Mẫu Kiểm Kê Tồn Kho (Inventory Count Sheet) — Biểu Mẫu Chuẩn Nhà Hàng

Anh Phú — bếp trưởng chuỗi 6 nhà hàng hải sản tại Hải Phòng — phát hiện 35 triệu đồng “bay hơi” mỗi tháng khi so sánh lượng nguyên liệu nhập kho với lượng bán được. 35 triệu — bằng lương 2 nhân viên — biến mất mà không ai biết: hỏng? Ăn cắp? Hao hụt tự nhiên? Anh Phú không trả lời được vì không kiểm kê đều đặn. Kho nhà hàng chỉ được kiểm “khi nào nhớ” — trung bình 1 lần/tháng, do 1 người tự làm, và không có biểu mẫu chuẩn.

Inventory Count Sheet (Biểu mẫu Kiểm kê Tồn kho) giải quyết triệt để: kiểm kê theo lịch, có người đếm + người kiểm tra (double-count — kiểm đếm kép), và mọi chênh lệch đều được ghi nhận.

---

Tại Sao Phải Kiểm Kê Tồn Kho?

1. Phát hiện thất thoát — Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế = có vấn đề
2. Tính COGS chính xác — Giá vốn (COGS — Cost of Goods Sold) chỉ đúng khi tồn kho đúng
3. Đặt hàng đúng lượng — Biết chính xác còn gì → đặt đúng, không thừa không thiếu
4. Kiểm tra FIFO — Hàng cũ phải dùng trước (First In First Out — nhập trước xuất trước)
5. Phát hiện hàng hết hạn — Nguyên liệu quá date (hết hạn sử dụng) = rủi ro an toàn thực phẩm

---

Cách Sử Dụng

1. Lịch kiểm kê: Tuần (thứ Hai) cho hàng nhanh hỏng + Tháng (ngày 15 & 30) cho toàn bộ
2. 2 người đếm — 1 người đếm, 1 người ghi + kiểm tra (double-count)
3. Đếm theo khu vực — Kho lạnh → Kho đông → Kho khô → Bar → Bếp
4. So với sổ sách — Chênh lệch >5% → điều tra nguyên nhân
5. Ký xác nhận — Cả 2 người ký; chênh lệch lớn cần quản lý ký thêm

---

Mẫu Inventory Count Sheet — Kho Lạnh

#	Mã SP	Tên nguyên liệu	ĐVT (đơn vị tính)	Tồn sổ sách	Tồn thực đếm	Chênh lệch	Ghi chú
1		Thịt bò (kg)	kg
2		Thịt heo (kg)	kg
3		Gà (con/kg)	kg
4		Hải sản — Tôm	kg
5		Hải sản — Cá	kg
6		Rau diếp/xà lách	kg
7		Rau thơm/húng/ngò	bó
8		Trứng	quả
9		Sữa tươi	lít
10		Phô mai	kg

Kho Đông (Freezer — Tủ đông)

#	Tên nguyên liệu	ĐVT	Tồn sổ sách	Tồn thực đếm	Chênh lệch	HSD (hạn sử dụng)
1	Hải sản đông lạnh	kg
2	Thịt đông lạnh	kg
3	Kem/đá	lít
4	Bột/vỏ bánh	kg

Kho Khô (Dry Storage — Kho nguyên liệu khô)

#	Tên nguyên liệu	ĐVT	Tồn sổ sách	Tồn thực đếm	Chênh lệch	HSD
1	Gạo	kg
2	Mì / Bún khô	gói
3	Dầu ăn	lít
4	Nước mắm / Tương	chai
5	Gia vị (muối, đường, tiêu)	gói
6	Bao bì / Hộp mang về	cái

Bar / Đồ Uống

#	Tên	ĐVT	Tồn sổ	Tồn thực	Chênh lệch	HSD
1	Cà phê hạt	kg
2	Trà	kg
3	Siro / Topping	chai
4	Nước ngọt đóng chai	chai
5	Bia	lon/chai

---

Bảng Tổng Hợp Kiểm Kê

Khu vực	Số mặt hàng đếm	Tổng chênh lệch (VNĐ)	% Chênh lệch	Đánh giá
Kho lạnh				🟢 / 🟡 / 🔴
Kho đông				🟢 / 🟡 / 🔴
Kho khô				🟢 / 🟡 / 🔴
Bar				🟢 / 🟡 / 🔴
TỔNG

% Chênh lệch	Đánh giá
<2%	🟢 Bình thường — hao hụt tự nhiên
2-5%	🟡 Cần kiểm tra — có thể portion (khẩu phần) sai
>5%	🔴 Bất thường — cần điều tra thất thoát

---

Xác Nhận

Mục	Nội dung
Ngày kiểm kê	____/____/______
Người đếm	_____________
Người kiểm tra	_____________
Quản lý xác nhận	_____________
Chênh lệch lớn nhất (mặt hàng + giá trị)	_____________
Hành động cho chênh lệch	_____________

---

Số Hóa Inventory Với beChecklist

Dùng beInventory để số hóa:

• ✅ Đếm trên ứng dụng — Scan barcode (quét mã vạch) hoặc nhập tay, tự tính chênh lệch
• ✅ Double-count — 2 người đếm riêng, hệ thống đối chiếu
• ✅ Alert chênh lệch >5% — Thông báo ngay cho quản lý
• ✅ Trend hao hụt — Xem biến động thất thoát theo tuần/tháng

---

Câu Hỏi Thường Gặp

Kiểm kê bao lâu 1 lần?

Hàng tuần cho nhóm nhanh hỏng (thịt, hải sản, rau). Mỗi 2 tuần cho kho khô và bar. Hàng tháng cho toàn bộ (full count — kiểm kê toàn phần).

Chênh lệch bao nhiêu là chấp nhận được?

<2% là hao hụt tự nhiên (bay hơi, bám dính, thối nhẹ). >5% là bất thường, cần điều tra: portion sai? Ăn cắp? Nhập hàng thiếu?

---

👉 Dùng thử beInventory miễn phí: beInventory

📞 Hotline tư vấn: 0786 695 618

📅 Đặt lịch giới thiệu tính năng 1-1: Đăng ký tại đây

🔗 Đọc thêm:

• Kiểm Soát Tồn Kho Nhà Hàng — Checklist Chống Thất Thoát
• Mẫu Semi Cost Control — Kiểm Soát Giá Vốn
• FIFO Siêu Thị — Quản Lý Hạn Sử Dụng

---

Áp Dụng Mẫu Này Theo Ngành

Mẫu biểu trên được thiết kế chung cho ngành dịch vụ, nhưng bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo đặc thù ngành mình:

🍽️ Nhà Hàng & Café

Trong ngành F&B (ẩm thực và đồ uống), mẫu biểu này đặc biệt hữu ích khi kết hợp với checklist vệ sinh an toàn thực phẩm. Tùy chỉnh các tiêu chí để phù hợp với quy trình bếp, phục vụ khách, và quản lý ca kíp. Xem thêm: Công cụ bePOS cho Nhà hàng

🛒 Siêu Thị & Bán Lẻ

Chuỗi bán lẻ có thể bổ sung tiêu chí kiểm tra trưng bày kệ hàng (planogram — sơ đồ bố trí sản phẩm), kiểm soát hạn sử dụng (FIFO — nhập trước xuất trước), và đánh giá dịch vụ khách hàng tại quầy thanh toán. Xem thêm: Công cụ bePOS cho Siêu thị

🏨 Khách Sạn & Phòng Khám

Ngành khách sạn cần tùy chỉnh thêm tiêu chí housekeeping, trải nghiệm khách lưu trú. Ngành y tế cần bổ sung tiêu chí kiểm soát nhiễm khuẩn và tuân thủ GPP (thực hành tốt nhà thuốc). Xem thêm: Công cụ cho Khách sạn | Công cụ cho Y tế

---

Công Cụ beChecklist Liên Quan

Sử dụng các công cụ miễn phí sau để số hóa mẫu biểu trên:

• 📋 beChecklist Lite — Số hóa checklist, chụp ảnh minh chứng, báo cáo tự động
• 📊 beHealthScore — Chấm điểm sức khỏe tổng thể chi nhánh
• 👥 beSkillCheck — Đánh giá kỹ năng thực hành nhân viên
• 🛡️ beHygiene — Checklist vệ sinh an toàn thực phẩm hàng ngày

👉 Khám phá toàn bộ 40+ công cụ miễn phí tại beChecklist

📋 Mẫu checklist liên quan: Fnb Bar Inventory Liquor Count · Daily Checklist Nha Hang · Briefing Foh Template
🛠️ Công cụ hữu ích: Delivery · Figure 8
📖 Xem thêm: Chiến lược Mystery Shopper A-Z · beChecklist là gì?