Ngành Spa, thẩm mỹ viện tại Việt Nam đang phát triển rất mạnh cả về số lượng lẫn quy mô. Trong đó, xu hướng mới là kinh doanh theo chuỗi, thay vì những cơ sở nhỏ lẻ như trước kia. Tuy nhiên, nhiều người lo lắng vì điều này có nghĩa khối lượng công việc của chủ Spa, thẩm mỹ viện sẽ ngày càng lớn. Sự xuất hiện của các phần mềm hỗ trợ quản lý là lời giải đáp cho bài toán khó khăn trên. Vậy phần mềm quản lý Spa là gì, có những phần mềm quản lý Spa nào tốt? Hãy cùng bePOS tìm hiểu nội dung này trong bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm quản lý Spa, Thẩm mỹ viện là gì?
Nhiều người tự hỏi phần mềm quản lý cho Spa là gì? Liệu công nghệ này có đem lại lợi ích nào hay không? Hiểu đơn giản, đây là phần mềm được thiết kế để tự động hóa công việc kinh doanh hàng ngày của Spa, thẩm mỹ viện. Phần mềm này giúp người chủ điều hành công việc một cách dễ dàng hơn trong mọi khâu, như quản lý lịch trình mỗi ngày, quản lý đặt lịch hẹn, quản lý kho, quản lý nhân viên,… Tất cả đều sẽ được thực hiện tự động trên một nền tảng duy nhất, với tốc độ và tính chính xác cao hơn rất nhiều so với cách quản lý truyền thống.
Các vấn đề mà Spa, Thẩm mỹ viện gặp phải khi quản lý bằng phương pháp truyền thống
Khi các cơ sở làm đẹp bắt đầu mở rộng quy mô, số lượng nhân viên và chi nhánh cũng bắt đầu tăng lên. Lúc này, hầu hết những người chủ Spa đều cần chú ý hơn về vấn đề quản lý doanh nghiệp, bao gồm quản lý bán hàng, báo cáo doanh thu – chi phí, quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng và rất nhiều việc khác. Nếu không làm việc có hệ thống, chuỗi kinh doanh sẽ phát sinh không ít vấn đề, làm ảnh hưởng đến doanh thu nói chung.
Nếu rơi vào trường hợp này, liệu những công cụ truyền thống để quản lý Spa như sổ sách, Excel có tối ưu hay không? Chắc chắn câu trả lời là không! Bởi lẽ, những công cụ này tồn tại quá nhiều hạn chế, không đáp ứng được năng suất mà thị trường yêu cầu, cụ thể là:
- Khó kiểm soát danh mục kho hàng dẫn đến tình trạng thất hàng hóa, hàng hết hạn sử dụng, khiến chất lượng dịch vụ Spa, thẩm mỹ viện bị sụt giảm.
- Khối lượng khách hàng ngày càng nhiều, nhưng khó quản lý thông tin, gây ra một số trường hợp như nhầm lẫn lịch hẹn khách hàng.
- Dễ xảy ra sai sót khi lập hóa đơn bằng phương pháp thủ công, công tác thanh toán chậm, gây bất tiện cho khách hàng.
- Không kiểm soát được mức độ trung thực của nhân viên, ví dụ gian lận tiền bạc của Spa, lấy cắp vật dụng trong kho hàng.
- Mất nhiều thời gian quản lý sổ sách, chứng từ, cân đối thu chi, do đây không phải chuyên môn của chủ Spa.
- Tình trạng mất dữ liệu do không có phương pháp bảo mật an toàn, tốn quá nhiều chi phí và thời gian cho việc lưu trữ sổ sách, giấy tờ.
Không ít người chủ có tư duy cũ kỹ, cho rằng vận hành Spa là công việc của những “cỗ máy chạy bằng cơm”, mà không cần thêm bất kỳ phần mềm hỗ trợ nào. Nhưng rồi, khi bắt tay vào thực hiện, đây chính là người phải bù đầu trong mọi khâu quản lý, từ những thao tác lẻ tẻ như ghi chép sổ sách, cho đến các nghiệp vụ mà họ không có chút chuyên môn nào.
Thời điểm này là lúc cần nghĩ đến biện pháp thay thế, đó là phần mềm quản lý dịch vụ Spa. Chỉ với một số vốn nhỏ hoặc đôi khi là miễn phí với các phần mềm quản lý Spa Free, người chủ đã có thể sở hữu một công cụ hỗ trợ thông minh, giúp họ kiểm soát hoạt động kinh doanh từ xa mà lại hiệu quả vô cùng. Hãy cùng nhìn vào một số lợi ích mà phần mềm quản lý Spa Online mang lại cho công việc kinh doanh nhé!
Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý Spa, Thẩm mỹ viện online
Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian
Để duy trì và phát triển công việc kinh doanh, thì khách hàng chính là một yếu tố quan trọng. Các vấn đề liên quan đến chăm sóc khách hàng phải đặt lên hàng đầu bên cạnh chất lượng dịch vụ. Về vấn đề này, phần mềm quản lý Spa sẽ lưu trữ thông tin để tạo phễu khách hàng, quản lý lịch hẹn, gửi chương trình khuyến mãi tri ân khách hàng,… một cách tự động và nhanh chóng.
Quản lý lịch hẹn nhanh chóng
Công nghệ điện toán đám mây trong phần mềm cho phép chủ Spa quản lý dữ liệu chỉ với vài thao tác đơn giản. Mọi thông tin về giao dịch, lịch hẹn, các lưu ý liên quan đều được nhập và lưu trữ một cách chính xác. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nhân viên Spa có thể tạo lịch hẹn với khách hàng nhanh chóng.
Quản lý công việc chính xác
Mọi công việc của từng nhân viên đều được quản lý một cách chính xác. Ví dụ, chủ Spa có thể tra cứu trong một tuần nhân viên A đã phục vụ bao nhiêu khách hàng, phản hồi của mỗi khách hàng đánh giá nhân viên đó ra sao.
Ngoài ra, phần mềm có tính năng phân quyền sẽ tránh được tình trạng công việc chồng chéo giữa các nhân viên. Chẳng hạn, một nhân viên đang thực hiện dịch vụ cho khách hàng A, nhưng lại được xếp lịch chăm sóc cho khách hàng B. Người B đến theo lịch hẹn, nhưng không được phục vụ như đã cam kết, khiến Spa mất điểm trầm trọng trong mắt khách hàng.
Quản lý hoa hồng nhân viên
Hầu hết phần mềm Spa đều có chức năng tự động tính hoa hồng của mỗi nhân viên thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Cụ thể, phần mềm sẽ tự động hóa việc trích phần trăm cho nhân viên theo theo mức được cài đặt sẵn, ví dụ 10% hay 20%,… Như vậy, chủ Spa sẽ không cần ngồi tính thủ công doanh thu của nhân viên và trích phần trăm vào mỗi cuối tháng nữa.
Không cần đầu tư nhiều thiết bị
Rất nhiều chủ Spa lầm tưởng chuyển đổi số tức là phải đầu tư cơ sở hạ tầng tốn kém, hoành tráng thì mới có thể đưa vào vận hành. Tuy nhiên, quan niệm này là sai lầm, bởi các phần mềm quản lý dịch vụ Spa hiện nay đều được tối ưu để sử dụng ngay trên Laptop, điện thoại, máy tính bảng,…
Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên
Phần mềm có khả năng thực hiện nhiều công việc thay con người, nhờ đó chủ Spa không cần tốn chi phí để thuê nhân sự, mà vẫn đảm bảo cơ sở kinh doanh vận hành trơn tru. Ví dụ, các tính năng như quản lý kho, quản lý tài chính được thiết kế sẵn trong phần mềm. Vì thế, chủ Spa sẽ tiết kiệm được khoản chi phí thuê nhân lực cho hai vị trí này.
Hệ thống báo cáo chi tiết
Phần mềm quản lý Spa được thiết kế hệ thống báo cáo theo nhu cầu của doanh nghiệp. Các báo cáo này đều có thể thực hiện tự động và truy xuất nhanh chóng chỉ với vài thao tác đơn giản. Nhờ vậy, chủ Spa sẽ có cái nhìn trực quan và dễ hiểu nhất về tình hình kinh doanh của mình.
>> Xem thêm: Cách quản lý Spa hiệu quả chủ kinh doanh nên biết
Top 10 phần mềm quản lý spa tốt nhất hiện nay
Phần mềm quản lý Spa tốt nhất – bePOS
bePOS là Siêu App quản lý bán hàng đến từ Australia và được tin dùng tại hơn 10 quốc gia trên thế giới. Đây cũng là phần mềm quản lý Spa hiệu quả trên iPad đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam, với tiêu chí “Chỉ với một chiếc iPad, bạn có thể theo dõi và quản lý Spa/Salon mọi lúc mọi nơi”.
Hiện tại, phần mềm bePOS đang giúp hơn 12.000 khách hàng trong và ngoài nước tăng trưởng 30% mỗi năm, đồng thời giảm 50% chi phí quản lý. Kết quả này có được là nhờ một số tính năng ưu việt như sau:
- Tự động cập nhật và lưu trữ giữ liệu, ví dụ dữ liệu doanh thu, các liệu trình bán chạy, thông tin khách hàng,…
- Quản lý và phân tích mọi dữ liệu cần thiết để đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
- Quản lý việc bán hàng theo chuỗi trên chỉ một hệ thống POS duy nhất, có thể sử dụng trên nhiều thiết bị thông minh như điện thoại, máy tính, iPad.
- Quản lý kho hàng thông minh, nắm bắt nhanh những mặt hàng sắp hết, hoặc gần đến hạn sử dụng.
- Quản lý tài chính, như lên báo cáo tài chính cuối kỳ, theo dõi thu chi, tích hợp ví điện tử để dễ dàng theo dõi hóa đơn, chứng từ.
- Lưu trữ tự động mọi thông tin của khách hàng, lên kế hoạch chăm sóc khách hàng, như nhắc lịch hẹn, SMS/Email Marketing, tặng Voucher, tích điểm thành viên,…
- Hỗ trợ nhận diện gương mặt tự động với ứng dụng beDisplay.
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ
Phần mềm quản lý Spa – PosApp
Phần mềm PosApp dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cho các lĩnh vực bán lẻ, F&B,… được phát triển từ năm 2014, bởi Công ty Cổ phần Công nghệ PosApp. Đến thời điểm hiện tại, PosApp đã hợp tác với hàng nghìn cơ sở kinh doanh 30.000 trên cả nước và trở thành một trong những phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất Việt Nam.
Một số chức năng của PosApp mà chủ Spa cần tham khảo là:
- Giúp người chủ quản lý công việc kinh doanh trên mọi thiết bị, mà không cần có mặt tại cửa hàng vật lý.
- Hỗ trợ vận hành Spa như quản lý lịch hẹn, quản lý liệu trình, quản lý công nợ – chiết khấu, biểu đồ báo cáo theo thời gian thực, quản lý chuyên sâu chuỗi chi nhánh, quản lý kho hàng,…
- Quản lý nhân sự, ví dụ phân quyền người thực hiện dịch vụ, tính toán doanh thu và hoa hồng từng người, quản lý ca làm việc,…
- Lên chiến dịch Marketing như SMS/Email Marketing, CRM chăm sóc khách hàng,…
- Hỗ trợ thanh toán thẻ, tích hợp ví điện tử,…
Phần mềm quản lý Spa – ERPViet
ERPViet là phần mềm quản lý spa thẩm mỹ viện được xây dựng trên nền tảng Odoo nổi tiếng thế giới. Hệ thống này có mục đích là nâng cao trình độ nhân sự, giảm thiểu chi phí, gia tăng lợi nhuận cho các doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi.
Cũng như các phần mềm khác, ERPViet mang những tính năng vượt trội như tích hợp Landing Page, Facebook Platform, tích hợp SMS marketing trên hệ thống, nhắc nhở khi có lịch trình, kế hoạch cá nhân, ví dụ gọi, Email, đặt lịch hẹn với khách hàng,…
Phần mềm quản lý spa – VTTech
Mọi hoạt động quản lý trong VTTech đều đều tối ưu theo quy trình đã chuẩn hóa, từ Call Center, SMS, cho đến Facebook Marketing,… Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm, chủ Spa sẽ có thể quản lý và theo dõi thông tin khách hàng trong suốt quá trình điều trị, thông qua một mã số duy nhất, nhờ đó sắp xếp lịch hẹn một cách khoa học. Thu chi, công nợ, kho hàng của Spa cũng được kiểm soát chặt chẽ theo từng chi nhánh.
>> Xem thêm: Quy trình vận hành một spa hiệu quả
Phần mềm quản lý Spa – Beauty Soft
Phần mềm Beauty Soft thuộc công ty DIP Việt Nam có hơn 15 năm hoạt động sâu rộng trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây là giải pháp được xây dựng theo một quy trình khép kín, với đầy đủ nghiệp vụ và quy trình thực hiện dịch vụ Spa chuyên nghiệp.
Chủ Spa sẽ có cơ hội trải nghiệm rất nhiều tính năng nổi trội khi sử dụng phần mềm Beauty Soft. Cụ thể, hệ thống này được xây dựng với những Module chức năng cơ bản như điều phối nhân viên, quản lý thông tin khách hàng, quản lý sản phẩm trong kho, danh sách dịch vụ hiện tại của Spa, cài đặt quy trình làm dịch vụ, theo dõi công nợ,…
Phần mềm thẩm mỹ viện Hero
Đây là phần mềm quản lý spa tốt được đánh giá cao trên thị trường. Phần mềm cung cấp các tính năng từ cơ bản tới nâng cao, đem lại giải pháp quản lý spa chuyên nghiệp. Giao diện của Hero khá đơn giản, vì thế người sử dụng có thể thao tác đơn giản, dễ dàng trên phần mềm chỉ với ít thời gian làm quen. Các tính năng cơ bản của phần mềm thẩm mỹ viện Hero:
- Lưu thông tin chi tiết data khách hàng không giới hạn
- Thống kê các báo cáo tài chính chi tiết theo thời gian, biểu thị dưới dạng biểu đồ trực quan
- Quản lý các chương trình khuyến mại của spa, thẩm mỹ viện, đánh giá hiệu quả của các chương trình
- Quản lý nhân viên trong spa, phân công công việc cho nhân viên, tính doanh số của từng nhân viên.
Phần mềm quản lý spa hiệu quả eBizSpa
Đây là một phần mềm quản lý thẩm mỹ viện có giá thành khá rẻ mà vẫn đảm bảo được các chức năng quản lý spa cơ bản. Đội ngũ nhân viên của eBizSpa luôn hỗ trợ nhiệt tình 24/7. eBizSpa có những tính năng nổi bật sau:
- Quản lý các lịch hẹn của khách hàng
- Quản lý các phòng dịch vụ spa
- Quản lý nhân viên chi tiết
- Quản lý nguyên liệu trong spa
- Quản lý các chương trình khuyến mại
- Quản lý tình hình kinh doanh, doanh số và thu chi của spa
- Hỗ trợ quản lý từ xa bằng nhiều thiết bị như ipad, điện thoại, laptop,… tiện lợi và dễ dàng.
Phần mềm thẩm mỹ viện Schedul
Schedul là phần mềm quản lý spa hiệu quả miễn phí phù hợp cho các spa có quy mô vừa và nhỏ. Schedul là phần mềm khá phổ biến với nhiều thẩm mỹ viện làm đẹp trên thế giới, tuy nhiên một nhược điểm đó là giao diện khá phức tạp, ngôn ngữ là tiếng Anh. Những công năng của Schedul gồm:
- Quản lý data khách hàng, chi tiết lịch sử từng đơn hàng
- Quản lý lịch hẹn, liệu trình chăm sóc của khách
- Thống kê danh sách sản phẩm làm đẹp trong kho
- Quản lý nhân viên
- Quản lý tình hình tài chính, doanh thu, chi tiêu của spa.
Phần mềm quản lý spa Namoly
Namoly là phần mềm quản lý spa khá quen thuộc, cũng có đầy đủ các tính năng cơ bản giúp các chủ spa tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý spa như:
- Quản lý chi tiết thông tin khách hàng, từ tên tuổi, số điện thoại, địa chỉ, lịch sử chăm sóc tại spa
- Quản lý phòng spa
- Quản lý tài chính thu chi
- Qủan lý kho hàng
- Báo cáo kinh doanh dạng biểu đề
- Tích hợp phần mềm quản lý khách sạn.
Phần mềm quản lý spa NanoSpa
NanoSpa được phát triển và cho ra mắt thị trường bởi Công ty Công nghệ NanoSoft – một tên tuổi uy tín trên thị trường. Đây là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phần mềm quản lý tại Việt Nam. Do đó, NanoSpa là phần mềm chứa nhiều tính năng ưu việt, tối đa công dụng, tiết kiệm tới 50% chi phí quản lý spa như:
- Quản lý dữ liệu khách hàng chi tiết
- Quản lý chuỗi hệ thống spa, thẩm mỹ viện
- Quản lý hệ thống marketing, remarketing cho spa
- Quản lý hoạt động làm việc của nhân viên
- Thống kê thu chi, tài chính
- Làm việc online và offline.
Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý Spa, Thẩm mỹ viện
Vậy làm sao để đánh giá phần mềm quản lý Spa? Đây là câu hỏi không ít người thắc mắc, đặc biệt là những chủ kinh doanh mới bắt đầu tìm hiểu về chuyển đổi số. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý Spa Free, hoặc có gói sử dụng thử để bạn nghiên cứu, đánh giá và đưa ra quyết định. Dưới đây, bePOS sẽ giới thiệu ba tiêu chí cơ bản, giúp bạn xác định phần mềm quản lý Spa phù hợp cho mình.
Quản lý chi phí
Kỹ năng quản lý dòng tiền kém là một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại của các doanh nghiệp SMEs và hộ kinh doanh cá thể. Để khắc phục vấn đề này, phần mềm quản lý Spa của bạn cần có tính năng quản lý chi phí hiệu quả, cụ thể:
- Quản lý khoản tiền phải chi trong một ngày, bao gồm tiền chi ra đầu ngày, cuối ngày, trong ca,…
- Quản lý kho và định lượng, giúp giảm chi phí giá vốn và tránh tình trạng thất thoát hàng hóa. Ví dụ, các nguyên vật liệu còn trong kho, dự đoán nhu cầu,…
- Quản lý hoa hồng, giờ công nhân viên, đảm bảo chế độ lương thưởng chính xác và công bằng.
- Quản lý bán liệu trình, bao gồm các bước thực hiện liệu trình và nguyên liệu cần có, từ đó đánh giá tình trạng kho hàng,…
- Quản lý các chi phí khác như chi phí Marketing, chi phí thuê mặt bằng,… giúp Spa lên báo cáo tài chính vào cuối tháng.
Quản lý khách hàng
Tính năng quản lý khách hàng được thể hiện ở các điểm:
- Khách hàng đặt lịch sử dùng dịch vụ được coi như mục đích cuối cùng của nhiều chiến dịch Marketing, quảng cáo. Vì vậy, phần mềm Spa cần thực hiện tốt công việc quản lý lịch hẹn.
- Phần mềm Spa cần có tính năng phân loại khách hàng, từ đó thực hiện các chiến dịch Marketing tự động sao cho phù hợp.
- Phần mềm Spa cần đánh giá được tỷ lệ khách hàng quay lại, bởi đây là yếu tố rất quan trọng giúp Spa duy trì doanh thu ổn định.
- Dữ liệu khách hàng trên hệ thống có thể sử dụng để tạo phễu khách hàng nóng, ấm, lạnh.
- Phần mềm Spa nên có chức năng quản lý Voucher, thẻ quà tặng, nhằm thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện có.
Đo lường được chuyển đổi
Mọi quyết định kinh doanh đều phải thực hiện dựa trên số liệu thực tế và chính xác. Vậy nên, một phần mềm quản lý tốt cần đo lường được những chuyển đổi này. Ba số liệu cơ bản mà chủ Spa cần truy xuất qua hệ thống Spa là hiệu quả hoạt động Sale và Marketing, tỷ lệ lợi nhuận/doanh thu, tỷ lệ lợi nhuận/khách hàng,…
>> Xem ngay video hướng dẫn 3 cách đánh giá nhanh phần mềm quản lý Spa chủ kinh doanh cần nằm lòng:
Trên đây, bePOS đã giúp bạn giải đáp câu hỏi phần mềm quản lý Spa là gì, có những phần mềm quản lý Spa nào tốt. Ứng dụng công nghệ 4.0 vào hoạt động kinh doanh là nhu cầu chung và đang diễn ra ở mọi quy mô doanh nghiệp. Với vai trò là nhà quản lý, bạn nên thay đổi tư duy ngay lập tức và nắm bắt xu thế mới này, để không bị tụt hậu so với các đối thủ trên thị trường.
FAQ
Những tính năng cơ bản mà một phần mềm quản lý thẩm mỹ viện, Spa cần có là gì?
Dựa vào đặc thù ngành Spa, thẩm mỹ viện, những tính năng cơ bản mà phần mềm hỗ trợ quản lý cần có là quản lý lịch hẹn, chăm sóc khách hàng, lên chiến dịch Marketing, quản lý doanh thu, phân quyền nhân sự và kiểm soát kho hàng,…
Dữ trên phần mềm quản lý thẩm mỹ viện, Spa có thể bị đánh cắp không?
Hầu hết các phần mềm hiện nay đều có độ bảo mật cao, nên tỷ lệ bị đánh cắp thông tin là khá thấp. Tuy nhiên, điều này vẫn có thể xảy ra nếu bạn lựa chọn phần mềm của những công ty thiếu uy tín, chưa được kiểm chứng chất lượng,…
Follow bePOS:
