Trang chủBlogs Quản lý doanh nghiệpPOS là gì? Tổng hợp kiến thức về hệ thống POS chủ kinh doanh cần biết

POS là gì? Tổng hợp kiến thức về hệ thống POS chủ kinh doanh cần biết

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
855 Đã xem

POS là một thuật ngữ khá phổ biến trong giới kinh doanh đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ và dịch vụ. Việc khéo léo ứng dụng POS trong bán hàng sẽ mang đến những trải nghiệm chuyên nghiệp tại cửa hàng, đồng thời góp phần mang lại doanh thu lớn từ sự tiện lợi trong xúc tiến bán hàng. Vậy POS là gì, có những lựa chọn nào tốt nhất? Cùng bePOS tổng hợp lại tất cả kiến thức cần biết về khái niệm này nhé!

POS là gì? POS là viết tắt của từ gì? 

POS (hay Point of Sale) là điểm bán hàng. Các điểm bán hàng này sử dụng phần mềm quản lý thông minh, tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cho việc theo dõi và quản lý kinh doanh. Các hệ thống POS hiện nay bao gồm sự kết hợp giữa phần mềm, phần cứng và các thiết bị quét đặc biệt như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn,….

Bạn nên tìm hiểu POS là gì, bởi đây đang trở thành khái niệm quen thuộc với tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc mọi lĩnh vực. Ngày nay, rất nhiều các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hoàn thành một lượng lớn công việc liên quan tới bán hàng và tiếp thị hàng hóa trong cửa hàng của họ.

pos-la-gi
Nhiều người chưa hiểu POS là gì, có những đặc điểm nào?

Máy POS là gì? 

Nhiều chủ kinh doanh mới chưa biết POS và máy POS là gì, có phải là một không. Máy POS là một bộ phận trong hệ thống POS nói chung. Đây là loại thiết bị bán hàng cho phép dùng thẻ ngân hàng để thanh toán hóa đơn. Bề ngoài của máy có thiết kế khá nhỏ gọn, có thể cầm gọn nhẹ trên tay, khá dễ sử dụng. Máy thường được đặt tại bộ phận thu ngân để phục vụ thanh toán, thường xuất hiện tại các trung tâm thương mại, cửa hàng nhỏ lẻ, nhà hàng quán ăn,…

may-pos-mot-phan-trong-he-thong-pos
Máy POS là một phần trong hệ thống bán hàng POS

Phân loại các dòng máy POS

Máy POS cầm tay

Máy POS cầm tay là loại phổ biến, được nhắc đến nhiều nhất khi tìm hiểu POS là gì. Đây cũng chính là phiên bản đầu tiên của các máy POS sau này, xuất hiện khá phổ biến tại nhiều cơ sở kinh doanh lớn nhỏ. Ưu điểm của loại máy này là có thiết kế nhỏ gọn, dễ thao tác cho nhân viên. Màn hình máy là màn hình cảm ứng, hoặc màn hình điện tử kết hợp các phím cơ. Máy được POS cầm tay có tính năng in hóa đơn, tích hợp cùng phần mềm quản lý bán hàng để truyền dữ liệu.

may-pos-cam-tay-tien-loi-cua-hang
Máy POS cầm tay rất tiện lợi cho cửa hàng

Máy POS tính tiền điện tử

Máy POS tính tiền điện tử được coi như phiên bản nâng cấp của máy POS di động. Loại máy này có kích thước lớn hơn, kết nối với nhiều thiết bị khác, bao gồm máy quét mã, máy in hóa đơn, máy thanh toán thẻ ngân hàng và ngăn kéo đựng tiền. Gọi đây là phiên bản nâng cấp của máy POS cầm tay là bởi chúng khắc phục những hạn chế đang có phiên bản đi trước. Đặc biệt, bạn có thể chọn máy POS tính tiền điện tử loại 1 màn hình hoặc 2 màn hình, tùy nhu cầu sử dụng.

may-pos-la-gi
Máy POS tính tiền điện tử là bản nâng cấp của POS cầm tay

Hệ thống POS là gì?

Như đã nói, máy POS là một phần thuộc hệ thống POS. Điều này khiến rất nhiều người nhầm lẫn, khó phân biệt khi tìm hiểu POS là gì, đặc biệt là với người mới. POS là nơi diễn ra các giao dịch mua bán hàng hóa, dưới sự hỗ trợ của hệ thống POS. Ngày nay, không chỉ mang tính năng quản lý bán hàng tại điểm giao dịch, hệ thống POS còn bao quát nhiều khía cạnh như Marketing, chăm sóc khách hàng sau mua,…

Một hệ thống POS hoàn chính sẽ bao gồm phần cứng, phần mềm và các chức năng bổ sung, giúp nhà bán hàng tạo ra quy trình giao dịch một cách chuyên nghiệp nhất, cụ thể:

  • Phần cứng hệ thống POS: Bao gồm màn hình tính tiền tự động, máy POS đọc mã vạch, máy quẹt thẻ ngân hàng, đầu đọc thẻ tín dụng, máy in hóa đơn và ngăn kéo đựng tiền.
  • Phần mềm hệ thống POS: Bao gồm các ứng dụng/app quản lý bán hàng với tính năng cập nhật cơ sở dữ liệu cho toàn bộ hệ thống. Phần mềm này là nơi để bạn quản lý doanh thu, lưu trữ thông tin khách hàng, sổ thu chi,…
  • Tính năng bổ sung: Các hệ thống POS hiện nay còn cập nhật Marketing Automation, chăm sóc khách hàng sau mua như gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, tặng Voucher, Email/SMS Marketing,…
diem-khac-nhau-giua-may-pos-va-he-thong-pos-la-gi
Cần biết điểm khác nhau giữa máy POS và hệ thống POS là gì

Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS

Vậy lý do bạn nên sử dụng hệ thống POS là gì? POS đang là công nghệ được rất nhiều chủ kinh doanh tại các thành phố lớn sử dụng và đang lan dần sang cả các vùng ngoại thành, nông thôn. Với POS, bạn sẽ làm được rất nhiều điều như:

  • Tiết kiệm thời gian, công sức: Các phương pháp quản lý truyền thống tốn rất nhiều thời gian để thực hiện, ví dụ như nhập liệu bằng Excel, kiểm đếm hàng thủ công. Với hệ thống POS, những công việc này sẽ được giảm bớt công đoạn, không cần nhiều nhân viên thực hiện như trước.
  • Tăng hiệu suất làm việc: Thời gian rút ngắn, nhưng bạn lại làm được nhiều công việc hơn trước. Thay vì tốn nhiều thời gian quản lý cửa hàng, bạn có thể tập trung cho những hoạt động quan trọng không kém, như nghiên cứu thị trường, lên kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra, POS cho phép bạn quản lý kinh doanh từ xa, ở mọi lúc mọi nơi mà không cần có mặt tại cửa hàng 24/7.
  • Hạn chế sai sót: Nếu sử dụng sổ sách thủ công, bạn sẽ rất dễ nhầm lẫn số liệu, hoặc thất thoát hàng hóa, tạo điều kiện thuận lợi cho kẻ gian thực hiện hành vi gian lận tại nơi làm việc. Hệ thống POS sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này, nhờ việc đồng bộ hóa toàn bộ thông tin theo thời gian thực.
  • Tạo sự chuyên nghiệp trước khách hàng: Sử dụng POS, cửa hàng của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người dùng. Ví dụ, thay vì viết tay hóa đơn, tính nhẩm tiền như trước, POS sẽ giúp bạn tính tiền tự động và in hóa đơn nhanh chóng chỉ trong vài giây.
loi-ich-dem-lai-cua-pos-la-gi
Cần nhận định rõ lợi ích đem lại của POS là gì?

Các chức năng của hệ thống POS

Thực hiện, lưu trữ và theo dõi các giao dịch với khách hàng

Một chức năng quan trọng khi tìm hiểu POS là gì là tính năng quản lý giao dịch với khách hàng. POS cho phép bạn chuẩn hóa quy trình bán hàng, với mọi thao tác cần thiết như tạo đơn hàng, chỉnh sửa, hủy, thanh toán tại quầy hoặc thanh toán online, theo dõi quá trình thực hiện đơn hàng,…

Hơn nữa, các máy POS có thể liên kết với nhau, nên việc bán hàng trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Ví dụ, bạn có thể kết nối giữa máy in hóa đơn, máy đọc mã vạch, thông tin đơn hàng sẽ được đồng bộ trên hệ thống, cập nhật số liệu tồn kho. Những dữ liệu này cũng được lưu trữ dành cho mục đích phân tích, nghiên cứu và dễ dàng truy xuất sau này.

pos-giam-sat-hoat-dong-ban-hang
POS hỗ trợ giám sát hoạt động bán hàng

Giám sát và báo cáo hoạt động bán hàng

POS bao gồm tính năng giám sát và báo cáo kết quả bán hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, bạn vẫn có thể nắm rõ từng giao dịch theo từng giờ, từng ngày. Điều này giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát quy trình buôn bán và đánh giá hiệu quả làm việc, mà không bị phụ thuộc vào các yếu tố ngoại cảnh.

Quản lý kho và hàng tồn kho

Đây là một trong những nội dung quan trọng bậc nhất khi tìm hiểu POS là gì, đặc biệt khi áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ. Hệ thống POS cho phép bạn theo dõi kho hàng theo thời gian thực, nhận cảnh báo về những mặt hàng sắp hết, hay liệt kê những sản phẩm bán chạy. Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng phân quyền nhân viên kiểm soát kho, ghi nhận lịch sử kiểm kho để hạn chế thất thoát hoặc gian lận.

quan-ly-kho-can-quan-tam-khi-tim-hieu-pos-la-gi
Quản lý kho là nội dung cần quan tâm khi tìm hiểu POS là gì?

Quản lý trả hàng kênh chéo

Bán hàng đa kênh là xu hướng kinh doanh hiện nay, thường được triển khai trên hệ thống POS. Không chỉ quản lý nhiều chi nhánh, POS còn giúp bạn bán hàng trên website, mạng xã hội, sàn thương mại điện. Điểm đặc biệt là tất cả hoạt động này sẽ được tích hợp trong một nền tảng duy nhất, tạo sự thuận tiện cho nhà quản lý.

Quản lý sự trải nghiệm và phát triển các mối quan hệ với khách hàng

Trong thời kỳ hiện nay, phương châm của nhiều chủ kinh doanh là tập trung vào khách hàng. Để đạt mục tiêu này, bạn cần thông tin khách hàng, từ đó lên các chiến dịch Marketing, chăm sóc hiệu quả, thu hút thêm nhiều người dùng. Hệ thống POS hiện đại sẽ giúp bạn thực hiện điều này, với những tính năng như lưu trữ giao dịch khách hàng. Nhờ vậy, bạn có thể lên chiến lược cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, cung cấp bộ tiện ích tuyệt vời hơn những đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

Quản lý nhân viên

Một khía cạnh khác cần quan tâm khi tìm hiểu POS là gì là tính năng quản lý nhân sự. Hệ thống POS giúp bạn quản lý nhân viên dựa trên nhiều mặt, như chấm công, phân quyền hạn theo cấp bậc, ca làm việc, hiệu suất,… Điểm đặc biệt là bạn không cần có mặt tại cửa hàng 24/7, tạo cảm giác gò bó cho nhân viên, mà vẫn có thể nắm bắt mọi hoạt động và áp dụng chế độ thưởng phạt công bằng.

pos-giup-quan-ly-nhan-vien-hieu-qua
Hệ thống POS giúp quản lý nhân viên hiệu quả

Top 5 hệ thống POS được ưa chuộng nhất hiện nay

bePOS

Khi tìm hiểu POS là gì, bạn không nên bỏ qua bePOS, một trong những thương hiệu uy tín nhất hiện nay. Hệ thống bePOS đáp ứng mọi tiêu chí sử dụng để xây dựng một quy trình quản lý nhanh chóng, chính xác. Bất kể cửa hàng có điện, kết nối mạng Internet hay không, phần mềm vẫn tiếp tục hoạt động bình thường và bán hàng hiệu quả trên các thiết bị di động sẵn có như điện thoại, laptop, máy tính, máy POS cầm tay… Một số tính năng ưu việt của bePOS bao gồm:

  • Quản lý bán hàng tại điểm bán, tính tiền tự động, in hóa đơn nhanh chóng, tích hợp nhiều phương thức thanh toán, bao gồm quét QR, cổng thanh toán và ví điện tử như MoMo, VNPAY, ZaloPay, SmartPay.
  • Quản lý kho hàng theo thời gian thực, kiểm soát xuất nhập tồn, cảnh báo những mặt hàng sắp hết, hỗ trợ lên kế hoạch nhập kho hợp lý.
  • Quản lý tài chính với các tính năng theo dõi doanh thu, so sánh bằng biểu đồ, lên báo cáo tài chính, theo dõi công nợ.
  • Quản lý, phân quyền nhân sự theo nhiệm vụ, ca làm, chấm công bằng công nghệ nhận diện khuôn mặt, tính lương thưởng, hoa hồng,…
  • Lưu trữ thông tin khách hàng để phục vụ hoạt động Marketing, chăm sóc, hỗ trợ phát hành Voucher cho khách hàng, lên các chương trình giảm giá, khuyến mại,…
phan-mem-quan-ly-ban-hang-bepos
Hệ thống chuyên nghiệp bePOS được nhiều người lựa chọn

Đặc biệt, hiện nay bạn có thể mua phần mềm quản lý bán hàng bePOS với Gói Khởi Nghiệp MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI dành cho các startup mới thành lập, các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ. Trongsản phẩm này, bạn sẽ được sử dụng những tính năng cơ bản nhất phục vụ bán hàng, nếu phát sinh nhu cầu có thể đăng ký nâng cấp. Để được tư vấn chi tiết hơn, bạn hãy liên hệ ngay đến hotline 0247 7716 889 hoặc điền vào form dưới nhé!

ĐĂNG KÝ NGAY

KiotViet

KiotViet là hệ thống POS do công ty phần mềm Citigo có uy tín nhiều năm trên thi trường về phần mềm quản lý đã thiết kế và sản xuất. Hiện nay, KiotViet đã hoạt động hơn 10 năm qua và phát triển rộng rãi trên thị trường tiêu dùng. Hệ thống POS của KiotViet được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong kinh doanh bán lẻ.

Hệ thống có đầy đủ các tính năng và nghiệp vụ nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng trong việc quản lý kinh doanh. KiotViet còn có thể tham gia và được sử dụng trong các mô hình kinh doanh như cafe, nhà hàng, quán ăn, làm đẹp… Bạn có thể sử dụng thử miễn phí KiotViet trong một thời gian nhất định, sau đó đăng ký mua các gói dịch vụ cho cửa hàng của mình.

he-thong-pos-kiotviet-rat-pho-bien
KiotViet là hệ thống POS rất phổ biến tại Việt Nam

Sapo

Nếu đang tìm hiểu POS là gì, chắc chắn bạn đã từng nghe đến thương hiệu Sapo. Đây là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp bán hàng uy tín hàng đầu Việt Nam hiện nay, được nhiều người biết đến với nhiều tính năng tiện ích và chuyên nghiệp.

Điểm đặc biệt là Sapo cho khả năng kết nối các đối tác vận chuyển như VNPost, Grabexpress, rất thích hợp để bán hàng online. Hơn nữa, quy trình thực hiện đơn hàng cũng được cập nhật liên tục trên ứng dụng, hạn chế xảy ra sai sót, thất thoát. Một tính năng quan trọng khác của Sapo là quản lý kho hàng, giúp chủ doanh nghiệp xác định số sản phẩm tồn kho nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm cũng sở hữu đến 20 mẫu báo cáo tài chính để doanh nghiệp kiểm soát số liệu kinh doanh.

sapo-la-cai-ten-duoc-nhac-toi-nhieu-khi-tim-hieu-pos-la-gi
Sapo là cái tên được nhắc tới nhiều khi tìm hiểu POS là gì

Dcorp – Rkeeper

Nếu đang nghiên cứu cách các nhà hàng, quán ăn áp dụng POS là gì, bạn hãy tham khảo Dcrop – Rkeeper. Đây là phần mềm được thiết kế riêng cho ngành F&B, tích hợp máy POS màn hình cảm ứng, giúp chủ quán xử lý order nhanh chóng, hạn chế tối đa lỗi nghiệp vụ ngay cả trong giờ cao điểm. Khách hàng cũng có thể tự order món ăn trên giao diện web mà không cần chờ nhân viên phục vụ và những đơn hàng này sẽ được gửi ngay vào bếp/bar để thực hiện.

Dcorp – Rkeeper được nhiều chuỗi nhà hàng lớn quan tâm và sử dụng như chuỗi KFC tại Việt Nam, Golden Gate (Gogi House, Manwah,…) Hệ thống có đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như như: bán hàng đa kênh, order món trên mọi thiết bị, quản lý thông tin khách hàng, quản lý kho chặt chẽ, kết nối với nhà bếp bằng màn hình hiển thị KDS.

dcrop-rkeeper-la-he-thong-pos-cho-nha-hang
Dcorp Rkeeper là hệ thống POS chuyên nghiệp cho nhà hàng

>> Xem thêm: Các cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả chủ quán không thể bỏ lỡ

Speed POS

Speed POS gia nhập và thị trường POS Việt Nam từ năm 2007, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như: khách sạn, nhà hàng, bán lẻ, spa, công viên,… Giao diện của phần mềm khá đơn giản, tạo sự thân thiện với người bằng những hình ảnh hiển thị sản phẩm và món ăn thực tế, kết hợp với những hình khối màu sắc dễ nhìn. Hệ thống POS được khách hàng ưa chuộng nhờ sự hoạt động ổn định, tốc độ nhanh chóng, mượt mà ít gặp sự cố. Speed POS còn hỗ trợ thống kê – kiểm toán chi tiết, chống gian lận và màn hình có thể tùy chỉnh sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả.

speed-pos-chuyen-nghiep-hien-dai
Speed POS sở hữu nhiều tính năng chuyên nghiệp, hiện đại

Hy vọng rằng, với những thông tin trên của bePOS đã giúp các bạn hiểu POS là gì và những giải pháp tiện ích mà công nghệ này mang lại. Tùy theo mục đích sử dụng và quy mô cửa hàng, chủ cửa hàng có thể lựa chọn và sử dụng hệ thống POS phù hợp trong để hoạt động kinh doanh đạt được hiệu quả và thành công nhất. Chúc các bạn thành công!

FAQ

POS có thể sử dụng offline hay không?

Điều này sẽ tùy thuộc vào loại sản phẩm POS là gì, của nhà cung cấp nào. Một số phần mềm cho phép bạn làm việc offline, sau đó tự động cập nhật trên hệ thống sau khi kết nối Internet.

Nhược điểm của sử dụng POS là gì?

Đây cũng là nội dung nhiều người quan tâm khi tìm hiểu POS là gì. Có thể nói, việc áp dụng POS chủ yếu đem lại hiệu ứng tích cực cho hoạt động kinh doanh của bạn, còn mặt hạn chế sẽ do chất lượng sản phẩm quyết định. Ví dụ, nếu chọn mua POS của nhà cung cấp không uy tín, bạn sẽ đối mặt với rủi ro mất thông tin, gây nhiều chướng ngại cho việc áp dụng. Một trường hợp khác là bạn chọn mua gói sản phẩm không phù hợp nhu cầu kinh doanh, làm lãng phí ngân sách.