Khi kinh doanh Spa hiện nay, có nhiều cách khác nhau giúp bạn quản lý khách hàng như sử dụng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa, sổ dõi liệu trình Spa, file excel quản lý khách hàng Spa, phần mềm quản lý Spa,… Các phương pháp này đều giúp tối ưu quản lý thông tin khách hàng, liệu trình khách đã và đang sử dụng hoặc tư vấn các liệu trình tiếp theo, tránh trường hợp quên phải hỏi lại khiến Spa của bạn thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Dưới đây là một số mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên dụng được bePOS tổng hợp giúp bạn tối ưu hiệu quả kinh doanh. Mời bạn đọc cùng tham khảo!
Các mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa quan trọng như thế nào?
Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là một dạng sổ sách nhằm lưu lại các thông tin cá nhân của khách hàng (gồm có họ tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ, email,…), thời gian thực hiện liệu trình và lịch hẹn, sản phẩm đang sử dụng, số tiền thanh toán và cả ghi chú nếu có.
Mọi thông tin được lưu lại giúp quá trình điều trị của khách hàng được diễn ra thuận lợi, chủ Spa dễ dàng chăm sóc và tư vấn khách hàng. Đây là một công cụ cần có giúp quản lý khách hàng khi kinh doanh Spa, tuy nhiên nhiều chủ Spa vẫn chưa hiểu rõ tầm quan trọng của sổ theo dõi khách hàng.
Tối ưu khả năng quản lý khách hàng
Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là công cụ hữu ích giúp quan sát và theo dõi quá trình điều trị, chăm sóc của từng khách hàng. Mỗi ngày lượng khách hàng đến Spa rất nhiều, nhân viên và chủ Spa không thể nào nhớ hết được thông tin và nhu cầu của từng người. Do vậy, việc ghi chép lại trên sổ theo dõi là vô cùng cần thiết.
Đối với những khách hàng cũ, lưu lại thông tin và quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ tại Spa sẽ giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra và nhắc nhở khách hàng về lịch hẹn, hoặc khi sắp hết liệu trình thì nhân viên có thể tư vấn khách hàng các dịch vụ phù hợp tiếp theo. Chủ Spa có thể dựa vào số liệu của khách hàng cũ mà đưa ra những chương trình chăm sóc khách hàng, khuyến mãi hấp dẫn nhằm giữ chân họ quay lại những lần sau.
Bên cạnh đó, đối với những khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, khi lưu thông tin lại trên sổ theo dõi khách hàng sẽ giúp chủ Spa dễ dàng truyền thông các chương trình ưu đãi nhằm thu hút họ đến và trải nghiệm dịch vụ tại Spa.
Khẳng định sự chuyên nghiệp của Spa
Sổ theo dõi khách hàng hay liệu trình Spa gồm thông tin cá nhân của khách hàng, các bảng theo dõi phác đồ điều trị hoặc liệu trình qua từng đợt thực hiện, ghi chú lời căn dặn của chuyên viên, các bước sử dụng sản phẩm và lịch hẹn điều trị lần sau. Trên sổ có đầy đủ thông tin về Spa như logo, tên gọi, địa chỉ, liên hệ, hotline chăm sóc khách hàng,… Những điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm, thêm phần tin tưởng và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của Spa.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Quản lý khách hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh ở bất cứ lĩnh vực nào. Bởi “khách hàng là thượng đế”, là đối tượng tạo ra doanh thu và quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là công cụ giúp chủ Spa nắm bắt được thông tin của người sử dụng sản phẩm và dịch vụ, qua đó tiếp cận, giao tiếp và tương tác với khách hàng hiệu quả. Đồng thời đưa ra những phương án chăm sóc khách hàng phù hợp giúp thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, từ đó gia tăng doanh thu, nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả kinh doanh.
>> Xem thêm: Những mẫu thẻ liệu trình Spa đẹp, ấn tượng
10+ mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa tốt nhất hiện nay
Sổ theo dõi khách hàng Spa gồm nhiều trang với nội dung bao gồm ngày tháng, địa điểm, chuyên viên và nội dung thực hiện. Thông qua sổ theo dõi, nhân viên điều trị lần tiếp theo sẽ biết được ai là người điều trị và khách hàng đã được điều trị ra sao ở những lần trước đó. Dưới đây là tổng hợp những mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên nghiệp và được dùng nhiều nhất hiện nay.
Sổ theo dõi khách hàng gồm bìa và ruột sổ là nơi ghi chép nội dung thông tin khách hàng.
Sổ theo dõi dạng quyển gồm nhiều trang được nhiều Spa ưa chuộng.
>> Xem thêm: Bí quyết kinh doanh Spa thành công chủ Spa không nên bỏ lỡ
Một số lưu ý khi sử dụng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa
Sổ theo dõi khách hàng Spa là công cụ quản lý khách hàng không thể thiếu và phù hợp đối với Spa mini quy mô nhỏ. Để sử dụng sổ mang lại hiệu quả cao, người quản lý cần lưu ý ghi chép đầy đủ, cẩn thận các thông tin khách hàng hàng ngày của Spa.
Khi sử dụng sổ theo dõi khách hàng Spa, hàng ngày bạn sẽ phải dành thời gian lật sổ, kiểm tra đóng dấu xác nhận liệu trình của khách hàng vào ngày hôm đó. Mỗi khi sổ hết trang giấy, bạn phải đổi sang một cuốn mới, ghi nhiều sổ khiến cho việc theo dõi thông tin khách hàng khó khăn hơn.
Khi cần check thông tin trên sổ theo dõi khách hàng Spa sẽ mất thời gian, dẫn đến việc lập hóa đơn chậm mà dễ sai sót. Khách hàng chờ lâu sẽ đánh giá Spa của bạn làm việc thiếu chuyên nghiệp.
Mặt khác, việc ghi chép trong sổ theo dõi liệu trình thiếu khoa học, khó nắm bắt. Nếu như bận rộn quá mà quên không ghi vào thì việc theo dõi liệu trình của khách hàng sẽ gián đoạn, khó thống kê khách hàng có mức chi tiêu nhiều tại Spa để gắn mã giảm giá riêng.
Ngoài ra, khi dùng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa, nhân viên có thể gian dối khi thu tiền khách hàng mà bạn khó phát hiện ra. Việc kiểm đếm hay báo cáo các khoản thu – chi không những tốn thời gian và công sức mà còn dễ nhầm lẫn.
Để khắc phục những khó khăn thường gặp trong việc quản lý khách hàng Spa bằng sổ theo dõi truyền thống, nhiều chủ kinh doanh Spa đã và đang tin dùng phần mềm quản lý Spa bePOS. Được đánh là một công cụ gia tăng tính chuyên nghiệp đồng thời giúp hoạt động kinh doanh Spa hiệu quả hơn, phần mềm bePOS sở hữu các tính năng nổi bật như:
- Quản lý và nhắc nhở lịch hẹn của khách hàng, tiếp nhận khách hàng mới.
- Lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ, tra cứu nhanh chóng.
- Quản lý trạng thái khách hàng tại Spa như: khách đang chờ, đang thực hiện dịch vụ, đã hoàn thành dịch vụ,…
- Lập hóa đơn nhanh chóng, nhiều hình thức thanh toán.
- Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp, hiệu quả.
- Dễ dàng tổng hợp, báo cáo doanh thu, chi phí, hàng hóa xuất nhập kho,…
- Quản lý nhân viên, tính công, tiền lương, hoa hồng,…
DÙNG THỬ MIỄN PHÍ
Trên đây là tổng hợp những mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên nghiệp được nhiều Spa sử dụng hiện nay. Hy vọng bạn đọc có thể lựa chọn được mẫu sổ ưng ý và phù hợp với mô hình Spa của mình. Cùng chờ đón những bài viết về kinh doanh Spa của bePOS trong thời gian tới nhé!
FAQ
Có mấy loại sổ theo dõi khách hàng Spa?
Có 2 loại sổ theo dõi khách hàng Spa phổ biến là dạng sổ nhiều trang và dạng phiếu:
- Sổ theo dõi gồm nhiều trang: Tùy theo nhu cầu của Spa muốn thể hiện những nội dung gì trên sổ mà thiết kế cho phù hợp.
- Phiếu thông tin khách hàng: Thông thường là phiếu dạng A4 hoặc A5.
Sổ theo dõi khách hàng Spa gồm có những nội dung gì?
Thiết kế đa phần của những mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa hiện nay có những nội dung sau:
- Logo, tên, slogan Spa (nếu có)
- Địa chỉ, hotline của Spa
- Mã số khách hàng
- Họ tên khách hàng
- Địa chỉ của khách hàng
- Số điện thoại liên hệ
- Tên gói liệu trình: ngày giờ sử dụng, tên nhân viên điều trị
- Thanh toán
Follow bePOS:
