Làm thế nào để tối ưu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp?

Chi phí kinh doanh là một tiêu chí để nói đến tất cả các loại chi phí được sử dụng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn chúng với các loại chi phí khác nhau. Tại bài viết này, hãy cùng bePOS tìm hiểu rõ về chi phí kinh doanh là gì và làm thế nào để tối ưu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp nhé! 

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh được hiểu là toàn bộ chi phí sản xuất, tiêu thụ hàng hóa cùng với các khoản thuế gián thu mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh trong một giai đoạn nhất định.

Bên cạnh đó, chi phí kinh doanh cũng được thể hiện ở khía cạnh là những sự thể hiện bằng tiền của các hao phí về vật chất, sức lao động và các loại chi phí bằng tiền khác có liên quan, phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời điểm nhất định. Đồng thời, chi phí kinh doanh được bù đắp từ doanh thu kinh doanh của doanh nghiệp trong thời điểm đó.

Chi phí kinh doanh bao gồm những gì?

Chi phí kinh doanh bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh và các chi phí khác, cụ thể như sau:

Chi phí hoạt động kinh doanh

Chi phí hoạt động kinh doanh gồm có: Chi phí dành cho hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và chi phí dành cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Chi phí dành cho hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp

Khoản chi phí này là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra nhằm mục đích thực hiện nhiệm vụ mua bán hàng hóa, sản xuất hàng hoá cũng như tiêu thụ và cung cấp sản phẩm/dịch vụ trong một thời gian nhất định. Chi phí này bao gồm giá vốn của hàng bán, chi phí phục vụ bán hàng và chi phí để quản lý doanh nghiệp.

Giá vốn của hàng hoá là giá mua thực tế của số lượng hàng hóa bán ra trong một thời kỳ nhất định. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, giá vốn của hàng hoá chính là giá thành để sản xuất sản phẩm, bao gồm:

• Chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp: Giá trị thực tế của các loại nguyên vật liệu được sử dụng trực tiếp vào việc sản xuất ra sản phẩm của doanh nghiệp.
• Chi phí trả lương cho công nhân trực tiếp: Đây là các khoản tiền lương, tiền công, tiền phụ cấp cũng như các khoản trích nộp theo lương mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
• Chi phí sản xuất kinh doanh chung: Đây là những khoản chi phí chung phát sinh tại các phân xưởng hoặc bộ phận kinh doanh của doanh nghiệp như khấu hao tài sản cố định, tiền lương, phụ cấp lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí dịch vụ thuê ngoài và các chi phí bằng tiền khác phải chi tại phân xưởng hay trong bộ phận kinh doanh.

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp chuyên thương mại, phân phối sản phẩm thì giá vốn của bán hàng sẽ bao gồm giá mua hàng hóa cùng với chi phí dùng để phân phối hàng hoá bán ra.

Chi phí phục vụ bán hàng: Đây là khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến tiêu thụ sản phẩm và cung cấp dịch vụ như chi phí dùng để trả lương, tiền trợ cấp cho nhân viên bán hàng, nhân viên tiếp thị sản phẩm, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho bán hàng, hoa hồng cho các đại lý,…

Chi phí để quản lý doanh nghiệp: Là khoản chi phí dùng để quản lý hành chính chung của doanh nghiệp. Khoản chi phí này không thể tách riêng cho từng đối tượng cụ thể như chi phí cho tiếp tân, khấu hao tài sản cố định cho quản lý, chi thưởng năng suất lao động tăng, chi phí dùng để nghiên cứu khoa học, chi phí hỗ trợ giáo dục,…

Chi phí dành cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Đây là các khoản chi phí dành cho đầu tư tài chính với mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn của doanh nghiệp nhằm tăng thêm thu nhập. Cụ thể:

• Chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động liên doanh, liên kết của doanh nghiệp như chi phí để vận chuyển tài sản đi góp vốn, chi phí hội họp liên doanh, các khoản thua lỗ trong liên doanh,…
• Chi phí để thuê tài sản, bao gồm cả tài sản hao mòn tài sản cố định cho thuê.
• Chi phí phát sinh trong quá trình bán chứng khoán, các khoản lỗ trong khi đầu tư kinh doanh.
• Khoản chi phí để dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán.
• Khoản chi phí bù đắp thua lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ.
• Khoản phí chiết khấu thanh toán của người mua.
• Khoản chi phí cho vay và đi vay vốn kinh doanh.
• Các chi phí hoạt động tài chính khác. 

>> Xem thêm: Chi phí sản xuất là gì? Các cách phân loại chi phí sản xuất 

Chi phí khác

Đây là các khoản chi phí xảy ra không thường xuyên và phát sinh do các sự kiện hay nghiệp vụ riêng biệt với hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. Chi phí này cụ thể là:

• Chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, kể cả giá trị còn lại của tài sản cố định được thanh lý, nhượng bán (nếu có).
• Tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế và chi phí dùng để thu tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế.
• Giá trị tổn thất của tài sản sau khi đã được bù đắp bằng các quỹ dự phòng tài chính và các khoản bồi thường.
• Chi phí dành cho việc thu hồi nợ đã xóa sổ.
• Các khoản chi phí khác.

Như vậy có thể thấy, chi phí hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp. Trong chi phí hoạt động kinh doanh, chi phí dành cho hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn nhất cũng như quan trọng nhất và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh, doanh thu cuối cùng của doanh nghiệp. 

Cách tối ưu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp 

Tối ưu chi phí Marketing

Những chiến dịch, dự án quảng cáo Marketing là yếu tố thiết yếu đối với mỗi doanh nghiệp giúp thu hút được nhiều khách hàng hơn, tạo ra nhiều lợi nhuận và mang lại hiệu quả nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn quá tập trung vào các chiến dịch quảng cáo có trả phí mà không tối ưu chúng thì đây không phải là phương án đúng đắn. 

Để có thể tối ưu chi phí Marketing, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng thêm những kênh Marketing khác như triển khai SEO, truyền thông mạng xã hội, website,… thay vì tập trung quá nhiều vào chi phí thuê ngoài cho các dịch vụ Marketing. 

Tối ưu tỷ lệ chuyển đổi cũng là một cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí Marketing. Lúc này, chi phí bỏ ra để có thu hút khách hàng sẽ được giảm tối đa, từ đó giảm chi phí marketing một cách hiệu quả. 

Ứng dụng công nghệ, kỹ thuật tiên tiến vào quản lý, kinh doanh

Có thể nói, công nghệ, kỹ thuật chính là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản lý, chi phí nhân sự và đặc biệt giúp giảm thiểu tối đa lỗi sai sót trong quá trình sản xuất kinh doanh. 

Trên thực tế, chi phí dành cho các phần mềm quản lý, máy in, máy quét,… không quá đắt đỏ nhưng mang lại hiệu quả quản lý tương đối tốt và tối ưu. Vì vậy, đây là khoản đầu tư mà doanh nghiệp cần tính toán, cân nhắc để giảm chi phí kinh doanh của mình.

Ngoài ra, các doanh nghiệp nên áp dụng phần mềm quản lý bán hàng dể giúp việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn. bePOS là một trong những phần mềm quản lý kinh doanh hiệu quả tại Việt Nam. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, bạn chỉ cần tốn 30 phút làm quen là có thể dễ dàng vận hàng được. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bePOS còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Vậy nên, bạn hãy tham khảo và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng của bePOS vào trong hoạt động kinh doanh của mình nhé!

>> Xem thêm: Các phương pháp phân tích tài chính doanh nghiệp hiệu quả nhất

Tối ưu chi phí tài chính

Để có thể tối ưu toán loại chi phí này, doanh nghiệp cần phải tiến hành xem xét, đánh giá kỹ lưỡng những loại hợp đồng bảo hiểm cũng như các khoản vay nợ của mình, đảm bảo doanh nghiệp đủ khả năng loại bỏ những điều khoản phát sinh chi phí không cần thiết mà không gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tiến hành so sánh giữa các nhà cung ứng để tìm ra mức chi phí bảo hiểm cạnh tranh và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp, hay đàm đám về mức chi phí lý tưởng nhất. 

Tối ưu chi phí bằng cách huấn luyện kỹ năng của nhân viên

Hiệu suất và năng suất làm việc của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như quản trị chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Loại chi phí được nhắc đến ở đây là chi phí về nhân sự, chi phí trả lương cho nhân viên và chi phí trả cho các tổn thất, sai sót trong quá trình làm việc.

Doanh nghiệp cần đánh giá được khả năng làm việc của từng công nhân viên và đảm bảo giao đúng việc, đúng nhiệm vụ cho từng cá nhân để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Như vậy, nhân viên sẽ hiểu được rõ vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của mình để phát huy hết năng lực, đem lại hiệu quả tốt nhất.

Theo dõi thường xuyên ngân sách của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi ngân sách, các khoản chi phí để quản trị chi phí kinh doanh. Điều này có thể giúp doanh nghiệp đánh giá và đưa ra kế hoạch cắt giảm, tối ưu chi phí kinh doanh nhanh chóng và kịp thời. Đây là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra những quyết định tài chính thông minh cũng như định hình rõ được dòng chảy tiền tại doanh nghiệp.

Bài viết trên đã tổng hợp những thông tin về chi phí doanh nghiệp mà người kinh doanh cần phải nắm rõ. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình tìm được các giải pháp phù hợp nhất để tối ưu hoá chi phí kinh doanh thành công.

FAQ

Chi phí là gì?

Chi phí có thể được hiểu là các hao phí về nguồn lực của doanh nghiệp, là những số tiền mà doanh nghiệp phải trả để đạt được một mục đích nào đó, hay là số tiền phải trả để thực hiện hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. Thông qua việc xác định các chi phí, các doanh nghiệp có thể xác định, thực hiện được hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Từ đây có những phương án tối ưu về nhân sự, tài chính, về tổ chức, quản lý,… để mang lại hiệu quả tốt nhất trong hoạt động kinh doanh của mình.

Các chỉ tiêu cơ bản của kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh là gì?

Các chi tiêu cơ bản của kế hoạch chi phí hoạt động kinh doanh bao gồm:

• Tổng mức chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh
• Tỷ suất chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh
• Mức độ tăng (giảm) tỷ suất của chi phí hoạt động kinh doanh
• Tốc độ tăng (giảm) tỷ suất của chi phí hoạt động kinh doanh
• Số tiền tiết kiệm (hay vượt chi) về chi phí hoạt động kinh doanh