Chúng ta thường nghe thấy nhiều những cụm từ như PR cá nhân, PR Facebook,… nhưng thực chất vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ khái niệm này. Vậy PR là gì và cách áp dụng công cụ này thế nào, hãy cùng bePOS tìm hiểu khái niệm này trong bài viết dưới đây.
PR là gì? Ví dụ về quan hệ công chúng và truyền thông (PR)
Public Relations (PR) là viết tắt của cụm từ “Quan hệ công chúng.” Đây là quá trình lập kế hoạch và thực hiện chiến lược để quản lý và truyền tải thông tin về cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp tới công chúng. Mục tiêu chính của PR là xây dựng và thúc đẩy hình ảnh tích cực về thương hiệu, cá nhân hoặc tổ chức trong nhận thức và suy nghĩ của mọi người, hướng đến việc xây dựng mối quan hệ đôi bên có lợi.
Sự khác nhau giữa PR và Quảng cáo
PR không phải là quảng cáo. Nhiều người lầm tưởng PR chính là quảng cáo, nhưng thực chất đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau với hai mục đích khác nhau.
| Tiêu chí | Quảng cáo | PR (Quan hệ công chúng) |
|---|---|---|
| Khái niệm | Quảng cáo là kỹ thuật thu hút sự chú ý đến sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua các phương tiện truyền thông phải trả tiền. | PR là hoạt động giao tiếp chiến lược để xây dựng mối quan hệ tích cực giữa công ty và công chúng. |
| Mục tiêu | Quảng cáo nhằm quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ và thu hút khách hàng tiềm năng. | PR nhằm duy trì hình ảnh tích cực của công ty trên các phương tiện truyền thông. |
| Sự uy tín | Sử dụng phương tiện mua hoặc trả tiền.
Độ uy tín thấp hơn PR. |
Có thể sử dụng phương tiện không mất phí.
Sự tin tưởng của công chúng đối với PR thường cao hơn so với quảng cáo, vì PR có sự xác thực từ bên thứ ba, giúp tăng độ tin cậy. |
Những vai trò của quan hệ công chúng
Xây dựng chiến lược quan hệ công chúng và truyền thông là một hoạt động không thể thiếu trong Marketing. Dưới đây là vai trò của quan hệ công chúng mà bạn cần lưu ý:
- Xây dựng mối quan hệ tốt với cộng đồng bằng hình ảnh, thông điệp ý nghĩa qua hình thức PR Marketing, công chúng sẽ có cái nhìn tích cực về thương hiệu, giúp tạo dựng lòng tin của khách hàng.
- PR giúp tiếp cận và thu hút thị trường mục tiêu một cách hiệu quả bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông. Ví dụ, một bài báo có đánh giá tích cực về sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng hơn là một chiến dịch quảng cáo truyền thông trực tiếp.
- PR cho phép doanh nghiệp nhấn mạnh các đặc điểm nổi bật của sản phẩm hoặc dịch vụ để tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh. Nó giúp định hình và tôn vinh giá trị của thương hiệu trong mắt khách hàng.
- Bằng cách sử dụng PR trên các phương tiện truyền thông, tổ chức có thể tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng và chuyển đổi thành đơn hàng, tăng doanh số bán hàng.
Đối tượng mà PR hướng đến
Đối tượng của PR bao gồm những gì? Có 2 đối tượng mà PR hướng đến bao gồm:
Nhóm đối tượng bên ngoài công ty (Circle of Work)
Đây là một tập hợp những cá nhân và tổ chức bên ngoài công ty, có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động của công ty và tác động chủ yếu đối với nhóm này thường liên quan đến khía cạnh tài chính. Nhóm này bao gồm:
- Khách hàng trực tiếp mua sản phẩm/dịch vụ.
- Các cổ đông và nhà đầu tư.
- Các đối tác, nhà cung cấp, nhà phân phối,…
Nhóm đối tượng này thường tương tác thường xuyên với các bộ phận trong công ty như Ban giám đốc, bộ phận Marketing, kinh doanh,… Đối với các nhà quản lý quan hệ công chúng, việc duy trì mối quan hệ mật thiết với những nhóm đối tượng này sẽ hỗ trợ trong việc xây dựng chiến lược hiệu quả và dễ dàng hơn.
Nhóm công chúng mục tiêu bên ngoài công ty (Circle of Trust)
Đây là nhóm đối tượng chịu trách nhiệm công bố và chia sẻ thông tin với công chúng. Sự quan tâm đặc biệt đổ vào nhóm này vì họ có khả năng cung cấp thông tin quan trọng có thể làm gia tăng niềm tin của công chúng đối với công ty. Cụ thể, nhóm này bao gồm:
- Nhà báo, các nền tảng truyền thông xã hội.
- Các cơ quan chính phủ, các cơ quan ngành.
- Các chuyên gia, người có tầm ảnh hưởng, các tổ chức xã hội uy tín,… Nhóm đối tượng này có mối tương tác mật thiết với nhau. Các chuyên gia thường theo dõi thông tin từ phương tiện truyền thông và các tổ chức cần tài năng chuyên môn,…
Ngoài ra, nhóm đối tượng “Circle of Trust” cũng có thể có tác động đến “Circle of Work,” ví dụ như phân tích của chuyên gia có thể ảnh hưởng đến cổ đông và đối tác, hoặc báo chí có thể ảnh hưởng đến người tiêu dùng,…
Ngoài ra, trong lĩnh vực Public Relations đối ngoại, bạn cũng có thể gặp các đối tượng thuộc nhóm PR nội bộ. Đây có thể là nhân viên và cán bộ trong công ty. Các hoạt động Public Relations nội bộ thường nhằm xây dựng môi trường làm việc gắn kết, tạo ra một môi trường công sở tích cực và tăng cường hiệu suất làm việc.
Các hình thức PR phổ biến
Hình thức PR gồm những gì? Tại Việt Nam, một số hình thức PR dưới đây được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng và đạt được những hiệu quả nhất định:
- Tổ chức sự kiện
Đây là cách giúp doanh nghiệp có thể thu hút công chúng bằng những hoạt động vui chơi và trong đó phần thưởng có thể là chính sản phẩm của công ty. Mục đích của hình thức PR này chính là giới thiệu sản phẩm bằng các hoạt động lớn thu hút nhiều người.
- Quan hệ truyền thông
Đây là một trong những hoạt động phổ biến khi thực hiện PR cho doanh nghiệp. Quan hệ truyền thông hiểu đơn giản đó là tạo mối quan hệ với các đối tác truyền thông như nhà báo, truyền hình,… để các đơn vị đối tác này đưa tin tức tốt về doanh nghiệp của bạn.
- Quan hệ cộng đồng
Đây là hình thức tạo mối quan hệ tốt với cộng đồng thông qua những hoạt động xã hội như giúp đỡ, từ thiện nhằm mục đích xây dựng một hình ảnh tốt trong mắt công chúng, chiếm thiện cảm của họ.
- PR trên mạng xã hội
Chắc hẳn PR Facebook, Youtube,… là những cụm từ bạn đã từng nghe thấy nhiều. Đây cũng chính là một trong các hình thức PR phổ biến hiện nay. Bằng cách sử dụng hình thức truyền thông trên mạng xã hội, bạn có thể dễ dàng tiếp cận và chia sẻ thông điệp tới đúng khách hàng mục tiêu của mình.
- Hoạch định chiến lược PR
Là kế hoạch chi tiết về các mục tiêu mà tổ chức hoặc doanh nghiệp muốn đạt được, bao gồm cách thức thực hiện và nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược đó. Nhiệm vụ của những người làm PR bao gồm việc thực hiện phân tích SWOT và SMART, xây dựng lộ trình, thiết kế từng bước triển khai, đánh giá các rủi ro, đề xuất giải pháp và đo lường kết quả.
- Quan hệ nội bộ
Quan hệ công chúng nội bộ là việc tập trung vào việc tương tác với toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Loại PR này thường được xem như một cách để tạo liên kết, cung cấp thông tin, và tăng sự hiểu biết giữa các thành viên trong công ty, doanh nghiệp với nhau. Để PR nội bộ, doanh nghiệp cần sử dụng các kênh truyền thông nội bộ, đồng thời tận dụng các hoạt động, sự kiện nội bộ.
- Truyền thông công cụ
Đây là công việc thúc đẩy hoặc xây dựng quan hệ với các tổ chức thương mại, chính phủ,… nhằm mục đích thay đổi các yếu tố trong chính sách của doanh nghiệp.
- Truyền thông khủng hoảng
Doanh nghiệp cần tiếp nhận ý kiến và phản hồi từ khách hàng trên các nền tảng khác nhau, sau đó hợp tác với các bộ phận truyền thông để giải quyết tình huống khẩn cấp trong lĩnh vực truyền thông của doanh nghiệp.
- Truyền thông trực tuyến
Là hình thức giao tiếp trực tuyến phổ biến, có thể được áp dụng để bảo vệ hoặc tăng cường uy tín của tổ chức một cách nhanh chóng.
>> Xem thêm: Cách viết Content Marketing hay, tạo chuyển đổi cao
Những công việc của nhân viên PR
Tại Việt Nam, vị trí PR là một trong những công việc đang được nhiều người săn đón nhất. Nhiệm vụ của một người làm PR sẽ bao gồm một số công việc chính dưới đây:
- Tìm kiếm, liên lạc và duy trì những mối quan hệ truyền thông nhằm quản lý, xây dựng danh tiếng của công ty.
- Chịu trách nhiệm về thông điệp của công ty trước khi truyền đạt với bên thứ ba.
- Lên kế hoạch, xây dựng nội dung, thông cáo báo chí và làm việc với báo chí.
- Tìm nguồn tài trợ cho các sự kiện của công ty.
- Quản lý và xử lý khủng hoảng truyền thông nếu có.
- Là đầu mối trả lời với các đối tác truyền thông.
- Xây dựng nội dung cho những hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
- Quản lý nội dung trên đa nền tảng của công ty.
Các bước để có một kế hoạch PR hiệu quả
Xác định đối tượng mục tiêu
Bước đầu tiên là phải đặt ra mục tiêu rõ ràng và liên quan đến nhiệm vụ cụ thể của tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu PR có thể là cải thiện hình ảnh thương hiệu, tăng sự tham gia trong các sự kiện tổ chức bởi công ty hoặc doanh nghiệp, thu hút khách hàng tiềm năng,…..
Tiếp theo, hãy xác định nhóm người mà bạn muốn tương tác hoặc ảnh hưởng đến. Xác định ai sẽ tham gia vào hoạt động kinh doanh của bạn, ai sẽ bị ảnh hưởng bởi các vấn đề liên quan đến công ty, và ai sẽ nhận hoặc mất từ mối quan hệ này.
Tạo chiến lược cho mỗi mục tiêu
Mỗi mục tiêu cần có một chiến lược cụ thể. Chiến lược này bao gồm các hoạt động liên quan đến việc truyền tải thông điệp hoặc phương thức giao tiếp. Các hoạt động, phương thức PR có thể là đăng báo, tạo sự kiện trò chuyện trực tuyến với chuyên gia, giải đáp thắc mắc cho khách hàng, tổ chức sự kiện trực tiếp,….
Tạo chiến thuật cho chiến lược mục tiêu
Xem xét cách bạn sẽ sử dụng tài nguyên và nhân lực để thực hiện các chiến lược. Chiến thuật này bao gồm các hình thức PR mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu.
Thiết lập tài chính
Xác định ngân sách cụ thể để triển khai kế hoạch PR. Ngân sách này có thể bao gồm chi phí cho nhân viên, không gian thuê, di chuyển, tài liệu, hình ảnh, chi phí thuê chuyên gia, PR báo đài,….
Kế hoạch triển khai
Lên lịch triển khai các hoạt động cụ thể cần thiết để thực hiện các chiến lược. Các hoạt động này bao gồm các phương thức giao tiếp và tương tác với khách hàng, công chúng. Có thể là đăng bài lên các trang mạng xã hội, kênh thông tin của doanh nghiệp hoặc phương tiện đại chúng,….
Đánh giá
Tự đánh giá xem mục tiêu đã đạt được hay chưa thông qua việc đo lường và theo dõi. Xem xét phản hồi và ý kiến của mọi người để cải thiện và điều chỉnh chiến lược của bạn.
>> Xem thêm: Proposal là gì? Cách tạo Proposal chuyên nghiệp nhất
Một số lưu ý khi triển khai PR cho doanh nghiệp
Khi triển khai PR cho doanh nghiệp, có một số lưu ý quan trọng để xem xét:
- Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua chiến dịch PR. Mục tiêu này nên liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ và tầm nhìn của doanh nghiệp.
- Xác định rõ đối tượng mục tiêu cho chiến dịch PR. Ai là người bạn muốn tương tác và tạo ấn tượng? Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ đối tượng mục tiêu và cách họ tương tác với thông tin.
- Chọn một đội ngũ PR có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp.
- Xác định thời gian và lịch trình cụ thể cho chiến dịch PR.
- Chọn các nền tảng truyền thông phù hợp để đạt được đối tượng mục tiêu của bạn. Cân nhắc việc sử dụng các phương tiện truyền thông trực tuyến và truyền thống để tạo ra một chiến dịch toàn diện.
- Tạo ra nội dung PR chất lượng và thú vị đối với đối tượng mục tiêu. Nội dung cần phải thúc đẩy thông điệp và giá trị của doanh nghiệp.
- Thiết lập các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu suất của chiến dịch PR.
- Thúc đẩy tương tác với đối tượng mục tiêu và lắng nghe phản hồi của họ.
- Hãy lên kế hoạch cho khả năng ứng phó với các tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng truyền thông. Có một kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống bất lợi.
- Thị trường và môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Hãy duy trì sự linh hoạt và luôn cập nhật chiến dịch PR để thích nghi với những thay đổi này.
Trên đây là toàn bộ thông tin về PR là gì? Vai trò của PR đối với doanh nghiệp là gì? Có thể nói, PR hay quan hệ công chúng trong Marketing là một công cụ không thể thiếu. PR đóng vai trò quan trọng trong việc tạo mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng, bên thứ ba, từ đó giúp củng cố niềm tin thương hiệu trong lòng khán giả. Hy vọng bài viết của bePOS đã giúp bạn đọc hiểu hơn về PR.
FAQ
PR được sử dụng trong trường hợp nào sẽ đem lại hiệu quả?
PR có thể hiệu quả trong các trường hợp sau:
- Sử dụng PR để tạo và tăng cường nhận thức về thương hiệu, giới thiệu thương hiệu mới.
- Giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng, đối tác kinh doanh, và những người có tầm ảnh hưởng.
- Sử dụng PR để tương tác và hợp tác với các phương tiện truyền thông, bao gồm việc phát hành thông cáo báo chí, tạo ra nội dung hấp dẫn cho phương tiện, và tham gia vào các cuộc phỏng vấn.
- PR có thể giúp xây dựng và duy trì uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và cộng đồng.
Công cụ PR bao gồm những gì?
Để thực hiện chiến dịch PR, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ của PR. Vậy công cụ PR là gì? Dưới đây là các công cụ PR phổ biến đó là:
- Thông cáo báo chí
- Tổ chức sự kiện
- Ấn phẩm truyền thông
- Tài trợ
- Banner nhận diện thương hiệu
- Website
Follow bePOS:
