File Excel quản lý bán hàng quần áo hiện nay vẫn được nhiều cửa hàng lựa chọn sử dụng. Vậy có nên quản lý shop quần áo bằng Excel? Có những File quản lý nào thường được sử dụng cho các cửa hàng quần áo? Cùng xem tại bài viết này của bePOS nha!
Có nên quản lý shop quần áo bằng Excel?
Quản lý shop quần áo bằng Excel được đánh giá là một trong những phương thức truyền thống giúp cửa hàng kiểm soát được những vấn đề đang diễn ra đồng thời có thể tiết kiệm được chi phí. Để có thể đưa ra lựa chọn trong việc nên sử dụng Excel để quản lý shop quần áo thì ta hãy cùng xem về những ưu nhược điểm của hình thức này nhé!
Ưu điểm:
- Không tốn chi phí như các phần mềm quản lý thông thường.
- Chủ động và dễ dàng thay đổi dữ liệu cũng như tạo thêm các báo cáo tùy thích.
- So với việc sử dụng sổ sách sẽ hiệu quả hơn.
- Thích hợp dành cho các cửa hàng nhỏ hay ít mặt hàng.
Nhược điểm
- Là một phần mềm khó sử dụng, để có thể quản lý shop quần áo bằng Excel một cách dễ dàng, người làm phải am hiểu các hàm, công thức một cách sâu sắc. Nếu sử dụng không đúng cách có thể dẫn đến việc kết quả bị sai.
- Chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ với lượng sản phẩm ít.
- Tính bảo mật không cao, khi gặp sự cố dễ bị mất file và không thể khôi phục được số liệu.
Do đó, để trả lời cho câu hỏi có nên quản lý shop bằng Excel hay không sẽ cần phụ thuộc vào khả năng sử dụng phần mềm này cũng như quy mô của cửa hàng và số lượng loại hàng mà bạn đang kinh doanh.
Các mẫu File Excel quản lý bán hàng quần áo chuẩn nhất 2023
Có rất nhiều cửa hàng gặp khó khăn trong việc quản lý nhân viên, kho hàng cũng như các hoạt động xuất – nhập sản phẩm. Điều này có thể dẫn đến hệ quả khiến cửa hàng của bạn phải sang nhượng, thất thoát cũng như ngừng hoạt động. Để quản lý được tốt nhất bạn nên đầu tư vào các file Excel quản lý cửa hàng. Dưới đây là một số mẫu File Excel được làm sẵn để bạn tham khảo.
Mẫu File Excel dùng để quản lý sản phẩm
Một trong những File Excel quản lý bán hàng quần áo được quan tâm tới nhiều nhất đó là hỗ trợ quản lý sản phẩm. Quần áo là loại mặt hàng có nhiều mẫu mã, màu sắc, kích thước. Nếu không theo sát các số liệu và lượng hàng sẽ có thể khiến bạn bị nhầm lẫn, thất thoát trong quá trình xuất/nhập hàng. Thêm ảnh cho phần này nha
Một File Excel quản lý sản phẩm của một cửa hàng quần áo cần phải có các thông tin như:
- Mã của sản phẩm
- Tên mặt hàng
- Màu sắc sản phẩm
- Kích thước
- Số lượng đang có tại kho và cửa hàng
- Ngày nhập sản phẩm
Đối với File Excel, bạn có thể thoải mái điều chỉnh nội dung các cột theo thứ tự để dễ dàng theo dõi và nâng cao hiệu quả công việc lên tối đa. Việc quản lý các thông tin sản phẩm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động xuất/nhập của cửa hàng.
Tải File: Tại đây
Mẫu File Excel giúp quản lý đơn hàng
Việc quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn nắm bắt được loại sản phẩm nào được bán, mặt hàng nào được nhiều khách hàng để ý đến cũng như có những báo cáo tổng quan về thời gian, số lượng và tình trạng đơn. Bên cạnh đó cũng sẽ hỗ trợ bạn trong việc chăm sóc khách hàng khi có thể thông báo tới khách hành trình của đơn hàng. Các loại thông tin cần thiết cho một File Excel quản lý đơn gồm:
- Mã vận đơn
- Tình trạng của đơn hàng các ứng dụng vận chuyển: Chưa giao cho nhà vận chuyển/ đã giao/ đang vận chuyển/ đã tới tay khách hàng
- Khoảng thời gian khách hàng đặt mua sản phẩm
- Tên loại sản phẩm
- Số lượng sản phẩm
- Màu sắc, kích thước khách đặt mua
- Tên người đặt hàng
Khi có File tổng hợp đơn hàng với đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ có thể so sánh và đối chiếu với các mẫu sản phẩm đang có trong kho. Từ đó giúp bạn quyết định được việc nên nhập thêm loại mặt hàng nào và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Tải File: Tại đây
>>> Xem thêm: SỬ DỤNG FILE EXCEL QUẢN LÝ BÁN HÀNG SAO CHO HIỆU QUẢ?
Mẫu File Excel hỗ trợ quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên cũng là một trong những công việc cần thiết của một người quản lý cửa hàng quần áo. Nếu không quản lý chặt chẽ rất có thể dẫn tới tình trạng thất thoát khi có sự gian lận của nhân viên.
File Excel quản lý bán hàng quần áo để nắm bắt được các thông tin của nhân viên sẽ cần các nội dung như sau:
- Tên của nhân viên.
- Phân cấp nhân viên trong cửa hàng.
- Số điện thoại của nhân viên.
- Địa chỉ sinh sống.
- Số CCCD (nếu cần).
File quản lý nhân viên sẽ bao gồm các thông tin cơ bản như trên, để trong trường hợp có sự cố xảy ra thì bạn có thể tìm được nguyên nhân và xử lý đúng người. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại ca làm việc của nhân viên để từ đó có thể nắm rõ thời gian làm việc của họ.
Tải File: Tại đây
Mẫu File Excel dành cho việc lý kho
Dữ liệu tồn kho là thứ mà bất cứ một nhà quản lý nào cũng cần phải nắm bắt thật kỹ để có thể kiểm soát được lượng hàng nhập về. Để thực hiện quản lý được các loại mặt hàng tồn kho, File Excel của bạn sẽ cần những số liệu như sau:
- Bảng số liệu
- Sổ kho
- Báo cáo về các số liệu hàng xuất/nhập/tồn như: mã hàng, tên loại hoàng, đơn vị tính, số lượng đầu kỳ, số nhập trong ký, số tồn của cuối ngày và số tồn của cuối kỳ.
- Sổ chi tiết về hàng hóa.
- Mẫu phiếu nhập/xuất kho.
- …
Phụ thuộc vào quản lý của cửa hàng mà bạn cần điều chỉnh thông tin File để theo dõi được việc kinh doanh theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc cả năm.
Tải File: Tại đây
Mẫu File Excel dành cho việc quản lý thông tin khách hàng
Việc quản lý khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng cho mình kế hoặc chăm sóc khách, chạy quảng cáo hoặc đưa ra những chiến lược ưu đãi. Từ đó, khách hàng sẽ chú ý nhiều hơn tới cửa hàng của bạn và doanh thu cũng sẽ được tăng lên.
Với các loại File này bạn sẽ cần những thông tin như:
- Họ tên của khách hàng.
- Số điện thoại liên lạc.
- Ngày sinh: bạn có thể thực hiện việc nhắn tin chúc mừng, tri ân khách hàng bằng một voucher giảm giá.
- Địa chỉ của khách hàng.
- Email.
Nâng cao chất lượng dịch vụ cũng là cách giúp khách hàng ghi nhớ được cửa hàng của bạn và trở thành khách hàng trung thành.
Tải File: Tại đây
Lưu ý khi sử dụng mẫu file Excel quản lý bán hàng quần áo
Tuy rằng việc sử dụng File Excel quản lý bán hàng quần áo rất tiện lợi và tiết kiệm nhưng cũng sẽ có các vấn đề phát sinh mà bạn cần phải lưu ý như sau:
Người sử dụng phải thành thạo về Excel
Thực tế, Excel là một công cụ tương đối phức tạp nếu bạn chưa từng sử dụng. Để không bị nhầm lẫn các số liệu, người dùng phải nắm bắt được các nguyên lý áp dụng hàm tính toán hay các công cụ đa chức năng trong phần mềm này. Nếu kỹ năng sử dụng không đủ thì bạn sẽ thấy rất khó tận dụng được hết các tính năng của chúng. Khi đó, File Excel quản lý của bạn sẽ chỉ còn tác dụng duy nhất là nơi lưu trữ những số liệu chép tay.
Yêu cầu người dùng phải chủ động cập nhật các thông tin
Tuy sử dụng File Excel để quản lý cửa hàng có nhiều lợi thế, nhưng ứng dụng này vẫn có những hạn chế, điển hình là khả năng tự động cập nhật số liệu. Dữ liệu trong Excel sẽ cần phải được nhập thủ công.
Mặc dù việc sử dụng Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian so với việc sử dụng giấy bút ghi chép nhưng nếu không để ý đến việc cập nhật số liệu sẽ gây ra những sai sót vô cùng lớn mà bạn có thể không lường trước được.
>>> Xem thêm: FILE EXCEL QUẢN LÝ KHO ĐƠN GIẢN – DỄ DÙNG NHẤT 2022
Nguy cơ mất dữ liệu cao
Excel là một phần mềm offline, vậy nên các File quản lý sẽ chỉ lưu trữ một bản duy nhất trên thiết bị làm việc nếu bạn không copy hay upload lên các công cụ online khác. Vậy nên nếu trong quá trình sử dụng mà các thiết bị điện tử hay chính ứng dụng có vấn đề thì dữ liệu của bạn sẽ bị mất hoàn toàn và việc khôi phục lại là rất khó.
Để tránh được nguy cơ này, các cửa hàng cần phải chủ động sao chép và lưu trữ các File quản lý ở nhiều nơi khác nhau. Tuy nhiên, việc làm này sẽ tốn thời gian, cũng như có nguy cơ bị lộ thông tin về khách hàng hoặc nhân viên.
Để giảm thiểu các sự cố cũng như nâng cao quá trình quản lý bán hàng, rất nhiều người kinh doanh đã nghiên cứu và đầu tư vào các phần mềm quản lý. Hầu hết các phần mềm sẽ được thiết kế với toàn bộ các chức năng của từng loại FIle Excel như đã nói trong bài. Đồng thời, các ứng dụng này có thể liên kết với nhiều thiết bị khác nhau và tự động cập nhật số liệu trong trường hợp bán các sản phẩm chỉ với các thao tác đơn giản.
Giải pháp của bePOS cho việc quản lý shop quần áo
Để có thể linh động hơn trong việc quản lý bán hàng quần áo, rất nhiều nhà kinh doanh đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý của bePOS. Khi sử dụng bePOS các doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian dành cho việc quản lý mà chi phí nhân công kho cũng giảm đi rất nhiều nhờ hệ thống tự động cập nhật. Bạn có thể tham khảo qua phương thức này để nâng cao quy trình quản lý của doanh nghiệp mình hơn.
Trên đây là những mẫu File Excel quản lý bán hàng quần áo phổ biến nhất 2022. Hy vọng rằng qua bài viết này của bePOS, bạn có thể lựa chọn được cho mình phương thức quản lý cửa hàng một cách phù hợp nhất với số vốn cũng như nhu cầu kinh doanh của mình nhé.
FAQ
Có những phần mềm quản lý hàng quần áo nào thông dụng hiện nay?
Một số phần mềm quản lý bán hàng đang được lựa chọn sử dụng nhiều cho các cửa hàng quần áo bạn có thể tham khảo như:
- Nhanh.vn
- bePOS
- SAPO
- KiotViet
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có lợi ích gì?
Với những phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ thấy ngay những lợi ích như sau:
- Tiết kiệm thời gian nhập số liệu thủ công và chi phí thuê nhân công kho.
- Quản lý các nguồn lực của cửa hàng hiệu quả.
- Giúp các vị trí trong cửa hàng có sự kết nối trong công việc hiệu quả.
- Có thể xử lý được khối lượng số liệu lớn.
- Nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Follow bePOS:
