Trang chủBlogs Spa - Beauty Salon[Mới nhất] 10+ mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên nghiệp

[Mới nhất] 10+ mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên nghiệp

Cập nhật lần cuối: Tháng Mười Một 11, 2023
Trần Dung
Trần Dung
1322 Đã xem

Khi kinh doanh Spa hiện nay, có nhiều cách khác nhau giúp bạn quản lý khách hàng như sử dụng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa, sổ dõi liệu trình Spa, thẻ dịch vụ Spa, file excel quản lý khách hàng Spa, phần mềm quản lý Spa,… Các phương pháp này đều giúp tối ưu quản lý thông tin khách hàng, liệu trình khách đã và đang sử dụng hoặc tư vấn các liệu trình tiếp theo, tránh trường hợp quên phải hỏi lại khiến Spa của bạn thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Dưới đây là một số mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên dụng được bePOS tổng hợp giúp bạn tối ưu hiệu quả kinh doanh. Mời bạn đọc cùng tham khảo! 

mau-so-theo-doi-khach-hang-spa

Các mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa quan trọng như thế nào?

Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là một dạng sổ sách nhằm lưu lại các thông tin cá nhân của khách hàng (gồm có họ tên, số điện thoại liên hệ, địa chỉ, email,…), thời gian thực hiện liệu trình và lịch hẹn, sản phẩm đang sử dụng, số tiền thanh toán và cả ghi chú nếu có.

Mọi thông tin được lưu lại giúp quá trình điều trị của khách hàng được diễn ra thuận lợi, chủ Spa dễ dàng chăm sóc và tư vấn khách hàng. Đây là một công cụ cần có giúp quản lý khách hàng khi kinh doanh Spa, tuy nhiên nhiều chủ Spa vẫn chưa hiểu rõ tầm quan trọng của sổ theo dõi khách hàng.

Tối ưu khả năng quản lý khách hàng

Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là công cụ hữu ích giúp quan sát và theo dõi quá trình điều trị, chăm sóc của từng khách hàng. Mỗi ngày lượng khách hàng đến Spa rất nhiều, nhân viên và chủ Spa không thể nào nhớ hết được thông tin và nhu cầu của từng người. Do vậy, việc ghi chép lại trên sổ theo dõi là vô cùng cần thiết.

Đối với những khách hàng cũ, lưu lại thông tin và quá trình sử dụng sản phẩm, dịch vụ tại Spa sẽ giúp nhân viên dễ dàng kiểm tra và nhắc nhở khách hàng về lịch hẹn, hoặc khi sắp hết liệu trình thì nhân viên có thể tư vấn khách hàng các dịch vụ phù hợp tiếp theo. Chủ Spa có thể dựa vào số liệu của khách hàng cũ mà đưa ra những chương trình chăm sóc khách hàng, khuyến mãi hấp dẫn nhằm giữ chân họ quay lại những lần sau. 

Bên cạnh đó, đối với những khách hàng mới, khách hàng tiềm năng, khi lưu thông tin lại trên sổ theo dõi khách hàng sẽ giúp chủ Spa dễ dàng truyền thông các chương trình ưu đãi nhằm thu hút họ đến và trải nghiệm dịch vụ tại Spa.

mau-so-theo-doi-khach-hang-spa-giup-quan-ly-khach-hang-hieu-qua
Sử dụng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa giúp quản lý khách hàng hiệu quả

Khẳng định sự chuyên nghiệp của Spa

Sổ theo dõi khách hàng hay liệu trình Spa gồm thông tin cá nhân của khách hàng, các bảng theo dõi phác đồ điều trị hoặc liệu trình qua từng đợt thực hiện, ghi chú lời căn dặn của chuyên viên, các bước sử dụng sản phẩm và lịch hẹn điều trị lần sau. Trên sổ có đầy đủ thông tin về Spa như logo, tên gọi, địa chỉ, liên hệ, hotline chăm sóc khách hàng,… Những điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm, thêm phần tin tưởng và đánh giá cao tính chuyên nghiệp của Spa.

Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Quản lý khách hàng là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh ở bất cứ lĩnh vực nào. Bởi “khách hàng là thượng đế”, là đối tượng tạo ra doanh thu và quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. 

Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa là công cụ giúp chủ Spa nắm bắt được thông tin của người sử dụng sản phẩm và dịch vụ, qua đó tiếp cận, giao tiếp và tương tác với khách hàng hiệu quả. Đồng thời đưa ra những phương án chăm sóc khách hàng phù hợp giúp thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, từ đó gia tăng doanh thu, nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả kinh doanh.

so-theo-doi-lieu-trinh-spa-giup-nang-cao-hieu-qua-kinh-doanh
Sổ theo dõi liệu trình Spa giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh

10+ mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa tốt nhất hiện nay

Dưới đây là tổng hợp những mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên nghiệp và được dùng nhiều nhất hiện nay. Mời các bạn cùng tham khảo!

Mẫu phiếu thông tin khách hàng Spa

Phiếu thông tin khách hàng Spa là một biểu mẫu chứa các thông tin cá nhân của khách hàng như: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, các liệu trình Spa đã sử dụng hoặc đang dự định sử dụng trong tương lai. Trên mẫu phiếu thông tin khách hàng Spa cũng cần có thông tin liên hệ của tiệm Spa, để khách hàng có thể liên lạc khi có thắc mắc.

mau-phieu-thong-tin-khach-hang-spa-pho-bien
Mẫu phiếu thông tin khách hàng Spa phổ biến
mau-phieu-thong-tin-spa-don-gian
Mẫu phiếu thông tin Spa đơn giản

Mẫu sổ theo dõi liệu trình Spa 

Sổ theo dõi liệu trình Spa gồm nhiều trang với nội dung bao gồm ngày tháng, địa điểm, chuyên viên và nội dung thực hiện. Thông qua mẫu sổ theo dõi liệu trình Spa, nhân viên điều trị lần tiếp theo sẽ biết được ai là người điều trị và khách hàng đã được điều trị ra sao ở những lần trước đó. Sổ theo dõi liệu trình Spa gồm bìa và ruột sổ là nơi ghi chép nội dung thông tin khách hàng. 

mau-so-theo-doi-lieu-trinh-spa-pho-bien
Mẫu sổ theo dõi liệu trình Spa phổ biến
mau-so-theo-doi-khach-hang-spa-dang-quyen-rat-thong-dung
Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa dạng quyển rất thông dụng
so-theo-doi-dang-ho-so-khach-hang-spa
Sổ theo dõi dạng hồ sơ khách hàng Spa
so-theo-doi-lieu-trinh-spa-co-nhieu-trang
Sổ theo dõi liệu trình Spa có nhiều trang

Mẫu chi hoa hồng cho khách hàng

Mẫu chi hoa hồng cho khách hàng là một mẫu phiếu thông tin về khách hàng đã giới thiệu dịch vụ hoặc bán sản phẩm giúp tiệm Spa của bạn. Marketing truyền miệng từ khách hàng hiện tại là một hình thức quảng bá phổ biến và hiệu quả để nhiều người biết đến tiệm Spa. Nếu tiệm Spa có chất lượng dịch vụ tốt và chính sách hoa hồng hấp dẫn cho khách hàng, họ sẽ sẵn lòng giới thiệu bạn bè, người thân đến trải nghiệm dịch vụ tại Spa của bạn.

mau-so-theo-doi-khach-hang-spa-khi-chia-hoa-hong
Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa khi chia hoa hồng bán sản phẩm
mau-chi-hoa-hong-cho-khach-hang-spa-pho-bien
Mẫu chi hoa hồng cho khách hàng Spa phổ biến
mau-ho-so-khach-hang-spa-duoc-chiet-khau-hoa-hong
Mẫu hồ sơ khách hàng Spa được chiết khấu hoa hồng

Mẫu file excel quản lý khách hàng Spa

File excel quản lý khách hàng Spa là một công cụ giúp bạn thu thập, ghi lại, tổng hợp và lưu trữ các thông tin của khách hàng như: thông tin cá nhân (họ tên, số điện thoại, địa chỉ,…), tần suất sử dụng dịch vụ, hành vi, thói quen, lịch sử giao dịch,… trên phần mềm excel. 

Tất cả thông tin này có thể được lưu trữ và quản lý trong một hoặc nhiều file excel khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của mỗi tiệm Spa. Sử dụng file excel quản lý khách hàng Spa tiện lợi hơn việc quản lý bằng sổ sách truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình nhập liệu.

theo-doi-khach-hang-thong-qua-file-excel-quan-ly-khach-hang-spa
Theo dõi khách hàng thông qua file excel quản lý khách hàng Spa
quan-ly-bang-file-excel-quan-ly-khach-hang-spa-rat-tien-loi
Quản lý bằng file excel quản lý khách hàng Spa rất tiện lợi
mau-file-excel-quan-ly-khach-hang-spa-thuong-dung
Mẫu file excel quản lý khách hàng Spa thường dùng

Mẫu báo cáo chăm sóc khách hàng Spa

Mẫu báo cáo chăm sóc khách hàng Spa là một biểu mẫu báo cáo về các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, các khoản đã thanh toán và chưa thanh toán cũng như các liệu trình dự định sắp tới của khách hàng. Mẫu báo cáo này sẽ giúp bạn theo dõi thời gian và số lần khách hàng đã ghé thăm Spa của bạn, từ đó hiểu rõ hơn về nhu cầu của từng khách hàng và đưa ra những phương pháp chăm sóc phù hợp.

mau-bao-cao-cham-soc-khach-hang-spa
Mẫu báo cáo chăm sóc khách hàng Spa
file-cham-soc-khach-hang-thong-dung
File chăm sóc khách hàng thông dụng
bieu-mau-bao-cao-cham-soc-khach-hang
Biểu mẫu báo cáo chăm sóc khách hàng

Mẫu thẻ tích điểm Spa

Thẻ tích điểm Spa là một công cụ quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng. Đây là dạng thẻ thành viên được cung cấp cho khách hàng để tích lũy điểm và nhận các ưu đãi đặc biệt từ Spa. 

Mẫu thẻ tích điểm Spa được thiết kế đẹp mắt, sử dụng màu sắc và hình ảnh phù hợp với thương hiệu Spa nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng cho khách hàng. Mẫu thẻ dịch vụ Spa có kích thước nhỏ gọn, dễ dàng mang theo để khách hàng có thể sử dụng bất cứ lúc nào.

mau-the-lieu-trinh-spa-dep-mat
Mẫu thẻ liệu trình Spa đẹp mắt
the-tich-diem-spa-giup-thu-hut-va-giu-chan-khach-hang
Thẻ tích điểm Spa giúp thu hút và giữ chân khách hàng
kich-thuoc-the-lieu-trinh-spa-thuong-nho-gon
Kích thước thẻ liệu trình Spa thường nhỏ gọn

>> Tham khảo: Từ A-Z về File quản lý khách hàng bằng Excel giúp kinh doanh hiệu quả

Cách làm sổ theo dõi khách hàng Spa

Cách làm sổ theo dõi khách hàng Spa được tiến hành theo các bước như sau:

  • Bước 1: Xác định thông tin cần ghi nhận

Trước tiên, bạn cần xác định các thông tin cần ghi nhận về khách hàng, bao gồm: họ tên, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, email, thông tin về sức khỏe (nếu cần thiết), sở thích, hành vi, tần suất sử dụng dịch vụ và các thông tin khác liên quan đến dịch vụ Spa.

  • Bước 2: Chọn phương pháp ghi nhận thông tin

Tiếp theo, bạn hãy chọn phương pháp ghi nhận thông tin bằng giấy thông qua các mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa, hay sử dụng file excel để tạo một bảng theo dõi, hoặc sử dụng phần mềm quản lý Spa.

Bước 3: Tạo mẫu sổ theo dõi

Dựa trên những thông tin cần ghi nhận, bạn tạo một mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa. Bạn có thể tạo một bảng Excel với các cột tương ứng cho tên, số điện thoại, địa chỉ và các thông tin khác. Nếu sử dụng sổ ghi chú trên giấy, hãy phân chia các phần cho từng thông tin.

  • Bước 4: Ghi nhận thông tin khách hàng

Khi khách hàng đến Spa, hãy ghi lại thông tin của họ vào hồ sơ khách hàng Spa theo mẫu sổ đã tạo. Đảm bảo rằng bạn ghi nhận thông tin một cách chính xác và đầy đủ. Ngoài ra, cũng cần cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên. Khi khách hàng thay đổi thông tin cá nhân hoặc có yêu cầu đặc biệt, hãy cập nhật sổ theo dõi để đảm bảo rằng thông tin của họ là chính xác.

Bằng cách thực hiện các bước trên, bạn có thể tạo mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa để quản lý thông tin khách hàng, tư vấn các dịch vụ phù hợp và tạo mối quan hệ bền vững với khách hàng.

cach-lam-so-theo-doi-khach-hang-spa
Cách làm sổ theo dõi khách hàng Spa

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa

  • Bảo mật thông tin khách hàng

Đảm bảo rằng tất cả các thông tin khách hàng được bảo mật tối đa và chỉ được sử dụng cho mục đích nội bộ. Hãy tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và cho phép những nhân viên có thẩm quyền mới được truy cập và xử lý thông tin này.

  • Sắp xếp và cập nhật thông tin định kỳ

Sổ theo dõi khách hàng Spa là công cụ quản lý khách hàng không thể thiếu và phù hợp đối với Spa mini quy mô nhỏ. Để sử dụng sổ mang lại hiệu quả cao, người quản lý cần lưu ý ghi chép đầy đủ, cẩn thận các thông tin khách hàng hàng ngày của Spa.

Hãy sắp xếp sổ theo dõi khách hàng Spa hợp lý sao cho mỗi khách hàng có một trang riêng và thông tin được ghi lại một cách đầy đủ và chính xác. Thường xuyên cập nhật thông tin mới nhất hoặc những thay đổi theo yêu cầu riêng của khách hàng, đảm bảo rằng bạn có thông tin đúng và liên lạc được khi cần thiết.

  • Sử dụng thông tin khách hàng vào các hoạt động marketing

Mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa cung cấp một nguồn thông tin quý giá để sử dụng trong các hoạt động quảng cáo và tiếp thị. Hãy ghi lại các dịch vụ yêu thích, ngày sinh nhật, sở thích, hành vi,…. của khách hàng để tạo ra những ưu đãi đặc biệt và gửi thông báo về các chương trình khuyến mãi, sự kiện hoặc các dịch vụ mới.

  • Ứng dụng công nghệ

Khi sử dụng sổ theo dõi khách hàng Spa, hàng ngày bạn sẽ phải dành thời gian lật sổ, kiểm tra đóng dấu xác nhận liệu trình của khách hàng vào ngày hôm đó. Mỗi khi sổ hết trang giấy, bạn phải đổi sang một cuốn mới, ghi nhiều sổ khiến cho việc theo dõi thông tin khách hàng khó khăn hơn. 

Khi cần check thông tin trên sổ theo dõi khách hàng Spa sẽ mất thời gian, dẫn đến việc lập hóa đơn chậm mà dễ sai sót. Khách hàng chờ lâu sẽ đánh giá Spa của bạn làm việc thiếu chuyên nghiệp. Mặt khác, việc ghi chép trong sổ theo dõi liệu trình thiếu khoa học, khó nắm bắt. Nếu như bận rộn quá mà quên không ghi vào thì việc theo dõi liệu trình của khách hàng sẽ gián đoạn, khó thống kê khách hàng có mức chi tiêu nhiều tại Spa để gắn mã giảm giá riêng.

Ngoài ra, khi dùng mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa, nhân viên có thể gian dối khi thu tiền khách hàng mà bạn khó phát hiện ra. Việc kiểm đếm hay báo cáo các khoản thu – chi không những tốn thời gian và công sức mà còn dễ nhầm lẫn.

ghi-chep-so-sach-de-gay-ra-sai-sot-nham-lan
Ghi chép sổ sách dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn

Để khắc phục những khó khăn thường gặp trong việc quản lý khách hàng Spa bằng sổ theo dõi truyền thống, nhiều chủ kinh doanh Spa đã và đang tin dùng phần mềm quản lý Spa bePOS. Được đánh là một công cụ gia tăng tính chuyên nghiệp đồng thời giúp hoạt động kinh doanh Spa hiệu quả hơn, phần mềm bePOS sở hữu các tính năng nổi bật như:

  • Quản lý và nhắc nhở lịch hẹn của khách hàng, tiếp nhận khách hàng mới.
  • Lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ, tra cứu nhanh chóng.
  • Quản lý trạng thái khách hàng tại Spa như: khách đang chờ, đang thực hiện dịch vụ, đã hoàn thành dịch vụ,…
  • Lập hóa đơn nhanh chóng, nhiều hình thức thanh toán. 
  • Lên kế hoạch chăm sóc khách hàng phù hợp, hiệu quả.
  • Dễ dàng tổng hợp, báo cáo doanh thu, chi phí, hàng hóa xuất nhập kho,…
  • Quản lý nhân viên, tính công, tiền lương, hoa hồng,…

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

phan-mem-quan-ly-spa-chuyen-nghiep
Phần mềm quản lý Spa bePos hiệu quả, chuyên nghiệp

>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý Spa tốt, chuyên nghiệp nhất hiện nay

Trên đây là tổng hợp những mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa chuyên nghiệp được nhiều Spa sử dụng hiện nay. Hy vọng bạn đọc có thể lựa chọn được mẫu sổ ưng ý và phù hợp với mô hình Spa của mình. Cùng chờ đón những bài viết về kinh doanh Spa của bePOS trong thời gian tới nhé!

FAQ

Sổ theo dõi khách hàng Spa gồm có những nội dung gì?

Thiết kế đa phần của những mẫu sổ theo dõi khách hàng Spa hiện nay có những nội dung sau:

  • Logo, tên, slogan Spa (nếu có)
  • Địa chỉ, hotline của Spa
  • Mã số khách hàng
  • Họ tên khách hàng
  • Địa chỉ của khách hàng
  • Số điện thoại liên hệ
  • Tên gói liệu trình: ngày giờ sử dụng, tên nhân viên điều trị
  • Thanh toán 

Kích thước thẻ liệu trình Spa là bao nhiêu? 

Kích thước thẻ liệu trình Spa có thể thay đổi tùy nơi sản xuất và nhu cầu của khách hàng. Thông thường, thiết kế thẻ liệu trình Spa đẹp sẽ in theo kích thước thông dụng là 5.5 x 9cm, 5.5 x 15cm hoặc 8,8 x 10,8cm. Đây là kích thước thẻ Spa có tỷ lệ phù hợp để phân bổ nội dung trên thẻ hài hòa nhất khi in ra.