Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự Excel là giải pháp tối ưu để quản lý nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự sẽ cho bạn nhiều lợi ích như triển khai chính sách, xây dựng, quân lý nhân sự, giúp công ty xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel sẽ bộc lộ một số hạn chế, buộc doanh nghiệp bạn phải lưu ý và có bước tiến mới trong chu trình quản lý bằng phần mềm…
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Excel gồm những thành phần gì trong một file?
Ngoài những thông tin cơ bản có trong danh sách nhân sự, file Excel hồ sơ nhân sự về thông tin cá nhân sẽ cập nhật những chi tiết: kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp và các giấy tờ theo quy định của pháp luật.
Trong một File quản lý hồ sơ nhân sự Excel gồm những thành phần:
- Mã nhân viên/ Mã chấm công: Mỗi mã số tương ứng với một nhân sự và không trùng nhau. Trong trường hợp nhân sự nghỉ việc, mã số đó vẫn được giữ nguyên cố định chứ không gán lại cho nhân viên khác.
- Họ và tên
- Bộ phân/ ban
- Loại hình nhân sự: Nhân viên, quản lý, BOD,…
- Vị trí công việc: Tên vị trí mỗi nhân viên đảm nhận, lever,…
- Loại hình làm việc: Full time, Part time, thực tập sinh, thời vụ…
- Thông tin trình độ học vấn: Thạc sỹ – tiến sỹ – đại học – cao đẳng…, trường, chuyên ngành học.
- Các loại giấy tờ: Sơ yếu lý lịch (đã được công chứng), bản sao công chứng CCCD/CMTND, bản sao công chứng hộ khẩu, bản sao công chứng giấy khai sinh, bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khỏe (có dấu đỏ), hợp đồng có chữ ký (đóng dấu đỏ).
- Thông tin về lương thưởng, phụ cấp: Hình thức thanh toán, số tài khoản ngân hàng (tên ngân hàng/chi nhánh), mã số thuế TNCN, BHXH, số người phụ thuộc.
- Kinh nghiệm làm việc: Nơi đã từng làm việc (tên công ty, vị trí, làm trong khoảng thời gian là bao lâu). Lưu ý: Chọn ra những kinh nghiệm làm việc quan trọng nhất nhưng nên giới hạn số lượng kinh nghiệm làm việc (1 đến 5 kinh nghiệm).
Những biểu mẫu nhân sự Excel cần kết hợp hồ sơ nhân sự.
Bộ phận quản lý nhân sự luôn đòi hỏi nhiều thông tin hơn bộ phận tuyển dụng. Ngoài các thông tin cơ bản như: Họ tên, địa chỉ liên hệ, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn,…thì bạn cần kết hợp với hệ thống 5 biểu mẫu Excel khác (bên cạnh file Excel hồ sơ nhân sự), để có thể quản lý một cách tổng quát và chi tiết hồ sơ nhân sự.
File Excel quản lý danh sách nhân sự tổng quát:
Cập nhật những thông tin tổng quan nhất về các nhân sự đang trong thời hạn hợp đồng, đang làm việc tại công ty.
File Excel quản lý hợp đồng
File Excel này sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý các loại hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc. Đối với hợp đồng lao động phải chia ra hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng, hợp đồng xác định thời hạn và hợp đồng không xác định thời hạn. Biểu mẫu quản lý hợp đồng tuy nhìn đơn giản nhưng đòi hỏi phải có độ chính xác cao do hàm lượng dữ liệu lớn.
File Excel quản lý tuyển dụng nhân sự
Khi doanh nghiệp tuyển thêm nhân sự mới thì cần kết hợp biểu mẫu danh sách nhân sự và hồ sơ cá nhân để tạo thành file quản lý nhân sự mới bằng Excel. Trong file quản lý nhân sự mới bằng Excel sẽ nhấn mạnh hơn vào các thông tin trong quá trình nhập môn nhân sự (Onboarding).
File Excel theo dõi nghỉ việc của nhân sự
Với File theo dõi nhân sự nghỉ việc, doanh nghiệp sẽ phải chú ý nhiều hơn đến sự thay đổi của những yếu tố sẽ không còn hiệu lực khi nhân viên nghỉ việc và hồ sơ để thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng.
File Excel về biến động tiền lương
Các biến động tiền lương nhân sự bao gồm: tăng – giảm lương, tăng hạng, tăng cấp, chuyển vị trí làm việc, chuyển công tác,…File Excel về biến động tiền lương nhân sự sẽ có chức năng theo dõi biến đổi này nhưng bạn sẽ cần phải lưu ý tới sự thay đổi khi đến ngày nó bắt đầu có hiệu lực.
Cách tạo phần mềm quản lý nhân sự Excel hiệu quả
Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí được nhiều doanh nghiệp coi như một ứng dụng lưu trữ tiết kiệm, hiệu quả. Và bePOS sẽ chia sẻ lại những cách để quản lý công việc nhân viên bằng Excel để các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ, hạn chế sai sót…
Quy trình thực hiện trên file Excel quản lý hồ sơ miễn phí bao gồm:
Bước 1: Xây dựng nhóm đối tượng vào file Excel quản lý tuyển dụng.
Khi quản lý công việc nhân viên bằng Excel bạn sẽ phải làm việc với nhiều thành phần: các chức vụ, phòng ban, cấp bậc nhân viên,… nên bạn cần xây dựng nhóm đối tượng trên file quản lý tuyển dụng cẩn thận, đảm bảo các thông tin không bị trùng lặp và mắc lỗi nhập liệu.
Bước 2: Mở file Excel quản lý hồ sơ miễn phí trên một sheet
Bạn hãy mở cửa sổ quản lý hồ sơ trên cùng một sheet, xác định tiêu đề, dữ liệu trong bảng theo yêu cầu quản lý. Lệnh Data Validation thiết lập điều kiện nhập vào sổ, lệnh giúp bạn quản lý dữ liệu chính xác hơn, hạn chế những sai sót.
Bước 3: Xây dựng mã văn thư trong cửa sổ quản lý
Bộ phận hành chính của doanh nghiệp, công ty sẽ quy định mã văn thư. Mã văn thư sẽ giúp thống nhất được nội dung, thông tin quản lý qua việc áp dụng những công thức.
Dưới đây là một số mẫu file quản lý nhân sự mới nhất 2021 trên phần mềm Excel bạn có thể tham khảo:
Tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel hữu hiệu
Mẫu quản lý hồ sơ và hợp đồng thông dụng nhất
Nhược điểm của biểu mẫu Excel quản lý nhân sự và giải pháp khắc phục
Nhược điểm biểu mẫu Excel quản lý nhân sự
Khó kiểm soát tổng thể
Khi sử dụng biểu mẫu Excel quản lý nhân sự doanh nghiệp sẽ phải mất thêm thời gian, công sức bởi dữ liệu dễ bị phân tán ở nhiều file, rất khó khăn để kiểm soát tổng thể, làm báo cáo báo quát, toàn diện. Bên cạnh việc cản trở báo cáo toàn diện, việc dữ liệu phân tán sẽ cản trở quyết định của cấp trên, lãnh đạo, làm chậm tiến độ làm việc
Bảo mật không cao
Có rất nhiều dữ liệu trong hồ sơ quản lý nhân sự cần được bảo mật như: mức lương, sổ BHXH, CCCD, mã số thuế TNCN, lý do nghỉ việc,…và đặc biệt là những dữ liệu nhạy cảm, vậy nên các doanh nghiệp luôn mong muốn sử dụng phần mềm có tính bảo mật cao. Thế nhưng biểu mẫu Excel sẽ không đáp ứng được điều kiện này, biểu mẫu không có phân quyền, tuy có thể đặt mật khẩu truy cập nhưng dễ bị rò rỉ thông tin ra ngoài.
Và việc kiểm soát bảo mật không thể thực hiện do nhiều bộ phận, nhân viên dùng chung một biểu mẫu Excel.
Không để lại thông tin cho người kế nhiệm
Nếu như doanh nghiệp có giám đốc, quản lý mới tiếp nhận công việc thì biểu mẫu Excel sẽ không có chức năng đặt lại tên và sắp xếp lại thông tin mới mà vẫn để thông tin trên biểu mẫu của người cũ để lại, buộc người kế nhiệm phải mất thời gian, công sức sửa lại thủ công tất cả.
Khả năng tích hợp không tốt
Nhược điểm lớn nhất của biểu mẫu Excel so với nhiều phần mềm quản lý khác đó chính là không tích hợp được với những công cụ như: chấm công, Phần mềm quản lý doanh số, quản lý tài sản, phần mềm tính lương, quản lý tài liệu,….thậm chí các công cụ cơ bản như đồng hồ, lịch, gmail thì Excel cũng không liên kết được.
Dễ bị sai sót khi nhập dữ liệu
Khi nhập dữ liệu thủ công, nhất là dữ liệu có nhiều thông tin trên biểu mẫu Excel thì con người mắc phải sai sót là điều có thể dễ xảy ra do biểu mẫu không có công cụ hỗ trợ soát lỗi. Trong trường hợp nhiều người truy cập, chỉnh sửa một file Excel thì nhầm lẫn sẽ thường xuyên xảy ra do có thể gây mất tập trung vì nhiều nhân viên đang làm việc trên cùng một giao diện.
Không mở rộng được quy mô
Doanh nghiệp càng phát triển thì dữ liệu càng lớn mạnh, càng nhiều nhân công thì dữ liệu nhân sự càng nặng. Doanh nghiệp sẽ không thể áp dụng mãi phương pháp thủ công như tăng số dòng, số trang, cột,…trong khi biểu mẫu Excel quản lý nhân sự lại không thể mở rộng quy mô dữ liệu cho người sử dụng.
Giải pháp khắc phục
Giải pháp khắc phục hiệu quả nhất cho doanh nghiệp là thay thế biểu mẫu quản lý nhân sự bằng Excel bằng Phần mềm quản lý có tính năng chuyên sâu cho nhân sự. Các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại, có tính năng chuyên sâu sẽ giúp cho các doanh nghiệp:
Đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ:
Các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại sẽ khắc phục hạn chế phần mềm quản lý nhân sự nhờ sự linh hoạt, đa năng, tích hợp với các công cụ khác như: kiểm soát doanh thu, phần mềm KPI,…
An toàn dữ liệu – bảo mật thông tin
Phần mềm quản lý nhân sự Excel có độ bảo mật không cao nhưng các phần mềm quản lý hiện đại khác lại có thể làm được, thông thường nó sẽ chỉ cho người có thẩm quyền truy cập, theo dõi thông tin trên app.
Kết nối chặt chẽ các bộ phận & Đánh giá nguồn nhân lực:
Phần mềm quản lý chuyên sâu về nhân sự sẽ lưu trữ, quản lý toàn bộ thông tin quá trình nhân viên làm việc cho đến khi nghỉ việc. Từ đó giúp nhà quản lý nhanh chóng đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng phân bổ nguồn nhân lực.
Phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu cũng đạt hiệu quả cao hơn quản lý nhân sự bằng Excel nhờ có thêm những công cụ hoạch định nguồn lực kế thừa, đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.
TOP 5 phần mềm quản lý nhân sự được sử dụng nhiều nhất
1. Phần mềm quản lý nhân sự bePOS
Siêu app quản lý bePOS là một trong những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí hiệu quả. Phần mềm có chức năng báo cáo chuyên sâu, đưa ra được thống kê quản trị nhân sự, cập nhật báo cáo chi tiết, giúp quản lý nắm được tình hình tổng quan về nhân sự.
Ngoài ra phần mềm có khả năng bảo mật cao, nếu như phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí dễ dàng chia sẻ ra bên ngoài thì bePOS tạo hệ thống bảo mật, cho phép chỉ người được phân quyền mới có thể truy cập thông tin, dữ liệu. Nếu như có thay đổi, chỉnh sửa thông tin thì hệ thống cũng sẽ lưu lại lịch sử.
bePOS có thiết kế tinh giản, dễ sử dụng, dễ bàn giao thông tin cho người khác. Nhờ vào công nghệ điện toán đám mây, phần mềm giúp được lượng dữ liệu lớn, sắp xếp thông tin một cách logic nên dễ bàn giao công việc cho người khác chỉ cần thông qua màn hình bePOS.
2. Phần mềm OOC digiiHR
Phần mềm OOC digiiHR cung cấp giải pháp linh hoạt, chuyên sâu, xử lý được các vấn đề trong quản lý nhân sự, hỗ trợ cho công tác quản lý, đánh giá và tạo động lực cho nhân viên thông qua hệ thống. Phần mềm có tính kết nối chặt chẽ, đồng nhất được thông tin, dữ liệu.
3. Phần mềm digiiHRcore
Đây là phần mềm quản lý nhân sự nền tảng, hỗ trợ quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết, các thủ tục nhân sự như: hợp đồng lao động, chuyển công tác, tăng hạng,…Ngoài ra phần mềm còn tích hợp chấm công, đăng ký ca làm nhanh chóng, tính lương.
3. Phần mềm BambooHR
Phần mềm quản lý nhân sự BambooHR có những tính năng chuyên sâu, nâng cao và báo cáo chi tiết, có thể mở rộng quy mô doanh nghiệp.
4. Phần mềm Zaho People
Đây là một trong những phần mềm quản lý nhân sự đơn giản, có những tính năng cơ bản như: quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, nghỉ phép,…Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để cập nhật thông tin của mình, tối ưu hóa thời gian, tiết kiệm công sức.
5. Phần mềm Zaho People
Đây là một trong những phần mềm quản lý nhân sự đơn giản, có những tính năng cơ bản như: quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, nghỉ phép,…Nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để cập nhật thông tin của mình, tối ưu hóa thời gian, tiết kiệm công sức.
Tổng kết
Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí đem lại nhiều công dụng cho các doanh nghiệp nhưng cũng bộc lộ một số hạn chế. Qua bài viết trên bePOS đã đưa ra những thông tin cần thiết về cách quản lý công việc nhân viên bằng Excel, cập nhật File Excel quản lý hồ sơ miễn phí, cách tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel, gợi ý mẫu file quản lý nhân sự mới nhất 2021 & mẫu quản lý hồ sơ nhân viên cùng những giải pháp khắc phục nhược điểm của phần mềm Excel trong công tác quản lý nhân viên. Chúc bạn áp dụng thành công!
FAQ
Tạo sao công cụ quản lý hồ sơ nhân sự không phải lúc nào cũng mặc định là Excel?
Theo báo cáo của Gartner, vào năm 2020 có 30% doanh nghiệp có quy mô từ trung bình đến lớn đã sử dụng công nghệ điện toán đám mây để quản trị nhân sự thay vì Excel. Do công nghệ ngày càng phát triển, trí tuệ nhân tạo và công nghệ máy học ra đời, hỗ trợ con người những công việc quan trọng trong quản lý và điều hành. Các phần mềm quản lý hiện đại được sử dụng phổ biến hơn, khắc phục nhược điểm của công cụ quản lý nhân sự bằng Excel nên Excel không còn là lựa chọn duy nhất. Phần mềm quản lý còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức hơn rất nhiều so với quản lý hồ sơ nhân sự Excel.
Follow bePOS:
