Trang chủBlogs Quản lý doanh nghiệpHướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết, hiệu quả

Hướng dẫn lập kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết, hiệu quả

Tháng Sáu 06, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
697 Đã xem

Kế hoạch kinh doanh quán cafe gồm những nội dung gì? Làm thế nào để mở quán cafe thành công cho người mới bắt đầu? Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ hướng dẫn xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe một cách thật chuyên nghiệp, bài bản. Hãy theo dõi ngay cùng bePOS nhé!  

Kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì?

Hiểu đơn giản, kế hoạch kinh doanh quán cafe là một bản mô tả bao quát toàn bộ quá trình kinh doanh của quán cafe trong khoảng thời gian nhất định. Bản kế hoạch này đóng vai trò định hướng toàn bộ chiến lược và cách vận hành quán, là cơ sở để chủ quán ra các quyết định trong tương lai. 

Về cơ bản, một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe sẽ bao gồm những khía cạnh như sau:

  • Những thông tin chung của quán, tầm nhìn, định hướng, cũng như mục tiêu kinh doanh cụ thể. 
  • Bản phân tích thị trường, đối thủ cạnh tranh và người tiêu dùng.
  • Bản kế hoạch phân bổ tài chính cho quán cafe.
  • Bản kế hoạch kinh doanh, chiến lược Marketing cho quán.
  • Kế hoạch vận hành, quy trình làm việc của nhân viên quán cafe.
  • Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự cho quán cafe..
ke-hoach-kinh-doanh-quan-cafe-la-gi-co-noi-dung-nao
Kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì, có những nội dung nào

Tại sao quán cafe cần kế hoạch kinh doanh?

Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là vô cùng cần thiết, ngay cả với những quán quy mô nhỏ, bởi một số lý do như:

  • Tạo sự chủ động: Kế hoạch kinh doanh quán cafe là cơ sở cho toàn bộ hoạt động của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ biết mình nên làm gì, không bị thụ động trước sự thay đổi của thị trường hay những rủi ro có thể xảy ra.
  • Nâng cao hiệu quả hoạt động: Nhờ bản kế hoạch này, bạn sẽ hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mình để cải thiện. Ngoài ra, tất cả những yếu tố như quy trình vận hành, tiêu chuẩn phục vụ cũng được đồng nhất, từ đó nâng cao sự chuyên nghiệp.
  • Dễ thu hút vốn đầu tư: Nếu muốn vay vốn ngân hàng, hay thu hút các nhà đầu tư khác, bạn cần có một bản kế hoạch kinh doanh quán cafe thật rõ ràng và nhiều tiềm năng. 
ke-hoach-kinh-doanh-giup-quan-hoat-dong-hieu-qua
Kế hoạch kinh doanh giúp quán cafe hoạt động hiệu quả

Cách xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết

Phân tích thị trường

Bước đầu tiên trong kế hoạch kinh doanh quán cafe là phải nghiên cứu thị trường. Cụ thể, bạn cần quan tâm đến các yếu tố vĩ mô và vi mô. Đối với yếu tố vĩ mô, bạn cần hiểu biết về bối cảnh kinh tế – xã hội chung như luật pháp, kinh tế, công nghệ,…

Về yếu tố vi mô, bạn cần lên kế hoạch cụ thể như sau:

  • Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh: Lập bảng các đối thủ cạnh tranh trực tiếp, liệt kê đầy đủ các thông tin để dễ dàng so sánh. Ví dụ, các quán cafe đối thủ đang kinh doanh sản phẩm gì, mức giá bao nhiêu, Marketing trên những kênh nào,… 
  • Nghiên cứu xu hướng của ngành: Nghiên cứu ngành này đang có những xu hướng nào nổi bật, thức uống nào đang “hot”,…. Bạn hãy đánh giá tiềm năng phát triển của những xu hướng này trong tương lai. 
  • Nghiên cứu chân dung khách hàng: Vẽ chân dung tệp khách hàng mà bạn hướng đến, bao gồm độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích, các vấn đề đang gặp,… Chân dung càng chi tiết thì bạn càng dễ lên kế hoạch kinh doanh quán cafe. 
nghien-cuu-khach-hang-ke-hoach-kinh-doanh-cafe
Nghiên cứu khách hàng khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe

Tìm ý tưởng kinh doanh quán cafe

Tiếp theo là lên ý tưởng kinh doanh quán cafe. Bạn cần xác định phong cách quán hướng đến là gì, phục vụ tệp khách hàng nào. Lưu ý, hãy đảm bảo mọi yếu tố của quán như thiết kế không gian, tên gọi, nội dung truyền tải đều đồng nhất với tầm nhìn đã xác định từ trước. 

Ví dụ, trong bản kế hoạch, bạn hãy liệt kê rõ tên gọi quán, slogan, tầm nhìn, logo, màu sắc đại diện, các yêu cầu cơ bản về thiết kế phong cách cho quán,… Điều này giúp bạn dễ dàng tạo bộ nhận diện thương hiệu cho quán và giúp khách hàng nhớ đến nhanh hơn.

Lập mục tiêu kinh doanh cho quán cafe

Trong kế hoạch kinh doanh quán cafe không thể thiếu các mục tiêu cụ thể. Những mục tiêu này phải thật rõ ràng, có thể đo lường được, có tính khả thi và gắn với thời gian cụ thể. Một số loại tiêu chí có thể để ra là:

  • Quy mô quán: Quán hướng đến phục vụ cùng lúc tối đa bao nhiêu khách hàng? Quán có kế hoạch mở thêm chi nhánh hay không? Nếu mở thêm thì là bao lâu, cần đáp ứng những yếu tố gì?
  • Doanh thu: Mục tiêu doanh thu của quán trong 1 tháng đầu, 3 tháng đầu hay 1 năm là bao nhiêu? Trong thời gian bao lâu thì quán cafe có thu hồi lại vốn đầu tư? 
muc-tieu-kinh-doanh-la-dieu-phai-co
Thiết lập mục tiêu kinh doanh là điều chủ quán cafe phải làm

Lên kế hoạch tài chính của quán cafe

Phân bổ tài chính là nội dung không thể thiếu khi lên kế hoạch kinh doanh quán cafe. Kế hoạch tài chính mở quán cafe gồm:

  • Dự toán phí khởi nghiệp: Chi phí thuê và thiết kế mặt bằng, đầu tư trang thiết bị, nguyên vật liệu, thuê phòng Marketing để xây dựng bộ nhận diện thương hiệu, khai trương, tiền dự trù rủi ro,…
  • Dự toán chi phí vận hành: Chi phí thuê nhân viên quán cafe, tiền điện, tiền nước, tiền Internet theo tháng,…
  • Các con số giả định: Giả định về doanh số bán hàng, lợi nhuận thu được và giả định tốc độ phát triển của quán.
  • Tổng chi phí: Tính toán tổng chi phí đầu tư chủ quán cafe phải bỏ ra.  

Tìm và bố trí mặt bằng quán cafe

Mặt bằng là nội dung không thể bỏ qua khi tạo kế hoạch kinh doanh quán cafe. Trước tiên, bạn cần lên phương án chọn vị trí mở quán cafe. Vị trí này phải đảm bảo phù hợp với những mục tiêu kinh doanh đã đề ra từ trước. 

tim-mat-bang-mo-quan-cafe
Tìm mặt bằng mở quán cafe phù hợp định hướng phát triển

Sau khi đã tìm được vị trí, bạn phải lên kế hoạch bố trí mặt bằng sao cho hợp lý. Chẳng hạn, khu vực nào là để phục vụ khách, khu vực nào là để pha chế, đặt nhà vệ sinh? Mỗi khu vực sẽ chiếm diện tích bao nhiêu và có tiêu chuẩn thiết kế thế nào. Ở giai đoạn này, các chủ quán thường thuê đơn vị thiết kế chuyên nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất. 

Xây dựng menu cho quán cafe

Bước tiếp theo trong quy trình lên kế hoạch kinh doanh quán cafe là xây dựng thực đơn. Bạn có thể tham khảo các bước lên menu như sau:

  • Bước 1: Liệt kê danh sách. Bạn hãy liệt kê vào Excel tất cả các đồ uống, món ăn mà quán có thể kinh doanh. 
  • Bước 2: Sắp xếp, phân loại thực đơn. Bạn sắp xếp theo từng danh mục như đồ uống, bánh, đồ ăn vặt,… Với đồ uống, bạn có thể chia nhỏ thành từng mục con như cà phê, trà sữa, trà, đồ phủ kem, nước detox,… 
  • Bước 3: Định giá menu. Bạn xác định giá bán cho từng món ăn trong menu. Con số này sẽ phụ thuộc vào chi phí sản xuất, tham khảo giá bán đối thủ, đối tượng khách hàng hướng đến.
  • Bước 4: Thiết kế menu. Bạn thiết kế menu dựa sao cho đồng nhất với phong cách của quán. Menu cũng phải được sắp xếp thật khoa học để khách hàng dễ lựa chọn, phải niêm yết giá và có thể kèm theo mô tả ngắn gọn.   
cac-buoc-xay-dung-menu-cho-quan-cafe-moi
Các bước xây dựng menu cho quán cafe mới

Lên kế hoạch mua hàng từ các nhà cung cấp

Khi mua nguyên vật liệu, bạn cần lên bản kế hoạch lựa chọn nhà cung cấp và kế hoạch mua hàng. Ở giai đoạn tìm nhà cung cấp, bạn có thể liệt kê danh sách và kèm theo những thông tin như mức độ uy tín, giá cả, chính sách để dễ so sánh. 

Tiếp theo, bạn lập kế hoạch mua hàng sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh ban đầu. Ví dụ, quán sẽ phục vụ tối đa bao nhiêu khách một ngày và cần mua máy pha, máy xay công suất bao nhiêu? Kế hoạch mua hàng càng chính xác, thì bạn sẽ tránh bị lãng phí hay thiếu hụt, gây ảnh hưởng xấu đến quá trình vận hành. 

Xây dựng quy trình phục vụ cho nhân viên 

Xây dựng quy trình là bước không thể thiếu khi xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe. Bạn nên đặt checklist, cũng như các bước phải làm để nhân viên tuân thủ theo. Chẳng hạn, bước đầu tiên là mở cửa và chào khách, sau đó lên order và thanh toán. 

xay-dung-quy-trinh-phuc-vu-quan-cafe
Xây dựng quy trình phục vụ quán cafe để nhân viên tuân thủ

Lập kế hoạch vận hành quán cafe

Với vai trò nhà quản lý, bạn phải có kế hoạch vận hành quán cafe như quy trình quản lý nhân viên, tuyển dụng, phân công nhiệm vụ, thời gian làm việc,… Ngoài ra, bạn cũng phải kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của quán cafe, xem báo cáo chi phí, doanh số để nắm bắt tình hình. 

Lập kế hoạch marketing cho quán cafe

Marketing là hoạt động không thể thiếu nếu muốn mở quán cafe thành công. Trong kế hoạch Marketing của quán cafe thường tổng hợp những nội dung như sau:

  • Tóm tắt dự án: Các thông tin của quán, sứ mệnh, tầm nhìn, thế mạnh của quán,…
  • Phân tích thị trường: Các thông tin này cũng đã có ở bước trên, nhưng bạn có thể làm rõ hơn khi lên kế hoạch Marketing. Ví dụ, các đối thủ làm truyền thông trên kênh nào, hành vi sử dụng mạng xã hội của khách hàng,…
  • Các kênh Marketing: Xác định triển khai làm truyền thông trên những kênh nào. Với từng kênh, bạn có thể lên kế hoạch cụ thể hơn.
  • Xác định mục tiêu: Xác định mục tiêu, KPI cụ thể cho các hoạt động Marketing sẽ triển khai.
  • Ngân sách Marketing: Làm rõ ngân sách có thể đầu tư cho Marketing là bao nhiêu, phân bổ như thế nào. 
lap-ke-hoach-marketing-cho-quan-cafe-khi-moi-mo
Lập kế hoạch Marketing cho quán cafe là bước vô cùng quan trọng

>> Xem thêm: 12 chiến lược Marketing cho quán cafe bạn không thể bỏ lỡ

Nguyên tắc xây dựng kế hoạch kinh doanh quán café

Trên đây là những nội dung cần có trong kế hoạch kinh doanh quán cafe. Ngoài ra, để toàn bộ kế hoạch này được triển khai hiệu quả, bạn nên tuân thủ một số nguyên tắc: 

  • Đảm bảo sự rõ ràng, cụ thể: Các mục tiêu đặt ra phải thật cụ thể, đo lường được và mang tính khả thi. Điều này giúp bạn dễ dàng gọi vốn đầu tư, hoặc tăng khả năng được ngân hàng cho vay vốn. 
  • Luôn tính đến yếu tố thời gian: Khi tạo kế hoạch kinh doanh quán cafe, bạn phải xây dựng theo thời gian, phân chia từng giai đoạn cụ thể. Điều này cũng làm tăng tính cụ thể, rõ ràng của bản kế hoạch như yêu cầu phía trên.
  • Có trọng tâm: Bạn nên lên kế hoạch có trọng tâm, tập trung vào đạt mục tiêu đề ra trong từng giai đoạn phát triển. Điều này nhằm tránh dàn trải nhân lực, vật lực cho nhiều hoạt động khác nhau một cách thiếu hiệu quả. 
nguyen-tac-len-ke-hoach-kinh-doanh-quan-cafe
Một số nguyên tắc khi lên kế hoạch kinh doanh quán cafe

Mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe tham khảo

Phổ biến nhất là các mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe trên Excel, Google Sheet. Với nhà quản lý, bạn nên có kế hoạch phát triển tổng thể cho quán. Các mảng nhỏ hơn đều nhằm mục đích triển khai kế hoạch chung này. 

Với từng mảng, bạn có thể xây dựng những bản kế hoạch riêng, cụ thể hơn. Ví dụ, kế hoạch phân bổ tài chính, kế hoạch tuyển nhân sự, kế hoạch Marketing,… Hiện nay trên mạng có rất nhiều mẫu kế hoạch với cách trình bày, sắp xếp khác nhau cho bạn tham khảo. 

mau-ke-hoach-tai-chinh-mo-quan-cafe
Mẫu kế hoạch tài chính mở quán cafe tham khảo

>> Tải mẫu kế hoạch kinh doanh quán cafe chi tiết tại đây

Trên đây là những kiến thức bổ ích nhất liên quan đến cách lên kế hoạch kinh doanh quán cafe hiệu quả. Hy vọng bài viết này của bePOS đã mang lại cái nhìn tổng quát nhất và chúc bạn thành công trong tương lai!

FAQ

Có thể xây dựng kế hoạch kinh doanh quán cafe ở đâu?

Phương pháp phổ biến nhất là tạo kế hoạch kinh doanh quán cafe ở Excel/Google Sheet hoặc Word/Google Docs. Ngoài ra, hiện nay có rất nhiều phần mềm lập kế hoạch cho doanh nghiệp và hỗ trợ triển khai kế hoạch rất chính xác và tiện lợi.

Ưu nhược điểm của việc lập kế hoạch kinh doanh trên Excel là gì?

Excel có ưu điểm là dễ sử dụng, thường được cài đặt sẵn trên máy tính. Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là tính bảo mật thấp, khó khôi phục dữ liệu, tính đồng bộ không cao bằng các phần mềm công nghệ cao.