Trang chủBlogs Kinh doanh F&BKhai trương quán cafe cần làm gì? Kế hoạch chi tiết các công việc 

Khai trương quán cafe cần làm gì? Kế hoạch chi tiết các công việc 

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
443 Đã xem

Khi kinh doanh bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề gì, ngày khai trương là một dịp vô cùng quan trọng, có ảnh hưởng tới sự phát triển của quán sau này. Trong lĩnh vực kinh doanh quán cafe cũng vậy, ngày khai trương quán cafe phải chuẩn bị thực sự chỉn chu và kỹ lưỡng. Đây cũng là dịp để ra mắt thương hiệu quán của bạn với khách hàng. Cùng bePOS tìm hiểu khai trương quán cafe cần làm gì? Kế hoạch chi tiết chương trình khai trương quán cafe. 

Khai trương quán cafe có vai trò đặc biệt như thế nào? 

Ngày khai trương là một dấu mốc đánh dấu sự kiện quan trọng trong con đường kinh doanh của quán cafe sau một thời gian dài chuẩn bị, lên kế hoạch kĩ lưỡng. Vì thế đây là ngày vô cùng ý nghĩa và khởi sắc. 

Theo phong tục, tín ngưỡng của người Việt, khai trương là ngày ra mắt, là ngày xin phép các quan cai trị vùng đất nơi quán xây dựng để công việc kinh doanh hanh thông, thuận lợi, làm ăn phát đạt. Lễ khai trương cũng chính là dịp quảng bá thương hiệu quán cafe lần đầu đến với khách hàng, cũng như những người dân trong khu vực. 

khai-truong-quan-cafe-co-vai-tro-gi
Khai trương quán cafe có vai trò gì?

Trước khi khai trương cần chuẩn bị những gì?

Đăng ký giấy phép kinh doanh

Trước khi khai trương, chính thức kinh doanh quán cafe, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh theo đúng thủ tục, quy định của pháp luật. Giấy phép kinh doanh cho hộ kinh doanh sẽ được cấp ở Phòng Kinh tế – Kế hoạch UBND quận, huyện, thành phố nơi bạn đặt quán. Hồ sơ sẽ được xét duyệt trong vòng 3 ngày kể từ ngày. 

Đối với doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh sẽ phải nộp hồ sơ tới Sở Kế hoạch đầu tư tỉnh.

Kinh phí cho ngày khai trương quán cafe

Bạn cần dự trù kinh phí cho lễ khai trương, tùy theo quy mô và ngân sách của quán. Các chi phí cần có đó là: 

  • Chi phí thiết kế, in ấn, trang trí cửa hàng: In banner, in standee khuyến mại, in ấn backdrop khai trương cửa hàng, chi phí đóng backdrop,…. Các khoản chi phí này dao động từ 10 – 20 triệu đồng 
  • Chi phí trang trí quán ngày khai trương: Hoa tươi, thảm đỏ, bàn ghế ngày khai trương, thuê loa đài mic khai trương, bóng bay,…. Chi phí này dao động khoảng 5 – 10 triệu đồng 
  • Chi phí thuê nhân sự: Thuê lễ tân, thuê MC dẫn chương trình khai trương, thuê người chụp ảnh, quay phim,….. Chi phí từ 5 – 10 triệu đồng 
  • Chi phí khác: Chi phí tổ chức trò chơi mini game, chi phí thuê các tiết mục văn nghệ, chi phí mua quà tặng khách hàng,… Chi phí này dao động từ 5 – 10 triệu đồng. 

Ngoài ra, bạn cũng nên dự trù một khoản chi phí để tránh những sự việc phát sinh phải chi trả. Tổng chi phí chuẩn bị khai trương khoảng 30 – 50 triệu đồng cho một quán cafe quy mô vừa. Nếu chưa có kinh nghiệm khai trương sự kiện, cửa hàng, bạn có thể thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn tổ chức hoàn thiện một chương trình khai trương quán cafe gồm kịch bản khai trương quán cafe hoàn thiện.

cach-khai-truong-quan-cafe
Cách khai trương quán cafe, chuẩn bị kịch bản khai trương quán cafe

Chọn ngày khai trương

Theo quan niệm của người Việt, xem ngày đẹp, giờ tốt để khai trương rất quan trọng. Ngày giờ phải hợp với tuổi của chủ quán để kinh doanh may mắn, ngày khai trương diễn ra suôn sẻ. Chủ quán nên chọn vào các ngày cuối tuần để có đầy đủ bạn bè, đồng nghiệp, người thân tới chung vui. Đừng quên xem ngày lành tháng tốt để khai trương quán và thông báo khai trương quán cafe với bạn bè, người thân.

Liệt kê danh sách, số lượng khách mời 

Khách mời của một sự kiện khai trương khá đông, bạn phải lập danh sách để chuẩn bị bàn ghế, trà nước, hay phần quà cho khách hàng, các phiếu giảm giá,…. Khách mời có thể là người thân, bạn bè, đối tác, đồng nghiệp, nhà cung ứng,… những người có tầm quan trọng với việc kinh doanh quán. Bạn nên thông báo khai trương quán cafe với toàn bộ khách mời trước chương trình khai trương khoảng 1 – 2 tuần để họ có kế hoạch chuẩn bị, sắp xếp công việc. 

Hãy liệt kê danh sách và chuẩn bị kế hoạch đón tiếp khách mời chu đáo, giúp kế hoạch khai trương diễn ra trôi chảy, thuận lợi. 

Chuẩn bị chương trình khuyến mại dịp khai trương quán cafe

Đây là mục không thể thiếu trong ngày khai trương của quán cafe. Các chương trình khuyến mại hấp dẫn nhân dịp khai trương sẽ thu hút khách hàng, thể hiện sự nhiệt tình của chủ quán với khách hàng. Một số chương trình khuyến mại nổi bật có thể áp dụng đó là:

  • Giảm giá lên tới 30% vào khung giờ khai trương của quán 
  • Tặng voucher hấp dẫn với khách hàng đi theo nhóm từ 3 người 
  • Tổ chức chương trình bốc thăm trúng thưởng tặng quà 
  • Khách tới quán được tặng quà có in logo quán. 
cach-khai-truong-quan-cafe-bang-tiet-muc-doc-dao
Cách khai trương quán cafe bằng các tiết mục độc đáo

Chuẩn bị kế hoạch truyền thông

Trước ngày khai trương từ nửa tháng tới một tháng, bạn đã phải bắt đầu chiến dịch truyền thông cho ngày khai trương, ra mắt quán cafe để tạo cảm giác tò mò, thích thú, kích thích khách hàng. Có rất nhiều kênh truyền thông giúp bạn tiếp cận khách hàng mục tiêu của mình. 

Bạn có thể chạy quảng cáo để tiếp cận khách hàng trên các trang Facebook, Instagram, Tiktok,… Bạn nên đăng tải những bài viết khai trương quán cafe, hình ảnh chuẩn bị cho ngày khai trương và những chương trình khuyến mại hấp dẫn của quán hằng ngày trên Fanpage quán, các kênh mạng xã hội khác,…. 

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hình thức phát tờ rơi cho người dân xung quanh khu vực quán đặt địa điểm để khách hàng biết tới. Đừng quên trước khi lập kế hoạch truyền thông marketing cho cửa hàng, hãy nghiên cứu thật kỹ về tệp khách hàng mục tiêu của mình. 

dang-bai-viet-khai-truong-quan-cafe-len-mang-xa-hoi
Đăng tải bài viết khai trương quán cafe trên các kênh mạng xã hội

>> Xem thêm: Top 5 mẫu bài viết khai trương quán cafe hay, hút khách

Trang trí quán ngày khai trương quán cafe

Một việc vô cùng quan trọng không thể bỏ qua đó là trang trí thiết kế cửa hàng vào ngày khai trương. Ngày khai trương, quán của bạn cần có một diện mạo cực kỳ bắt mắt và thu hút khách hàng, nổi bật mà vẫn không kém phần thẩm mỹ. Một số ý tưởng trang trí cho ngày khai trương có thể áp dụng: 

  • Thuê đơn vị làm cổng bóng bay trang trí nổi bật nhiều màu sắc 
  • Treo banner trang trí phía trên quán ngày khai trương 
  • Treo các trùm bóng bay  
  • Trang trí khu vực đón tiếp khách mời riêng biệt 
  • Trải thảm đỏ hoặc xanh cho nổi bật 
  • Lắp thêm mái bạt để phòng ngừa mưa gió. 
trang-tri-quan-cafe-dip-khai-truong
Trang trí quán dịp khai trương quán cafe

Chuẩn bị thực đơn cho ngày khai trương quán cafe

Thực đơn trong lễ khai trương rất quan trọng. Đây là dịp bạn giới thiệu các đồ uống, món ăn của quán mình tới khách hàng. Vì thế bạn phải thực sự tập trung vào chất lượng sản phẩm. Ngày khai trương quán sẽ có lượng lớn khách hàng tới, do đó hãy chuẩn bị đội ngũ nhân sự đầy đủ để có thể phục vụ khách hàng hoàn hảo, tránh gây ấn tượng không tốt ngay ngày đầu hoạt động. 

Bạn cũng cần chuẩn bị đầy đủ nguyên liệu cho ngày đầu khai trương. Hãy dự trù nguyên liệu tránh tình trạng thiếu nguyên liệu pha chế cho khách hàng. 

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Một thiết bị không thể bỏ qua cho quá trình vận hành, kinh doanh quán cafe trong ngày khai trương và xuyên suốt quá trình kinh doanh đó là phần mềm quản lý quán cafe. Vào ngày khai trương, với lượt khách hàng vô cùng đông, một phần mềm quản lý công nghệ cao sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn trong quá trình bán hàng, phục vụ khách hàng. 

bePOS hiện đang là phần mềm quản lý quán cafe top đầu với nhiều tính năng giúp tối ưu tốc độ bán hàng và quy trình quản lý quán cafe: 

  • Order nhanh chóng bằng các thiết bị thông minh như tablet, smartphone, ipad, máy tính bảng,…. 
  • Tự động chuyển đơn order tới bộ phận pha chế, bếp, thu ngân 
  • Giúp đặt bàn, sắp bàn cho khách đặt bàn trước, bố trí bàn cho khách khi tới quán 
  • Tính tiền nhanh chóng, chính xác, kết nối trực tiếp với các thiết bị bán hàng khác 
  • Quản lý hóa đơn chặt chẽ, lưu trữ thông tin khách hàng để phục vụ quá trình marketing sau này 
  • Quản lý nhân sự, phân công công việc cho nhân viên
  • Quản lý doanh thu theo thời gian, theo từng sản phẩm, đánh giá top sản phẩm bán chạy, bán chậm để có kế hoạch điều chỉnh. 
  • Dễ dàng quản lý quán từ xa mà không cần tới quán 
  • Quản lý chặt chẽ kho nguyên liệu, báo cáo tồn kho và thông báo kế hoạch nhập kho. 

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

su-dung-phan-mem-quan-ly-khai-truong-quan-cafe
Sử dụng phần mềm quản lý vào ngày khai trương quán cafe

Đào tạo nhân viên

Thái độ phục vụ, làm việc của nhân viên trong ngày khai trương là yếu tố ghi điểm đặc biệt trong mắt khách hàng. Vì thế bạn nên đào tạo nhân viên kỹ lưỡng cho ngày khai trương cửa hàng. Bạn nên phổ biến lịch trình các mục trong chương trình khai trương, phân công công việc cho từng người để họ đảm nhiêm tốt vai trò của mình, không lúng túng khi bước vào ngày khai trương. 

Hãy nâng cao chuyên môn lẫn kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, giới thiệu, tư vấn sản phẩm, hỗ trợ khách hàng để đạt điểm cộng tuyệt đối với khách hàng. 

Khai trương quán cafe cần làm gì? 

Cúng khai trương quán cafe

Đây là nghi thức quan trọng khi khai trương quán cafe. Điều này giúp quán của bạn có khởi đầu suôn sẻ, công việc hanh thông. Cúng khai trương được thực hiện cùng vào ngày khai trương, và được xem giờ tốt khi chọn ngày khai trương quán. 

Sau khi cúng khai trương, bạn nên chọn khách hàng mở hàng đầu tiên cho quán. Khách hàng này thường có tuổi tác hợp với tuổi của chủ quán. Đừng quên chuẩn bị phần quà để tri ân họ và những khách mời, khách hàng thân thiết. 

cung-khai-truong-quan-cafe
Cúng khai trương quán cafe

>> Xem thêm: Cách cúng khai trương quán cafe, quán ăn chuẩn, kinh doanh hồng phát

Đón tiếp khách mời, khách hàng

Tiếp theo hãy đón tiếp khách mời, khách hàng chu đáo trong buổi lễ khai trương. Bạn có thể giao nhiệm vụ cho các vị trí như lễ tân, quản lý quán,… Hãy đưa khách mời di chuyển vào khu vực đón tiếp, giới thiệu khách mời trong buổi lễ khai trương và mời họ thưởng thức các đồ uống ngon nhất của quán. 

Tri ân khách hàng

Đây là cách thức ghi điểm ấn tượng với khách mời và khách hàng. Khi họ ra về, hãy gửi những lời cảm ơn, thiệp cảm ơn hay tặng các món quà nhỏ, voucher mua hàng vào lần tiếp theo để kích thích khách hàng tới quán. Với các em nhỏ, hãy tặng những phần quà như bóng bay, móc chìa khóa,… Ngay từ khi lên kế hoạch cho lễ khai trương, bạn phải xác định chi phí cần bỏ ra cho mục này. 

tang-qua-khach-hang-dip-khai-truong-quan-cafe
Tặng quà khách hàng nhân dịp khai trương quán cafe

Trên đây là một số ý tưởng, kế hoạch khai trương quán cafe chi tiết và đầy đủ cho người mới. Kinh doanh thuận lợi và thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào buổi lễ khai trương quán cafe. Hãy chuẩn bị thật tốt trước ngày khai trương quán cafe nhé! 

FAQ

Một số hoạt động nổi bật, ấn tượng có thể triển khai trong ngày khai trương quán cafe là gì? 

Bạn có thể tổ chức một số chương trình như: Thuê ca sĩ nổi tiếng biểu diễn, tiết mục nhảy hiện đại, múa lân, trò chơi bốc thăm trúng thưởng, trò chơi tập thể, mời KOL, KOC tới khai trương quán cafe,… 

Khi khai trương quán cafe cần lưu ý điều gì? 

Một số điều cần lưu ý khi khai trương quán cafe: 

  • Đảm bảo vệ sinh quán
  • Chuẩn bị đầy đủ nguyên liệu 
  • Bố trí công việc của từng bộ phận 
  • Đừng quên cảm ơn, chào tạm biệt khách hàng, khách mời khi ra về.