Trang chủBlogs MarketingQuy trình xử lý đơn hàng Lazada đơn giản, chi tiết cho Nhà bán hàng

Quy trình xử lý đơn hàng Lazada đơn giản, chi tiết cho Nhà bán hàng

Cập nhật lần cuối: Tháng Mười 10, 2023
Avatar
Chu Hanh
221 Đã xem

Với hàng triệu Nhà bán hàng trực tuyến trên toàn thế giới, Lazada là một cơ hội đầy tiềm năng để tiếp cận một lượng lớn khách hàng. Tuy nhiên, việc xử lý đơn hàng Lazada đôi khi có thể gây khó khăn cho các Nhà bán hàng, đặc biệt là đối với những người mới tham gia vào nền tảng này. Hôm nay, bePOS sẽ hướng dẫn Nhà bán cách xử lý đơn hàng Lazada một cách đơn giản và hiệu quả, tối ưu hóa trải nghiệm kinh doanh trực tuyến của mình.

Quy trình xử lý đơn hàng trên Lazada

Quy trình xử lý đơn hàng Lazada đòi hỏi Người bán phải tuân theo các bước cụ thể như sau: 

Bước 1. Tiếp nhận đơn hàng mới 

Bước đầu tiên và cũng là một trong những bước quan trọng nhất là việc xác nhận đơn hàng. Người bán phải kiểm tra kỹ lưỡng thông tin của đơn hàng và khách hàng để đảm bảo tính chính xác và đúng địa chỉ giao hàng. Điểm quan trọng cần nhớ:

  • Đối với đơn hàng được đặt trước 15:00, Nhà bán cần phải xác nhận trước 23:59 cùng ngày.
  • Trong trường hợp đơn hàng được đặt sau 15:00, Nhà bán có thể xác nhận trước 23:59 vào ngày hôm sau.

Làm việc chính xác và nhanh chóng trong bước này giúp Nhà bán tránh được tình trạng đơn hàng bị huỷ hoặc gặp sự cố trong quá trình giao hàng.

tiep-nhan-don-hang-moi-lazada
Tiếp nhận đơn hàng mới là bước đầu trong quy trình xử lý đơn hàng Lazada

Bước 2. Đóng gói đơn hàng 

Sau khi đã xác nhận đơn hàng, tiếp theo Nhà bán cần thực hiện quá trình đóng gói hàng hóa để chuẩn bị cho việc giao hàng. Quá trình đóng gói này đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ các quy tắc sau:

  • Mỗi ngành hàng sản phẩm thường có các yêu cầu đặc thù về cách đóng gói nên cần tìm hiểu kỹ để đảm bảo sản phẩm không bị hỏng hoặc vỡ trong quá trình vận chuyển.
  • Kích thước của sản phẩm sau khi đóng gói cần phải chiếm ít nhất 80% kích thước của thùng hàng và phải được bọc kỹ lưỡng bằng các loại bong bóng hoặc mút xốp để tăng khả năng chống sốc.
  • Đảm bảo kích thước của thùng hàng sau khi đóng gói phải khớp với thông tin đã cập nhật trên hệ thống Seller Center.
  • Đối với những sản phẩm có giá trị cao, như hàng điện tử hoặc điện gia dụng đắt tiền, Nhà bán hãy sử dụng tem niêm phong để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của sản phẩm.

Quá trình đóng gói đúng cách không chỉ giúp đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách an toàn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong việc kinh doanh trực tuyến trên Lazada.

dong-goi-hang-lazada
Đóng gói đơn hàng trong quy trình xử lý đơn hàng Lazada

Bước 3. Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Hình thức giao hàng cho đơn vị vận chuyển 

Khi bạn đã hoàn tất việc chuẩn bị đơn hàng, bước quan trọng tiếp theo là bàn giao sản phẩm cho đơn vị vận chuyển. Nhà bán cần thay đổi trạng thái của đơn hàng thành “Sẵn sàng giao hàng” để cập nhật tình trạng đơn hàng cho khách hàng. Lazada hiện tại hỗ trợ hai phương thức giao hàng cho các Nhà bán như sau:

  • Gửi hàng tới điểm gửi hàng của Lazada: Trong trường hợp này, Nhà bán sẽ tự đưa sản phẩm đến các điểm gửi hàng được chỉ định bởi Lazada. 
  • Đơn vị vận chuyển đến cửa hàng hoặc kho của Nhà bán: Đối với phương thức này, đơn vị vận chuyển sẽ đến cửa hàng hoặc kho của Nhà bán để lấy hàng. Cách này tiết kiệm thời gian và công sức hơn thay vì đưa sản phẩm đến điểm gửi hàng của Lazada.

Lựa chọn giữa hai phương thức này phụ thuộc vào tình hình cụ thể của và tiện ích cá nhân Nhà bán. 

cac-hinh-thuc-giao-hang-lazada
Các hình thức giao hàng Lazada

Kiểm tra thông tin vận chuyển

Trước khi vận chuyển hàng, cần kiểm tra kỹ thông tin vận chuyển đã chính xác hay chưa.

  • Khi bạn đưa hàng đến bưu cục VNPost: Luôn kiểm tra biên nhận để đảm bảo chứa đầy đủ thông tin như số đơn hàng, số mã vận đơn, tổng số lượng đơn hàng đã gửi, dấu mộc bưu điện và chữ ký của người nhận hàng.
  • Khi gửi hàng đến các địa chỉ nhận hàng của LEX: Hãy kiểm tra biên nhận một cách kỹ càng, đảm bảo rằng nó xác nhận đầy đủ thông tin về đơn hàng đã giao, bao gồm mã vận đơn, số đơn hàng, tên của Người bán hàng, ngày nhận hàng và email xác nhận.
  • Nếu bạn giao hàng tại điểm giao nhận DOP: Nhà bán cần chụp lại màn hình sau khi nhân viên đã quét mã vận đơn và kiểm tra email xác nhận. Điều này sẽ giúp Nhà bán có bằng chứng trong trường hợp cần thiết và đảm bảo tính chính xác trong quá trình giao hàng.

Những biện pháp này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình gửi hàng và làm tăng sự tin tưởng của Nhà bán trong mắt khách hàng cũng như trong kinh doanh trên Lazada.

kiem-tra-thong-tin-van-chuyen-lazada
Kiểm tra kỹ thông tin vận chuyển khi xử lý đơn hàng Lazada

Bước 4. Nhận thanh toán đơn hàng

Sau khi đã bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển, việc tiếp theo là chờ cho đến khi đơn hàng được giao thành công và không có yêu cầu trả hàng hoặc hoàn tiền từ khách hàng trước khi có thể nhận thanh toán.

Lazada thường tiến hành việc thanh toán vào mỗi thứ 6 hàng tuần. Sau đó, Nhà bán hàng có thể nhận tiền vào tài khoản vào thứ 2 hoặc thứ 3 tuần tiếp theo, tùy thuộc vào từng ngân hàng và quy trình thanh toán của Nhà bán. 

Để đảm bảo tính chính xác của số tiền được thanh toán, Nhà bán nên kiểm tra sao kê tài khoản. Điều này sẽ giúp Nhà bán biết chính xác số lượng đơn hàng đã được thanh toán và các khoản phí liên quan đến việc bán hàng trên Lazada đã được tính đúng hay chưa.

Trong trường hợp Nhà bán phát hiện số tiền thanh toán không chính xác hoặc các vấn đề liên quan, hãy liên hệ ngay với số tổng đài Lazada Người bán để yêu cầu hỗ trợ và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. 

Bước 5. Xử lý yêu cầu trả hàng, hoàn tiền (nếu có)

Trong cách xử lý đơn hàng trên Lazada, đôi khi Nhà bán có thể gặp phải tình huống giao hàng không thành công hoặc khách hàng yêu cầu trả lại sản phẩm và yêu cầu hoàn tiền. Dưới đây là cách xử lý những trường hợp này:

  • Đối với đơn hàng yêu cầu trả hàng và hoàn tiền từ khách hàng: Trong trường hợp này, Nhà bán thực hiện việc đồng kiểm sản phẩm cùng với đơn vị vận chuyển và yêu cầu nhân viên vận chuyển ký vào biên bản đồng kiểm nếu phát hiện bất kỳ vấn đề nào liên quan đến sản phẩm. Điều này giúp cung cấp bằng chứng cho Lazada và khách hàng về tình trạng sản phẩm, giúp quá trình đổi trả hoặc hoàn tiền diễn ra một cách trơn tru.
  • Đối với đơn hàng giao không thành công: Người bán chỉ được phép kiểm tra tình trạng thùng hàng bên ngoài và tem niêm phong. Việc này giúp xác định xem sản phẩm có bị hỏng hoặc có vấn đề gì không trong quá trình vận chuyển. Thường thì Nhà bán không được phép mở thùng hàng để kiểm tra sản phẩm bên trong trong trường hợp này.
tong-quan-quy-trinh-xu-ly-hang-hoa-lazada
Quy trình xử lý đơn hàng Lazada đầy đủ

>> Tham khảo chi tiết Quy trình xử lý đơn hàng Lazada tại đây

Tầm quan trọng của việc xử lý đơn hàng trên Lazada đúng cách

Cách xử lý đơn hàng trên Lazada đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến hoạt động của cửa hàng. Nếu không thực hiện quy trình này một cách chính xác, có thể gây ra các hậu quả sau đây:

  • Tỷ lệ giao hàng đúng hạn thấp và ảnh hưởng đến khách hàng: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn được tính bằng điểm số SOT (Service On Time). Điểm SOT đo từ thời điểm sản phẩm ở trạng thái “Đang xử lý” cho đến khi nó đạt trạng thái “Đang giao hàng” và điểm mốc chính là khi mã vạch xác nhận đã chuyển giao được quét. Nếu Nhà bán không tuân thủ đúng thời hạn này, hàng hóa sẽ bị giao chậm và ảnh hưởng tới khách hàng. 
  • “Sẵn sàng giao sớm” gây phiền hà cho đơn vị vận chuyển và khách hàng: “Sẵn sàng giao sớm” xảy ra khi bạn đánh dấu trạng thái “Sẵn sàng giao” nhưng thực tế sản phẩm vẫn chưa được đóng gói, chưa sẵn sàng giao cho đơn vị vận chuyển, hoặc thậm chí đã hết hàng. Hậu quả của việc này khiến phí vận chuyển cao hơn, vì đơn vị vận chuyển vẫn tính phí cho việc đến nhận hàng. Điều này sẽ tạo ra trải nghiệm mua sắm tiêu cực cho khách hàng với tình trạng giao hàng không chính xác, và sẽ nhận được phản hồi tiêu cực từ những khách hàng có trải nghiệm không tốt.
  • Quy trình xử lý đơn hàng không có tổ chức: Khi quy trình xử lý đơn hàng Lazada không được thực hiện có tổ chức, điều này có thể dẫn đến việc xử lý đơn hàng chậm trễ hơn và ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Về lâu dài có thể gây thất vọng cho khách hàng và giảm doanh thu của Nhà bán.
vi-sao-xu-ly-don-hang-lazada-lai-quan-trong
Vì sao xử lý đơn hàng Lazada lại quan trọng?

>> Xem thêm: Xử lý đơn hàng Lazada FBL là gì? Quy trình xử lý FBL 

Cách xây dựng quy trình xử lý đơn hàng Lazada hiệu quả

Chuẩn bị máy in chất lượng

Các giấy tờ cần in khi xử lý đơn hàng

Khi xử lý đơn hàng Lazada, có một số giấy tờ quan trọng mà bạn cần phải in và chuẩn bị. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:

  • Mã vận đơn: Mã vận đơn là mã số duy nhất được tạo ra cho mỗi đơn hàng trên Lazada. Nhà bán cần in mã này để dán lên kiện hàng hoặc gửi cùng sản phẩm khi giao hàng cho đơn vị vận chuyển.
  • Biên bản đồng kiểm: Đây là một biểu mẫu hoặc giấy tờ để xác nhận tình trạng của sản phẩm khi Nhà bán giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Nó có thể chứa thông tin về tình trạng sản phẩm, số lượng, và chữ ký của nhân viên vận chuyển để xác nhận rằng sản phẩm đã được chuyển giao đúng trạng thái.
  • Tem niêm phong: Đối với các sản phẩm có giá trị cao, như hàng điện tử, điện gia dụng đắt tiền, Nhà bán cần sử dụng tem niêm phong để đảm bảo tính toàn vẹn của sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Tem niêm phong cần được in và dán lên sản phẩm một cách chặt chẽ.
  • Hóa đơn hoặc biên lai: Một số trường hợp, Nhà bán có thể cần in hóa đơn hoặc biên lai để gửi cùng sản phẩm cho khách hàng. Điều này có thể cần thiết để chứng minh giao dịch và giúp khách hàng theo dõi đơn hàng của họ.
  • Thông tin giao hàng và địa chỉ: Ngoài các giấy tờ trên, Nhà bán nên in thông tin giao hàng và địa chỉ của khách hàng để đính kèm vào kiện hàng. Cách này đảm bảo rằng đơn hàng sẽ được giao đến đúng địa chỉ của khách hàng.
chuan-bi-may-in-chat-luong-khi-xu-ly-hang-lazada
Chuẩn bị máy in chất lượng khi xử lý đơn hàng Lazada

Các tình trạng khi dùng máy in kém chất lượng

Khi Nhà bán gửi hàng cho đơn vị vận chuyển, việc chuẩn bị và in thông tin đơn hàng cũng như mã vạch vận chuyển lên kiện hàng là một phần quan trọng của quá trình. 

Khi sử dụng máy in để xử lý đơn hàng Lazada, nếu máy in hoạt động kém chất lượng, có thể gây ra một số vấn đề và tình trạng không mong muốn sau:

  • Mã vận đơn không rõ ràng hoặc bị mờ: Nếu máy in không in ra mã vận đơn một cách rõ ràng hoặc mờ khiến cho mã vận đơn không đọc được, có thể dẫn đến việc đơn hàng không được xác nhận hoặc vận chuyển sai địa chỉ.
  • Tem niêm phong bị nhòe: Đối với các sản phẩm có giá trị cao, tem niêm phong bị nhòe có thể gây ra sự lo ngại về tính toàn vẹn của sản phẩm trong quá trình vận chuyển. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự tin tưởng của khách hàng và dẫn đến các yêu cầu trả hàng hoặc hoàn tiền.
  • Thông tin khách hàng không rõ ràng: Nếu máy in không in ra thông tin của khách hàng (như tên, địa chỉ) một cách chính xác và rõ ràng, điều này có thể gây ra vấn đề trong quá trình giao hàng. Khách hàng có thể không nhận ra đơn hàng của họ hoặc đơn hàng có thể bị giao sai địa chỉ.
  • Giấy tờ không đảm bảo tính chính xác: Nếu máy in không hoạt động chính xác, các biểu mẫu hoặc giấy tờ không được in đúng cách, có thể gây ra sự khó chịu cho đơn vị vận chuyển và khách hàng, và có thể dẫn đến sự phản hồi tiêu cực về dịch vụ của Nhà bán. 
  • Sự chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng: Nếu máy in gặp sự cố thường xuyên hoặc không hoạt động đúng cách, điều này có thể làm trễ quá trình xử lý đơn hàng Lazada, gây sự không hài lòng cho khách hàng và ảnh hưởng đến thời gian giao hàng đúng hẹn.

Vì vậy, hãy chuẩn bị máy in chất lượng và kiểm tra kỹ thuật in ấn để đảm bảo rằng mọi thông tin và giấy tờ được in ra một cách chính xác và rõ ràng.

Sắp xếp kho hàng hợp lý 

Sắp xếp kho hàng một cách hiệu quả sẽ đem lại nhiều ưu điểm quan trọng cho chủ cửa hàng. Đầu tiên, nó giúp Nhà bán tiết kiệm thời gian đáng kể trong việc tìm kiếm và chuẩn bị sản phẩm để đóng gói cho đơn hàng của khách hàng. 

Ngoài ra, việc có một hệ thống sắp xếp hợp lý cũng giúp Nhà bán theo dõi dễ dàng hạn sử dụng của các sản phẩm, lập kế hoạch bán hàng một cách hiệu quả và duyệt hàng hóa dễ dàng hơn. Sắp xếp sản phẩm theo từng khu vực cụ thể sẽ giúp Nhà bán bảo quản sản phẩm tốt hơn và hạn chế tối đa ảnh hưởng đến chất lượng của chúng.

sap-xep-kho-hang-hop-ly
Sắp xếp kho hàng hợp lý để xử lý đơn hàng Lazada thuận lợi

Đảm bảo giao hàng đúng hạn 

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn được tính từ trạng thái “Đang xử lý” đến trạng thái “Đang giao hàng”, không chỉ ảnh hưởng đến tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng, mà còn có tác động lớn đến xếp hạng và uy tín của Nhà bán hàng. Do đó, quan trọng là đảm bảo rằng giao hàng cho đơn vị vận chuyển đúng thời hạn để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra một cách suôn sẻ và nhanh chóng.

Cẩn thận khi cập nhật trạng thái “Sẵn sàng vận chuyển” 

Trước khi quyết định cập nhật trạng thái “Sẵn sàng vận chuyển” hãy đảm bảo rằng đơn hàng đã được đóng gói một cách cẩn thận và chu đáo. Tránh việc tự ý cập nhật trạng thái mà không kiểm tra kỹ, vì điều này có thể dẫn đến việc Nhà bán phải chịu mức phí vận chuyển cao hơn và có thể nhận được đánh giá không tốt từ phía khách hàng.

hang-hoa-can-san-sang-truoc-khi-van-chuyen
Hàng hóa cần sẵn sàng trước khi vận chuyển

Luôn cập nhật chính xác số lượng hàng tồn

Cập nhật thông tin tồn kho là một bước quan trọng trong hoạt động kinh doanh, không phân biệt kênh bán hàng nào. Sự cập nhật đều đặn và chính xác của dữ liệu tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý cửa hàng và định hình tình hình kinh doanh. 

Nhà bán sẽ có cái nhìn rõ ràng về sự lưu thông hàng hóa và đề phòng tránh những tình huống không mong muốn như bán hàng nhiều hơn số lượng tồn kho hoặc nhập hàng quá nhiều dẫn đến tình trạng chồng chất hàng hóa trong kho.

>> Xem thêm: Cách liên hệ tổng đài Lazada hỗ trợ Người bán đầy đủ nhất

Trên đây là những hướng dẫn đơn giản về cách xử lý đơn hàng Lazada cho Nhà bán hàng. Ngoài việc xử lý đơn hàng Lazada, việc duy trì thông tin tồn kho và tổ chức kho hàng một cách hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thành công kinh doanh trực tuyến. Chúc Nhà bán kinh doanh thành công trên Lazada. 

FAQ 

Làm thế nào để kiểm tra trạng thái đơn hàng trên Lazada?

Để kiểm tra trạng thái đơn hàng trên Lazada, Nhà bán có thể làm theo các bước sau:

  • Đăng nhập vào tài khoản Lazada Seller Center của Nhà bán.
  • Nhấp vào biểu tượng “Tài khoản” của trang web.
  • Chọn “Đơn hàng” trong menu xuất hiện.
  • Tại đây, Nhà bán sẽ thấy danh sách các đơn hàng. Nhà bán có thể nhấp vào đơn hàng cần kiểm tra để xem trạng thái hiện tại của nó.

Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào khác liên quan đến đơn hàng trên Lazada, hãy liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của Lazada để được hỗ trợ.

Gửi nhầm hàng cho khách trên Lazada phải làm sao?

Khi gửi nhầm hàng cho khách trên Lazada, Nhà bán nên liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng của Lazada ngay lập tức để thông báo về sự cố. Họ sẽ hướng dẫn Nhà bán về quy trình trả hàng và hoàn tiền cho khách hàng.