Blog Tháng Tám 08, 2022

Tổng hợp mẫu file quản lý thu chi bằng Excel được dùng nhiều nhất (2022)

Bạn đang tìm kiếm những mẫu file quản lý thu chi bằng Excel đơn giản và tối ưu nhất để sử dụng cho cửa hàng của mình? Trong bài viết này, bePOS sẽ mang đến cho bạn những file Excel dành cho việc quản lý thu chi được nhiều người sử dụng nhất và hoàn toàn miễn phí. Tham khảo ngay nhé!

Tại sao nên sử dụng mẫu file quản lý thu chi bằng Excel?

Quản lý thu chi bằng file Excel được nhiều cá nhân và doanh nghiệp SME lựa chọn để kiểm soát thu chi nhờ những ưu điểm sau: 

  • Thống kê thu chi cho từng khoản tiền khác nhau theo ngày, tuần, tháng. Điều này giúp bạn nắm được diễn biến thu chi và đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại. Từ đó, bạn có thể kiểm soát tình hình và hạn chế rủi ro.
  • Dữ liệu rõ ràng và chính xác cho phép bạn quản lý và kiểm soát chi phí của mình một cách hiệu quả. 
  • Bạn có thể dễ dàng so sánh, đối chiếu với báo cáo tài chính hàng tháng và hàng năm.
  • Nhanh chóng cập nhập thông tin về những vấn đề doanh thu và chi phí. 
  • Phần mềm văn phòng dùng miễn phí và không giới hạn dung lượng sử dụng.
tai-sao-nen-quan-ly-thu-chi-bang-excel
Quản lý thu chi bằng Excel có nhiều ưu điểm

Những nội dung cần có trong file quản lý thu chi

Trước hết, để có thể sử dụng được các mẫu Excel quản lý thu chi một cách hiệu quả thì người dùng cần hiểu rõ những nội dung có trong file. Một file Excel quản lý thu chi thường có những nội dung sau:

  • Thông tin về chứng từ: số thứ tự, ngày tháng năm của tất cả các khoản thu chi diễn ra trong cửa hàng.
  • Thông tin về giao dịch: Họ tên người thực hiện khoản thu chi, nội dung thanh toán (ví dụ: khoản thu tiền hàng, khoản chi tiền mặt bằng, chi tiền lương nhân viên,…)
  • Thông tin về tài khoản phát sinh: Thu/chi, lý do phát sinh, số tiền tương ứng và ghi chú (nếu có).

Cập nhật 3 mẫu file quản lý thu chi bằng Excel mới nhất

Quản lý thu chi đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với một cửa hàng. Việc nắm bắt chi tiết những khoản tiền ra, tiền vào theo ngày/tuần/tháng/năm chính là yếu tố cốt lõi để chủ shop đánh giá tình hình kinh doanh của mình.

Thay vì phải ghi ghép vào sổ sách như trước đây, nhập liệu vào bảng tính Excel sẽ giúp bạn thống kê các khoản thu chi một cách chính xác và nhanh gọn hơn. Sau đây là 3 mẫu quản lý thu chi bằng Excel được ưa chuộng nhất trong năm 2022.

Mẫu quản lý thu chi cá nhân

Các bạn hoàn toàn có thể quản lý việc thu chi cá nhân của mình để nắm được tình hình chi tiêu hàng tuần, tháng, năm. Từ đó, bạn có thể đưa ra các giải pháp cân đối thu chi cho hợp lý. Dưới đây là mẫu file quản lý thu chi cá nhân đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao cho bạn.

mau-file-quan-ly-thu-chi-ca-nhan
Mẫu quản lý thu chi cá nhân

>> Link download: Tại đây

Mẫu quản lý thu chi gia đình

Chi tiêu có kế hoạch sẽ giúp bạn quản lý được khoản tiền của gia đình tốt hơn. Để trở thành một người nội trợ tài giỏi trong việc quản gia, bạn có thể tham khảo một vài mẫu file quản lý thu chi gia đình bằng Excel mới nhất 2022.

mau-file-quan-ly-thu-chi-gia-dinh
Mẫu file quản lý thu chi gia đình bằng Excel

>> Link download: Tại đây

Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty/cửa hàng

Quản lý thu chi bằng Excel dành cho công ty/cửa hàng sẽ phức tạp hơn các mẫu quản lý thu chi cá nhân hay gia đình. Bởi lẽ, mỗi ngày cửa hàng có thể có tới hàng trăm giao dịch phát sinh. Đồng thời, mỗi người thực hiện giao dịch có thể khác nhau bởi cửa hàng có nhiều nhân viên.

Nếu cửa hàng không quản lý tốt những khoản thu chi trong ngày thì chắc chắn sẽ gặp phải tình trạng hỗn loạn, không biết tại sao cửa hàng lại thua lỗ, thậm chí còn có thể dẫn đến phá sản. Để công việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn, các chủ cửa hàng quy mô vừa và nhỏ có thể tham khảo mẫu file Excel sau để áp dụng cho việc quản lý cửa hàng.

mau-file-quan-ly-thu-chi-cong-ty
Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty/cửa hàng

>> Link download: Tại đây

>> Xem thêm: SỬ DỤNG FILE EXCEL QUẢN LÝ BÁN HÀNG SAO CHO HIỆU QUẢ?

Một số hạn chế khi quản lý thu chi bằng Excel

So với sổ sách truyền thống, quản lý thu chi bằng Excel là một công cụ thông minh và tiện lợi hơn bởi: 

  • Số liệu được thống kê rõ ràng, trình bày khoa học, giúp công việc quản lý thu chi nhẹ nhàng hơn.
  • Phân chia các khoản thu chi theo ngày, tuần, tháng, năm giúp những người làm chủ dễ dàng đánh giá tình hình kinh doanh của quán.
  • Không mất phí mua Excel bởi đây là ứng dụng miễn phí có sẵn trên máy tính.

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm nổi trội bên trên, Excel vẫn còn nhiều hạn chế mà ít chủ shop nhận ra:

  • Để sử dụng được các file Excel quản lý thu chi hiệu quả, chủ shop phải thật sự thành thạo, nhuần nhuyễn và am hiểu các thuật toán trên Excel. Lý do là bởi các hàm và công thức tính toán của Excel khá phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có kỹ năng cao.
  • Thời gian nhập liệu nhanh hơn sổ sách, tuy nhiên chủ shop phải thuộc lòng các hàm tính toán thì mới có thể sử dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian hơn quản lý thủ công. Nếu không thành thạo thì thời gian xử lý số liệu còn lâu hơn bình thường.
  • Excel có thể được sử dụng miễn phí, tuy nhiên chủ shop sẽ cần khá nhiều thời gian để làm quen và thực sự làm chủ được công cụ tính toán này, đôi khi mất đến cả năm trời. Chưa kể hệ thống trang tính Excel còn có thể bị chậm, thiếu linh hoạt khi phải tải quá nhiều dữ liệu cùng một lúc.
han-che-cua-excel
Một số hạn chế khi quản lý thu chi bằng Excel

Giải pháp của bePOS

Nhằm giải quyết triệt để những lo lắng trên của chủ shop, phần mềm quản lý bán hàng bePOS chuyên quản lý sổ quỹ thu chi cho cửa hàng, doanh nghiệp cực kỳ chặt chẽ. Mọi giao dịch thu chi, mua vào bán ra trong cửa hàng đều tự động cập nhật vào lịch sử bán hàng. Chủ shop có thể quản lý tiền mặt, tiền chuyển khoản qua ngân hàng, tổng quỹ trên tất cả các chi nhánh của cửa hàng cùng một lúc.

Ngoài ra, người chủ quán còn có thể tạo phiếu thu, phiếu chi nhanh chóng, quản lý thời gian tạo phiếu, người tạo, nhà cung cấp, tình trạng thanh toán,… Sẽ không còn tình trạng thất lạc phiếu thu chi và kẻ gian cũng không thể tác động chỉnh sửa phiếu thu chi như khi hoạt động bằng Excel hay sổ sách.

phan-mem-quan-ly-bepos
Phần mềm quản lý bePOS

>> Xem thêm: TOP PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG ĐA KÊNH HIỆU QUẢ NHẤT 2022

Trên đây là những mẫu quản lý thu chi bằng Excel được nhiều người sử dụng nhất hiện nay và hoàn toàn miễn phí mà bePOS đã tổng hợp để gửi đến bạn. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ chọn được cho mình một phương pháp quản lý thu chi hiệu quả và phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại của cửa hàng. Chúc bạn thành công!

FAQ

File Excel thu chi tiền mặt cần có những nội dung gì?

File Excel thu chi tiền mặt cần có những nội dung cơ bản như sau:

  • Chứng từ (số, ngày tháng năm)
  • Họ tên người lập
  • Số tiền thu
  • Số tiền chi
  • Số tiền phát sinh (nếu có)
  • Mặt hàng
  • Doanh số
  • Thuế suất
  • Thuế GTGT
  • Diễn giải

Quản lý thu chi bằng Excel có phổ biến không?

Quản lý thu chi bằng Excel hiện nay vẫn đang được dùng phổ biến ở các cửa hàng nhỏ hoặc các công ty khởi nghiệp kinh doanh chưa được mở rộng thành chuỗi. 

Người chủ cần phải có kỹ năng sử dụng bảng tính Excel thuần thục thì mới có thể quản lý thu chi một cách nhanh chóng. Nếu không, việc sử dụng Excel sẽ gây nhiều khó khăn cho chủ quán, khiến việc tính toán thu chi hàng ngày/tuần/tháng/năm bị gián đoạn, dẫn đến việc không thể nắm bắt được tình hình kinh doanh.