Quy trình quản lý kho là một trong những công đoạn quan trọng nhất đối với doanh nghiệp và nhà bán hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình này để thực hiện hiệu quả, mang đến nhiều lợi ích kinh doanh. Nếu bạn nằm trong số đó, hãy tham khảo bài chia sẻ dưới đây của bePOS.
Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho hay quy trình nghiệp vụ quản lý kho là tổng hợp các bước và nghiệp vụ liên quan nhằm theo dõi, kiểm soát tình trạng hàng hóa tại kho, bao gồm: thông tin hàng hóa nhập vào, thông tin hàng hóa xuất ra, thông tin hàng hóa tồn kho.
Đây là một trong những quá trình tiêu tốn thời gian và công sức nhất với bất cứ nhà bán hàng hay doanh nghiệp nào. Một phần vì hoạt động này cần đến sự tỉ mỉ, chính xác. Một phần vì chúng sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều khâu kinh doanh khác: nhập hàng, chi phí thuê kho, chính sách bán hàng,…
7 bước cơ bản trong quy trình quản lý kho là: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói và xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng, thống kê báo cáo.
Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho
Để thấy được tầm quan trọng của quy trình quản lý kho, hãy cùng điểm qua một số yếu tố sau:
Đối với nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp
Quy trình quản lý kho có vai trò quan trọng với chủ doanh nghiệp hoặc nhà bán hàng:
- Kiểm soát tài sản: Quy trình quản lý kho giúp nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tài sản của họ trong kho. Họ có thể xem tồn kho hiện tại, biết được có bao nhiêu sản phẩm có sẵn và ở đâu. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc trôi nổi, đồng thời giảm thiểu rủi ro mất mát.
- Dự báo và lập kế hoạch: Quy trình quản lý kho cung cấp dữ liệu cụ thể về tồn kho và xu hướng bán hàng. Nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để dự báo nhu cầu tương lai và lập kế hoạch cung ứng. Họ có thể biết được khi nào cần đặt hàng, lập lịch nhập hàng, và tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc cung ứng.
- Quản lý chi phí: Quy trình quản lý kho giúp nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp kiểm soát chi phí liên quan đến quản lý kho. Họ có thể theo dõi các chi phí vận chuyển, lưu trữ, và quản lý tồn kho. Điều này giúp họ tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí, cải thiện lợi nhuận.
- Hỗ trợ quyết định kinh doanh: Quy trình quản lý kho cung cấp dữ liệu và báo cáo liên quan đến hiệu suất kinh doanh. Nhà bán hàng/chủ doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để ra quyết định chiến lược. Ví dụ, họ có thể xem xét xem nên mở rộng danh mục sản phẩm, tối ưu hóa tồn kho, hay áp dụng chiến dịch giảm giá dựa trên thông tin về tồn kho cụ thể.
Đối với quy trình/nhân viên bán hàng
Việc bán hàng muốn vận hành trơn tru thì cần sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận, giữa nhân viên với chủ doanh nghiệp. Để làm được điều đó, chắc chắn cần có một quy trình mẫu chuẩn xác, phù hợp. Trong đó, quy trình quản lý hàng hóa kho là yếu tố không thể thiếu.
Vai trò của quy trình quản lý kho đối với quy trình/nhân viên bán hàng và các ảnh hưởng tích cực mà nó mang lại:
- Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Quy trình quản lý kho hiệu quả giúp đảm bảo rằng hàng hóa luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng khi họ cần. Khi các sản phẩm được quản lý chặt chẽ và tồn kho được duyệt đúng cách, nhân viên bán hàng có khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Không còn tình trạng hàng hóa thiếu hoặc không sẵn sàng, điều này giúp tăng cường hài lòng của khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.
- Thông tin sản phẩm chính xác: Quy trình quản lý kho đảm bảo rằng thông tin về sản phẩm luôn được cập nhật và chính xác. Nhân viên bán hàng có thể dựa vào dữ liệu này để cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về sản phẩm cho khách hàng. Điều này giúp tạo niềm tin và sự tin tưởng từ phía khách hàng, vì họ biết rằng thông tin họ nhận được là đáng tin cậy.
- Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Quy trình quản lý kho định rõ cách tổ chức, lưu trữ, và theo dõi sản phẩm. Nhờ đó, nhân viên bán hàng có khả năng xác định được sản phẩm có sẵn, số lượng còn lại, và thời gian giao hàng dự kiến. Khi khách hàng có nhu cầu cụ thể, nhân viên bán hàng có thể cung cấp thông tin về sự sẵn có của sản phẩm và dự đoán thời gian giao hàng một cách chính xác. Điều này giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả và tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm của họ.
Đối với kho bãi
Kho bãi là nơi tập hợp của nhiều sản phẩm, nhiều mặt hàng khác nhau. Nếu thiếu đi quy trình theo dõi, quản lý mang tính hệ thống và khoa học, không gian lưu trữ sẽ bị tối giảm đi đáng kể.
- Đảm bảo sẵn sàng sản phẩm: Quy trình quản lý kho chịu trách nhiệm đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng hoặc để sử dụng bên trong doanh nghiệp. Các nhiệm vụ như theo dõi tồn kho, xác định tồn kho tối thiểu và tối đa cần thiết, và lên kế hoạch tái cung ứng kịp thời. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng thiếu hàng hoặc hàng hóa trôi nổi, đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng cho nhu cầu của khách hàng và quá trình sản xuất.
- Tối ưu hóa không gian và sắp xếp: Quy trình quản lý kho đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa không gian lưu trữ và sắp xếp sản phẩm trong kho. Thông qua việc sắp xếp sản phẩm một cách hợp lý và tận dụng không gian kho hiệu quả, giúp tối thiểu hóa diện tích cần thiết và giảm thiểu chi phí lưu trữ, tạo điều kiện làm việc an toàn hơn và nâng cao hiệu suất trong việc tìm kiếm và lấy sản phẩm.
- Phát hiện lỗi và mất mát: Quy trình quản lý kho bao gồm việc thường xuyên kiểm tra và đối chiếu dữ liệu tồn kho với thực tế. Như vậy, nó giúp phát hiện lỗi trong quy trình, như việc hàng hóa bị hỏng hoặc bị mất mát do lỗi quản lý. Bằng cách phát hiện lỗi một cách nhanh chóng, quy trình quản lý kho cho phép đưa ra các biện pháp sửa đổi và cải tiến để giảm thiểu lỗ hổng và mất mát trong quản lý kho.
Các bước trong quy trình quản lý kho hàng cơ bản
Quy trình quản lý kho chính là bộ khung hướng dẫn các hoạt động hàng ngày trong việc quản lý và điều hành kho bãi. Đây là một danh sách chi tiết về 7 bước trong quy trình quản lý kho:
Bước 1: Nhập kho
- Bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho là nhập hàng hóa và kiểm tra sự chính xác của chúng, bao gồm sản phẩm, số lượng và thời gian.
- Các thông tin quan trọng như mã vạch, số lượng sản phẩm trong từng thùng, kích thước, trọng lượng, và thông tin liên quan khác cần được dán nhãn và lưu trữ dễ dàng để theo dõi.
- Phiếu xuất hàng được tạo ra để xác nhận việc nhập kho và thông tin này có giá trị khi được xác nhận bởi thủ kho từ nhà cung cấp.
Bước 2: Lưu kho
- Sau khi nhập kho, hàng hóa cần được lưu trữ một cách cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm và lấy ra khi cần.
- Các kệ và vị trí lưu trữ cần được tổ chức hợp lý, có sắp xếp sản phẩm theo từng loại để tối ưu hóa không gian và giảm thiểu thời gian tìm kiếm.
Bước 3: Nhặt hàng để thực hiện đơn hàng
- Bước này liên quan đến việc thu thập các sản phẩm cần thiết để thực hiện các đơn hàng cho khách hàng hoặc các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
- Sắp xếp sản phẩm trong kho giúp tối ưu hóa quy trình nhận hàng và giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
- Sau khi sản phẩm được nhặt và kiểm tra, chúng cần được đóng gói để vận chuyển tới khách hàng hoặc bộ phận cần.
- Đóng gói cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo an toàn và giảm thiểu hư hại trong quá trình vận chuyển.
Bước 5: Hoàn hàng
- Đôi khi, hàng hóa có thể bị trả lại, và quy trình này cần phải được xử lý một cách cẩn thận và theo quy định.
- Hàng hóa trả lại thường được phân loại và xử lý theo mục đích sử dụng tiếp theo, bao gồm sửa chữa, tái chế, tiêu hủy, hoặc trả lại cho nhà sản xuất.
Bước 6: Kiểm hàng
- Kiểm tra hàng hóa thường xuyên để đảm bảo rằng tồn kho luôn chính xác và không có sai sót.
- Có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc máy quét mã vạch để tiện lợi trong việc kiểm kê hàng tồn.
Bước 7: Thống kê, báo cáo
- Cuối cùng, việc thống kê và tạo báo cáo là quan trọng để cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất và tình trạng tồn kho.
- Báo cáo bao gồm sổ kho, báo cáo tồn kho, báo cáo vượt/dưới định mức, và nhiều thông tin khác. Đây là tài liệu quy trình quản lý kho giúp trong việc ra quyết định kế hoạch và quản lý kho.
Những điều cần biết về quy trình quản lý kho theo ISO
ISO là gì?
ISO (International Organization for Standardization) là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, được thành lập vào năm 1947 và có trụ sở tại Thụy Điển. Đây là một tổ chức phi chính phủ, hướng tới mục tiêu đề ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và công nghiệp trên phạm vi thế giới.
Với những giá trị tuyệt vời, ISO có sức ảnh hưởng cực kì lớn. Hiện nay, tổ chức đã thu hút 161 quốc gia thành viên, gồm cả Việt Nam.
Trong số những tiêu chuẩn về thương mại và công nghiệp, quy trình quản lý kho hàng là một điểm đáng chú ý. Quy trình quản lý kho theo ISO được tạo nên bởi những nhà quản lý kho giỏi nhất thế giới. Do đó, đây là quy trình mang đậm tính khoa học, nhất quán và có hiệu quả cao.
Về cơ bản, ISO chia quy trình quản lý hàng tại kho thành những công đoạn nhỏ với tiêu chuẩn tương ứng. Ví dụ như nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ hàng. Qua đó, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi, giám sát một cách chi tiết, cụ thể hơn và mang đến kết quả tổng thể cao nhất.
Quy trình quản lý kho theo ISO chi tiết nhất
Quy trình quản lý kho theo ISO được chia làm 3 khâu chính: quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập hàng và quản lý hoạt động xuất hàng.
Quy trình quản lý mã hàng của doanh nghiệp
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin mới hoặc thay đổi thông tin trước đó.
- Bước 2: Kiểm tra đối chiếu với mã hàng trong kho hiện tại.
- Bước 3: Tiến hành cập nhật thông tin mới/thay đổi.
Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng của doanh nghiệp
- Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho mới.
- Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu hàng hóa thực tế trong kho.
- Bước 3: Hoàn tất thủ tục nhập kho mới.
Quy trình quản lý hoạt động xuất hàng của doanh nghiệp
Quy trình xuất kho của doanh nghiệp gồm các bước:
- Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho mới.
- Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho sau xuất.
- Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn xuất hàng.
- Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin mới cho kho.
>> Xem thêm: Các file excel quản lý kho hiệu quả
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình quản lý kho
Với vai trò đặc biệt của mình, quy trình quản lý kho cần được các doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc, hiệu quả. Dưới đây là một số lưu ý khi tiến hành triển khai:
Đảm bảo tính liên tục
Hoạt động kinh doanh là một dòng chảy liên tục. Vì thế, thông tin và tình trạng về sản phẩm, mặt hàng trong kho cũng không ngừng thay đổi. Đó là lý do tại sao chủ doanh nghiệp và người bán hàng cần thực hiện quy trình kho một cách liên tục.
Ở khía cạnh khác, điều này còn cho thấy hiệu quả kinh doanh đang đạt mức độ nào. Nếu thông tin sản phẩm ít được thay đổi, đó là dấu hiệu của tình trạng tồn hàng, lưu kho quá lâu. Ngược lại, dường như doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh khá tốt.
Đảm bảo tính chính xác
Việc quản lý kho sẽ cần xử lý nhiều số liệu của sản phẩm. Do đó, quy mô sản xuất, bán hàng càng lớn thì số liệu càng rắc rối và chúng liên tục cập nhật. Điều này khiến quy trình quản lý hàng tại kho phải đảm bảo sự chính xác cao độ. Chỉ cần một sai số nhỏ cũng có thể gây ra thất thoát và thiệt hại rất lớn.
Đảm bảo sự khoa học và tính hệ thống
Rõ ràng, sự khoa học và tính hệ thống sẽ giúp quá trình quản lý kho được rút ngắn đi đáng kể, từ nhập liệu, chuyển hàng đến tìm kiếm sản phẩm trong kho,… Hiệu quả của quy trình quản lý hàng có sự khoa học, hệ thống không chỉ là việc bán được hàng, mà còn là nâng cao vị thế trong tâm lý người tiêu dùng.
Hãy lấy ví dụ về Amazon – trang thương mại điện tử hàng đầu hiện nay. Chúng ta đều công nhận họ đã và đang sở hữu quy trình quản lý kho tuyệt vời. Nhờ vậy, thời gian khách hàng chốt đơn mua đến khi nhận được sản phẩm vô cùng nhanh chóng. Đây là một trong những điều kiện giúp Amazon luôn được khách hàng đánh giá cao về chất lượng dịch vụ.
Sử dụng các phần mềm quản lý kho hiệu quả hơn
Trước đây, quy trình quản lý hàng tại kho thường được thực hiện thủ công qua viết tay, tính toán trực tiếp. Việc này tiêu tốn quá nhiều thời gian, công sức mà tỷ lệ sai sót vẫn khá cao. Tuy nhiên, hiện nay, chủ doanh nghiệp có thể hoàn thành các công đoạn quản lý kho nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều qua phần mềm.
Một số cái tên bạn nên tham khảo như: quản lý kho bằng Excel, StockPile, ABC Inventory, Odoo,… hay bePOS (hỗ trợ một phần quy trình). Mỗi phần mềm có những ưu điểm riêng, yêu cầu chi phí sử dụng riêng nhưng rõ ràng tất cả đều là trợ thủ tuyệt vời cho bất kỳ nhà bán hàng nào.
bePOS là phần mềm phổ biến nhất hiện nay được các chủ kinh doanh lựa chọn để quản lý kho hàng hiệu quả. Các tính năng của bePOS bao gồm:
- Quản lý tồn kho: Phần mềm nên cho phép bạn theo dõi số lượng tồn kho, dự đoán nhu cầu, và cập nhật tồn kho một cách dễ dàng.
- Tích hợp mã vạch: Hỗ trợ quét mã vạch để tối ưu hóa quá trình nhập/xuất hàng và kiểm kê tồn kho.
- Theo dõi lô hàng và ngày sản xuất/hết hạn sử dụng: Điều này quan trọng đối với các sản phẩm có hạn sử dụng.
- Quản lý đơn đặt hàng và mua sắm: Theo dõi và quản lý các đơn đặt hàng từ nhà cung cấp, và tạo các chức năng đặt hàng tự động.
- Báo cáo và phân tích: Cung cấp báo cáo tồn kho, lợi nhuận, và các dữ liệu phân tích để bạn có thể ra quyết định kinh doanh thông minh.
- Tích hợp vận chuyển và giao hàng: Có khả năng tích hợp với dịch vụ vận chuyển để tối ưu hóa quá trình giao hàng.
- Dễ sử dụng và tương thích di động: Ứng dụng cần dễ sử dụng trên nhiều thiết bị, bao gồm di động, để bạn có thể quản lý kho hàng từ bất kỳ đâu.
Đặc biệt, bePOS có gói miễn phí dành cho các chủ kinh doanh nhỏ lẻ mới khởi nghiệp.
>> Xem thêm: Top các phần mềm quản lý kho miễn phí trên điện thoại
Với chia sẻ của bePOS về quy trình quản lý kho, hy vọng rằng bạn đã có những thông tin cần thiết để thực hiện quản lý kho tốt hơn. Từ đó, hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển và mở rộng. Chúc các bạn thành công!
FAQ
Quản lý kho bằng Excel có thực sự tốt không?
Đầu tiên, nếu so với hình thức truyền thống, thực hiện nhập liệu bằng viết tay thì quản lý kho bằng Excel cho thấy nhiều ưu điểm: nhanh chóng hơn, độ chính xác cao hơn.
Tuy nhiên, so với hầu hết các phần mềm quản lý kho hiện nay, quản lý kho bằng Excel có phần hạn chế về tính năng. Bù lại, người dùng dễ dàng làm quen và thực hiện.
Vậy nên tùy vào mong muốn và nhu cầu sử dụng, bạn sẽ có đánh giá chính xác nhất về hiệu quả của Excel mang lại trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho.
Kinh doanh nhỏ có cần thực hiện quy trình kho hay không?
Như đã chia sẻ, quy trình kho hay quản lý kho là cần thiết với bất kỳ nhà kinh doanh, bán hàng nào, không phân biệt quy mô to, nhỏ. Song, tùy vào từng nhu cầu quản lý, quy trình kho có thể thực hiện bằng những hình thức hay phương thức khác nhau.
Follow bePOS:
