Trang chủBlogs Kinh nghiệm kinh doanhFile quản lý đơn hàng: khi kiểm soát bán hàng là chuyện nhỏ!

File quản lý đơn hàng: khi kiểm soát bán hàng là chuyện nhỏ!

Cập nhật lần cuối: Tháng Một 01, 2024
Thanh Ngoan
Thanh Ngoan
1302 Đã xem

Bạn cảm thấy mình đang tốn quá nhiều thời gian và nhân lực vào các phương pháp quản lý đơn hàng thủ công với hàng tá nhầm lẫn, không minh bạch? Cùng bePOS khám phá ngay giải pháp quản lý đơn hàng thời 4.0: Dùng file quản lý đơn hàng và gia tăng hiệu suất làm việc nhanh chóng nhé!

File quản lý đơn hàng là gì?

Khái niệm

Quản lý đơn hàng là một chuỗi công việc theo quy trình bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin đặt hàng, xử lý đơn đặt hàng, cho đến khi khách hàng nhận được sản phẩm và cả quá trình hỗ trợ sau bán hàng. Shop xây dựng quy trình này nhằm đảm bảo rằng hàng hóa được gửi đi đúng theo các thỏa thuận trước đó, bao gồm giá cả, số lượng, mẫu mã, chất lượng và thời gian giao hàng. Mục tiêu là tạo ra trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng, giúp họ cảm thấy hài lòng với sản phẩm và dịch vụ, đồng thời củng cố uy tín của shop.

Khái niệm quản lý bán hàng là gì?
Khái niệm quản lý bán hàng là gì?

Quản lý đơn hàng bằng file Excel

Ngày nay, dưới sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp, hoạt động quản lý đơn hàng dần thay thế các loại sổ sách, chứng từ phức tạp, độ minh bạch thấp sang các phương pháp điện tử khác tối ưu hơn và tiết kiệm nhân lực hơn, cũng như tránh được các nhầm lẫn không đáng có, có thể nói đến như các app quản lý đơn hàng, phần mềm quản lý đơn hàng,…

Một trong số những giải pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng là file quản lý đơn hàng bằng Excel. Theo đó, các doanh nghiệp thực hiện hoạt động quản lý đơn hàng, quản lý thông tin hàng hoá, dữ liệu khách hàng, thông tin vận chuyển, bảng theo dõi đơn đặt hàng trên một file Excel được tích hợp sẵn các công cụ thống kê, tính toán,… hỗ trợ không nhỏ cho quá trình quản lý và báo cáo.

Ví dụ một file quản lý đơn hàng excel
Ví dụ một file quản lý đơn hàng Excel

Hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý đơn hàng từ A-Z

Cách tạo file excel quản lý trạng thái đơn hàng

Việc sử dụng một tệp quản lý trạng thái đơn hàng thông qua Microsoft Excel mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp trong việc theo dõi và kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa của họ. File quản lý đơn hàng này cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng của mỗi đơn hàng, từ việc xác nhận đơn hàng đến quá trình giao hàng, vận chuyển, thanh toán và các vấn đề có thể phát sinh ở phía người nhận.

Tệp file quản lý đơn hàng Excel này bao gồm các thông tin quan trọng như tên sản phẩm, mã vận đơn sản phẩm, đơn vị tính, trạng thái đơn hàng, thông tin của khách hàng và người bán hàng (nếu có). Việc quản lý tình trạng đơn hàng thông qua tệp Excel giúp doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến tay khách hàng.

Đặc biệt, việc duy trì một tệp quản lý tình trạng đơn hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh, như việc hàng không được giao đúng hẹn. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng cung cấp thông tin và phản hồi chính xác cho khách hàng, tăng cường sự tin tưởng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Cách tạo file quản lý trạng thái đơn hàng
Cách tạo file quản lý trạng thái đơn hàng

Cách tạo file Excel quản lý trình trạng đơn hàng phát sinh

Để quản lý hiệu quả trạng thái của các đơn hàng phát sinh, doanh nghiệp có thể sử dụng một file quản lý đơn hàng phát sinh. File quản lý đơn hàng và file quản lý trạng thái kết hợp với nhau để tối ưu hóa quá trình quản lý và tránh những rủi ro có thể dẫn đến mất mát doanh thu.

Sau khi quá trình đặt hàng hoàn tất, việc nhập thông tin đơn hàng vào file Excel đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ. Các yếu tố quan trọng bao gồm ngày tháng phát sinh đơn đặt hàng, trạng thái hiện tại của đơn hàng, thông tin chi tiết về khách hàng (bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ), số lượng hàng hóa đã đặt, số tiền của sản phẩm và thông tin đơn vị giao hàng.

Những thông tin cơ bản này tạo nên một cơ sở dữ liệu đầy đủ và chi tiết, giúp doanh nghiệp theo dõi mỗi đơn hàng một cách linh hoạt và thuận tiện. Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, có thể điều chỉnh, thêm bớt thông tin để đảm bảo tính linh hoạt  trong quá trình theo dõi và quản lý đơn hàng phát sinh.

Cách tạo file excel quản lý trình trạng đơn hàng phát sinh
Cách tạo file Excel theo dõi đơn đặt hàng phát sinh

Cách tạo file Excel báo cáo đơn hàng

Khi quản lý đúng trạng thái và tình trạng của các đơn đặt hàng, bước quan trọng tiếp theo là tạo và sử dụng một file quản lý đơn hàng Excel chuyên nghiệp để báo cáo đơn hàng định kỳ.

File Excel báo cáo đơn hàng chứa các thông tin quan trọng sau:

  • Ngày tháng tạo đơn hàng
  • Doanh số bán hàng
  • Số lượng đơn hàng
  • Nhân viên phụ trách đơn hàng
  • Doanh số đạt được bởi từng nhân viên phụ trách bán hàng

Đối với việc theo dõi và hiểu rõ hơn về các thông tin, doanh nghiệp có thể sử dụng các mô hình báo cáo như biểu đồ tròn hoặc biểu đồ cột. Thống kê đơn hàng thông qua file quản lý đơn hàng Excel không chỉ chính xác mà còn mang lại hiệu quả cao hơn so với việc quản lý bằng sổ sách truyền thống. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thu chi, cũng như theo dõi tình trạng của từng đơn hàng một cách thuận tiện và hiệu quả.

File excel báo cáo đơn hàng
File Excel báo cáo đơn hàng

Tổng hợp các file Excel quản lý đơn hàng

Để xây dựng hệ sinh thái sử dụng Excel cho quản lý đơn hàng, bạn có thể tham khảo các form quản lý bán hàng, mẫu đơn đặt hàng file Excel, mẫu file Excel quản lý đơn hàng và các bảng theo dõi đơn đặt hàng sau đây để sử dụng cho doanh nghiệp của mình.

File Excel quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm là hoạt động không thể thiếu trong quá trình kinh doanh. Hoạt động này cho người quản lý nắm được thông tin về tổng hợp các sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá thành sản phẩm. Mẫu file Excel quản lý đơn hàng với hoạt động quản lý sản phẩm dưới đây cũng rất hữu dụng khi sử dụng như file quản lý bán hàng online:

  • Tên hàng hoá

  • Loại hàng hoá

  • Mã hàng hoá

  • Đơn vị tính

  • Số lượng hàng hoá.

File quản lý đơn hàng theo sản phẩm
File quản lý đơn hàng theo sản phẩm
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý sản phẩm tại đây.

File Excel quản lý nhập tồn

Có phần khá giống với mẫu đơn đặt hàng Excel, file quản lý nhập tồn cũng rất quan trọng trong việc theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn cho quá trình kinh doanh. Bạn có thể chỉnh sửa đôi chút từ mẫu đơn đặt hàng Excel của mình, hoặc sử dụng file quản lý bán hàng online, hoặc sử dụng các mục như sau:

  • Thời gian phát sinh giao dịch

  • Chứng từ giao dịch

  • Mã và tên hàng hoá

  • Đơn vị tính

  • Số lượng

  • Đơn giá

  • Thành tiền

  • Ghi chú.

File quản lý đơn hàng xuất nhập tồn
File quản lý đơn hàng xuất nhập tồn
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý nhập tồn tại đây.

File Excel quản lý khách hàng

Đóng vai trò quan trọng trong quá trình chăm sóc khách hàng, và có cấu trúc cũng khá giống với form quản lý bán hàng, file Excel quản lý khách hàng là một trong các file quản lý đơn hàng tập trung vào đối tượng khách hàng và dữ liệu của họ. Giống như form quản lý bán hàng, file Excel quản lý khách hàng nhằm tạo ra các chiến lược ưu đãi phù hợp dựa trên dữ liệu của khách hàng, hỗ trợ quá trình phục vụ và gia tăng doanh thu. Đây cũng là một phần trong các file quản lý bán hàng online.

File Excel quản lý khách hàng gồm các mục chính như sau:

  • Tên khách hàng

  • Mã khách hàng

  • Số điện thoại

  • Địa chỉ

  • Email, thư điện tử.

File quản lý khách hàng
File quản lý khách hàng
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý khách hàng tại đây.

File Excel quản lý doanh thu

Quan trọng không kém bảng theo dõi đơn đặt hàng, File Excel quản lý doanh thu giống như các mẫu đơn đặt hàng file Excel giúp bạn kiểm soát doanh thu – doanh số các sản phẩm từ hoạt động của cửa hàng và các chi phí phát sinh, bao gồm các mục tương tự như mẫu file Excel quản lý đơn hàng như sau:

  • Mã hàng hoá

  • Tên sản phẩm

  • Bảng giá

  • Tên khách hàng

  • Số lượng

  • Ghi chú

File Excel quản lý doanh thu
Bảng theo dõi đơn hàng bằng Excel
Bạn có thể tải mẫu file Excel quản lý doanh thu tại đây.
>> Xem thêm: File Excel quản lý kho chi tiết nhất

Ưu nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel

Là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng, file quản lý hàng hóa bằng excel có nhiều ưu điểm vượt trội so với các phương pháp thủ công khác.

Ưu điểm:

  • Thống kê thông tin chi tiết: Không còn tốn nhiều thời gian để tra cứu, tìm kiếm thông tin, file quản lý đơn hàng Excel đưa ra giải pháp tối ưu cho việc hệ thống thông tin trong quá trình quản lý. Các bảng tính được sắp xếp khoa học, hàng cột rõ ràng, hoặc bạn có thể dễ dàng tự tạo một bảng tính phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình.

  • Tiết kiệm thời gian dựa trên các hàm tính có sẵn: nếu bạn thường đau đầu vì các nhầm lẫn không đáng có hoặc tốn quá nhiều thời gian cho việc kiểm soát, quản lý hàng hoá và doanh thu thì file Excel chính là một giải pháp hữu hiệu. Bằng các hàm tính có sẵn, chỉ cần vài thao tác, bạn có thể dễ dàng tính được số liệu doanh thu, doanh số và kiểm soát hàng hoá.

  • Hoàn toàn miễn phí: Điều này còn thực sự hữu ích với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi kinh phí không nhiều và bạn hoàn toàn không phải chi trả quá nhiều phí cho hoạt động quản lý đơn hàng và doanh thu nhưng vẫn đem lại hiệu quả rõ rệt

Tuy nhiên, khi sử dụng file quản lý hàng hoá bằng Excel, bạn cũng cần lưu ý đến các tồn tại vẫn có của công cụ này so với các app quản lý đơn hàng hiện nay.

Một trong những ưu điểm của file Excel là thống kê chi tiết và khoa họch
Một trong những ưu điểm của file quản lý đơn hàng Excel là thống kê chi tiết và khoa học

Nhược điểm:

  • File quản lý đơn hàng bằng Excel thường chỉ sử dụng cho những sản phẩm có trường thông tin đơn giản. Với các sản phẩm có quá nhiều thông tin, file Excel trở nên phức tạp hơn rất nhiều.

  • Dễ nhầm lẫn khi thực hiện tính toán bằng các hàm của Excel. Do đó bạn cần sử dụng thành thạo cấu trúc của các hàm này.

  • Tính bảo mật của Excel không cao, bạn có thể sẽ bị mất dữ liệu trong quá trình làm việc do virus hoặc các tác nhân tiêu cực khác.

Phần mềm quản lý bán hàng bePOS

File quản lý đơn hàng Excel có rất nhiều lợi ích và tiết kiệm thời gian, tuy nhiên vẫn tồn tại các rủi ro và tính chuyên nghiệp chưa cao. Nếu bạn đang muốn chuyên nghiệp hoá quá trình quản lý bán hàng để đưa ra các chiến lược phù hợp đồng thời đẩy mạnh một cách tối ưu hiệu suất bán hàng, thay thế file quản lý đơn hàng bằng Excel hay sổ đơn hàng thủ công thì sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng là một lựa chọn hợp lý.

Được xem là “siêu phần mềm quản lý đơn hàng từ Australia”, bePOS là phần mềm sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ, thay thế các mẫu file Excel quản lý đơn hàng, không cần dùng mẫu đơn đặt hàng file Excel và khắc phục hầu hết các tồn tại của file theo dõi đơn hàng Excel và còn đi kèm rất nhiều công cụ chuyên nghiệp khác. bePOS hoạt động như một app quản lý đơn hàng trên nhiều nền tảng khác nhau, giúp quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng bePOS
Phần mềm quản lý bán hàng bePOS

bePOS đã giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam, Mỹ, Úc,…. giảm 50% thời gian quản lý đơn hàng và giảm 30% chi phí quản lý. bePOS có nhiều tính năng quản lý đơn hàng tối ưu như:

  • Cập nhật đầy đủ các dữ liệu thông tin về khách hàng, thời gian đặt hàng, số lượng sản phẩm, lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ để phục vụ quá trình marketing sau bán.
  • Cập nhật số liệu doanh thu bán hàng theo thời gian, ngày, giờ, tuần, tháng, năm đầy đủ, tổng hợp thành dạng báo cáo biểu đồ trực quan, giúp chủ kinh doanh đánh giá được tình hình kinh doanh.
  • Quản lý được tình trạng kho hàng, tồn kho, thông báo khi sắp hết hàng, lưu chuyển giữa các kho hàng.
  • Quản lý các khoản chi phí tài chính, tránh thất thoát doanh thu và tránh gian lận phía nhân viên bán hàng, thu ngân,….
  • Đặc biệt, số liệu trên bePOS được lưu trữ chặt chẽ, không bị mất đi hoặc dễ sai sót như trên phần mềm Excel.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Phần mềm bePOS là một hệ sinh thái toàn diện,có thể thay thế file quản lý đơn hàng bằng Excel cung cấp giải pháp tối ưu cho quá trình quản lý đơn hàng và nâng cao một cách tối đa hiệu suất cho quá trình kinh doanh của bạn.

FAQ

Sử dụng bePOS và file quản lý đơn hàng Excel thì loại hình nào đảm bảo an toàn thông tin hơn?

bePOS sử dụng công nghệ điện toán đám mây, do đó phần mềm có thể phục hồi dữ liệu trong mọi trường hợp, luôn đảm bảo đồng bộ hoá dữ liệu. Nhờ đó bePOS có khả năng bảo mật, bảo vệ cũng như phục hồi dữ liệu tốt hơn file Excel.

Doanh nghiệp nào thì nên sử dụng bePOS?

bePOS được thiết kế phù hợp cho các doanh nghiệp ngành F&B và nhiều hình thức kinh doanh khác nữa như: Spa, Nails, Hair Salon, bán lẻ (thời trang, hàng tiêu dùng, siêu thị mini,…)