đặc biệt là cho các cửa hàng nhỏ hoặc có ít mặt hàng.

Tuy nhiên, để có thể quản lý shop quần áo bằng file Excel bán hàng một cách hiệu quả, người dùng cần am hiểu sâu sắc về các hàm và công thức, nếu không sẽ dẫn đến sai sót nếu sử dụng không đúng cách. Do đó, công cụ này thường chỉ phù hợp cho cửa hàng nhỏ với lượng sản phẩm ít. 

Do đó, câu trả lời cho câu hỏi có nên dùng các mẫu Excel quản lý bán hàng trong shop quần áo hay không sẽ cần phụ thuộc vào khả năng sử dụng phần mềm này cũng như quy mô của cửa hàng và số lượng loại hàng mà bạn đang kinh doanh.

Các mẫu File Excel quản lý bán hàng quần áo chuẩn nhất 2024

Có rất nhiều cửa hàng gặp khó khăn trong việc quản lý nhân viên, kho hàng cũng như các hoạt động xuất – nhập sản phẩm. Điều này có thể dẫn đến hệ quả khiến cửa hàng của bạn phải sang nhượng, thất thoát cũng như ngừng hoạt động. Để quản lý được tốt nhất bạn nên đầu tư vào các file quản lý đơn hàng. Dưới đây là một số mẫu mà bePOS đã tổng hợp để bạn có thể tham khảo và download file Excel quản lý bán hàng cho cửa hàng quần áo của mình.

Mẫu File Excel dùng để quản lý sản phẩm

Một trong những File Excel quản lý bán hàng quần áo được quan tâm tới nhiều nhất đó là hỗ trợ quản lý sản phẩm. Quần áo là loại mặt hàng có nhiều mẫu mã, màu sắc, kích thước. Nếu không theo sát các số liệu và lượng hàng sẽ có thể khiến bạn bị nhầm lẫn, thất thoát trong quá trình xuất/nhập hàng. Thêm ảnh cho phần này nha

Một File Excel quản lý sản phẩm của một cửa hàng quần áo cần phải có các thông tin như:

• Mã của sản phẩm
• Tên mặt hàng
• Màu sắc sản phẩm
• Kích thước
• Số lượng đang có tại kho và cửa hàng
• Ngày nhập sản phẩm 

Đối với File Excel, bạn có thể thoải mái điều chỉnh nội dung các cột theo thứ tự để dễ dàng theo dõi và nâng cao hiệu quả công việc lên tối đa. Việc quản lý các thông tin sản phẩm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất/nhập của cửa hàng.

Download file excel quản lý bán hàng sản phẩm Tại đây.

Mẫu File Excel giúp quản lý đơn hàng

Việc sử dụng file Excel quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn nắm bắt được loại sản phẩm nào được bán, mặt hàng nào được nhiều khách hàng để ý đến cũng như có những báo cáo tổng quan về thời gian, số lượng và tình trạng đơn. Bên cạnh đó cũng sẽ hỗ trợ bạn trong việc chăm sóc khách hàng khi có thể thông báo tới khách hành trình của đơn hàng. 

Các loại thông tin cần thiết cho một file Excel quản lý bán hàng quần áo với nhiều đơn hàng bao gồm:

• Mã vận đơn
• Tình trạng của đơn hàng các ứng dụng vận chuyển: Chưa giao cho nhà vận chuyển/ đã giao/ đang vận chuyển/ đã tới tay khách hàng
• Khoảng thời gian khách hàng đặt mua sản phẩm
• Tên loại sản phẩm
• Số lượng sản phẩm
• Màu sắc, kích thước khách đặt mua
• Tên người đặt hàng

Khi có File tổng hợp đơn hàng với đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ có thể so sánh và đối chiếu với các mẫu sản phẩm đang có trong kho. Từ đó giúp bạn quyết định được việc nên nhập thêm loại mặt hàng nào và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Tải file quản lý đơn hàng Tại đây. 

>> Xem thêm: Sử dụng file Excel quản lý bán hàng sao cho hiệu quả?

Mẫu File Excel hỗ trợ quản lý nhân viên

Quản lý nhân viên cũng là một trong những công việc cần thiết của một người quản lý cửa hàng quần áo. Nếu không quản lý chặt chẽ rất có thể dẫn tới tình trạng thất thoát khi có sự gian lận của nhân viên.

File Excel quản lý bán hàng quần áo để nắm bắt được các thông tin của nhân viên sẽ cần các nội dung như sau:

• Tên của nhân viên.
• Phân cấp nhân viên trong cửa hàng.
• Số điện thoại của nhân viên.
• Địa chỉ sinh sống.
• Số CCCD (nếu cần).

File quản lý nhân viên sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như trên, để trong trường hợp có sự cố xảy ra thì bạn có thể tìm được nguyên nhân và xử lý đúng người. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại ca làm việc của nhân viên để từ đó có thể nắm rõ thời gian làm việc của họ.

Tải file excel quản lý bán hàng quần áo cho nhân viên Tại đây.

Mẫu File Excel dành cho việc quản lý kho

Dữ liệu tồn kho là thứ mà bất cứ một nhà quản lý nào cũng cần phải nắm bắt thật kỹ để có thể kiểm soát được lượng hàng nhập về. Ví dụ, khi bạn có đơn hàng là đồng phục cho các công ty hoặc trường học, thì việc có file Excel quản lý cấp phát đồng phục sẽ giúp bạn kiểm soát lượng hàng giao cho khách. Để thực hiện quản lý được các loại mặt hàng tồn kho, file Excel quản lý bán hàng quần áo trong kho của bạn sẽ cần những số liệu sau:

• Bảng số liệu
• Sổ kho
• Báo cáo về các số liệu hàng xuất/nhập/tồn như: mã hàng, tên loại hoàng, đơn vị tính, số lượng đầu kỳ, số nhập trong ký, số tồn của cuối ngày và số tồn của cuối kỳ.
• Sổ chi tiết về hàng hóa.
• Mẫu phiếu nhập/xuất kho.

Phụ thuộc vào quản lý của cửa hàng mà bạn cần điều chỉnh thông tin File để theo dõi được việc kinh doanh theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc cả năm.

Tải file excel quản lý bán hàng để kiểm soát hàng hóa trong kho hiệu quả Tại đây.

Mẫu File Excel dành cho việc quản lý thông tin khách hàng

Việc quản lý khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng cho mình kế hoặc chăm sóc khách, chạy quảng cáo hoặc đưa ra những chiến lược ưu đãi. Từ đó, khách hàng sẽ chú ý nhiều hơn tới cửa hàng của bạn và doanh thu cũng sẽ được tăng lên.

Với loại file Excel quản lý bán hàng để lưu trữ thông tin khách hàng, phục vụ cho các hoạt động chăm sóc khách hàng cũng như marketing, bạn sẽ cần những thông tin như:

• Họ tên của khách hàng.
• Số điện thoại liên lạc.
• Ngày sinh: bạn có thể thực hiện việc nhắn tin chúc mừng, tri ân khách hàng bằng một voucher giảm giá.
• Địa chỉ của khách hàng.
• Email.

Nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là cách giúp khách hàng ghi nhớ được cửa hàng của bạn và trở thành khách hàng trung thành.

Tải file Excel quản lý bán hàng để lưu trữ thông tin khách hàng Tại đây.

Ưu nhược điểm khi quản lý shop quần áo bằng file Excel

Excel là một ứng dụng bảng tính, được thiết kế với định dạng giúp ghi chép thông tin dưới dạng bảng biểu, thực hiện các phép tính, và tạo ra số liệu thống kê dễ hiểu. Giao diện của Excel bao gồm nhiều ô được sắp xếp thành các hàng và cột, cho phép bạn nhập liệu và áp dụng các công thức tính toán để tạo ra bảng quản lý cá nhân của mình. Việc sử dụng file excel bán hàng quần áo có thể có cả những ưu điểm và nhược điểm sau:

Ưu điểm

• Đơn giản trong khi thao tác, dễ sử dụng và vẫn đảm bảo hiệu suất cao.
• Được sử dụng phổ biến bởi nhiều người, dễ dàng tải xuống và sử dụng miễn phí, giúp tiết kiệm chi phí khi sử dụng.
• Giúp người dùng có khả năng tự quản lý dữ liệu, tạo ra báo cáo theo yêu cầu và sở thích của người sử dụng.
• Excel là công cụ quản lý kho lý tưởng cho cả doanh nghiệp nhỏ và các hoạt động quản lý bán hàng đơn giản.

Nhược điểm

• Quản lý cửa hàng quần áo bằng Excel nên được áp dụng cho cửa hàng có số lượng sản phẩm không quá lớn và yêu cầu quản lý nghiệp vụ đơn giản.
• Sử dụng Excel đòi hỏi người quản lý phải hiểu rõ về các hàm tính toán; nếu có lỗi trong quá trình tính toán, có thể dẫn đến sai sót và nhầm lẫn trong việc đánh giá doanh số.
• Về tính bảo mật, file Excel sử dụng để quản lý cửa hàng quần áo thường không đảm bảo cao, dễ bị tấn công virus từ máy tính và có rủi ro mất mát hoặc không thể khôi phục lại dữ liệu.

Lưu ý khi sử dụng mẫu file Excel quản lý bán hàng quần áo

Tuy rằng việc sử dụng File Excel quản lý bán hàng quần áo rất tiện lợi và tiết kiệm nhưng cũng sẽ có các vấn đề phát sinh mà bạn cần phải lưu ý như sau: 

Người sử dụng phải thành thạo về Excel

Thực tế, Excel là một công cụ tương đối phức tạp nếu bạn chưa từng sử dụng. Để không bị nhầm lẫn các số liệu, người dùng phải nắm bắt được các nguyên lý áp dụng hàm tính toán hay các công cụ đa chức năng trong phần mềm này. Nếu kỹ năng sử dụng không đủ thì bạn sẽ thấy rất khó tận dụng được hết các tính năng của chúng. Khi đó, file Excel quản lý bán hàng quần áo của bạn sẽ chỉ còn tác dụng duy nhất là nơi lưu trữ những số liệu chép tay.

Yêu cầu người dùng phải chủ động cập nhật các thông tin

Tuy việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo có nhiều lợi thế, nhưng ứng dụng này vẫn có những hạn chế, điển hình là khả năng tự động cập nhật số liệu. Dữ liệu trong Excel sẽ cần phải được nhập thủ công. Ví dụ, nếu bạn sử dụng file Excel quản lý cấp phát đồng phục cho khách hàng, đơn hàng thường sẽ khá lớn, do đó bạn cần nhập dữ liệu chính xác để tránh sai sót khi đưa sản phẩm đến tay khách hàng. 

Mặc dù việc sử dụng Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian so với việc sử dụng giấy bút ghi chép nhưng nếu không để ý đến việc cập nhật số liệu sẽ gây ra những sai sót vô cùng lớn mà bạn có thể không lường trước được. 

>> Xem thêm: File Excel quản lý kho đơn giản, dễ dùng nhất.

Nguy cơ mất dữ liệu cao

Excel là một phần mềm offline, vậy nên các file Excel quản lý bán hàng quần áo sẽ chỉ lưu trữ một bản duy nhất trên thiết bị làm việc nếu bạn không copy hay upload lên các công cụ online khác. Vậy nên nếu trong quá trình sử dụng mà các thiết bị điện tử hay chính ứng dụng có vấn đề thì dữ liệu của bạn sẽ bị mất hoàn toàn và việc khôi phục lại là rất khó.

Để tránh được nguy cơ này, các cửa hàng cần phải chủ động sao chép và lưu trữ các File quản lý ở nhiều nơi khác nhau. Tuy nhiên, việc làm này sẽ tốn thời gian, cũng như có nguy cơ bị lộ thông tin về khách hàng hoặc nhân viên. 

Để giảm thiểu các sự cố cũng như nâng cao quá trình quản lý bán hàng, rất nhiều người kinh doanh đã nghiên cứu và đầu tư vào các phần mềm quản lý. Hầu hết các phần mềm sẽ được thiết kế với toàn bộ các chức năng của từng loại file Excel như đã nói trong bài. Đồng thời, các ứng dụng này có thể liên kết với nhiều thiết bị khác nhau và tự động cập nhật số liệu trong trường hợp bán các sản phẩm chỉ với các thao tác đơn giản.

Giải pháp của bePOS cho việc quản lý shop quần áo

Để có thể linh động hơn trong việc quản lý bán hàng quần áo, rất nhiều chủ cửa hàng đã lựa chọn sử dụng các phần mềm quản lý. Vậy lợi ích của các phần mềm này thay vì sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo là gì? Và đâu là giải pháp tối ưu nhất trên thị trường hiện nay? Cùng tìm hiểu ngay!

Lợi ích khi sử dụng phần mềm để quản lý shop quần áo

• Dễ dàng cập nhật thông tin

Nếu sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo, bạn có thể linh hoạt thiết kế mẫu quản lý dựa trên các thông tin cụ thể bạn muốn kiểm soát. Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý như bePOS, bạn chỉ cần điền các thông tin và số liệu lên ứng dụng với mọi thông tin được thiết lập sẵn, sau đó theo dõi tự động để kiểm soát. 

Ví dụ, khi muốn quản lý sản phẩm, bạn có thể nhập thông tin như tên sản phẩm, giá nhập và giá bán, ngày nhập, tồn kho, và các thông số khác trực tiếp trên ứng dụng. Thông tin sẽ được cập nhật tự động trên bePOS và tự động điều chỉnh số lượng tồn kho khi bạn thực hiện nhập hàng hoặc bán sản phẩm.

• Hỗ trợ quản lý thu chi hiệu quả

Khác biệt hoàn toàn so với việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng quần áo, ứng dụng quản lý bán hàng như bePOS không chỉ cung cấp giải pháp miễn phí mà còn hỗ trợ tự động tính toán và tạo các loại báo cáo theo các khoảng thời gian khác nhau (ngày, tuần, tháng, quý, và năm). Thay vì phải thực hiện các phép tính và thống kê bằng tay, bạn chỉ cần mở mục báo cáo để dễ dàng theo dõi thu chi của cửa hàng ngay lập tức.

• Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng

So với việc quản lý truyền thống bằng sổ sách hoặc file Excel quản lý bán hàng quần áo, bePOS giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi truy xuất thông tin. Chỉ cần vài chạm trên ứng dụng, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy thông tin cần thiết.

• Hoàn toàn miễn phí

Cũng tương tự như việc file Excel quản lý bán hàng quần áo theo cách truyền thống, bePOS là một công cụ quản lý cửa hàng quần áo hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho cả cửa hàng vừa và nhỏ. Với gói Khởi nghiệp, bạn có thể quản lý cửa hàng của mình một cách hiệu quả với hàng loạt tính năng ưu việt, đặc biệt không cần trả thêm phí!

Chắc hẳn bạn đã thấy những lợi ích nổi bật mà những phần mềm quản lý bán hàng như bePOS mang lại, đặc biệt trong việc quản lý thông tin cũng như tính toán doanh thu/ chi phí. Nếu bạn chưa biết lựa chọn giải pháp nào phù hợp nhất cho cửa hàng của mình, câu trả lời sẽ được bePOS giải đáp ở phần tiếp theo đây!

Ứng dụng quản lý shop quần áo với phần mềm bePOS

Hiện nay, bePOS là một giải pháp hỗ trợ quản lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và thân thiện hơn, được rất nhiều chủ cửa hàng tin dùng. Khi sử dụng bePOS các doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian dành cho việc quản lý mà chi phí nhân công kho cũng giảm đi rất nhiều nhờ hệ thống tự động cập nhật.

Bạn có thể tham khảo qua phương thức này để nâng cao quy trình quản lý của doanh nghiệp mình. Hơn nữa, ứng dụng này hoàn toàn miễn phí và được thiết kế để hoạt động trên các thiết bị thông minh, từ điện thoại di động đến máy tính bảng.

Phần mềm bePOS mang lại nhiều tiện ích cho công việc quản lý của bạn, bao gồm:

• Quản lý doanh thu theo ngày/tuần/tháng và so sánh với các kỳ trước.
• So sánh giữa khách hàng mới và khách hàng quay lại.
• Quản lý tự động chiết khấu/phụ thu.
• Theo dõi thu chi tiền mặt hàng ngày.
• Đối soát cuối ca/cuối ngày.
• Quản lý thông tin sản phẩm và tùy chọn.
• Hủy đơn hàng.
• Quản lý và phân quyền nhân viên.
• Chương trình tích điểm.
• Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng.

Nếu bạn muốn sử dụng thêm nhiều tính năng nâng cao hơn, bạn cũng có thể nâng cấp gói dịch vụ để nhận được nhiều lợi ích hơn. Đội ngũ chăm sóc khách hàng của bePOS hoạt động 24/7 sẽ hỗ trợ bạn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Trên đây là những mẫu File Excel quản lý bán hàng quần áo phổ biến nhất 2024. Hy vọng rằng qua bài viết này của bePOS, bạn có thể lựa chọn được cho mình phương thức quản lý cửa hàng phù hợp nhất với số vốn đầu tư cũng như nhu cầu kinh doanh của mình nhé.

FAQ

Có những phần mềm quản lý hàng quần áo nào thông dụng hiện nay?

Một số phần mềm quản lý bán hàng đang được lựa chọn sử dụng nhiều cho các cửa hàng quần áo bạn có thể tham khảo như:

• bePOS
• SAPO
• KiotViet
• Nhanh.vn

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có lợi ích gì?

Với những phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ thấy ngay những lợi ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian nhập số liệu thủ công và chi phí thuê nhân công kho.
• Quản lý các nguồn lực của cửa hàng hiệu quả.
• Giúp các vị trí trong cửa hàng có sự kết nối trong công việc hiệu quả.
• Có thể xử lý được khối lượng số liệu lớn.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh.