Trang chủBlogs MarketingKPI là gì? Hiểu đúng về KPI và cách xây dựng chiến lược KPI hiệu quả

KPI là gì? Hiểu đúng về KPI và cách xây dựng chiến lược KPI hiệu quả

Tháng Mười Một 11, 2023
Nữ Tâm
Nữ Tâm
389 Đã xem

KPI là một trong những phương pháp quản lý được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi những ưu điểm vượt trội mà chỉ số này mang lại. Vậy KPI là gì? Có những điểm nào cần chú ý khi sử dụng KPI? Làm sao để xây dựng và quản lý KPI hiệu quả? Cùng bePOS đi tìm câu trả lời cho những câu hỏi này trong bài viết dưới đây!

KPI là gì?

Trước hết, hãy cùng trả lời cho câu hỏi “KPI viết tắt của từ gì?”. KPI là viết tắt của thuật ngữ Tiếng Anh “Key Performance Indicator” – tạm dịch là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc. Nói một cách đơn giản, KPI là công cụ được sử dụng để đo đạc và đánh giá hiệu suất làm việc bằng cách sử dụng số liệu, tỷ lệ và các chỉ số cụ thể. 

Nhờ đó, các nhà quản lý có thể biết được mức độ hiệu quả của tổ chức hoặc bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp. Trong một công ty, mỗi bộ phận sẽ có những chỉ số KPI riêng để cấp lãnh đạo đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng bộ phận một cách khách quan nhất. 

Việc sử dụng hệ thống KPI trong đánh giá hiệu quả công việc nhằm mục đích đảm bảo rằng các nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm theo mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Điều này giúp làm cho quá trình đánh giá công việc trở nên rõ ràng, minh bạch, và công bằng hơn, đồng thời tăng cường hiệu suất của quá trình đánh giá bằng việc sử dụng những chỉ số KPI có tính định lượng cao.

Cùng xem qua một vài ví dụ cụ thể về KPI để hiểu rõ hơn chỉ số hiệu quả này:

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về KPI (Key Performance Indicators) cho các lĩnh vực khác nhau:

  • Các chỉ số KPI trong kinh doanh: Lợi nhuận gộp (Gross profit margin); Lợi nhuận ròng (Net profit margin); Lãi kỳ vọng trên đầu tư (Return on Investment – ROI); Tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán hàng (Revenue growth rate);…
  • Các chỉ số KPI trong Marketing: Click-Through Rate (CTR) – Tỷ lệ nhấp chuột; Conversion Rate – Tỷ lệ chuyển đổi; Social Media Engagement – Tương tác trên mạng xã hội; Content Engagement Rate – Tỷ lệ tương tác với nội dung;…
  • Các chỉ số KPI trong quản lý nhân sự: Chỉ số đào tạo (Training index); Sự hài lòng của nhân viên (Talent satisfaction); Tỷ lệ sa thải (Dismissal rate); Tỷ lệ đánh giá hiệu suất công việc (Performance appraisal);…
kpi-viet-tat-cua-tu-gi
KPI viết tắt của từ gì?

Vì sao KPI quan trọng trong doanh nghiệp?

Sau khi hiểu được KPI là gì, chắc hẳn bạn đã hình dung ra được tầm quan trọng của chỉ số này đối với doanh nghiệp. Với chức năng cốt lõi là cung cấp thông tin cụ thể về hiệu suất của hoạt động và đánh giá sự đóng góp của từng cá nhân đối với mục tiêu chung, KPI là chỉ số đánh giá công việc không thể thiếu đối với cả nhà quản lý và nhân viên.

Với quản lý

Thông qua việc sử dụng dữ liệu đánh giá KPI hiệu quả, các nhà quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt những thông tin quan trọng, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp. Những lợi ích hàng đầu mà một hệ thống KPI mang lại cho doanh nghiệp và nhà quản lý đó là:

  • KPI giúp đo lường hiệu suất và tiến độ của một cá nhân hoặc một nhóm nhân viên trong từng phòng ban một cách rõ ràng và định lượng, từ đó xác định các mục tiêu đang được thực hiện.
  • KPI cung cấp những dữ liệu và thông tin liên quan, giúp nhà quản lý xác định các vấn đề của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định về công việc cần ưu tiên.
  • KPI giúp nhà quản lý tối ưu hóa nguồn lực bằng cách tập trung vào các công việc quan trọng đối với doanh thu và sự phát triển của doanh nghiệp.
  • KPI hỗ trợ nhà quản lý đặt ra các mục tiêu cụ thể và phù hợp cho từng cá nhân, phòng ban.
chay-kpi
Nhân viên chạy KPI để đảm bảo chỉ tiêu

Với nhân viên

Chắc hẳn khi đi làm, bạn đã không ít lần nghe tới cụm từ “chạy KPI”, tức là nhân viên sẽ cố gắng nỗ lực hết sức để đạt chỉ tiêu hiệu quả làm việc tốt nhất. Vậy tại sao KPI lại quan trọng đối với nhân viên đến thế? Cùng tìm hiểu một số lý do dưới đây:

  • KPI giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về những mục tiêu cụ thể trong công việc. Từ đó, họ sẽ biết mình cần sắp xếp thứ tự ưu tiên ra sao để đạt được hiệu suất tốt nhất.
  • KPI giúp nhân viên đo lường và theo dõi hiệu suất cá nhân, từ đó biết được mình đang hoàn thành công việc ở mức nào để có những biện pháp cải thiện phù hợp.
  • KPI thúc đẩy tư duy độc lập và tinh thần trách nhiệm của nhân viên thông qua việc tự theo dõi, đánh giá mục tiêu của bản thân.

>> Xem thêm: Cách sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Excel hiệu quả nhất

Ưu điểm và nhược điểm khi áp dụng KPI cho nhân viên

Mặc dù là công cụ đánh giá hiệu suất làm việc được phần lớn các doanh nghiệp sử dụng, không phải lúc nào KPI cũng được áp dụng thành công. Do đó, trước khi lựa chọn hệ thống đánh giá phù hợp, doanh nghiệp cần xác định đồng thời ưu nhược điểm của KPI để có thể áp dụng đúng và hiệu quả cho nhân viên của mình.

Những ưu điểm của KPI

Với nhiều ưu điểm vượt trội, KPI đang là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc được nhiều nhà quản lý lựa chọn. Cùng nhìn qua một số ưu điểm nổi bật của KPI dưới đây:

  • KPI cung cấp cái nhìn tổng quan về mục tiêu cụ thể trong dự án hoặc hoạt động trong doanh nghiệp.
  • KPI thường được biểu thị bằng con số cụ thể và dựa trên dữ liệu, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin để đưa những hướng hành động hợp lý.
  • KPI giúp đơn giản hóa việc đo lường năng suất khi so với các mục tiêu cụ thể, từ đó giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên và bộ phận.
  • Sử dụng KPI đúng cách giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp.
  • KPI thúc đẩy sự liên kết giữa cá nhân và các bộ phận trong tổ chức, tạo nền tảng cho việc hợp tác hiệu quả.

Những nhược điểm của KPI

Lưu ý rằng, KPI không phải công cụ vạn năng. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý tới một số nhược điểm sau của KPI để ứng dụng thước đo này một cách hiệu quả nhất.

  • KPI nếu không được xác định rõ ràng, cụ thể và thực tế sẽ khiến nhân viên có tâm lý hoang mang, gây ảnh hưởng tiêu cực đến công tác quản lý nhân sự.
  • Khi KPI tập trung quá nhiều vào các chỉ số định lượng có thể gây ra tình trạng tập trung vào số liệu mà bỏ qua chất lượng công việc hoặc dự án.
  • KPI nếu không linh hoạt và thay đổi để phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể sẽ không đảm bảo hiệu suất làm việc tích cực của nhân viên.
uu-nhuoc-diem-cua-kpi
Ưu nhược điểm của KPI

Phân biệt KPI và OKR

Nếu như KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc quen thuộc của nhiều doanh nghiệp, thì OKR là khái niệm tương đối mới trong những năm gần đây. Nhìn chung, cả KPI và OKR đều là những phương pháp đánh giá hiệu suất với những ưu điểm riêng, tuỳ thuộc vào định hướng cũng như mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

Vậy KPI là gì và OKR là gì? Hai chỉ tiêu này có những khác biệt gì? Hãy cùng bePOS phân biệt KPI và OKR để giúp doanh nghiệp của bạn lựa chọn phương pháp phù hợp nhé! 

Tiêu chí so sánh KPI OKR
Mục đích sử dụng KPI thường được áp dụng trong việc vận hành các tổ chức ổn định, giúp việc đánh giá nhân viên trở nên minh bạch, khách quan và công bằng hơn nhờ những bằng chứng bằng số liệu cụ thể. OKR là công cụ để doanh nghiệp đặt ra mục tiêu cũng như xác định cơ sở và kết quả cần đạt cho mục tiêu đó. OKR thường được ứng dụng khi doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể cho một khoảng thời gian nhất định.
Trọng tâm của chỉ số Trọng tâm của KPI chủ yếu là các chỉ số sử dụng (Indicator), với mục tiêu cuối cùng là đưa ra các kết quả then chốt, từ đó đánh giá năng lực nhân viên một cách hiệu quả. Trọng tâm của OKR chủ yếu là mục tiêu (Objective), do đó khi sử dụng OKR, quan trọng là doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu cần hướng tới để có thể đạt được kết quả mong muốn. 
Các công việc chính KPI có thể được điều chỉnh theo nhiệm vụ hàng ngày. Ví dụ, nếu bạn không đạt được KPI trong tuần này, bạn có thể tăng mục tiêu cho KPI của tuần tiếp theo, nhưng bạn vẫn phải theo sát mục tiêu chính (Key Result) mà bạn đã đặt ra. OKR là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp muốn đạt được, và để làm được điều đó, các nhà quản lý cần theo dõi KPI, vì KPI phục vụ cho OKR.

Phân loại KPI

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần xác định các hệ thống KPI riêng để đáp ứng các nhiệm vụ đặc thù của phòng ban mình. Bên cạnh việc hiểu được KPI là gì, doanh nghiệp cũng cần nắm được các loại KPI chính mà tổ chức của mình nên có:

KPI kinh doanh

Đo lường kết quả của mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh, từ đó giúp điều hướng thứ tự các công việc ưu tiên và xác định những lĩnh vực tăng trưởng chậm của doanh nghiệp.

KPI tài chính

Được giám sát bởi bộ phận tài chính và lãnh đạo của công ty, hệ thống KPI này thể hiện tình hình hoạt động để tạo lợi nhuận và doanh thu, từ đó giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

phan-loai-kpi
Phân loại KPI

KPI tiếp thị

Loại hình KPI này có chức năng giúp nhân viên tiếp thị theo dõi hiệu quả của hoạt động Marketing trên các kênh tiếp thị, từ đó đánh giá hoạt động tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

KPI bán hàng

KPI bán hàng giúp bộ phận kinh doanh đo lường khả năng đạt mục tiêu bán hàng, theo dõi kết quả và tăng trưởng doanh thu hàng tháng. Đồng thời, KPI bán hàng cũng giúp đánh giá chất lượng của hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

KPI quản lý dự án

Đây là loại KPI thường được sử dụng bởi nhà quản lý để theo dõi tiến độ mục tiêu đề ra và đảm bảo dự án của doanh nghiệp đáp ứng đủ các yêu cầu và tiến độ.

cac-loai-kpi
Các loại KPI là gì?

Quy trình triển khai và xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp

Xác định đối tượng xây dựng KPIs

Hai phương pháp chính thường được sử dụng để xây dựng KPI là:

  • Phương pháp trực tiếp: Các bộ phận, phòng ban chuyên môn trực tiếp đề xuất và xây dựng hệ thống KPI cho từng vị trí trong phạm vi quyền hạn của họ. Đội ngũ quản trị nhân sự ở đây sẽ đóng vai trò là người hỗ trợ và hướng dẫn về phương pháp để đảm bảo rằng KPI được xây dựng tuân thủ đúng các nguyên tắc quản lý.
  • Phương pháp gián tiếp: Bộ phận nhân sự hoặc những nhà quản lý cấp cao sẽ thiết lập KPI cụ thể cho từng phòng ban. Tuy nhiên, để KPI có thể phản ánh đầy đủ nhiệm vụ và chức năng chuyên môn, quản lý của bộ phận cũng cần thẩm định và đánh giá trước khi áp dụng cho phòng ban của mình.
doi-tuong-xay-dung-kpi
Đối tượng xây dựng KPI là gì?

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

Một doanh nghiệp là tập hợp của nhiều nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau (sản xuất, marketing, tài chính, nhân sự,…), cùng phối hợp nhằm đảm bảo việc vận hành trơn tru, hiệu quả của doanh nghiệp đó.

Từng bộ phận sẽ có những chức năng và nhiệm vụ riêng, do đó mà bên cạnh mục tiêu chung của doanh nghiệp, mục tiêu của từng phòng ban cũng sẽ có những điểm khác biệt. Mục tiêu của bộ phận thường liên quan đến cách bộ phận đó đóng góp vào mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. 

Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí

Mỗi bộ phận trong công ty bao gồm nhiều vị trí khác nhau, cùng đóng góp vào quá trình thực hiện mục tiêu của bộ phận đó. Với việc xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí, nhân viên đảm nhiệm phần công việc đó sẽ nắm rõ các mục tiêu cụ thể cần đạt được hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. 

Có thể nói, nhiệm vụ của từng vị trí cụ thể sẽ phụ thuộc vào bộ phận mà vị trí đó trực thuộc. Do đó, KPI cá nhân cần định rõ nhiệm vụ cụ thể và thời hạn hoàn thành để giúp nhân sự có tinh thần làm việc tích cực và hiệu quả.

cac-loai-kpi-xac-dinh-chuc-nang-tung-vi-tri
Xác định chức năng của từng vị trí theo các loại KPI

Xây dựng bộ chỉ số KPIs

Những yếu tố cần xây dựng

Để xây dựng được một bộ chỉ số KPI hiệu quả, bước đầu tiên và quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý đó là xác định chính xác các yếu tố quan trọng của hệ thống KPI. Một số yếu tố cơ bản mà mọi bộ chỉ tiêu KPI nên có bao gồm:

  • Chỉ số KPIs của bộ phận: Phụ thuộc vào nhiệm vụ và chức năng cụ thể của bộ phận đó. Người xây dựng KPI sẽ tạo ra các chỉ số chung dựa trên đặc điểm riêng của bộ phận, sau đó dùng đây làm cơ sở để xác định KPI cho từng vị trí trong bộ phận.
  • Chỉ số KPIs của từng vị trí: Thường dựa trên bản mô tả công việc cụ thể của từng vị trí. Đồng thời, KPI cũng phải tuân theo nguyên tắc SMART và dựa trên dữ liệu doanh nghiệp sử dụng một cách rõ ràng, phù hợp và hiệu quả.
  • Kỳ đánh giá: Các kỳ đánh giá sẽ được thực hiện theo tháng, quý hoặc năm, tuỳ theo mục tiêu của nhà quản lý.
yeu-to-xay-dung-kpi
Yếu tố cần thiết khi xây dựng KPI là gì?

Phương pháp xây dựng KPIs dựa trên tiêu chí S.M.A.R.T

Sau khi tìm hiểu về những yếu tố trên, chúng ta đã hiểu được KPI là gì. Tuy nhiên, để xây dựng KPI dựa theo tiêu chí S.M.A.R.T thì không phải ai cũng nắm được. Tiêu chí S.M.A.R.T trong xây dựng KPI gồm các keywords chính cần tập trung, đó là: Specific, Measurable, Achievable, Time-bound và Realistic. Cụ thể, từng khái niệm có thể được giải thích ngắn gọn như sau:

  • Tính cụ thể (Specific): KPI cần phải được xây dựng một cách cụ thể, đơn giản và tập trung vào bản chất của công việc, giúp việc theo dõi dễ dàng cho cả người thực hiện và người quản lý.
  • Khả năng đo lường (Measurable): KPI cần phải có khả năng đo lường để có thể đánh giá hiệu suất. Nếu công ty chưa có hệ thống đo lường, cần phải xây dựng để có thể quản lý KPI hiệu quả. 
  • Khả năng đạt được (Achievable): Mục tiêu cần phải nằm trong khả năng thực hiện của từng bộ phận hoặc cá nhân, nhưng cũng không nên đặt mục tiêu quá thấp hoặc quá cao. Mục tiêu nên khuyến khích nhân viên nỗ lực để đạt được nhiều thành tích đột phá.
  • Tính thực tế (Realistic): Cần xem xét các yếu tố thực tế có ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu. Ví dụ, dịch COVID-19 là một yếu tố thực tế cần được xem xét khi lập kế hoạch xây dựng KPI.
  • Mốc thời gian cụ thể (Time-bound): Cần đặt mốc thời gian cụ thể theo từng đợt (tháng, quý, năm) để giúp nhà quản lý theo dõi kế hoạch dễ dàng và điều chỉnh cho những giai đoạn tiếp theo.
tieu-chi-smart
Tiêu chí SMART để xây dựng hệ thống KPI là gì?

Xác định khung điểm KPI để đánh giá mức độ hoàn thành

Sau khi xác định KPI cho từng phòng ban và vị trí công việc, doanh nghiệp sẽ áp dụng chỉ số đo lường hiệu quả này trong quản lý nhân sự để dễ dàng đánh giá và nắm bắt được tình hình hoạt động chung của mỗi bộ phận. 

Như đã nêu trong tiêu chí S.M.A.R.T, hệ thống KPI được xây dựng dựa trên khả năng đo lường, do đó mỗi mục tiêu KPI sẽ có cách đánh giá cụ thể riêng cho từng mức độ hoàn thành. Nhìn chung, công việc có thể được phân chia thành ba nhóm chính như sau:

  • Nhóm A: Yêu cầu nhiều thời gian để thực hiện và có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu tổng thể.
  • Nhóm B: Yêu cầu ít thời gian thực hiện nhưng có ảnh hưởng đáng kể đến mục tiêu tổng thể hoặc yêu cầu nhiều thời gian thực hiện nhưng ảnh hưởng ít đến mục tiêu tổng thể.
  • Nhóm C: Yêu cầu ít thời gian thực hiện và có ít ảnh hưởng đến mục tiêu tổng thể.

Mỗi nhóm KPI này có trọng số đánh giá khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng và cách xác định của người quản lý. Ví dụ, doanh nghiệp có thể chia trọng số cho từng công việc như sau: A (50%), B (30%), C (20%).

khung-diem-danh-gia-kpi
Khung điểm đánh giá KPI là gì?

Xây dựng chính sách lương thưởng cho nhân viên

Cách tính lương KPI

Tính lương theo KPI là việc xác định mức lương dựa trên hiệu suất công việc của nhân viên. Nếu nhân viên hoàn thành KPI một cách xuất sắc, họ có thể được thưởng lương cao hơn so với những người khác.

Có hai phương pháp trong việc trả lương theo KPI, đó là phương pháp 2P và 3P. Cả hai phương pháp này đều kết hợp mức lương cơ bản (lương cố định) với kết quả công việc. Tuy nhiên, phương pháp 3P bổ sung yếu tố năng lực cá nhân vào quá trình đánh giá. Do đó, 3P được coi là cách tính lương công bằng hơn, vì dựa theo năng lực cá nhân và đóng góp của đội nhóm trong việc đạt được kết quả cuối cùng.

Nếu doanh nghiệp không muốn thay đổi cơ cấu lương hiện tại nhưng vẫn muốn sử dụng KPI, họ có thể áp dụng hình thức thưởng. Thưởng KPI có thể được thực hiện theo giai đoạn, như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Nhân viên hoặc phòng ban đạt KPI sẽ nhận được một phần trăm từ dự án nhằm khuyến khích và công nhận sự đóng góp của họ.

tinh-luong-kpi
Cách tính lương KPI là gì?

Lưu ý khi tính lương KPI

Cách tính lương thưởng theo KPI mang lại cho cả doanh nghiệp và nhân viên những lợi ích nhất định. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra hiệu quả, cần chú ý tới một số điểm sau: 

  • Nếu không đạt KPI, doanh nghiệp không được trừ lương nhân viên. Thay vào đó, nhiều công ty ngày nay áp dụng mức lương cố định kết hợp với mức thưởng khi đạt KPI. Những nhân viên không đạt chỉ tiêu sẽ không nhận được khoản tiền thưởng này.
  • Lương KPI không cần đóng bảo hiểm xã hội vì đây không phải là một khoản chi trả cố định mà phụ thuộc vào năng suất làm việc của cá nhân trong từng giai đoạn.
  • Tuy nhiên, Lương KPI không được miễn thuế thu nhập cá nhân, do đó, người lao động vẫn phải tuân thủ quy định về việc nộp thuế theo quy định của pháp luật.

Đo lường, tổng kết và điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế

Dựa trên khung điểm KPI đã nêu trên, người quản lý hoặc trưởng bộ phận sẽ tổng hợp tổng số điểm và đưa ra nhận xét, đồng thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết để phù hợp với từng bộ phận và chức danh cụ thể trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào tính chất công việc riêng của từng bộ phận, vị trí, người quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh chỉ số KPI. 

Nếu cần, doanh nghiệp cũng có thể tư vấn với những chuyên gia có kinh nghiệm hoặc kết hợp với nhân sự trong công ty để đánh giá và điều chỉnh chỉ số KPI sao cho phù hợp. Quá trình xây dựng và sử dụng hệ thống KPI cần liên tục được theo dõi, tổng hợp, và điều chỉnh theo thời gian để nâng cao hiệu suất làm việc.

do-luong-tong-ket-dieu-chinh-kpi
Lý do doanh nghiệp cần đánh giá và điều chỉnh KPI là gì?

Vì sao doanh nghiệp không đạt KPI?

Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã có đủ kiến thức về bản chất của KPI, không phải lúc nào họ cũng đạt được mục tiêu KPI mà công ty đã đề ra. Dưới đây là một số lý do có thể ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không đạt được KPI một cách hiệu quả:

  • Mục tiêu không rõ ràng, không phù hợp và không đáp ứng đủ tiêu chuẩn SMART.
  • Thiếu sự đồng thuận từ nhân viên khi triển khai mục tiêu KPI.
  • Hệ thống mục tiêu KPI không thực tế hoặc quá xa vời so với thực tế.
  • Thiếu người quản lý có đủ năng lực để giám sát, đánh giá và báo cáo kịp thời.
  • Quy trình xây dựng KPI phức tạp, thiếu tập trung vào việc thiết lập mục tiêu trong quy trình.
  • Năng lực thực tế của nhân viên không đủ để đạt được KPI.

Chỉ cần một trong những lý do trên có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc triển khai KPI, vì vậy doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ đáp ứng đủ những yếu tố cần thiết trước khi bắt đầu triển khai mục tiêu KPI để đạt được hiệu quả tốt nhất.

ly-do-doanh-nghiep-khong-dat-kpi
Lý do doanh nghiệp không đạt KPI là gì?

Một số lưu ý khi xây dựng KPI

Để triển khai hệ thống KPIs một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến những điều quan trọng sau đây:

  • Hiểu rõ tầm quan trọng và giá trị đóng góp của KPI trong mục tiêu chung của doanh nghiệp.
  • Hiểu rõ về cách mục tiêu hoạt động được thiết lập và phân bổ từ hệ thống Balanced Scorecard (BSC) của công ty đến chỉ số KPI của từng phòng ban, vị trí công việc.
  • Hiểu về phương pháp xây dựng và áp dụng mô hình quản lý hiệu quả trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp, cũng như quy trình thiết lập, phân bổ và quản lý KPIs.
  • Hiểu về các phương pháp thiết lập và phân bổ các chỉ số KPIs.
  • Hiểu về mối quan hệ giữa việc áp dụng kết quả đánh giá KPIs và lương thưởng, phúc lợi.
  • Nắm vững phương pháp đo lường và thiết lập ưu tiên cho mỗi KPIs của từng vị trí.
  • Nắm vững phương pháp đánh giá, phản hồi thực hiện và cải tiến hệ thống KPIs.
luu-y-khi-xay-dung-kpi
Một số lưu ý khi xây dựng KPI là gì?

>> Xem thêm: Những phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn trả lời được câu hỏi KPI là gì? Tại sao KPI quan trọng với doanh nghiệp và biết cách để xây dựng KPI hiệu quả. Chúc bạn thành công áp dụng hệ thống KPI trong doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả!

FAQ

Giữa KPI và OKR, doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào để đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên? 

Cả KPI và OKR đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. KPI tập trung vào việc đo lường và quản lý hiệu suất từng cá nhân hàng ngày, giúp quản lý và đánh giá hiệu suất một cách ổn định. Tuy nhiên, khi mục tiêu không thực tế hoặc không phù hợp, chỉ số này sẽ trở nên không hiệu quả.

Trong đó, OKR có điểm mạnh giúp định hướng mục tiêu phát triển chung của công ty thông qua sự trao đổi và đóng góp ý kiến của tập thể nhân viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc không xác định rõ mục tiêu OKR cũng có thể dẫn đến sai hướng phát triển của cả công ty.

Trong thực tế, các doanh nghiệp đòi hỏi sự thay đổi nhanh chóng về phạm vi kinh doanh, lựa chọn chỉ tiêu OKR là vô cùng đúng đắn. Ngược lại, đối với các công ty có tầm nhìn dài hạn và cần đánh giá hiệu suất hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm thì chỉ số KPI sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể kết hợp giữa OKR và KPI để đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách hiệu quả nhất.

Nên sử dụng công cụ nào để triển khai và quản lý hệ thống KPI hiệu quả?

Việc lựa chọn công cụ để triển khai và quản lý hệ thống KPI phụ thuộc vào nhu cầu và quy trình cụ thể của từng doanh nghiệp. Dưới đây là một số công cụ thông dụng mà doanh nghiệp nên tham khảo:

  • Microsoft Excel/Google Sheets: Đây là công cụ phổ biến để tạo và theo dõi các chỉ số KPI. Doanh nghiệp có thể tạo bảng tính hoặc sử dụng các mẫu có sẵn để theo dõi tiến trình và hiệu suất KPI.
  • Phần mềm quản lý hiệu suất (Performance Management Software): Có nhiều phần mềm được phát triển dành riêng cho việc quản lý KPI và hiệu suất nhân viên, ví dụ như: Betterworks, 15Five, hay BambooHR.
  • Hệ thống Balanced Scorecard (BSC): Nếu đã sử dụng BSC, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các phần mềm hỗ trợ quản lý BSC như BSC Designer hoặc QuickScore.
  • Phần mềm quản lý dự án: Nếu hệ thống KPI của doanh nghiệp liên quan đến các dự án, các công cụ quản lý dự án như Asana, Trello, hoặc Microsoft Project có thể giúp theo dõi tiến trình thực hiện KPI một cách hiệu quả.
  • Hệ thống quản lý tương tác với khách hàng (Customer Relationship Management – CRM): Nếu KPI của doanh nghiệp liên quan đến quản lý khách hàng, các CRM như Salesforce hoặc HubSpot sẽ là những lựa chọn phù hợp.