Quản lý doanh nghiệp Tháng Tư 04, 2022

Các bước thực hiện quy trình quản lý kho theo ISO hiệu quả nhất

Quy trình quản lý kho là một trong những công đoạn quan trọng nhất đối với doanh nghiệp và nhà bán hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình này để thực hiện hiệu quả, mang đến nhiều lợi ích kinh doanh. Nếu bạn nằm trong số đó, hãy tham khảo bài chia sẻ dưới đây của bePOS.

Hiểu rõ quy trình quản lý kho là gì?

Quy trình quản lý kho hay quy trình nghiệp vụ quản lý kho là tổng hợp các bước và nghiệp vụ liên quan nhằm theo dõi, kiểm soát tình trạng hàng hóa tại kho, bao gồm: thông tin hàng hóa nhập vào, thông tin hàng hóa xuất ra, thông tin hàng hóa tồn kho.

Đây là một trong những quá trình tiêu tốn thời gian và công sức nhất với bất cứ nhà bán hàng hay doanh nghiệp nào. Một phần vì hoạt động này cần đến sự tỉ mỉ, chính xác. Một phần vì chúng sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều khâu kinh doanh khác: nhập hàng, chi phí thuê kho, chính sách bán hàng,…

7 bước cơ bản trong quy trình quản lý kho là: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói và xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng, thống kê báo cáo.

quy-trinh-quan-ly-kho-la-gi

Hiểu rõ quy trình quản lý kho là gì?

Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho

Để thấy được tầm quan trọng của quy trình quản lý kho, hãy cùng điểm qua một số yếu tố sau:

Đối với nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp

Đầu tiên, chủ doanh nghiệp và người bán hàng có thể nắm bắt đầy đủ, chi tiết các thông tin về sản phẩm và tình trạng của chúng. Họ sẽ biết được sản phẩm nào đã được bán ra, sản phẩm nào chưa, sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào ít được ưa chuộng,…

Từ đó, nhà kinh doanh có thể điều chỉnh kế hoạch bán hàng của mình. Một là tăng cường nhập vào những mặt hàng đang có khả năng tiêu thụ cao, giúp gia tăng doanh thu. Hai là xử lý nguồn hàng tồn trước khi hết khả năng sử dụng, giúp giảm thiểu chi phí thất thoát.

Mặt khác, thông qua thông tin sản phẩm có được, việc sắp xếp, bố trí lại kho bãi cũng dễ dàng hơn rất nhiều đối với doanh nghiệp. Khi thực hiện tốt thì chi phí thuê kho bãi, thời gian xử lý hàng xuất – nhập cũng được giảm thiểu đáng kể.

Trong vấn đề báo cáo tài chính trước cơ quan chức năng, các thông tin từ quy trình quản lý kho sẽ hỗ trợ đắc lực kiểm toán, kê khai, xây dựng báo cáo.

tam-quan-trong-cua-quy-trinh-quan-ly-kho

Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho lớn hơn bạn nghĩ

Đối với quy trình/nhân viên bán hàng

Việc bán hàng muốn vận hành trơn tru thì cần sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận, giữa nhân viên với chủ doanh nghiệp. Để làm được điều đó, chắc chắn cần có một quy trình mẫu chuẩn xác, phù hợp. Trong đó, quy trình quản lý hàng hóa kho là yếu tố không thể thiếu.

Đối với kho bãi

Kho bãi là nơi tập hợp của nhiều sản phẩm, nhiều mặt hàng khác nhau. Nếu thiếu đi quy trình theo dõi, quản lý mang tính hệ thống và khoa học, không gian lưu trữ sẽ bị tối giảm đi đáng kể. Ngoài ra, đối với những hàng hóa mang tính đặc thù, quy trình quản lý kho giúp nâng cao sự an toàn, hạn chế nguy cơ cháy nổ, hỏng hóc, thất thoát.

Tóm lại, quy trình nghiệp vụ quản lý kho có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp, nhà bán hàng. Do đó, hiện có nhiều phương pháp thực hiện quy trình này. Trong đó, quy trình quản lý kho theo ISO đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

>> Xem thêm: THẤT THOÁT HÀNG HOÁ TRONG QUẢN LÝ KHO: NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP!

Những điều cần biết về quy trình quản lý kho theo ISO

ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, được thành lập vào năm 1947 và có trụ sở tại Thụy Điển. Đây là một tổ chức phi chính phủ, hướng tới mục tiêu đề ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và công nghiệp trên phạm vi thế giới. 

Với những giá trị tuyệt vời, ISO có sức ảnh hưởng cực kì lớn. Hiện nay, tổ chức đã thu hút 161 quốc gia thành viên, gồm cả Việt Nam.

iso-la-gi

ISO là gì?

Trong số những tiêu chuẩn về thương mại và công nghiệp, quy trình quản lý kho hàng là một điểm đáng chú ý. Quy trình quản lý kho theo ISO được tạo nên bởi những nhà quản lý kho giỏi nhất thế giới. Do đó, đây là quy trình mang đậm tính khoa học, nhất quán và có hiệu quả cao. 

Về cơ bản, ISO chia quy trình quản lý hàng tại kho thành những công đoạn nhỏ với tiêu chuẩn tương ứng. Ví dụ như nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ hàng. Qua đó, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát một cách chi tiết, cụ thể hơn và mang đến kết quả tổng thể cao nhất.

Chi tiết về quy trình quản lý kho ISO 

Quy trình quản lý kho theo ISO được chia làm 3 khâu chính: quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập hàng và quản lý hoạt động xuất hàng.

Quy trình quản lý mã hàng của doanh nghiệp:

  • Bước 1: Tiếp nhận thông tin mới hoặc thay đổi thông tin trước đó.
  • Bước 2: Kiểm tra đối chiếu với mã hàng trong kho hiện tại.
  • Bước 3: Tiến hành cập nhật thông tin mới/thay đổi.

quy-trinh-quan-ly-kho-iso

Chi tiết về quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng của doanh nghiệp:

  • Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho mới.
  • Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thực tế trong kho.
  • Bước 3: Hoàn tất thủ tục nhập kho mới.

Quy trình quản lý hoạt động xuất hàng của doanh nghiệp:

  • Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho mới.
  • Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho sau xuất.
  • Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn xuất hàng.
  • Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin mới cho kho.

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình quản lý kho

Với vai trò đặc biệt của mình, quy trình quản lý kho cần được các doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc, hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý khi tiến hành triển khai:

Đảm bảo tính liên tục

Hoạt động kinh doanh là một dòng chảy liên tục. Vì thế, thông tin và tình trạng về sản phẩm, mặt hàng trong kho cũng không ngừng thay đổi. Đó là lý do tại sao chủ doanh nghiệp và người bán hàng cần thực hiện quy trình kho một cách liên tục. 

Ở khía cạnh khác, điều này còn cho thấy hiệu quả kinh doanh đang đạt mức độ nào. Nếu thông tin sản phẩm ít được thay đổi, đó là dấu hiệu của tình trạng tồn hàng, lưu kho quá lâu. Ngược lại, dường như doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh khá tốt.

luu-y-quy-trinh-quan-ly-kho

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình quản lý kho

Đảm bảo tính chính xác

Việc quản lý kho sẽ cần xử lý nhiều số liệu của sản phẩm. Do đó, quy mô sản xuất, bán hàng càng lớn thì số liệu càng rắc rối và chúng liên tục cập nhật. Điều này khiến quy trình quản lý hàng tại kho phải đảm bảo sự chính xác cao độ. Chỉ cần một sai số nhỏ cũng có thể gây ra thất thoát và thiệt hại rất lớn.

Đảm bảo sự khoa học và tính hệ thống

Rõ ràng, sự khoa học và tính hệ thống sẽ giúp quá trình quản lý kho được rút ngắn đi đáng kể, từ nhập liệu, chuyển hàng đến tìm kiếm sản phẩm trong kho,… Hiệu quả của quy trình quản lý hàng có sự khoa học, hệ thống không chỉ là việc bán được hàng, mà còn là nâng cao vị thế trong tâm lý người tiêu dùng.

Hãy lấy ví dụ về Amazon – trang thương mại điện tử hàng đầu hiện nay. Chúng ta đều công nhận họ đã và đang sở hữu quy trình quản lý kho tuyệt vời. Nhờ vậy, thời gian khách hàng chốt đơn mua đến khi nhận được sản phẩm vô cùng nhanh chóng. Đây là một trong những điều kiện giúp Amazon luôn được khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ.

Sử dụng các phần mềm quản lý kho hiệu quả hơn

Trước đây, quy trình quản lý hàng tại kho thường được thực hiện thủ công qua viết tay, tính toán trực tiếp. Việc này tiêu tốn quá nhiều thời gian, công sức mà tỷ lệ sai sót vẫn khá cao. Tuy nhiên, hiện nay, chủ doanh nghiệp có thể hoàn thành các công đoạn quản lý kho nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều qua phần mềm. 

Một số cái tên bạn nên tham khảo như: quản lý kho bằng Excel, StockPile, ABC Inventory, Odoo,… hay bePOS (hỗ trợ một phần quy trình). Mỗi phần mềm có những ưu điểm riêng, yêu cầu chi phí sử dụng riêng nhưng rõ ràng tất cả đều là trợ thủ tuyệt vời cho bất kỳ nhà bán hàng nào. 

bepos-quy-trinh-quan-ly-kho

BePOS – hỗ trợ quy trình quản lý kho

>> Xem thêm: TOP 7 PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG HÓA ƯA CHUỘNG NHẤT 2022

Với chia sẻ của bePOS về quy trình quản lý kho, hy vọng rằng bạn đã có những thông tin cần thiết để thực hiện quản lý kho tốt hơn. Từ đó, hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng. Chúc các bạn thành công!

FAQ

Quản lý kho bằng Excel có thực sự tốt không?

Đầu tiên, nếu so với hình thức truyền thống, thực hiện nhập liệu bằng viết tay thì quản lý kho bằng Excel cho thấy nhiều ưu điểm: nhanh chóng hơn, độ chính xác cao hơn.

Tuy nhiên, so với hầu hết các phần mềm quản lý kho hiện nay, quản lý kho bằng Excel có phần hạn chế về tính năng. Bù lại, người dùng dễ dàng làm quen và thực hiện.

Vậy nên tùy vào mong muốn và nhu cầu sử dụng, bạn sẽ có đánh giá chính xác nhất về hiệu quả của Excel mang lại trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho.

Kinh doanh nhỏ có cần thực hiện quy trình kho hay không?

Như đã chia sẻ, quy trình kho hay quản lý kho là cần thiết với bất kỳ nhà kinh doanh, bán hàng nào, không phân biệt quy mô to, nhỏ. Song, tùy vào từng nhu cầu quản lý, quy trình kho có thể thực hiện bằng những hình thức hay phương thức khác nhau.