Hệ thống quản lý bán hàng là một công cụ không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, nhất là đối với các chuỗi cửa hàng lớn, hoạt động phức tạp. Tuy nhiên, với bộ máy cồng kềnh, phức tạp, làm thế nào để sở hữu hệ thống quản lý bán hàng đơn giản, tối ưu nhất? Cùng bePOS tìm hiểu kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn.
Hệ thống quản lý bán hàng là gì?
Hệ thống quản lý bán hàng là các quy trình, công cụ được sử dụng đồng bộ để tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến bán hàng. Những công việc này thường được thực hiện theo một quy trình, do người quản lý hoặc quản trị thực hiện và duy trì trong một khoảng thời gian dài. Hệ thống này có thể là một hệ thống quản lý truyền thống hoặc một hệ thống hiện đại được xây dựng dựa trên công nghệ tiên tiến.
Trong bối cảnh công nghệ số ngày nay, hệ thống quản lý bán hàng thường là các phần mềm được thiết kế đặc biệt để quản lý các quy trình bán hàng. Sự áp dụng phổ biến của phần mềm quản lý bán hàng đã thay thế các phương pháp truyền thống và giúp doanh nghiệp kiểm soát công việc một cách hiệu quả hơn.
Triển khai hệ thống quản lý bán hàng thường bao gồm các giai đoạn cụ thể như quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng và quản lý vận đơn.
Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng
Hiện nay, hệ thống quản lý bán hàng được coi là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của mỗi tổ chức. Hệ thống này không chỉ đóng vai trò trong việc quản lý bán hàng mà còn ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh khác như quy trình, chiến lược kinh doanh và marketing tổng thể.
Sự thiếu sót hoặc hiệu quả không cao của hệ thống quản lý bán hàng có thể dẫn đến gián đoạn trong hoạt động bán hàng, gây ra sự trì trệ, ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh. Việc này còn gây khó khăn cho Ban giám đốc hay nhà quản trị trong việc theo dõi tình hình bán hàng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời, còn có thể gây thất thoát hàng hóa và thậm chí là gian lận từ phía nhân viên.
Ngược lại, một hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng vững chắc để giải quyết các vấn đề và công việc nhanh chóng, tối ưu nhất. Nó còn giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, thành công.
Mô tả hệ thống quản lý bán hàng chi tiết
Hệ thống quản lý bán hàng được xem như một công cụ giúp doanh nghiệp tổ chức, điều hành và đánh giá các hoạt động sau quá trình bán hàng một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn.
Sau khi hoàn thành các công việc liên quan đến đơn hàng, người bán hàng và người phụ trách sẽ tổng hợp thông tin cần thiết và nhập vào hệ thống quản lý bán hàng. Cụ thể, chức năng của hệ thống quản lý bán hàng bao gồm:
- Xử lý và theo dõi tất cả các đơn hàng.
- Thu thập và lưu trữ thông tin chi tiết của các đơn hàng.
- Quản lý và hoàn thiện các bảo hành cho các đơn hàng.
- Thực hiện thống kê, tính toán doanh thu, chi phí và tiền hàng.
- Theo dõi tình trạng nhập kho, tồn kho và xuất kho.
- Tạo và cung cấp các báo cáo theo dõi và đánh giá cho các cấp quản lý.
Bí quyết xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Một hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn thường được xây dựng dựa trên 6 tiêu chí sau:
- Quản lý sản phẩm (hàng hóa): Sản phẩm được quản lý một cách rõ ràng và khoa học thông qua việc sử dụng mã vạch để tối giản hóa thông tin và dễ dàng quản lý, tìm kiếm và kiểm kê sản phẩm.
- Quản lý kho hàng: Thông tin về số lượng nhập, xuất và tồn kho được cập nhật liên tục và chính xác, giúp tránh tình trạng thất thoát hàng hóa và giảm chi phí.
- Quản lý nhân viên: Quản lý nhân viên là một phần quan trọng vì họ làm việc trực tiếp với khách hàng. Việc đánh giá hiệu suất của nhân viên không chỉ dựa trên doanh số mà còn dựa trên các tiêu chí khác như chất lượng phục vụ.
- Quản lý khách hàng: Khách hàng là nguồn lợi nhuận quan trọng. Do đó, thông tin về khách hàng cần được quản lý chặt chẽ và hiệu quả để có thể đưa ra các chính sách ưu đãi phù hợp.
- Mô hình phân cấp: Xác định số lượng và địa điểm áp dụng hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp là một phần quan trọng của việc xây dựng hệ thống này.
- Đào tạo nhân viên: Mỗi nhân viên, kể cả lãnh đạo, cần được đào tạo để nắm bắt quy trình của hệ thống quản lý bán hàng.
Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng cho chuỗi
Để xây dựng hệ thống bán hàng theo mô hình chuỗi cửa hàng, cần tập trung vào các vấn đề sau:
- Quản lý hàng hóa nhập xuất: Đảm bảo việc quản lý số lượng hàng tồn kho, hàng nhập và hàng xuất được thực hiện một cách đồng nhất tại tất cả các chi nhánh, giúp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng cửa hàng: Thực hiện thống kê và so sánh doanh số, doanh thu của các cửa hàng trong hệ thống để phát hiện ra những điểm yếu và nguyên nhân gây ra sự giảm sút trong kinh doanh.
- Phân quyền cho nhân viên cấp dưới: Thay vì cung cấp quyền truy cập như nhau cho tất cả nhân viên, cần phân quyền một cách cụ thể để hạn chế việc thay đổi thông tin không cần thiết và ngăn chặn việc đánh cắp dữ liệu khách hàng. Điều này giúp tăng cường quản lý bán hàng và bảo vệ thông tin quan trọng của khách hàng.
>> Xem thêm: Cách xây dựng hệ thống bán hàng chuẩn nhất
Top 3 hệ thống quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất
bePOS
Giao diện
bePOS là một phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế bởi những kỹ sư công nghệ Việt Nam hàng đầu tại Úc. bePOS được thiết kế với giao diện trực quan và thân thiện với người dùng, giúp nhân viên dễ dàng sử dụng ngay từ lần đầu tiên mà không cần đào tạo nhiều.
Trong các trang chi tiết về sản phẩm và đơn hàng, thông tin quan trọng được hiển thị ở phần đầu giúp người bán hàng dễ dàng quản lý và xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng.
Tính năng
bePOS có nhiều tính năng tiện ích, giúp các chuỗi cửa hàng, nhà hàng quản lý bán hàng hiệu quả:
- Giao diện bán hàng linh hoạt: bePOS cung cấp giao diện bán hàng linh hoạt, cho phép tùy chỉnh nhanh chóng theo nhu cầu cụ thể của từng cửa hàng, giúp tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm của khách hàng.
- Tính năng quản lý khách hàng: bePOS cho phép lưu trữ thông tin khách hàng và theo dõi lịch sử mua hàng của họ. Điều này giúp cửa hàng tạo ra các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng thân thiết.
- Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: bePOS cho phép quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ và linh hoạt. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi lượng hàng tồn kho, quản lý nhập xuất hàng hóa, và nhận thông báo khi còn ít hàng.
- Báo cáo và phân tích hiệu quả: bePOS cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, và các chỉ số quan trọng khác, giúp người dùng hiểu rõ hơn về hiệu suất kinh doanh của cửa hàng và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
- Tích hợp thanh toán dễ dàng: bePOS tích hợp nhiều phương thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ tín dụng, và ví điện tử, giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán của khách hàng.
Dịch vụ hỗ trợ
bePOS cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tuyến thông qua email, chat trực tuyến hoặc điện thoại. Khách hàng có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của bePOS nhanh chóng để nhận được sự giúp đỡ trong việc giải quyết các vấn đề hoặc thắc mắc về sản phẩm.
VShopPlus
Giao diện
VShopPlus cũng là một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí được nhiều người ưa chuộng. Tuy nhiên, một nhược điểm của VShopPlus là có một giao diện hơi cũ. Ban đầu khi sử dụng, bạn có thể cảm thấy không hài lòng với việc giao diện này chứa nhiều chữ và không được thiết kế theo phong cách hiện đại. Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng giao diện của VShopPlus vẫn khá dễ sử dụng cho những người mới làm quen với nó.
Tính năng
Tính năng của VShopPlus vẫn còn hạn chế. Các tính năng cơ bản như thay đổi mật khẩu, nhập dữ liệu từ Excel, hoặc xuất hàng đều yêu cầu trả thêm phí để sử dụng.
Dịch vụ hỗ trợ
Một điểm sáng của VShopPlus là dịch vụ hỗ trợ. Trên trang chủ của họ có các hướng dẫn sử dụng rất chi tiết và đội ngũ tư vấn viên luôn phản hồi nhanh chóng và nhiệt tình.
Loyverse
Giao diện
Loyverse là một công cụ được thiết kế cho điện thoại di động và máy tính bảng, với màu chủ đạo là xanh lá cây và giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
Tính năng
Loyverse cung cấp nhiều tính năng cho cửa hàng. Tuy vẫn còn một số hạn chế, nhưng nếu bạn là một khách hàng cá nhân, sản phẩm miễn phí này đã đáp ứng được nhu cầu của bạn.
Dịch vụ hỗ trợ
Hỗ trợ của Loyverse dựa trên cộng đồng người dùng để thảo luận và giải đáp thắc mắc. Tuy nhiên, do hỗ trợ chủ yếu bằng tiếng Anh, nên có thể không hữu ích đối với những người không thành thạo tiếng Anh.
>> Xem thêm: Cách quản lý chuỗi cửa hàng hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Trên đây là những bí quyết để xây dựng và sở hữu hệ thống quản lý bán hàng thành công, hiệu quả cho doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần tối ưu hệ thống quản lý bán hàng sao cho phù hợp với quy mô, lĩnh vực kinh doanh và tổ chức bộ máy của mình.
FAQ
Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị gồm có những gì?
Ở siêu thị, một hệ thống quản lý bán hàng gồm có: hệ thống POS (phần mềm quản lý kinh doanh), hệ thống bảo quản, hệ thống giám sát an ninh, hệ thống quản lý kho,…
Đặc điểm của hệ thống quản lý bán hàng spa là gì?
Hệ thống bán hàng cho spa thường phục vụ công việc như đặt lịch, tư vấn cho khách hàng, tạo các chương trình khuyến mại, giảm giá,….
Follow bePOS:
