Ngày nay chúng ta không khó để tìm được một quán cafe vì kinh doanh cafe giờ đây đang trở thành một xu hướng. Tuy nhiên có nhiều chủ kinh doanh chỉ mở quán được vài tháng rồi phải dừng hoạt động do chưa có định hướng chi tiết từ ban đầu. Vậy nên để có thể cạnh tranh và tạo được doanh thu cao cho quán cafe, bạn phải bắt đầu từ việc tạo lập kế hoạch. Trong bài viết này, bePOS sẽ hướng dẫn cho bạn các bước lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thu hút khách nhất và mang lại kết quả lâu dài.
Những điều cơ bản về việc lập kế hoạch kinh doanh
Hiểu như thế nào về kế hoạch kinh doanh cafe
Kế hoạch kinh doanh quán cafe là bản mô tả, định hướng phát triển khi kinh doanh cafe. Nó có vai trò xác định mục tiêu, đưa ra chiến lược hoạt động cho quán cafe, giúp bạn hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình kinh doanh. Không chỉ vậy, nếu như bạn có ý định kêu gọi đầu tư hay liên kết với nhà cung cấp thì một bản kinh doanh quán cafe chi tiết, logic sẽ tăng cơ hội thành công trong mọi cuộc giao dịch.
Một bản kế hoạch kinh doanh cafe gồm những gì
Trong một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn cần đảm bảo đầy đủ những thông tin sau:
Định hướng và mục tiêu kinh doanh quán cafe, phân tích thị trường, kế hoạch tài chính và bán hàng, xây dựng chiến lược Marketing, kế hoạch quản lý nhân sự.
Kế hoạch kinh doanh cafe và những nguyên tắc
Khi tạo dựng một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn cần chú ý những nguyên tắc sau đây để giúp cho kế hoạch của mình rõ ràng, hiệu quả hơn:
- Bản kế hoạch kinh doanh cafe logic, đúng trọng tâm, rõ ràng, không lan man quá dài dòng để có thể nâng cao khả năng thuyết phục nhà đầu tư.
- Hãy xây dựng kế hoạch kinh doanh cafe theo thời gian: ngắn hạn (sách lược) và dài hạn (chiến lược), phân chia nhỏ từng giai đoạn để dễ dàng thực thi, theo dõi, điều chỉnh linh hoạt…
- Xác định tình hình thị trường, đề cao tính thực tế, xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh của bạn chứ không được mơ hồ, để dự tính lợi nhuận, nguồn vốn quá cao sẽ khó có thể thành công.
Cách xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe cho người mới bắt đầu
Nghiên cứu thị trường cạnh tranh
Đây là bước vô cùng quan trọng khi lập bất cứ bản kế hoạch kinh doanh nào. Đặc biệt, kinh doanh quán cafe tưởng như là đơn giản nhưng thực ra nó lại phức tạp bởi quản lý – vân hạnh một quán cafe bạn không chỉ cần có tầm nhìn, năng lực mà còn phải nhạy bén trong việc nắm bắt tâm lý các “thượng đế’ và thị trường cạnh tranh. Thị trường kinh doanh cafe vốn là một thị trường đầy cạnh tranh, nếu bạn không nghiên cứu kỹ lưỡng thì nguy cơ quán cafe của bạn không duy trì được lâu dài là rất cao.
Và khi nghiên cứu thị trường kinh doanh cafe bạn cần chú ý đến:
Thị trường tổng quan
Trước khi bắt đầu kinh doanh cafe, bạn phải xác định xem liệu nó có tiềm năng phát triển hay không, quy luật cung – cầu, thị trường nào đang có đà phát triển, thị trường nào dễ bão hòa, những yếu tố ngoại cảnh có thể tác động (môi trường, dịch bệnh,…) , phương án dự phòng là gì,… từ đó mới có thể đưa ra quyết định phù hợp.
Đối thủ cạnh tranh như thế nào?
Với mô hình kinh doanh cafe thì mức độ cạnh tranh khá “khốc liệt”, hiện này có vô vàn quán cafe được mở ra, để thu hút khách hàng thì sẽ cũng có nhiều kiểu cafe: cafe cho sinh viên, cafe thú cưng, cafe sách, cafe cổ điển,…Vậy nên bạn cũng nên chú trọng vào việc định hình phong cách cho quán cafe của mình một cách sáng tạo, xây dựng menu phong phú, thu hút,…để gia tăng mức cạnh tranh với những quán cafe khác. Học hỏi, quan sát từ đối thủ cạnh tranh của mình, xem họ vận hành thế nào, có thế mạnh gì, điểm yếu gì, họ làm Marketing như thế nào,…tất cả các yếu tố đó sẽ giúp bạn có những quyết định sáng suốt, hạn chế được sai sót hơn.
Yếu tố quyết định sự phát triển của quán cafe không có ai khác chính là những khách hàng. Vì vậy khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn hãy tìm ra nhu cầu thực sự của họ. Mỗi nhóm đối tượng khách hàng lại có những nhu cầu khác nhau. Có người tìm đến quán cafe chỉ để làm việc, có người đến quán cafe để check in “sống ảo”, vui chơi cùng bạn bè, có người tìm đến cafe đơn giản tìm sự thoải mái, mộc mạc hay là chơi cùng những con thú cưng để giải trí,…
Hãy nhớ một điều rằng, một quán cafe sẽ không thể đáp ứng được tất cả nhu cầu của khách hàng nên hãy tìm hiểu kỹ về môi trường xung quanh, tìm ra đâu là khách hàng mục tiêu mà bạn muốn hướng đến để đưa ra quyết định phù hợp.
Lên ý tưởng kinh doanh
Sau bước nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường kinh doanh cafe, ý tưởng của bạn sẽ rõ ràng hơn, định hình phong cách cho quán cafe. Bạn có thế lên ý tưởng, lập kế hoạch kinh doanh quán cafe sinh viên, kế hoạch kinh doanh cafe thú cưng, cafe tầng thượng, cafe sách, cà phê nhượng quyền của các thương hiệu lớn như nhượng quyền thương hiệu Highlands Coffee…phù hợp với khả năng của bạn và khách hàng mục tiêu…
Thiết lập mục tiêu kinh doanh quán cafe
bePOS sẽ hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả cho bạn: cái bạn cần xác định là mục tiêu, định hướng công việc cho quán trong khoảng thời gian như: 6 tháng – 12 tháng – 3 năm tới sẽ như thế nào. Như đã nói ở trên thì việc xác định sách lược và chiến lược hoạt động quan trọng, giúp bạn có những nước đi phù hợp.
Bạn có thể định hướng kinh doanh theo nguyên tắc S.M.A.R.T, xác định mục tiêu cụ thể:
- Specific – cụ thể: Bạn phải cụ thể hóa mục tiêu, càng cụ thể càng tốt: mục tiêu đặt ra khi nào? Thay đổi ra sao?
- Measurable: Kết hợp với các chỉ số đo lường khác, thường những yếu tố này là các chỉ số, doanh thu,lợi nhuận,…của quán cafe
- Achievable: Mục tiêu đặt ra phải khả thi, thống nhất với tình hình hiện tại của quán.
- Realistic: Mục tiêu phải thực tế với xu hướng thị trường và khách hàng mục tiêu hiện tại.
- Time-bound: Cuối cùng mục tiêu của bạn phải có mốc thời gian cụ thể để giới hạn
Thiết lập kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính là mục không thể thiếu trong một bản kế hoạch kinh doanh cafe. Trong kế hoạch tài chính bạn nên vạch ra: Nguồn vốn từ đâu (vốn tự có, vốn vay, lãi suất vay,..), các khoản chi phí cần thiết khi bắt đầu kinh doanh (phí thuê mặt bằng, chi phí setup, trang trí, thiết bị, các tiện ích,…), chi phí cho nhân viên (lương, thưởng,…), dự định sau bao lâu sẽ hồi lại vốn,…
Lựa chọn vị trí mặt bằng thích hợp
Không chỉ kinh doanh quán cafe cần chú trọng đến vị trí mặt bằng mà mô hình F&B hay bất cứ các hình thức kinh doanh offline cũng như vậy. Bố trí mặt bằng ảnh hưởng đến rất nhiều đến sự thành công của quán cafe. Vì giả sử nếu như quán của bạn nằm ở vị trí không thuận lợi như giao thông tắc nghẽn, mật độ dân cư thấp, ở trong ngõ sâu khó tìm thì khó tiếp cận được khách hàng. bePOS xin được đưa ra cho bạn một số những lưu ý khi chọn lựa mặt bằng:
- Mặt bằng phù hợp với khách hàng mục tiêu, khu vực mật độ dân cư cao,…
- Có chỗ để xe cho khách, không nằm trong ngõ quá sâu, vị trí khó tìm
- Diện tích phù hợp với mô hình và số lượng khách ước tính ban đầu
- Chi phí phù hợp với khả năng của bạn…
Xây dựng Menu phong phú
Hãy xem xét kỹ lưỡng, dựa vào sở thích chung, thói quen,…của khách hàng mục tiêu để xây dựng Menu phù hợp. Thực đơn cũng có thể xây dựng dựa vào phong cách quán cafe của bạn. Luôn làm đa dạng thực đơn của bạn, cập nhật, nắm bắt xu hướng đồ uống để điều chỉnh phù hợp với nhu cầu khách hàng.
Lựa chọn nhà cung cấp
Bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Nếu muốn sản phẩm của mình chất lượng, giữ được hương vị thì nguyên liệu pha chế cần được đảm bảo. Hãy thông minh trong việc chọn lựa nhà cung cấp khi kinh doanh quán cafe. Bạn nên hợp tác với những nhà cung cấp uy tín – nguyên liệu sạch – có nguồn gốc rõ ràng. Nếu quá chú trọng đến lợi nhuận, chọn nguyên liệu có giá thành rẻ, không rõ nguồn gốc sẽ ảnh hưởng đến uy tín của quán, gây hại sức khỏe cho khách hàng và dẫn đến tình trạng mất khách.
Chủ kinh doanh cũng nên đầu tư vào các thiết bị pha chế, máy móc để hỗ trợ nhân viên, giúp các đồ uống ngon hơn, chuẩn bị hơn, nâng cao năng suất làm việc.
Kế hoạch xây dựng quy trình phục vụ
Để hạn chế sai sót, nhầm lẫn và giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng thì bạn cần xây dựng quy trình phục vụ ngay từ đầu cho nhân viên như: cần làm những công việc gì trước khi mở cửa bán hàng, cách tiếp đón, phục vụ, giao tiếp với khách hàng, xử lý order và những phản hồi của khách hàng như thế nào, quy định giờ giấc làm việc…
Tất cả những điều này sẽ giúp bạn vận hành quán cafe một cách dễ dàng mà hiệu quả hơn. Đặc biệt khi kinh doanh quán cafe, dưới sự phát triển của công nghệ, bạn có thể áp dụng phần mềm quản lý quán cafe , nó sẽ đem lại nhiều lợi ích vượt trội bạn không thể ngờ tới.
Ví dụ như siêu app quản lý bán hàng bePOS là phần mềm quản lý bán hàng (phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng,…) đang được hơn 10.000 khách hàng sử dụng cùng 600+ tính năng hoàn toàn MIỄN PHÍ như: thanh toán nhanh chóng, tiện lợi, quản lý doanh thu, quản lý khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ, kiểm soát tồn kho,…bằng hệ thống điện toán đám mây chuyên nghiệp. Phần mềm tích hợp được trên đa thiết bị: Laptop, điện thoại thông minh, ipad, máy POS…
Kế hoạch quản lý nhân viên quán cafe
Khi vận hành quán cafe, bạn cần xác định từ đầu cụ thể số lượng nhân viên mình sẽ thuê là bao nhiêu, tùy thuộc vào mô hình cafe của bạn, từng vị trí cần khoảng bao nhiêu người. Tiếp đó là quy trình tuyển dụng nhân viên, phân ca, sắp xếp quy trình phục vụ, các quy định về kỷ luật để đề phòng nhân viên gian lận và tất nhiên cần phải có những đãi ngộ nếu nhân viên làm việc tốt.
Kế hoạch quản lý hoạt động kinh doanh quán
Khi kinh doanh quán cafe, bạn sẽ phải nắm bắt toàn bộ trạng thái của quán, theo dõi doanh thu, nguyên vật liệu, chi phí,…do vậy trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn cần đưa ra những phương pháp cụ thể để vận hành quán.
Không phải lúc nào bạn cũng có thể có mặt ở cửa hàng 24/7 để giám sát nhân viên, cửa hàng, việc quản lý theo kiểu truyền thống như quản lý bằng sổ sách, excel cũng sẽ gây khó khăn, làm tốn thời gian, công sức. Tất cả những điều này bePOS có thể giúp bạn, siêu app có đầy đủ tính năng chuyên sâu , giảm thiểu sai sót, thất thoát doanh thu.
Kế hoạch Marketing cho quán cafe một cách thông minh
Để nâng cao thương hiệu, tiếp cận được nhiều khách hàng thì Marketing chính là phương pháp hữu hiệu nhất. Làm thế nào để xây dựng kế hoạch Marketing, quảng cáo cho quán cafe hiệu quả? Hãy tận dụng các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, tham gia vào các group liên quan, sử dụng KOLs để quảng bá thương hiệu, các chương trình khuyến mãi, chăm chút vào content, hình ảnh,… Môt lưu ý là cho dù bạn sử dụng phương thức Marketing nào thì cũng cần nắm vững mục tiêu và tính khả thi của nó
Mẫu bản kế hoạch kinh doanh quán cafe cho bạn
Mẫu Kế hoạch kinh doanh quán cafe sinh viên
Tổng quan Kế hoạch kinh doanh quán cà phê sinh viên
Loại hình: cafe cho sinh viên, học sinh, cung cấp dịch vụ cafe, nước uống
Mục tiêu: Tạo không gian thoải mái, phù hợp với sinh viên, học sinh học tập, làm việc
Địa điểm: Nguyễn Văn Tuyết, Đống Đa, Hà Nội (gần nhiều trường Đại học và Cấp 3)
Số tiền dự kiến: 875.000.000 VNĐ
2. Dịch vụ và sản phẩm:
Cung cấp không gian cho các bạn trò chuyện, vui chơi và học tập, có góc check in riêng, khu vực làm việc yên tĩnh
Menu: cafe, sinh tố, các loại trà, kem, bánh ngọt và đò ăn vặt (hạt hướng dương,…)
3. Nguyên cứu thị trường:
Nhóm khách hàng khu vực quận Đống Đa
Học sinh, sinh viên: gần 5 trường đại học, 8 trường cấp 3, 6 trường cấp 2
Trong bảng kế hoạch kinh doanh quán cà phê sinh viên hãy xác định đối thủ cạnh tranh: có rất nhiều quán cafe khách trên cung đường này Fologan, green coffee,..
4. Nhà cung cấp:
Nguyên liệu: siêu thị Vinmart, các cửa hàng hoa quả và các cửa hàng khác
5. Cơ cấu tổ chức:
Nhân viên bảo vệ, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, quản lý cửa hàng, nhân viên ship đồ
Quy định về thời gian làm việc, phân chia ca.
Nhận định tình hình hiện tại, so với mục tiêu ban đầu còn đang thiết sót cái gì…
Mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe thú cưng
- Tổng quan:
- Loại hình: cafe động vật thú cưng (chó, mèo).
- Mục tiêu: Tạo không gian thoải mái, giải trí cho những người yêu động vật.
- Địa điểm: Bà Triệu, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Số tiền dự kiến: 1. 200.000.000 VNĐ.
2. Dịch vụ và sản phẩm:
- Cung cấp không gian vui chơi, giải trí cho những người yêu động vật.
- Menu: cafe kèm một số đồ ăn kèm: sandwich, xúc xích, bánh mì…
- Có thể các khách hàng đến cafe thú cưng cũng có động vật nuôi ở nhà, tại quầy thu ngân có thể bán thêm phụ kiện, đồ ăn cho thú cưng.
3. Nguyên cứu thị trường:
- Nhóm khách hàng khu vực quận Hai Bà Trưng và khu vực lân cận khác.
- Các bạn trẻ, những người thích chó, mèo, những người có thú cưng.
- Đối thủ cạnh tranh: K’s Cafe (là quán cafe chó mèo mở sớm nhất), Luffy Coffee, Meo’s House,…
4. Nhà cung cấp:
- Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thú cưng bao gồm cả nguồn nguyên liệu như: siêu thị, nông trại, các cửa hàng khác.
- Động vật: Liên kết với các tổ chức cứu hộ chó mèo, nhóm cứu hộ trong cộng đồng trên mạng xã hội.
5. Cơ cấu tổ chức:
- Nhân viên bảo vệ, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, quản lý cửa hàng, nhân viên chăm sóc thú cưng, nhân viên dọn dẹp.
- Quy định về thời gian làm việc, phân chia ca, giờ cho thú cưng ăn.
- Nhận định tình hình hiện tại, so với mục tiêu ban đầu còn đang thiết sót cái gì…
Tổng kết
Bài viết trên đây chính là cách xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe và những mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn có thể tham khảo mà bePOS tổng hợp được. Hy vọng sẽ giúp các chủ kinh doanh vận hành quán cafe thành công!
FAQ
- Kinh doanh quán cafe có cần đến các văn bản pháp luật?
Câu trả lời là: Có, khi kinh doanh quán cafe bạn cần phải chuẩn bị giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm cũng như tất cả các loại giấy tờ hợp pháp để có thể kinh doanh theo quy định của Pháp luật.
Follow bePOS:
