Trong quá trình vận hành kinh doanh của một doanh nghiệp, kiểm kê hàng tồn kho là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Xây dựng một quy trình kiểm kê hàng tồn kho khoa học sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất và chi phí của doanh nghiệp. Cùng bePOS tìm hiểu quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm 3 bước chuẩn nhất hiện nay.
Giới thiệu chung về kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là quy trình quan trọng nhằm kiểm tra, so sánh và điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế trong kho so với thông tin ghi trên sổ sách. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc mất mát và nhầm lẫn hàng hóa là điều không thể tránh khỏi. Bằng cách áp dụng các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, nhà quản lý có thể điều chỉnh và cập nhật thông tin hàng hóa trên sổ sách sao cho khớp với thực tế trong kho.
Mục đích kiểm kê hàng tồn kho giúp phát hiện và giải quyết nhanh chóng các nguyên nhân gây ra chênh lệch hàng hóa. Đây là một bước không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bán lẻ. Kiểm kê cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế số lượng hàng tồn, cung cấp dữ liệu chính xác về hàng hóa, từ đó giúp quản lý điều chỉnh các hoạt động nhập và xuất hàng một cách hiệu quả.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho 3 bước cơ bản
Cùng tìm hiểu các bước trong quy trình kiểm toán hàng tồn kho:
Hiển thị lượng hàng tồn kho theo thời gian thực
Hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ thành công trên thế giới đều sử dụng các phần mềm quản lý xuất nhập kho để tối ưu hóa quản lý tồn kho trên các kênh phân phối. Kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát khối lượng và số lượng hàng hóa, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phát triển các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn thường bao gồm ba bước sau:
- Hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực
Điều này không chỉ đề cập đến việc có được số liệu dữ liệu, mà còn là về việc thực hiện các hành động cần thiết. Đối với các doanh nghiệp muốn cùng bước với các đối thủ hàng đầu trên thế giới, khả năng hiển thị hàng tồn kho đúng lúc và chính xác là yếu tố quan trọng.
Yếu tố này giúp xây dựng niềm tin vào số lượng và vị trí hàng tồn kho của doanh nghiệp, đặc biệt là khi áp dụng chiến lược đa kênh. Việc thiếu thông tin hàng tồn kho chính xác thường dẫn đến tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng, gây ra sự bất tiện trong hoạt động kinh doanh và ảnh hưởng đến lợi nhuận.
- Quy trình quản lý và kiểm kê hàng tồn kho
Bước này là bước quan trọng trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho để đảm bảo tính minh bạch của dữ liệu, một thách thức đối với các doanh nghiệp khi dữ liệu thực tế có thể khác biệt so với thông tin trên sổ sách. Thông qua việc phân tích các số liệu này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quan trọng, như điều chỉnh giá sản phẩm hoặc quyết định về nhập hàng mới, nhằm cải thiện lợi nhuận.
- Nâng cao khả năng hiển thị hàng tồn kho
Cách này giúp nhà quản lý theo dõi tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, một chỉ số quan trọng để đánh giá tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua việc theo dõi chỉ số này, ban lãnh đạo có thể quyết định điều chỉnh giá sản phẩm hoặc nhập thêm hàng mới để cải thiện lợi nhuận.
Tối ưu hóa bằng dữ liệu thông minh
Tối ưu hóa thông qua thông tin thông minh là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác không chỉ giúp loại bỏ các ước lượng sai lầm mà còn giảm thiểu rủi ro khi mở rộng quy mô kinh doanh. Với khả năng hiển thị thông tin thời gian thực, nhà quản lý có thể dựa trên dữ liệu về:
- Đặt hàng
- Tổ chức lại
- Kênh bán hàng
- Địa điểm
- Kho hàng
- Dự báo nhu cầu
- Tạp vụ
- Phân bổ
- Thời vụ
- Khả năng sinh lời
Nhờ vào khả năng này, nhà quản lý có thể thực hiện các công việc cần thiết với tốc độ phù hợp để duy trì sự cạnh tranh trong một thị trường đang phát triển. Bằng cách kết hợp mô hình định lượng và định tính hoặc sử dụng cơ sở dữ liệu lịch sử bán hàng kết hợp với thông tin về tình hình kinh tế và thị trường hiện tại, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu và phân bổ hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn.
Với hệ thống này, doanh nghiệp sẽ có kiến thức cần thiết về thị trường và khách hàng mục tiêu, từ đó có thể đưa ra các quyết định thông minh hơn và mang lại lợi ích lớn hơn.
Tự động hóa kiểm kê hàng tồn
Với sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý xuất nhập kho, doanh nghiệp không còn phải lo lắng về tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho không đầy đủ. Các tính năng tự động hóa trong phần mềm này giúp thông báo và báo cáo các tình huống cần can thiệp ngay trong thời gian thực.
Ví dụ, khi số lượng hàng tồn kho của một mặt hàng giảm xuống dưới mức quy định, tính năng tự động có thể ngay lập tức nhắc nhở bạn cần phải sắp xếp lại hàng hóa. Việc bổ sung hàng hóa cũng có thể được tự động hoặc thông báo để nhân viên thực hiện. Doanh nghiệp cũng có thể dựa trên dữ liệu dự báo để kiểm tra số lượng hàng tồn và thực hiện các biện pháp sắp xếp hoặc bổ sung hàng hóa.
Khả năng hiển thị hàng tồn kho ở nhiều địa điểm cho phép quản lý đơn hàng tự động được kết hợp với số lượng hàng tồn ở kho gần nhất với địa chỉ của khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm chi phí vận chuyển.
Tự động hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho cũng giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng cơ hội giữ chân khách hàng thông qua các email xác nhận đơn hàng tự động. Hệ thống doanh nghiệp có thể tích hợp với các dịch vụ email để cập nhật trạng thái vận chuyển đơn hàng cho khách hàng và gửi các email chứa thông tin về chiết khấu, ưu đãi và các cơ hội bán kèm.
Khi doanh nghiệp phát triển và hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, việc lựa chọn một hệ thống có khả năng tích hợp nhiều liên kết trong chuỗi cung ứng là rất quan trọng. Từ quản lý kho hàng thực tế đến vận chuyển, thương mại điện tử, hậu cần, kế toán và nhiều lĩnh vực khác.
Mục tiêu là tích hợp và tự động hóa càng nhiều thành phần trong chuỗi cung ứng càng tốt, từ đó cải thiện độ chính xác, tốc độ và chi phí quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp.
Hướng dẫn kiểm kê hàng tồn kho cho doanh nghiệp
Dưới đây là 7 bước trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho:
- Bước 1: Thu thập số liệu từ phần mềm quản lý và các báo cáo về tình trạng hàng tồn kho để xây dựng một bảng kế hoạch chi tiết và đầy đủ nhất.
- Bước 2: Thực hiện kiểm kê hàng hóa trực tiếp tại kho và ghi lại số lượng vào bảng thông tin. Việc này nên được thực hiện bởi nhiều nhân viên để kiểm tra hàng hóa cùng một lúc và cập nhật số liệu để đối chiếu sau khi hoàn thành.
- Bước 3: So sánh kết quả kiểm kê giữa hai bảng thông tin. Nếu có chênh lệch, cần tiến hành kiểm kê lại để đảm bảo sự chính xác.
- Bước 4: Kiểm tra và xác nhận số lượng hàng tồn kho thực tế. Nếu có chênh lệch, cần có giải trình chi tiết.
- Bước 5: Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho về sự chênh lệch số liệu thực tế sau khi đã có giải trình.
- Bước 6: Hoàn tất và yêu cầu các bên liên quan xác nhận kết quả kiểm kê hàng hóa.
- Bước 7: Nếu phát hiện sai sót, cần thông báo ngay cho quản lý để điều tra nguyên nhân và xử lý kịp thời.
>> Xem thêm: Quy trình quản lý kho theo ISO hiệu quả, khoa học
Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phổ biến
Các doanh nghiệp thường áp dụng hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ của doanh nghiệp.
Kiểm kê tồn kho thường xuyên
Quy trình kiểm kê hàng hóa thường xuyên được thực hiện đều đặn, thường hàng ngày hoặc hàng tuần. Đây là phương pháp thích hợp cho các doanh nghiệp có sản phẩm mang giá trị cao như thiết bị, máy móc và ngành công nghiệp xây dựng.
Việc kiểm tra thường xuyên giúp hạn chế tối đa các sai sót và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi chi phí và thời gian lớn cho bộ phận kiểm tra.
Kiểm kê tồn kho định kỳ
Ngược lại, kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ được thực hiện theo chu kỳ mà doanh nghiệp tự đặt ra, có thể là hàng tháng, theo quý hoặc các chu kỳ khác. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho thích hợp cho các doanh nghiệp có lượng sản phẩm lớn và đa dạng, đặc biệt là các sản phẩm trung bình giá trị.
Việc thực hiện phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác trong quản lý hàng tồn kho mà không tốn kém quá nhiều chi phí và thời gian.
Trường hợp chênh lệch kho thực tế và kho kế toán cần xử lý như thế nào?
Khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và phát hiện chênh lệch giữa kho thực tế và sổ sách, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về kiểm kê hàng tồn kho và hướng dẫn hạch toán được quy định cụ thể trong Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
Trong trường hợp phát hiện chênh lệch thừa hàng tồn kho, tức là hàng thừa so với số liệu ghi trên sổ sách do những nguyên nhân như nhầm lẫn, cân đo, đếm hoặc quên ghi sổ, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại sổ kế toán.
Nếu hàng thừa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp khác, không ghi tăng hàng hóa và không ghi vào bên Có tài khoản 338. Giá trị hàng thừa do doanh nghiệp chủ động theo dõi sẽ được ghi vào các tài khoản Nợ các TK 111, 152, 153, 156, 211 và Có TK 338.
Trong trường hợp phát hiện chênh lệch thiếu hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ thực hiện các biện pháp xử lý khác nhau tùy theo nguyên nhân và quyết định của cấp có thẩm quyền. Nếu chưa xác định rõ nguyên nhân, doanh nghiệp sẽ ghi nhận vào các tài khoản Nợ TK 138 và Có các TK 152, 153, 155, 156.
Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào quyết định xử lý để ghi nhận vào các tài khoản Nợ và Có tương ứng, bao gồm cả việc bồi thường cho hàng tồn kho thiếu và giảm giá trị hàng tồn kho nếu có.
Những lưu ý trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Một số lưu ý cho các chủ doanh nghiệp trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho:
- Cần sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học, đặt trên pallet, theo hàng và vị trí dễ quan sát. Mỗi mặt hàng cần được dán mã hàng tồn kho trên thẻ kho tương ứng để quản lý.
- Công việc theo dõi hàng tồn kho của thủ kho cần ghi chép và quản lý độc lập với bộ phận kế toán kho, đối chiếu thường xuyên giữa hai bộ phận này.
- Kế hoạch kiểm kê cần được xây dựng cụ thể và chi tiết, đồng thời đảm bảo nhân sự tham gia kiểm kê được đào tạo đầy đủ để thực hiện an toàn và chính xác.
- Chuẩn bị trước kiểm kê bao gồm không gian rộng rãi, thước đo, dụng cụ phù hợp, sticker để đánh dấu hàng đã kiểm đếm và chuẩn bị các phiếu kiểm kê hàng tồn kho.
- Công tác kiểm kê và đối chiếu kết quả cần được tiến hành độc lập và nghiêm túc, tuân thủ chương trình kiểm kê đã được lên kế hoạch.
- Nên sử dụng các phần mềm công nghệ hỗ trợ kiểm kê để thực hiện nhanh chóng và chính xác, giúp tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót.
Trên đây là quy trình kiểm kê hàng tồn kho 3 bước chuẩn nhất mà bePOS muốn giới thiệu cho các doanh nghiệp. Hy vọng bạn có thể áp dụng hiệu quả vào quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp mình.
FAQ
Những sai lầm thường mắc phải trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho, các doanh nghiệp thường mắc những sai lầm sau:
- Không chuẩn bị không gian kho hàng trước, dẫn đến mất thời gian xếp dỡ hàng hóa.
- Thiếu nhân sự kiểm kê, nên cần thuê dịch vụ bên ngoài để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
- Không xác minh ngay từ đầu, gây ra lỗi và thất thoát không cần thiết.
- Không giải quyết lỗi kiểm kê đúng thời điểm, ảnh hưởng đến quy trình kiểm kê chung.
- Thiếu kế hoạch giải quyết mặt hàng tồn kho, dẫn đến rắc rối trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
Các công cụ giúp kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Để kiểm kê hàng tồn kho, bạn có thể dùng sổ sách, các biểu mẫu kiểm kê hàng tồn kho, file excel hoặc các phần mềm công nghệ để tối ưu hiệu quả kiểm kê hàng tồn kho.
Follow bePOS:
