Trang chủBlogs Kinh doanh F&BReview top 3 phần mềm quản lý quán cafe tối ưu nhất từ A-Z

Review top 3 phần mềm quản lý quán cafe tối ưu nhất từ A-Z

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
306 Đã xem

Ngày nay, việc lựa chọn các phần mềm quản lý được các chủ quán cà phê lựa chọn như một công cụ đắc lực để hỗ trợ công việc quản lý, vận hành quán cà phê tối ưu. Các phần mềm công nghệ giúp nhà quản lý làm việc hiệu quả, nhanh gọn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Hôm nay bePOS sẽ cùng bạn review phần mềm quản lý quán cafe phổ biến nhất hiện nay nhé. 

Phần mềm quản lý quán cafe là gì? 

Việc kinh doanh quán cafe không còn như nhiều năm trước, ngày càng trở nên phức tạp. Nếu trước kia, quán cà phê của bạn chỉ là một quán nhỏ, có 1 – 2 nhân viên thì ngày nay, một quán cà phê có thể có vài chục nhân viên với hàng trăm đồ uống, món ăn khác nhau, phục vụ hàng ngàn lượt khách. Đặc biệt, việc quản lý chuỗi cà phê còn phức tạp hơn nữa. Do đó, không thể thiếu được sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý quán cafe. 

Phần mềm quản lý quán cafe là công cụ công nghệ hỗ trợ chủ quán cà phê các công tác như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý khách hàng, quản lý nguyên vật liệu,… giúp quán vận hành đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn. 

Nhờ việc tự động hóa quy trình kinh doanh, phục vụ khách hàng, quản lý cửa hàng, bạn sẽ có thời gian đầu tư nghiên cứu tệp khách hàng, marketing, chăm sóc khách hàng để tăng doanh thu quán cafe. 

phan-mem-quan-ly-quan-cafe
Phần mềm quản lý quán cafe

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm để quản lý quán cafe

Các phần mềm quản lý quán cà phê sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc quản lý cửa hàng của bạn, cụ thể:

Đơn giản hóa việc quản lý thông tin sản phẩm

Bạn có thể nhập danh sách sản phẩm, các thông tin về từng sản phẩm, chương trình khuyến mãi, đồng thời phân loại dễ dàng  theo từng nhóm sản phẩm, hoặc theo chi nhánh với chuỗi cửa hàng cà phê. 

Bạn có thể tìm kiếm và import, export sang sheet excel dễ dàng, chính xác, không cần lo lắng sai sót như việc quản lý thủ công. Việc này có thể giúp nhân viên quán cafe nâng cao năng suất làm việc, giảm áp lực. 

Tự động order đơn hàng 

Các phần mềm sẽ giúp quán của bạn order chính xác và chuyển tới bộ phận pha chế. Việc này sẽ hạn chế tình trạng order sai nhu cầu của khách hàng, đồng thời việc in bill cũng nhanh và đơn giản hơn. Những ghi chú của khách như lượng đường, đá, sữa trong đồ uống cũng được note lại chi tiết để phục vụ khách hàng chu đáo hơn. 

loi-ich-cua-cac-phan-mem-quan-ly-ban-hang
Review phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất bePOS

Quá trình bán hàng diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót 

Khi khách hàng order đồ uống, các thông tin sẽ được nhập vào phần mềm như tên sản phẩm, số lượng, giá bán, các khuyến mại. Bộ phận pha chế nhanh chóng tiếp nhận đơn, thu ngân nhập đơn hàng, in bill và thu tiền. Phần mềm sẽ giúp bộ phận thu ngân tính toán hóa đơn nhanh, chính xác, tránh các sai sót, gian lận. Một phần mềm đơn giản nhưng tiết kiệm đến 50% năng suất làm việc. 

Quản lý tài chính

Với công cụ và thuật toán đã được cài đặt, hàng giờ, hàng ngày, hàng tháng, nhà quản lý đều có thể cập nhật tình hình kinh doanh của quán, các hoạt động thu chi, số tiền, nội dung, công nợ được thể hiện cụ thể, chính xác. Từ đó, đưa ra báo cáo kinh doanh hàng tháng, so sánh với cùng kỳ tháng trước, năm trước,… 

Quản lý hàng hóa xuất nhập tồn

Nguyên liệu để pha chế đồ uống của quán cafe cần nhập hàng hàng ngày, hàng tuần. Do đó, người quản lý phải kiểm soát được lượng hàng xuất nhập, tồn kho để có kế hoạch điều chỉnh lượng hàng xuất nhập. 

Quản lý nhân sự 

Các phần mềm này còn giúp quản lý nhân sự một cách tối ưu với chức năng phân công công việc, phân quyền và quản lý nhân sự từ xa. Nhân viên dễ dàng nắm bắt được công việc của cá nhân, kết hợp với các bộ phận khác để làm việc hiệu quả hơn. 

phan-mem-quan-ly-ban-hang-giup-quan-ly-nhan-su
Phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý nhân sự hiệu quả

Những lưu ý khi chọn được phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí tốt nhất?

Chọn lựa phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí không hề đơn giản, nhất là đối với những người mới sử dụng phần mềm. Một số tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê tốt mà bạn có thể tham khảo: 

  • Có đầy đủ các chức năng quản lý cơ bản: Quản lý đơn hàng, quản lý nhân sự, quản lý bếp, báo cáo kinh doanh,…. 
  • Chi phí của phần mềm: Hầu hết các phần mềm miễn phí chỉ đảm bảo một số chức năng cơ bản. Để sử dụng đầy đủ các tính năng, bạn cần trả một khoản phí để sử dụng phần mềm quản lý trả phí. 
  • Dễ dàng sử dụng: Một phần mềm hiệu quả cần dễ dàng thao tác, sử dụng, không nên phức tạp, khó hiểu dễ gây sai sót, thất thoát doanh thu. 
cach-chon-phan-mem-quan-ly-ban-hang-tot
Làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý bán hàng cafe tốt?

Review phần mềm quản lý quán cafe được yêu thích nhất hiện nay

Review phần mềm quản lý quán cafe bePOS

bePOS là phần mềm ứng dụng công nghệ 4.0 hiện đại hỗ trợ chủ cửa hàng cà phê quản lý công việc kinh doanh. bePOS có 4 gói dịch vụ cho khách hàng với những nhu cầu khác nhau đó là Gói khởi nghiệp, Tăng trưởng, Chuyên nghiệp và Thương hiệu lớn. 

Gói khởi nghiệp dành cho các các hàng nhỏ, các hộ kinh doanh mới khởi nghiệp. Với gói khởi nghiệp, bạn sẽ được miễn phí trọn đời và sử dụng những tính năng sau của bePOS: 

  • Quản lý doanh thu: Quản lý doanh thu theo ngày/tuần, so sánh sự tăng trưởng với các kỳ trước, quản lý doanh thu của từng chi nhánh, lọc ra top các sản phẩm có doanh thu cao nhất, quản lý giá vốn/doanh thu, quản lý chi phí nhân công trên tỷ lệ doanh thu,… 
  • Quản lý bán hàng: Quản lý các đơn hàng, người thực hiện, thời gian, quản lý combo sản phẩm, quản lý thu chi tiền mặt hàng ngày, quản lý sơ đồ bàn, đặt lịch hẹn online cho khách, đặt món trực tiếp hoặc online,… 
  • Quản lý các chương trình chăm sóc khách hàng: Phát hành voucher, chiết khấu, báo cáo doanh thu từ voucher, phân loại khách hàng theo các nhóm, theo ngày sinh, mức chi tiêu,  điểm thưởng, phát hành thẻ VIP khách hàng,…
  • Quản lý nhân viên: Phân quyền, theo dõi lịch làm việc của nhân viên
Review Phan Mem Quan Ly Quan Cafe 4
Review phần mềm quản lý quán cafe bePOS

Ngoài bản miễn phí, bePOS còn có các gói dịch vụ trả phí dành cho các chủ cửa hàng muốn tăng doanh thu, tối ưu chi phí, nhân rộng mô hình kinh doanh, quản lý chuỗi cửa hàng cafe. Những bản này có thêm các chức năng phức tạp hơn: 

  • Quản lý giá vốn, quản lý kho: Quản lý xuất nhập tồn kho, tiêu hao nguyên liệu, quản lý các công thức, định lượng pha chế, điều chuyển kho giữa các chi nhánh,…
  • Tích hợp thanh toán: Tích hợp hóa đơn điện tử BKAV, ZaloPay, MoMo, VNPay,…
  • Chăm sóc khách hàng tự động: Gửi tin nhắn khuyến mại tự động, gửi mail tự động,…
  • Tính lương: Tính doanh thu, hoa hồng, lương thưởng cho nhân viên 
  • Tạo khảo sát: Để khách hàng đánh giá sau khi trải nghiệm dịch vụ 

Và còn nhiều tính năng hấp dẫn khác giúp bạn tăng doanh số, nâng cao nhận diện thương hiệu cho quán cafe của mình. bePOS hiện đang hỗ trợ trên nhiều thiết bị như iOS, Android, website với giao diện vô cùng đơn giản, chỉ cần vài giờ để làm quen và thao tác ngay trên app. 

Review phần mềm quản lý quán cafe PosApp

PosApp cũng là phần mềm quản lý bán hàng được nhiều người lựa chọn bởi có nhiều ưu điểm như: 

  • Hoạt động liên tục và truy xuất các dữ liệu cần thiết qua các hệ điều hành Android, iOS, máy tính bảng, PC laptop,… 
  • Có thể hoạt động offline ngay khi không có internet, trong trường hợp này, các dữ liệu vẫn được lưu lại bình thường mà không bị mất đi. 

PosApp ứng dụng công nghệ hiện đại, giúp chủ quán cafe điều hành quán một cách nhanh chóng và hiệu quả: 

  • Hỗ trợ hoạt động bán hàng: Ghi đơn order, chuyển tới bộ phận pha chế, in hóa đơn và thanh toán 
  • Quản lý nhân viên: Hệ thống phân quyền, các hoạt động của nhân viên 
  • Quản lý xuất nhập kho: Kiểm soát các hoạt động xuất nhập, quản lý tồn kho 
  • Quản lý khách hàng, các chương trình khuyến mại: Xây dựng chương trình khuyến mại, chiết khấu bán hàng, chăm sóc khách hàng,… 
  • Đa dạng phương thức thanh toán: Quét mã QR, thanh toán ATM nội địa, Visa, Master card,… 
  • Bán hàng online: Hỗ trợ nhận đơn hàng online từ các đơn vị GrabFood, Now, Beamin,…), phân loại doanh thu theo từng nhóm đơn hàng,… 
phan-mem-quan-ly-quan-cafe-posapp
Review phần mềm quản lý quán cafe PosApp

Review phần mềm quản lý quán cafe Pos365 

Pos365 là phần mềm quản lý bán hàng hệ thống với nhiều công cụ hỗ trợ cửa hàng cafe trong các công việc như quản lý đơn hàng, trả hàng, quản lý nhân sự, marketing dịch vụ,… 

Những ưu điểm của Pos365 trong quá trình hỗ trợ quản lý quán cà phê:

  • Pos365 dễ dàng kết nối với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền,… 
  • Bên cạnh đó, Pos365 tương thích trên nhiều thiết bị, sử dụng công nghệ điện toán đám mây, cơ sở dữ liệu được lưu trữ an toàn
  • Tính tiền nhanh chóng, chính xác, kèm theo các chương trình khuyến mại, tích điểm,… 
  • Thanh toán không tiền mặt, đa dạng các phương thức như Mobile Banking, thẻ ATM, ví điện tử, mã QR code,… 
  • Báo cáo kinh doanh theo thời gian, báo cáo hoa hồng, phân tích mặt hàng bán chạy, bán chậm,… 
  • Quản lý tồn kho, hao phí nguyên vật liệu, thông báo hết hạn sử dụng,… 
phan-mem-pos365
Review phần mềm quản lý quán cafe Pos365

Đặc biệt, không cần trực tiếp tới cửa hàng, chủ cửa hàng hoàn toàn có thể nắm bắt các hoạt động kinh doanh từ xa hiệu quả, quản lý nhân viên, năng suất làm việc chỉ với một chiếc điện thoại. 

>> Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay

Trên đây là review phần mềm quản lý quán cafe tối ưu nhất hiện nay. Mỗi phần mềm có những tính năng phù hợp với các mô hình riêng, do đó, bạn nên tham khảo và trải nghiệm trước khi chọn phần mềm phù hợp. 

FAQ

Ngoài 3 phần mềm trên còn những phần mềm quản lý bán hàng quán cafe nào? 

Những phần mềm quản lý quán cafe phổ biến hiện nay bạn có thể tham khảo thêm đó là: Kiot Viet, iPOS, Mona Media, Cukcuk, Tanca, QM Coffee,… 

Những mô hình nào nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng? 

Những mô hình F&B tương tự quán cafe như nhà hàng, quán ăn,… hay các cửa hàng bán lẻ như tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng sơn, cửa hàng giày dép, quần áo,… đều nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.