Trang chủBlogs Kinh doanh F&BCách quản lý quán cafe có hệ thống, tiết kiệm 50% thời gian, chi phí

Cách quản lý quán cafe có hệ thống, tiết kiệm 50% thời gian, chi phí

Cập nhật lần cuối: Tháng Chín 09, 2023
Thanh Ngoan
Thanh Ngoan
348 Đã xem

Mở quán cafe để kinh doanh là mô hình khởi nghiệp phổ biến được nhiều người lựa chọn. Tưởng chừng quản lý một quán cafe là đơn giản, thế nhưng để quản lý quán cafe, bạn cần quản lý khối lượng công việc lớn từ quản lý nguyên liệu, tài chính, nhân viên,…. Nếu không thể kiểm soát tất cả công việc, quán của bạn rất dễ thua lỗ thậm chí thất bại. Trong bài viết này, bePOS sẽ chia sẻ cùng các chủ kinh doanh cách quản lý quán cafe có hệ thống, đạt hiệu quả cao. 

Cách quản lý quán cafe đạt hiệu quả cao 

Để điều hành, quản lý một quán cafe, thậm chí là một chuỗi các cửa hàng cafe, bạn cần nắm được các đầu việc sau đây.

Quản lý chất lượng sản phẩm 

Chất lượng sản phẩm là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành công của một quán cafe dù lớn hay nhỏ. Để khách hàng nhớ tới quán, đồ uống của quán phải ngon, đặc sắc, độc đáo và mới mẻ, không lẫn với các quán cafe khác. Chủ quán phải biết thiết kế cho quán một menu ấn tượng với những sản phẩm đang “hot” trên thị trường. Hãy thường xuyên đầu tư nghiên cứu và trải nghiệm nhiều sản phẩm mới phù hợp với sở thích, nhu cầu ăn uống của khách hàng. Đó chính là cách nhanh nhất để cải thiện chất lượng đồ uống. 

Ngoài ra, chủ quán cũng phải kiểm soát nguồn nguyên liệu đầu vào để làm nên đồ uống. Nguyên liệu cần tươi ngon, có định lượng cụ thể mới làm nên một thức uống chất lượng. 

quan-ly-chat-luong-do-uong
Cách quản lý quán cafe – quản lý chất lượng đồ uống

Quản lý nhân viên – Cách quản lý quán cafe thông minh

Nhân sự được coi là bộ mặt đại diện cho quán cafe. Nếu nhân sự luôn nhiệt tình, niềm nở, phục vụ khách hàng chu đáo sẽ giúp khách hàng có cảm nhận tốt về quán của bạn. Ngược lại, với một quán cafe mà nhân viên không tôn trọng khách hàng, thái độ phục vụ thiếu chuyên nghiệp sẽ khó có thể giữ chân được khách hàng. 

Là chủ quán, bạn phải lập ra những quy định, nội quy dành cho nhân viên, phân công công việc, trách nhiệm cho mỗi nhân viên, tối ưu hóa quy trình làm việc của các bộ phận để nhân viên có thể thực hiện theo quy trình trôi chảy, đạt hiệu quả cao. 

Ngoài ra, chủ quán cũng nên có những chế độ khen thưởng, xử phạt công bằng để thúc đẩy tinh thần làm việc và trách nhiệm của nhân viên. Đừng quên đào tạo nhân viên để giúp họ tiến bộ và cống hiến cho cửa hàng của mình. 

Quản lý nguyên liệu – Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Quản lý nguyên liệu cho cửa hàng cafe không phải một điều đơn giản. Với mô hình kinh doanh F&B, quản lý nguyên liệu cần phải quản lý được định lượng, công thức của từng tách cafe hay đồ uống. Người chủ quản lý ngoài kiến thức quản lý chung còn cần kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn pha chế. 

Nếu định lượng sai khối lượng nguyên liệu có thể ảnh hưởng lớn tới chất lượng đồ uống, đặc biệt là tới doanh thu, tài chính của cửa hàng. Vì vậy việc định lượng được nguyên liệu vô cùng quan trọng. Ngoài ra, chủ kinh doanh còn phải quản lý nguyên liệu trong kho, tình hình xuất nhập tồn kho để kiểm soát nguyên liệu còn và có kế hoạch nhập kho trong tương lai. 

kiem-soat-nguyen-lieu-pha-che-la-cach-quan-ly-quan-cafe-hieu-qua
Một trong cách quản lý quán cafe là kiểm soát nguyên liệu pha chế

Cách quản lý quán cafe – Kiểm soát dòng tiền, doanh thu, chi phí 

Thu chi là hoạt động diễn ra thường xuyên trong cửa hàng, cũng là hoạt động thể hiện được quán của bạn có kinh doanh hiệu quả không. Chủ quán cần quản lý được các hoạt động thu chi hằng ngày của cửa hàng như: 

  • Doanh thu bán hàng theo thời gian
  • Chi tiêu nhập nguyên vật liệu
  • Chi tiêu các khoản khác như: Tiền điện, nước, sửa chữa các thiết bị,… 
  • Chi lương thưởng cho nhân viên 
  • Công nợ của các bên 

Có rất nhiều vấn đề dễ xảy ra trong quản lý thu chi tại quán cà phê thường gặp như: 

  • Nhân viên thiếu trung thực: Nếu không có phần mềm quản lý bán hàng, chỉ quản lý tài chính bằng sổ sách, nhân viên rất dễ gian lận, lấy cắp tiền của cửa hàng 
  • Quên đưa lại tiền thừa cho khách
  • Quán quá đông nên thu nhầm tiền của khách hoặc quên thu tiền của khách 

Do đó, để quản lý thu chi hiệu quả, việc ghi chép đầy đủ các hóa đơn là rất quan trọng. Hiện nay, có nhiều thiết bị hỗ trợ như máy tính tiền, máy in hóa đơn hoặc phần mềm quản lý bán hàng cho phép quản lý thu chi bán hàng hằng ngày đơn giản và chính xác, tránh các trường hợp gian lận hoặc thất thoát doanh thu. 

Về quản lý chi cũng vậy, chủ cửa hàng phải quản lý nhiều khoản chi hàng tháng phức tạp, công nợ khách hàng kéo dài nhiều tháng, nếu không tính toán chi tiết rất dễ rơi vào sai sót, sai lệch báo cáo tài chính, thu chi của cửa hàng. 

Gợi ý cách quản lý chuỗi cafe có hệ thống, tránh thất thoát

Cùng tham khảo một số cách quản lý quán cafe hiệu quả, có hệ thống, tránh thất thoát thu chi tài chính như sau: 

Phân quyền quản lý nhân viên 

Là quản lý, bạn nên phân quyền công việc cho các bộ phận, ví dụ mỗi bộ phận sẽ có một người quản lý riêng, người này sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý từng nhân viên trong bộ phận, tránh tình trạng nhân viên làm việc tự do, không kiểm soát, gian lận tài chính. 

Chủ cửa hàng nên áp trách nhiệm, chỉ tiêu công việc cho từng bộ phận, từng nhân viên để nâng cao trách nhiệm công việc. Những người đạt chỉ tiêu sẽ được khen thưởng, những ai vi phạm nội quy sẽ phải chịu xử phạt công bằng. 

cach-quan-ly-quan-cafe-bang-phan-quyen-quan-ly-nhan-vien
Phân quyền quản lý nhân viên từng bộ phận trong quán

Cách quản lý quán cafe bằng web order bán hàng miễn phí 

Tạo web order bán hàng sẽ giúp tự động hóa quy trình bán hàng của quán cafe. Thông thường, đối với order thủ công, khi có khách hàng, nhân viên sẽ tới và ghi order của khách vào giấy rồi chuyển tới bộ phận pha chế, nhà bếp. Tuy nhiên hình thức này rất mất thời gian mà còn gây sai sót thông tin order của khách hàng. 

Vì vậy, tạo web order miễn phí sẽ giúp quá trình gọi đồ, thanh toán của khách trở nên đơn giản và nhanh chóng, chính xác từng thông tin. 

Cách quản lý quán cafe nhờ tích hợp đa dạng phương thức thanh toán 

Nếu như trước kia chỉ thanh toán tiền mặt, gặp nhiều vấn đề như khách không mang tiền hoặc quán không có tiền lẻ trả lại khách thì ngày nay, có nhiều phương thức thanh toán khác như, từ quét mã QR, chuyển khoản thẻ ATM, thẻ visa, ví Momo, ZaloPay,… rất đa dạng, tiện lợi cho khách hàng và chủ quán. 

Quản lý doanh thu từng chi nhánh 

Nếu bạn kinh doanh một chuỗi quán cafe, bạn phải quản lý doanh thu từng chi nhánh sao cho khoa học, chính xác, tránh việc nhầm lẫn doanh thu, chi tiêu của các quán với nhau, khó kiểm soát và phân loại, đánh giá hiệu quả kinh doanh từng quán. Doanh thu cần được ghi chép, tính toán, tổng kết hàng ngày, không nên dồn tới cuối tuần hoặc cuối tháng mới tổng kết một lần sẽ rất dễ sai sót. 

cach-quan-ly-quan-cafe-theo-chi-nhanh
Cách quản lý quán cafe theo chi nhánh

>> Xem thêm: Kinh nghiệm mở quán cafe xay rang bạn cần biết

Cách quản lý quán cafe từ xa 

Cách quản lý quán cafe này có ưu điểm vượt trội, chủ cửa hàng không cần lúc nào cũng có mặt tại quán mà vẫn kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh, các công việc tại cửa hàng. Hiện nay, có nhiều phần mềm ra đời giúp chủ quán quản lý quán cafe từ xa rất tiện lợi, tiết kiệm thời gian đi lại mà vẫn đảm bảo hiệu quả. 

Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe 

Như đã đề cập ở trên, việc quản lý quán cafe hiện nay đều cần tự động hóa quy trình bán hàng, đồng bộ hóa các số liệu tài chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức quản lý thủ công. Để quản lý quán cafe hiệu quả, chủ cửa hàng nên sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp đầy đủ các tính năng quản lý nhân sự, tài chính, chăm sóc khách hàng,…. 

bePOS là một phần mềm quản lý nhà hàng quán cafe đang được nhiều chủ quán cafe lựa chọn làm giải pháp vận hành quán cafe thông minh. bePOS được nhiều quán cafe nhỏ tới chuỗi cà phê lớn như Trung Nguyên E-coffee và nhiều thương hiệu nổi tiếng khác trên thị trường lựa chọn sử dụng.

quan-ly-quan-cafe-voi-bepos
Cách quản lý quán cafe nhỏ nhờ phần mềm bePOS

Nếu đang kinh doanh một cửa hàng cafe nhỏ, bạn không cần mất khoản phí nào, với gói 0 đồng của bePOS, bạn sẽ được trải nghiệm tất cả các tính năng cơ bản như:

  • Quản lý từng đơn hàng: Khách order, chuyển thông tin tới quầy pha chế, in bill thanh toán, khách thanh toán đa dạng các hình thức như tiền mặt, quét mã QR, Zalo Pay, MoMo, chuyển khoản,… Thông tin khách hàng được lưu trữ đầy đủ và chính xác. 
  • Quản lý chi tiêu, doanh thu: Doanh thu được tổng hợp theo ngày, giờ chính xác, được thể hiện theo biểu đồ trực quan 
  • Quản lý nhân sự: Phân công công việc, tính lương nhân viên
  • Quản lý nguyên vật liệu: Xuất nhập tồn kho 
  • Chăm sóc khách hàng: Gửi email, tin nhắn, gọi điện chăm sóc khách hàng

Với chuỗi cửa hàng, bạn có thể sử dụng gói trả phí để trải nghiệm nhiều tính năng đa dạng khác như định lượng công thức đồ uống, tính giá vốn, giá bán, xây dựng các chương trình marketing bán hàng, so sánh doanh thu từng thời kỳ,…. 

bePOS giúp khắc phục hầu hết các nhược điểm của cách quản lý quán cafe truyền thống bằng giấy bút, khắc phục tình trạng sai sót thông tin ghi chép doanh thu, gian lận của nhân viên, không thể quản lý từ xa,… bePOS sử dụng hiệu quả trên nhiều thiết bị như điện thoại, ipad, laptop,… và có thể kết nối hầu hết các thiết bị bán hàng. 

Nhờ đó, với bePOS, bạn có thể quản lý quán cafe của mình dễ dàng, tiết kiệm tới 50% chi phí và thời gian quản lý thủ công. 

ĐĂNG KÝ NGAY

>> Xem thêm: Kinh nghiệm mở quán cafe chuẩn bị kinh doanh từ A-Z

Hy vọng với bài viết trên, bePOS đã giúp bạn tìm hiểu các cách quản lý quán cafe có hệ thống và đạt hiệu quả cao, lại tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí, nâng cao doanh thu quán. Chúc bạn thành công với mô hình kinh doanh của mình.

FAQ 

Phần mềm bePOS thích hợp với mô hình kinh doanh F&B nào khác? 

Ngoài quán cafe, bePOS còn có thể quản lý các mô hình: Nhà hàng lớn nhỏ, quán ăn, quán trà sữa, quán ăn vặt,… 

Tôi có thể điều chuyển kho nguyên liệu giữa nhiều chi nhánh quán cafe bằng phần mềm bePOS không? 

Hoàn toàn có thể. Với bePOS, bạn có thể điều chuyển nguyên liệu pha chế giữa các kho nhanh chóng, chính xác thông tin, đồng bộ hóa giữa các chi nhánh cửa hàng.