Quản lý kho hàng luôn là một vấn đề đau đầu với các chủ doanh nghiệp, các shop kinh doanh cũng như là một mắt xích quan trọng trong quá trình logistics. Quản lý kho hàng và theo dõi hàng tồn kho là một công việc vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số và kiểm soát hàng hoá của doanh nghiệp. Vậy phần mềm quản lý kho là gì và giúp ích như thế nào cho quá trình vận hành này? Khám phá ngay qua bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý kho là gì?
Phần mềm quản lý kho hay phần mềm quản lý hàng tồn kho thường là các ứng dụng kinh doanh thống kê, theo dõi, quản lý tổ chức bán sản phẩm, mua bán nguyên liệu và quy trình sản xuất khác của doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp sử dụng hệ thống mã vạch hoặc RFID để theo dõi hàng ra -vào, hàng hoá xuất xưởng.
>>> Xem thêm: NHỮNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ KHO HÀNG TIỆN ÍCH MÀ BẠN NÊN BIẾT
Các chức năng của phần mềm quản lý kho
- Hỗ trợ xử lý đơn đặt hàng.
- Bán hàng và phân phối.
- Quản lý ồn kho.
- Nhận hàng và xuất kho.
- Quản lý nhà cung cấp/Tìm nguồn cung ứng hàng hoá.
- Quản lý thanh toán.
Những khó khăn trong quản lý kho hàng
Dựa trên các kết quả tổng hợp được từ nhiều doanh nghiệp, chúng ta có thể nhận thấy rằng hiện nay các vấn đề tồn tại trong quá trình quản lý kho hàng thường bao gồm các vấn đề như sau:
Không kiểm kê và xác định hàng tồn kho thường xuyên
Việc kiểm kê và xác định hàng tồn kho thường xuyên vô cùng quan trọng. Nếu bỏ qua bước này hoặc thực hiện không thường xuyên, bạn sẽ không nắm được các mặt hàng đang không bán được, không thể đưa ra các kế hoạch nhập hàng chính xác và cũng dẫn tới các kế hoạch marketing sai lệch, không hiệu quả.
Không đào tạo nhân viên kỹ càng
Có một sự thật rằng nhân viên ra vào kho với tần suất nhiều hơn các cấp quản lý. Do đó, để hạn chế tình trạng thất thoát hàng hoá, hư hỏng sản phẩm và thông tin không chính xác, bạn cần đào tạo nhân viên quản lý kho thật bài bản.
Sắp xếp hàng hoá lộn xộn, không khoa học
Có rất nhiều cửa hàng và doanh nghiệp sử dụng kho hàng chỉ đơn giản là một kho hàng -tức là chỉ để hàng hoá và không có bất kì biện pháp quản lý, sắp xếp gì thêm. Điều này gây tốn thời gian, nhân lực và hiệu suất làm việc kém. Việc phân loại rõ từng mặt hàng, sắp xếp gọn gàng và thiết kế khoa học là rất cần thiết.
Trang thiết bị quản lý và phục vụ lạc hậu
Hiện nay có nhiều doanh nghiệp hay cửa hàng vừa và nhỏ vẫn sử dụng các file excel thông thường hoặc thậm chí là sổ sách thủ công để quản lý kho hàng. Điều này không chỉ làm chậm hiệu suất làm việc mà còn gia tăng sai số, sai lệch trong thông tin quản lý và kéo theo hậu quả rất nghiêm trọng.
Những lợi ích của phần mềm quản lý kho
- Lập kế hoạch xuất nhập hàng hóa hợp lý
- Kiểm tra được lượng hàng tồn kho trước khi nhập – xuất
- Dễ dàng kiểm kho với hệ thống với công cụ quản lý theo Lô – Date
- Tích hợp công nghệ quản lý kho bằng mã vạch cùng kết nối với trạm cân để đo khối lượng hàng hoá khi di , giảm thiểu sai sót và sự can thiệp của con người .
- Nhanh chóng thống kê báo cáo: tồn kho tức thời, giữ hàng, hàng chậm luân chuyển, hàng hóa dưới mức tối thiểu hay đang trên mức tối đa
Quản lý kho hàng đơn giản với Excel
Mẫu file Excel quản lý kho dễ dàng
Quản lý kho hàng đơn giản với file Excel thường bao gồm các thành phần chính như sau:
- Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
- Chứng từ giao dịch
- Mã hàng hóa, tên hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ghi chú
Nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho Excel
Quản lý kho hàng bằng Excel tuy rất gọn nhẹ tuy nhiên chúng vẫn tồn tại các vấn đề như sau:
- Dễ sai số: các hàm tính toán hầu hết là hàm thủ công được thiết lập sẵn trong Excel và rất dễ nhầm lẫn khi thực hiện tính toán.
- Không xử lý được các dữ liệu lớn: hầu hết file Excel chỉ dùng được với các sản phẩm đơn giản, dữ liệu gọn nhẹ, rất khó khăn trong việc quản lý, kiểm soát các sản phẩm của dữ liệu lớn.
- Dễ thất thoát dữ liệu do virus: Excel không có các biện pháp bảo vệ dữ liệu cho doanh nghiệp, do vậy rất có khả năng bạn phải đối diện với các vấn đề như thất thoát hoặc mất hoàn toàn dữ liệu.
Phần mềm quản lý kho miễn phí
Để giải quyết các vấn đề tồn đọng của file Excel quản lý kho hàng, chúng ta có thể tham khảo các phần mềm quản lý kho miễn phí với các tính năng vượt trội, phục vụ rất tốt cho quá trình quản lý kho hàng.
Top các phần mềm quản lý kho miễn phí
1.1. SSE
SSE là một phần mềm quản lý được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn sử dụng. Phần mềm này có thể cài đặt đơn giản trên cả các máy tính cấu hình thấp, chuyển giao dữ liệu dễ dàng với giao diện rất thân thiện với người sử dụng. SSE có khá nhiều tiện ích để người dùng lựa chọn, như in chứng từ hàng loạt, xoá chứng từ hàng loạt, quản lý in ấn và xuất báo cáo dạng Unicode.
Về quá trình nghiệp vụ quản lý kho hàng, SSE khá mạnh mẽ với các tính năng như quản lý chi tiết thông tin hàng hóa, quản lý tồn kho theo lô, hạn sử dụng, tính giá vốn theo nhiều phương pháp, quản lý giới hạn tồn kho, hỗ trợ in mã vạch trực tiếp, hỗ trợ các thiết bị quét mã vạch, kiểm kê kho.
Truy cập thông tin chi tiết phần mềm SSE tại đây.
1.2. GM Sales
Điểm nổi bật nhất của GM Sales trong top các phần mềm quản lý kho là hỗ trợ sử dụng đa nền tảng. Khách hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng này trên nhiều hệ điều hành khác nhau, bao gồm cả Windows, MacOS.
GM Sales sở hữu giao diện tiếng Việt trực quan, gồm các tính năng mạnh mẽ phục vụ quá trình quản lý như như theo dõi hoạt động xuất nhập kho, quản lý hàng hoá theo chức năng, …
Truy cập thông tin chi tiết phần mềm GM Sales tại đây.
1.3. Adaline
Adaline thu hút các doanh nghiệp sử dụng vì công cụ này có thể sử dụng đa dạng cho nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Adaline giúp nhà quản lý nhanh chóng kiểm soát với các tính năng nổi bật như kiểm soát hàng chuyển kho, tìm kiếm và truy vấn mẫu hàng, in và trích xuất dữ liệu. Không giới hạn tính năng, không cần key active, đồng thời phần mềm này còn đảm bảo các yếu tố an toàn và bảo mật dữ liệu tuyệt đối cho người dùng.
Truy cập thông tin chi tiết phần mềm Adaline tại đây
1.4. BS Silver
Tương tự như GM Sales, BS Silver cũng sử dụng cho nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm cả Windows, Androids và cả iOS. Phần mềm cho phép quản lý đa dạng nguồn hàng hóa, nhiều kho hàng cùng lúc, đồng thời áp dụng các phương pháp tính giá chính xác.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập hệ thống cơ sở dữ liệu CSDL khổng lồ, phân quyền và kiểm soát các hoạt động quản trị của các thành viên.
Truy cập thông tin chi tiết phần mềm BS Silver tại đây
Top các phần mềm quản lý kho tốt nhất Việt Nam
2.1. Phần mềm quản lý kho bePOS
Được xem như “siêu app quản lý bán hàng” đến từ Austraylia, bePOS có đầy đủ tính năng để vận hành và đánh giá cũng như quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất, là một trong những phần mềm quản lý kho tốt nhất. Với bePOS, bạn có thể quản lý hàng hoá và hàng tồn kho tốt hơn tới 50% so với các phương pháp thông thường. Đồng thời hệ thống quản lý giúp bạn theo dõi hàng hoá xuất nhập kho một cách hiệu quả, thực hiện báo cáo nhanh gọn.
bePOS cũng là giải pháp hoàn hảo cho việc thất thoát dữ liệu khi quản lý hàng hoá. Với hệ thống lưu trữ đám mây, các dữ liệu của bạn luôn được sao lưu đầy đủ và dễ dàng khôi phục trước bất kỳ rủi ro thông tin nào. Truy cập thông tin chi tiết phần mềm bePOS tại đây
>> Tìm hiểu thêm phần mềm quản lý nhà hàng của bePOS dành riêng cho ngành F&B
2.2. KiotViet
KiotViet là một trong những phần mềm quản lý kho tốt nhất, dành riêng cho các doanh nghiệp và cửa hàng Việt Nam. Với mục tiêu chiến lược là xây dựng phần mềm mạnh mẽ, thân thiện và tăng năng suất cao, KiotViet phù hợp với rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Với KiotViet, chủ doanh nghiệp cửa hàng nắm bắt số lượng hàng tồn kho trong kho bãi thông qua các chỉ số được cập nhập thời gian thực. Phần mềm này cũng tạo các nghiệp vụ bán hàng (như tạo hóa đơn, đặt hàng, trả hàng,…) chỉ trên 1 màn hình giao diện, tạo nên năng suất công việc tăng 30 – 50%.
Truy cập thông tin chi tiết phần mềm KiotViet tại đây
2.3. Sapo
Sapo từ lâu đã được biết đến là phần mềm chủ chốt của Công ty công nghệ Sapo -đơn vị chuyên về nền tảng quản lý và bán hàng đa kênh, nhanh chóng gia tăng năng suất của quá trình quản lý : xử lý hàng tồn kho, dữ liệu hàng hoá, nhân viên và các báo cáo bán hàng cụ thể, chi tiết tại cửa hàng và trên cả mạng xã hội.
Bên cạnh các tính năng mạnh mẽ trong quản lý kho hàng, với Sapo, các doanh nghiệp còn có thể quản lý đồng thời chuỗi cửa hàng, đặc biệt việc phân phân công nhiệm vụ giữa các chi nhánh chi tiết và tiện lợi hơn rất nhiều.
Truy cập thông tin chi tiết phần mềm tại đây
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng các công nghệ số hoá và các phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả là một mắt xích vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu của doanh nghiệp của của hàng. Quản lý kho hàng và hàng tồn kho hiệu quả cũng chính là giải pháp cho các kế hoạch xuất nhập hàng hợp lý và các kế hoạch marketing hiệu quả, tối ưu nhất. Bạn đã tìm được phần mềm hợp lý cho kho hàng của mình chưa?
Q&A
Các phần mềm quản lý kho hàng có chức năng như phần mềm kiểm kê hàng hoá không?
Về cơ bản, các phần mềm quản lý kho hàng có chức năng tương tự như các phần mềm kiểm kê hàng hoá. Tuy nhiên, các phần mềm kiểm kê hàng hoá có nhiều tính năng lưu trữ dữ liệu sản phẩm hơn.
Có nên sử dụng các app quản lý kho không?
Các app quản lý kho hiện nay thường là phiên bản di động của các phần mềm quản lý. Các app này có tính di động cao, giúp bạn thực hiện các công tác quản lý từ xa. Vì vậy bạn có thể sử dụng các app quản lý kho dưới dạng phiên bản di động của phần mềm quản lý.
Phần mềm kiểm kê hàng hoá có thể sử dụng cho kho được không?
Không nên sử dụng phần mềm kiểm kê hàng hoá cho hàng tồn kho, nên sử dụng hệ thống quản lý kho riêng để tránh nhầm lẫn và rắc rối trong thông tin.
Tác dụng của phần mềm quản lý kho đơn giản?
Phần mềm quản lý kho đơn giản thường gọn nhẹ, dễ sử dụng, tuy nhiên có nhiều rủi ro về mất thông tin dữ liệu mà bài viết đã trình bày. Do đó, thay vì sử dụng phần mềm quản lý kho đơn giản, chúng ta có thể sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp hơn để nâng cao hiệu suất.
Phần mềm quản lý kho nhà hàng có gì đặc biệt?
Đối với nhà hàng, phần mềm quản lý kho nhà hàng thường có hạn sử dụng của các sản phẩm ngắn ngày hơn so với các phần mềm khác, đi kèm các thông số dữ liệu về điều kiện bảo quản của thực phẩm. Do đó, nên sử dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng riêng.
Phần mềm quản lý kho sản xuất là gì?
Phần mềm quản lý kho sản xuất cũng tương tự như các phần mềm quản lý kho khác được sử dụng cho các cơ sở sản xuất. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho sản xuất riêng cho cơ sở của mình, thường có thể đặt hàng và tuỳ biến từ các bên cung cấp.
Phần mềm nhập xuất hàng hoá miễn phí có tốt không?
Tuỳ vào nhu cầu và kinh phí của công ty mà bạn có thể lựa chọn sử dụng phần mềm nhập xuất hàng hoá miễn phí, hoặc đặt hàng tuỳ biến từ nhà cung cấp. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm nhập xuất hàng hoá miễn phí nếu nó đáp ứng đủ nhu cầu quản lý của công ty mình.
Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí hoạt động như thế nào?
Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí thực chất là một phần nhỏ trong cách tính năng của phần mềm quản lý kho. Các phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí phát hành mã vạch riêng cho từng sản phẩm và dùng mã vạch đó để kiểm soát lượng hàng xuất nhập kho.
Có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho trên điện thoại được hay không?
Hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho trên điện thoại từ các phiên bản dành cho Android và iOS của các phần mềm này. Các phần mềm quản lý kho trên điện thoại hỗ trợ quá trình quản lý từ xa thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Follow bePOS:
