Để quản lý một quán cafe, thậm chí một chuỗi cà phê không phải là việc dễ dàng. Lượng công việc nhiều, phức tạp đôi khi gặp nhiều vướng mắc, dẫn tới hiệu quả kinh doanh không cao. Hiện nay, các phần mềm quản lý quán cafe đang dần trở nên phổ biến, chúng hỗ trợ chủ quán quản lý các đầu việc chi tiết từ nhân sự, tài chính, hàng hóa, khách hàng. Dưới đây là top 8 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay mà bePOS gợi ý cho bạn.
Phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất bePOS
bePOS là Siêu App quản lý bán hàng 4.0 đến từ Australia nhằm số hóa quy trình vận hành quản lý quán cafe cực đơn giản. Tại sao nên chọn bePOS là phần mềm hỗ trợ quản lý quán cafe của mình?
- Thích hợp với nhiều mô hình: bePOS được thiết kế tối ưu cho nhiều mô hình kinh doanh F&B trong đó có quán cafe, quán trà sữa, nhà hàng, quán ăn.
- Tối ưu quy trình phục vụ: bePOS giúp công nghệ hóa quy trình order – phục vụ – thanh toán nhanh gọn, chính xác và hiệu quả.
- Quản lý từ xa: Chủ quán cafe không cần trực tiếp ở nhà hàng vẫn kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh, nhân viên, hàng hóa,…
Chỉ từ 0 đồng, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý quán cafe bePOS với đầy đủ những tính năng vận hành, quản lý cơ bản, từ chức năng quản lý từng đơn hàng như quá trình order, in bill nhanh chóng ngay trên điện thoại, máy tính bảng, quản lý từng combo sản phẩm, các chương trình chiết khấu, khuyến mãi của sản phẩm, đặt lịch đặt bàn online, quản lý sơ đồ bàn cafe,…
Bên cạnh đó, bePOS cũng hỗ trợ các chương trình chăm sóc khách hàng, marketing cho quán cafe như phát hành voucher khuyến mại, quản lý hiệu quả sử dụng voucher, phân loại khách hàng theo nhóm (chi nhánh, ngày sinh, địa chỉ, điểm thưởng,….).
Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí bePOS hỗ trợ chủ cửa hàng quản lý mọi hoạt động tài chính, báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày/tuần/tháng, so sánh kết quả kinh doanh với các kỳ trước, so sánh hiệu quả của các sản phẩm, sản phẩm bán chạy, sản phẩm bán chậm, quản lý tỷ lệ chi phí/doanh thu,… Phần mềm quản lý quán cafe miễn phí bePOS còn cho phép bạn phân công công việc, mô tả công việc, theo dõi lịch làm việc của nhân viên,…
Khách hàng có thể sử dụng bản trả phí để tối ưu các tính năng nâng cao của phần mềm bePOS như: Quản lý kho, chấm công nhân viên, tính lương thưởng, hoa hồng, đề xuất các chương trình truyền thông như xây dựng câu chuyện thương hiệu, phân tích thị trường mục tiêu, Re-marketing,….
Rất nhiều thương hiệu lớn đã tin tưởng và lựa chọn bePOS để hỗ trợ công việc kinh doanh quán cafe như E-Coffee Trung Nguyên Phú Tân, Bến Tre, E-Coffee Long An, Gemini Coffee,… Khách hàng đánh giá nhân viên của bePOS luôn hỗ trợ nhiệt tình khi cần và phần mềm bePOS đã giúp công việc vận hành quán trở nên đơn giản, hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc lên nhiều lần.
Phần mềm PosApp
PosApp là phần mềm hỗ trợ tất cả các hoạt động bán hàng, nhận đơn order, chuyển hóa đơn tới bộ phận pha chế, nhà bếp, quản lý xuất nhập kho, doanh thu, data khách hàng,… cho quán cafe và nhiều mô hình F&B khác.
Ngoài ra, PosApp cho phép chủ quán phân quyền sử dụng cho các nhân viên từ quản lý cấp cao tới thấp, chuẩn hóa bộ máy hoạt động của cửa hàng. Tuy nhiên, chủ quán vẫn có thể kiểm soát mọi hoạt động làm việc của nhân viên trên phần mềm cũng như đơn hàng, chi tiêu, doanh thu hàng ngày.
Ngoài ra, PosApp còn hỗ trợ tối đa mọi hình thức order như: Order tính tiền tại quầy, order qua tablets ở bàn, order bằng quét mã vạch từ menu chọn món, order qua điện thoại di động, ipad của nhân viên,… Nhờ đó, mọi quy trình phục vụ – bán hàng được chuẩn hóa, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cửa hàng.
PosApp cũng hỗ trợ đa dạng nhiều hình thức thanh toán: Từ thanh toán qua thẻ ATM, thanh toán online qua Momo, ví ZaloPay,… với đa dạng mô hình từ quán cafe cố định, quán take away xe đẩy bán cafe,…
Phần mềm Pos365
Phần mềm Pos365 hỗ trợ chủ quán cafe trong các công việc order, in hóa đơn, tính tiền, kiểm soát hoạt động thu chi của cửa hàng, mức độ tiêu tốn nguyên vật liệu trong quá trình pha chế đồ uống của quán.
Khi sử dụng Pos365, màn hình order sẽ hiện rõ tên, đặc điểm, thông tin chi tiết, giá thành của từng sản phẩm. Điều này giúp nhân viên tránh khỏi những sai sót khi làm việc như tính tiền sai, order nhầm cho khách,… Dữ liệu của Pos365 còn đồng bộ trên nhiều thiết bị như máy tính, ipad, điện thoại, vì thế bạn có thể làm việc ở bất kỳ đâu, không nhất thiết phải tại quán.
Các thông tin thu chi, công nợ, xuất nhập nguyên liệu cũng được lưu trữ chính xác. Ngoài ra, khi mất điện, phần mềm vẫn có thể sử dụng offline, không bị mất các dữ liệu. Những báo cáo thống kê kinh doanh cũng được cập nhật rõ ràng, thể hiện qua biểu đồ, giúp chủ cửa hàng đánh giá được hiệu quả kinh doanh và có phương án kinh doanh trong tương lai.
Phần mềm Cukcuk
Cukcuk là phần mềm dành riêng cho các chuỗi nhà hàng ăn uống, quán cafe, quán trà sữa,… Các tính năng thiết lập trên Cukcuk rất phù hợp với mô hình này. Giao diện của Cukcuk khá đơn giản, dễ sử dụng, được chia thành những danh mục rõ ràng như: Order, báo cáo doanh thu, xuất kho, nhập kho, chi phí, khuyến mãi, doanh thu ngày/tuần/tháng/năm,…
Phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất Cukcuk hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị như máy tính bàn, laptop, máy POS quầy, ipad cầm tay, điện thoại di động,… và là phần mềm quản lý quán cafe trên Android, IOS,… Mọi dữ liệu đều được đồng nhất, nhờ đó công việc diễn ra thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý quán trà sữa hiệu quả nhất
Phần mềm iPOS
iPOS là một phần mềm khá thông dụng, được nhiều quán cafe lựa chọn, phù hợp với những mô hình quán cafe vừa và nhỏ. Phần mềm có giao dịch thân thiện, dễ dàng thao tác và sử dụng.
Phần mềm iPOS hỗ trợ một số tính năng nổi bật như: Phân quyền công việc rõ ràng, báo cáo bỏ hoặc đổi món theo yêu cầu của khách, các lịch sử thêm hay xóa đơn hàng đều được lưu lại rõ ràng, quản lý nguyên liệu theo định lượng giúp nhân viên pha chế, order làm việc hiệu quả, bài bản.
Đặc biệt, phần mềm này cài đặt báo cáo dữ liệu theo khung giờ hoặc ngày, tuần, giúp chủ cửa hàng kiểm soát được hiệu quả kinh doanh của quán. iPOS cũng hỗ trợ khách hàng thanh toán qua mọi hình thức từ thẻ ngân hàng, visa, ví điện tử, thẻ ghi nợ,… Ưu điểm của iPOS là phần mềm quản lý quán cafe miễn phí vẫn có các chức năng quản lý cơ bản, hoạt động mượt ngay khi mất kết nối mạng, làm việc offline.
Phần mềm Polaris FnB
Polaris FnB là phần mềm công nghệ với những tính năng vượt trội và giao diện thân thiện với người dùng. Công nghệ tiên tiến của Polaris cho phép nhận diện mã QR code chính xác, khách hàng có thể gọi đồ uống ngay trên catalog, menu mà không cần có sự hỗ trợ của nhân viên, chỉ cần quét mã QR là xong. Các thông tin order nhanh chóng được chuyển tới bộ phận pha chế, bếp.
Điều này sẽ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự, nâng cao độ chính xác của thông tin chuyển tới bộ phận pha chế, nhà bếp, tránh sai sót nhầm đồ uống, sai món, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng.
Là một trong những phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất, Polaris FnB cũng cho phép chủ quán quản lý các đơn hàng, quản lý số bàn trong quán, sắp xếp bàn tự động, báo cáo doanh thu theo thời gian. Phần mềm còn có kho dữ liệu lớn, tính năng quản lý kho nguyên liệu chặt chẽ, chính xác, tránh sai sót thông tin, ảnh hưởng tới doanh thu.
Phần mềm Mona Media
Mona Media là một doanh nghiệp lớn trong mảng thiết kế phần mềm, lập trình website. Vì thế không khó để lý giải vì sao Mona Media lại có giao diện nổi bật, đa tính năng, đáp ứng nhu cầu cao của mọi nhà hàng, quán cafe. Phần mềm có khả năng kết nối với hầu hết các thiết bị bán hàng khác để tính tiền, order nhanh chóng, thu ngân,…
Phần mềm này cũng có những tính năng nâng cao giúp bạn mở rộng thương hiệu, phát triển thành chuỗi cửa hàng cafe nhượng quyền của chính mình. Các công thức pha chế sẽ được cài đặt chi tiết, định lượng cụ thể, giúp bạn sáng tạo ra những đồ uống hấp dẫn, chất lượng.
Bên cạnh đó, quy trình bán hàng, kinh doanh cũng được cụ thể hóa. Nhờ đó, khi mở cửa hàng nhượng quyền, quá trình chuyển giao công nghệ, đào tạo vận hành, quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn.
Một ưu điểm nữa của Mona Media đó là khả năng kết hợp API với các đơn vị giao hàng online, đặt hàng trực tuyến sẽ giúp tăng doanh thu cho quán, đồng thời tăng nhận diện thương hiệu cho cửa hàng.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý bán hàng giá rẻ
Phần mềm DRS Manager
Phần mềm DRS Manager là phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp với các thao tác hỗ trợ đặt đồ uống, ghi chú thêm hoặc đổi đồ uống, thêm thành phần như đường, sữa, thao tác gộp hoặc tách bàn, tách hóa đơn thanh toán nhanh chóng,…
Phần mềm giúp các bộ phận trong cửa hàng cafe kết hợp nhuần nhuyễn hơn như bộ phận phục vụ, thu ngân, bộ phận pha chế,… Ngoài ra, phần mềm có kết nối server giúp chủ quán không cần tới cửa hàng vẫn quản lý được từ xa, kiểm soát mọi hoạt động làm việc của nhân viên.
Hệ thống báo cáo kho cho phép chính xác tình hình tồn kho, sử dụng nguyên vật liệu bao nhiêu, các thống kê công nợ khách hàng, nhà cung cấp, thống kê doanh thu ngày/tuần,… giúp chủ cửa hàng cập nhật nhanh chóng.
Trên đây là top 8 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay. Các phần mềm đều có những tính năng cơ bản. Tuy nhiên, để phát triển các yếu tố như doanh thu, thương hiệu, bạn nên chọn các phần mềm có tính năng nâng cao, tối ưu hiệu quả kinh doanh.
FAQ
Nếu không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, bạn có thể gặp những rủi ro gì trong việc vận hành kinh doanh?
Các rủi ro dễ gặp phải nếu bạn không sử dụng phần mềm quản lý quán cafe là: Sai số liệu tài chính khi tính toán cộng trừ sổ thủ công, gian lận từ phía nhân viên thu ngân khi chủ không có ở quán, cần nhiều nhân sự để hoạt động bởi lượng công việc nhiều, order sai đơn của khách hàng, doanh thu lâu mới tính 1 lần dễ bị sai sót,…
Có nên quản lý quán cafe bằng phần mềm không?
Chỉ với chi phí khoảng 3 triệu đồng/tháng, bạn không cần làm việc thủ công truyền thống, tiết kiệm được thời gian, chi phí nhân công, đồng thời không lo nhầm lẫn số liệu tài chính, nâng cao năng suất làm việc, quản lý cửa hàng từ xa mà không cần tới trực tiếp. Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe.
Follow bePOS:
