Trang chủBlogs Kinh doanh F&BMở quán cafe cần những gì? Quy trình mở quán cafe thành công

Mở quán cafe cần những gì? Quy trình mở quán cafe thành công

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
784 Đã xem

Mở quán cafe cần những gì, các bước thực hiện như thế nào? Đây là thắc mắc phổ biến của rất nhiều chủ kinh doanh trong giai đoạn mới bắt tay vào thực hiện. Trong bài viết này, bePOS sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết từ A đến Z nội dung trên nhé!

Mở quán cafe cần những gì?

Vốn kinh doanh

Nội dung đầu tiên trả lời cho câu hỏi mở quán cafe cần những gì là vốn kinh doanh. Không có một đáp án cố định cho câu hỏi này, mà sẽ phụ thuộc vào quy mô, hình thức kinh doanh mà bạn đang hướng đến. 

Ví dụ, nếu mở xe đẩy cafe vỉa hè, chi phí bỏ ra sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều, chỉ dao động khoảng vài chục triệu. Nếu thuê mặt bằng mở quán, chắc chắn bạn cần bỏ ra nhiều tiền hơn, khoảng 300 đến 500 triệu hoặc hơn cho tùy theo quy mô lớn hay nhỏ. 

mo-quan-cafe-can-nhung-gi-cau-hoi-pho-bien
Mở quán cafe cần những gì là câu hỏi nhiều người quan tâm

>> Xem thêm: Giải đáp từ A-Z mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?

Các loại giấy tờ 

Vậy mở quán cafe cần những giấy tờ gì theo quy định pháp luật? Trước khi mở quán cafe, bạn cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Bạn có thể lựa chọn áp dụng hình thức hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Thông thường, với quán cafe quy mô nhỏ, thì đăng ký theo hộ kinh doanh là phù hợp nhất. 

Ngoài ra, bạn còn cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy. Những loại giấy tờ này không chỉ để tuân thủ quy định pháp luật, mà còn nâng cao uy tín của bạn trong mắt khách hàng. 

Mặt bằng kinh doanh

Với câu hỏi mở quán cafe cần những gì, mặt bằng kinh doanh chính là yếu tố bạn không thể bỏ qua. Nếu dự định mở quán cafe lớn, thì bạn nên thuê địa điểm có không gian thoáng đãng, có chỗ ngồi thoải mái. Ngoài ra, bạn cũng nên chọn những mặt bằng nằm tại nơi dân cư đông đúc, thuận tiện đi lại để thu hút khách hàng.

chuan-bi-mat-bang-kinh-doanh-cafe
Cần chuẩn bị mặt bằng để mở quán cafe

Nguyên liệu và dụng cụ pha chế

Tìm nguyên liệu chất lượng là một nội dung quan trọng cho câu hỏi mở quán cafe cần những gì. Đối với lĩnh vực F&B, thì nguồn nguyên liệu quyết định phần lớn chất lượng sản phẩm. Nếu chọn phải nguồn nguyên liệu không đảm bảo vệ sinh, doanh nghiệp của bạn có thể lâm vào tình trạng lao đao, mất uy tín trong mắt khách hàng.

Bạn có thể tham khảo nhiều nhà cung cấp khác nhau để so sánh, đánh giá. Việc khảo sát chất lượng hạt cafe nên được thực hiện trực tiếp tại nơi cung cấp, nhằm đảm bảo chất lượng tuyệt vời nhất. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu mở quán cafe cần mua những gì. Trong đó, với quán cafe thì quan trọng nhất là máy xay, pha cafe. Bạn nên chọn mua loại có công suất phù hợp quy mô kinh doanh của quán, tránh ảnh hưởng đến chất  lượng dịch vụ. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị cả máy xay sinh tố, máy ép, máy đánh trứng, ca đánh sữa, bình lắc,…

mo-quan-cafe-can-mua-nhung-gi
Nghiên cứu mở quán cafe cần mua những gì

Nhân sự

Đội ngũ nhân sự sẽ tùy thuộc nhiều vào quy mô của quán, có thể dao động từ 2 – 3 người với quán nhỏ, hoặc 7 – 15 người với quán lớn. Một số vị trí bạn cần tuyển là:

  • Nhân viên phục vụ, pha chế, thu ngân, đối với quán nhỏ thì một người có thể kiêm nhiều nhiệm vụ này.
  • Nhân viên bảo vệ trông xe cho quán, có thể thuê người từ các công ty chuyên cung cấp nhân sự nghề bảo vệ. 
  • Quản lý cửa hàng nếu bạn không tự quản lý, hoặc có nhiều chi nhánh khác nhau.
  • Nhân viên kế toán của quán cafe.
  • Nhân viên Marketing nội bộ, hoặc quán có thể thuê phòng Marketing ngoài. 
mo-quan-cafe-can-nhung-gi-thue-nhan-su
Mở quán cafe cần những gì – Thuê nhân sự

Quy trình mở quán cafe chi tiết, hiệu quả

Nghiên cứu thị trường

Khi hỏi mở quán cafe cần những gì, nhiều người quên nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, đặc biệt là với những chủ kinh doanh mới, ít kinh nghiệm. Trước tiên, bạn cần nghiên cứu các yếu tố vĩ mô, như quy định pháp luật, tiềm năng ngành, sự phát triển của xã hội. Ví dụ, ngành F&B tại Việt Nam đang diễn ra thế nào, xu hướng trong tương lai ra sao,…

Sau khi đã có vẽ được bức tranh vĩ mô, bạn cần phân tích vi mô về môi trường kinh doanh xung quanh, bao gồm khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh, nguồn nguyên liệu, mặt bằng, menu quán cafe,…. Cụ thể là:

  • Đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn là ai, có tâm lý, thói quen như thế nào? Để làm được điều này, bạn cần ghi chú thông tin về nhân khẩu học, đồng thời vẽ chân dung khách hàng mà mình đang hướng tới.
  • Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai, họ đang kinh doanh những gì, cách vận hành như thế nào? Bạn nên liệt kê và phân loại đối thủ theo các tiêu chí như trực tiếp (cùng mở quán cafe, cùng mô hình), gián tiếp (cùng trong ngành F&B), hay tiềm ẩn (có ý định mở quán cafe),… 
nghien-cuu-tam-ly-khach-hang-mo-quan-cafe
Nghiên cứu tâm lý khách hàng để mở quán cafe thành công

Tìm ý tưởng mở quán cafe 

Bước tiếp theo cho câu hỏi mở quán cafe cần những gì là lên ý tưởng kinh doanh quán cafe. Ý tưởng này được lựa chọn dưa trên hai yếu tố: thế mạnh, tầm nhìn của người chủ và đối tượng khách hàng hướng đến. 

Chẳng hạn, bạn là người trẻ, am hiểu tâm lý giới trẻ và các xu hướng đang hot. Khi mở quán cafe, bạn cũng hướng đến tệp khách hàng này, thì hãy lên ý tưởng sao cho phù hợp nhất với tầm nhìn sẵn có. 

Ví dụ, bạn nhận thấy càng nhiều người trẻ chọn làm Freelancer, nhưng không có nhiều không gian yên tĩnh để làm việc, thì bạn có thể mở quán mô hình shared workplace, cafe làm việc,… Khi này, bạn cần tìm hiểu mở quán cafe cần những gì để đáp ứng các nhu cầu này, như thiết kế bàn phù hợp ngồi làm việc, tặng thẻ tháng nhiều ưu đãi,… 

tim-y-tuong-kinh-doanh-quan-cafe
Tìm kiếm ý tưởng kinh doanh quán cafe độc đáo, thu hút khách hàng

Chọn mô hình mở quán cafe

Lựa chọn mô hình cafe hợp lý là một khâu quan trọng khi bạn lên tìm hiểu mở quán cafe cần những gì. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều mô hình cafe khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, như:

  • Cafe container: Mô hình cafe tái tạo lại từ những chiếc container cũ, được sắp xếp khoa học để tối ưu diện tích, chi phí đầu tư phải chăng. 
  • Cafe take away: Cafe take away có mặt bằng nhỏ, khách hàng thường mua để mang về hơn là ngồi lại.
  • Cafe nhượng quyền: Đây việc bạn hợp tác với bên cho nhượng quyền để dùng thương hiệu cafe nổi tiếng, hoạt động theo tiêu chuẩn của thương hiệu. Mô hình này đòi hỏi chi phí khá cao, nhưng đảm bảo lượng khách thời gian đầu. 
  • Cafe cơm văn phòng: Đây là mô hình 2 trong 1, kết hợp giữa cafe và cơm trưa văn phòng, hoặc ăn sáng. Nếu lựa chọn hình thức này, bạn nên chọn địa điểm tại các tòa nhà cho thuê văn phòng, hoặc gần các công ty lớn. 
  • Một số mô hình khác: Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều mô hình mở quán cafe thú vị bạn có thể tham khảo, như cafe sách, cafe mèo, cafe sân vườn, thuê ki ốt trong Food Court,… 
lua-chon-mo-hinh-kinh-doanh-quan-cafe
Lựa chọn mô hình kinh doanh quán cafe hợp lý

Lập kế hoạch kinh doanh 

Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin ở trên, bạn cần lập kế hoạch mở quán cafe chi tiết. Kế hoạch này sẽ tổng hợp lại mở quán cafe cần những gì và các bước triển khai, cụ thể:

  • Thông tin chung về quán: Tên quán, địa điểm, mô hình quán, phong cách thống nhất cho quán,…
  • Phân tích khách hàng: Độ tuổi, đặc điểm tiêu dùng, nhu cầu, nơi sinh sống, các phương thức tiếp cận thông tin,…
  • Nghiên cứu thị trường: Tình trạng thị trường, xu hướng tiêu dùng chung, giá bán chung,…
  • Nghiên cứu đối thủ: Nghiên cứu thông tin của các đối thủ chính, cùng lĩnh vực, trong phạm vi số km cụ thể, ví dụ 10km. 
  • Thông tin sản phẩm, dịch vụ: Tổng hợp thông tin sản phẩm, dịch vụ, những đặc điểm nổi bật nhất,…
  • Kế hoạch tài chính: Chia nhỏ các mục cần đầu tư để dễ dàng kiểm soát, ví dụ chi phí cho máy móc, chi phí mặt bằng, chi phí Marketing,…
  • Kế hoạch nhân sự: Lên kế hoạch quán cần thuê bao nhiêu người cho những vị trí nào, yêu cầu từng vị trí, mức lương dự kiến,…
  • Kế hoạch Marketing: Lập kế hoạch Marketing cụ thể, như các hoạt động cần làm, ngân sách,… 
tim-hieu-mo-quan-cafe-can-nhung-gi-de-len-ke-hoach
Tìm hiểu mở quán cafe cần những gì để lên kế hoạch

Lập bảng dự trù chi phí 

Lập bảng dự trù chi phí là một bước quan trọng khi bạn nghiên cứu mở quán cafe cần những gì. Bạn cần liệt kê chi tiết những khoản phí cần đầu tư, cụ thể gồm một số nội dung là: 

  • Ngân sách đang có: Trình bày rõ số vốn cố định, số vốn lưu động mà bạn đang có.
  • Chi phí cố định: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, tiền cọc, tiền thi công, mua đồ dùng cho quán,…
  • Chi phí duy trì: Bao gồm tiền thuê nhân viên, tiền điện nước, tiền pháp lý, tiền Marketing,… 
  • Xác định mục tiêu kinh doanh: Ví dụ, trong 3 tháng đầu bạn đặt mục tiêu đạt doanh số 200 triệu/tháng.

Tìm mặt bằng và thiết kế quán cafe đẹp

Để tìm ra địa điểm phù hợp, bạn phải dựa vào mô hình và ý tưởng kinh doanh đã xác định ban đầu. Bạn cần trả lời một số câu hỏi như khách hàng chính của quán là ai, yêu thích phong cách nào, giá tiền có thể trả cho một cốc cafe là bao nhiêu.

mo-quan-cafe-can-nhung-gi-khong-gian-dep
Mở quán cafe cần những gì – Thiết kế không gian đẹp

Ví dụ, nếu ngân sách không lớn và hướng đến học sinh, sinh viên, bạn có thể mở quán cafe take away bán cafe giá rẻ, hoặc mở cafe hẻm để tiết kiệm chi phí. Các quán cafe trong hẻm này thường có thiết kế trẻ trung, theo xu hướng để thu hút khách hàng đến checkin.  

Xây dựng Menu 

Xây dựng menu đồ uống cũng là một nội dung quan trọng khi nghiên cứu mở quán cafe cần những gì. Bạn nên có những đồ uống phổ biến, phù hợp số đông khách hàng và một vài món nổi bật để gây ấn tượng. Ngoài ra, bạn cũng cần thường xuyên cập nhật menu theo xu hướng thị trường, đặc biệt nếu có ý định bán hàng cho giới trẻ.

Menu nên đề rõ giá để khách hàng lựa chọn và mức giá này cũng phải phù hợp với khách hàng tiềm năng. Về cách định giá, bạn nên tham khảo giá thị trường và đối thủ, đồng thời ước lượng chi phí bỏ ra của quán.

len-menu-quan-cafe-dap-ung-nhu-cau-khach-hang
Lên menu cho quán cafe đáp ứng nhu cầu khách hàng

Mua sắm trang thiết bị

Bước tiếp theo trong quy trình mở quán cafe là chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết để cửa hàng vận hành. Một số loại đồ dùng bạn cần có là:

  • Máy móc, thiết bị pha chế: Máy pha cafe, máy xay cafe, máy xay sinh tố, máy ép hoa quả, máy xay đá, máy lọc nước, lò vi sóng, tủ lạnh,…
  • Dụng cụ pha chế: Dụng cụ đánh bọt, bình lắc, que khuấy, bình đong rượu, phin pha cafe,…
  • Đồ dùng phục vụ: Cốc, chén, đĩa, thìa, dĩa, khay bưng đồ, hộp giấy ăn, túi đường pha cafe,…
  • Dụng cụ decor quán: Bàn ghế, tranh ảnh, đèn led, các đồ vật decor nhỏ.
  • Dụng cụ vệ sinh quán: Máy hút bụi, máy khử mùi, thùng rác, khăn lau, nước rửa,…
  • Dụng cụ cho nhân viên: Đồng phục, găng tay, thẻ nhân viên, phần mềm quản lý bán hàng,…
mo-quan-cafe-can-nhung-gi-trang-thiet-bi
Trang thiết bị là yếu tố quan trọng khi tìm hiểu mở quán cafe cần những gì

Tuyển dụng nhân viên

Sau khi đã có kế hoạch kinh doanh, bao gồm cả yêu cầu tuyển dụng như đã nói phía trên, bạn tiến hành các bước như sau:

  • Lên thông báo tuyển dụng, mô tả công việc chi tiết, các chế độ, phúc lợi của doanh nghiệp.
  • Đăng thông báo tuyển dụng trên các hội nhóm tuyển dụng online, hay các website, app chuyên tuyển dụng như TopCV,…
  • Nhận hồ sơ, tổng hợp, đánh giá và lọc hồ sơ.
  • Phỏng vấn các hồ sơ được chọn, có thể phỏng vấn kèm theo các bài kiểm tra tính cách, trình độ.
  • Xác minh lại thông tin ứng viên để kiểm tra mọi thông tin đưa ra là chính xác.
  • Ra quyết định tuyển dụng và thông báo đến ứng viên.
  • Khi nhân viên vào làm thì bố trí công việc, sắp xếp các đầu việc cụ thể hoặc đào tạo thêm. 
thue-nhan-vien-phuc-vu-quan-cafe
Thuê nhân viên phục vụ chuyên nghiệp cho quán cafe

Chuẩn bị các giấy tờ, thủ tục 

Ở trên, bePOS đã giúp bạn tìm hiểu mở quán cafe cần những giấy tờ gì. Sau đây chúng tôi sẽ chỉ bạn các bước xin Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Cụ thể như sau:

  • Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nộp xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký thuộc tỉnh/thành phố nơi mở quán cafe.
  • Bước 2: Nhận kết quả, nếu hợp lệ thì được cấp giấy. 
  • Bước 3: Khắc dấu tròn doanh nghiệp và công bố lên cổng thông tin doanh nghiệp.
  • Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng, thông báo tài khoản ngân hàng cho cơ quan đăng ký kinh doanh.
  • Bước 5: Mua chữ ký số, đăng ký khai thuế và xác nhận nộp thuế điện tử tại ngân hàng.

Đối với các loại Giấy chứng nhận VSATTP, Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, thì bạn cũng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để xin cấp giấy tại cơ quan có thẩm quyền. Trong thời hạn 15 ngày, nếu hồ sơ hợp lệ thì bạn sẽ hoàn thành thủ tục này. Nếu bị từ chối, bạn sẽ được nhận văn bản thông báo và nêu rõ lý do. 

quan-cafe-can-dat-giay-chung-nhan-vsattp
Quán cafe cần đạt giấy chứng nhận VSATTP

>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký kinh doanh quán cafe cho người mới

Lên chiến lược Marketing quảng bá quán cafe

Marketing là nội dung không thể thiếu khi tìm hiểu mở quán cafe cần những gì. Một xu hướng làm truyền thông cho quán cafe hiện nay là xây dựng hình ảnh đồng nhất cho thương hiệu. 

Sau khi đã xây dựng tốt bộ nhận diện, bạn cần triển khai, tiếp thị trước ngày khai trương. Phương pháp tiếp thị tốt nhất hiện nay là Marketing online. Bạn cần lập Fanpage Facebook, TikTok, Instagram, đăng bài, chia sẻ hình ảnh lên các group thu hút sự chú ý, giảm giá khuyến mãi,…

Nếu quán mở rộng quy mô, bạn có thể thực hiện một số phương pháp nâng cao như thuê KOL review, mở website, mở app, tổ chức sự kiện. Khi đã sở hữu lượng khách ổn định, bạn cần triển khai các chương trình chăm sóc để thu hút khách hàng trung thành. 

thuc-day-marketing-online-quan-cafe
Thúc đẩy quảng bá online cho quán cafe mới mở

Xây dựng quy trình nội bộ quản lý quán cafe

Sau khi đã hiểu rõ mở quán cafe cần những gì, bạn cần một hệ thống chung để vận hành. Cách mở 1 quán cà phê phổ biến hiện nay là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, bởi chúng có khả năng quy trình hóa, chuẩn hóa công việc của nhân viên. Chủ quán cafe cũng có thể dễ dàng quản lý từ xa, mà vẫn không bỏ sót thông tin quan trọng nào. 

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bePOS – Siêu App quản lý bán hàng uy tín hàng đầu Việt Nam hiện nay. Với bePOS, chủ quán cafe có thể dễ dàng thực hiện một số công việc như:

  • Quản lý đơn hàng, thanh toán điện tử, in hóa đơn online,…
  • Quản lý kho nguyên liệu theo thời gian thực, có tính năng ghi chép kiểm kho.
  • Quản lý nhân sự, chấm công, tính lương thưởng, phân chia nhiệm vụ rõ ràng.
  • Quản lý chi phí, doanh thu, lên báo cáo tài chính theo từng thời kỳ. 
  • Các tính năng nâng cao như Marketing tự động, chăm sóc khách hàng,…
quan-ly-kinh-doanh-quan-cafe-voi-phan-mem-bepos
Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí bePOS

Hiện nay, bePOS đang có Gói Khởi Nghiệp MIỄN PHÍ 100% TRỌN ĐỜI dành cho các chủ kinh doanh nhỏ lẻ, mới thành lập. Để được tư vấn chi tiết nhất, bạn hãy liên hệ hotline 0247 771 6889 hoặc điền vào form đăng ký dưới đây nhé!

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Trên đây là những thông tin quan trọng nhất liên quan đến câu hỏi mở quán cafe cần những gì, cũng như cách mở 1 quán cà phê thành công. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn và đừng quên theo dõi bePOS trong thời gian tiếp theo nhé!

FAQ

Quán cafe nhỏ có nên dùng phần mềm quản lý bán hàng không?

Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay được thiết kế theo rất đa dạng, dành cho nhiều mô hình kinh doanh khác nhau. Vì vậy, việc của bạn là chỉ cần tìm ra phần mềm phù hợp, nhà cung cấp có chính sách ưu đãi, hỗ trợ khi cần thiết.

Mở quán cafe có bắt buộc phải đăng ký kinh doanh không?

Như đã nói ở trên, nếu bạn chỉ mở xe đẩy bán cafe, thì không cần đăng ký kinh doanh. Trường hợp có địa điểm mặt bằng cố định, thì bạn bắt buộc phải đăng ký, nếu không sẽ bị cơ quan có thẩm quyền xử phạt.