Quản lý thu chi có lẽ là hoạt động quan trọng nhất trong mọi mô hình kinh doanh. Quán cafe cũng tương tự, nếu không kiểm soát thu chi chặt chẽ, bạn sẽ khó tính toán được lãi lỗ trong một giai đoạn kinh doanh. Hiện nay có rất nhiều ứng dụng, phần mềm ra đời hỗ trợ quản lý tài chính của quán cafe. Hãy cùng bePOS tìm hiểu các cách quản lý thu chi quán cà phê đơn giản mà hiệu quả nhé.
Tại sao cần cách quản lý thu chi quán cà phê?
Quản lý thu chi là công việc kiểm soát chi tiêu và thu tiền mặt của quán cafe. Nhờ việc quản lý thu chi, chủ quán có thể bao quát được tình hình kinh doanh, tình hình tài chính của cửa hàng, từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh hợp lý. Ví dụ các khoản chi lãng phí có thể điều trình giảm. Khi tiền mặt sẵn có có thể đem đầu tư cho hoạt động kinh doanh, mua sắm thiết bị máy móc hỗ trợ, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nếu không quản lý thu chi, cửa hàng có thể gặp nhiều vấn đề rắc rối như:
- Chi tiêu lãng phí, chi phí nhiều hơn doanh thu bán hàng
- Nhân viên gian lận trong quá trình bán hàng, thiếu minh bạch trong thu chi
- Nhiều khoản nợ của khách hàng hay nhà cung cấp không được ghi chép, dẫn tới quên, thất thoát thu chi
- Thu chi không được cập nhật thường xuyên, dồn tới cuối tháng hoặc cuối quý, cuối năm gây thiệt hại nặng nề về tài chính.
Một số kinh nghiệm trong cách quản lý thu chi quán cà phê hiệu quả
Cách quản lý thu chi quán cà phê – Quản lý chi tiêu hằng ngày
Mỗi ngày, chủ quán sẽ giao cho nhân viên một khoản tiền cố định. Trong ngày, nhân viên sẽ thực hiện bán hàng, thu chi các khoản cần thiết. Cuối ngày, nhân viên bàn giao và báo cáo lại tình hình thu chi của cửa hàng với chủ quán để giải quyết các vấn đề sai sót, thất thoát nếu có.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của thu chi trong quán cà phê. Ngoài các khoản thu chi tiền mặt, khách hàng hay nhà cung cấp còn có thể chuyển khoản hoặc ghi nợ sang tháng sau. Ngoài ra, chi phí còn phải trừ đi các khoản thuê nhân viên, thuê mặt bằng, marketing, chi phí điện nước, wifi,…
Theo dõi doanh thu bán hàng theo ca, theo ngày
Doanh thu bán hàng cần được cập nhật liên tục. Nhiều quán cafe quy mô nhỏ thường bỏ qua điều này, thường không tổng hợp báo cáo doanh thu hằng ngày mà tới cuối tuần, thậm chí cuối tháng mới tổng kết doanh thu, chi phí, rất dễ bị sai sót số liệu hoặc quên ghi chép thông tin.
Nhiều quán cafe hiện nay vẫn sử dụng sổ sách ghi chép, đôi khi nhân viên gian lận mà chủ cửa hàng không biết. Vì vậy, tình trạng hao hụt tài chính thường xuyên xảy ra. Về lâu dài điều này ảnh hưởng nghiêm trọng tới tình hình kinh doanh quán. Do đó, việc theo dõi doanh thu hằng ngày rất cần thiết.
Cách quản lý thu chi quán cà phê – Tính toán, đo lường tỉ lệ chi phí trên doanh thu
Mục tiêu cuối cùng của hoạt động kinh doanh vẫn là lợi nhuận thu được bao nhiêu. Do đó đo lường doanh thu với chi phí là nhiệm vụ quan trọng chủ cửa hàng cần làm. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí, cửa hàng đang hoạt động có lãi, ngược lại nếu chi phí nhiều hơn doanh thu thì bạn phải xem xét lại các khoản chi tiêu cũng như hiệu quả kinh doanh của mình.
Ví dụ nếu bạn đang đầu tư thêm các trang thiết bị, mở rộng chi nhánh, thuê thêm mặt bằng thì có thể chi phí sẽ cao hơn doanh thu. Tuy nhiên trong kế toán, các khoản này được điểm vào phần tài sản của cửa hàng. Do đó, bạn chỉ cần xem xét các khoản chi để loại bỏ những khoản chi không cần thiết, hoặc thêm các dịch vụ, marketing thu hút khách hàng.
>> Xem thêm: Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả
Gợi ý 2 cách quản lý thu chi quán cà phê hiệu quả
Sử dụng phương pháp Excel truyền thống
Đây là phương pháp đa số các quán cafe đang áp dụng hiện nay. File Excel giúp trình bày các thông số, thông tin dạng bảng tính khoa học, giúp tính toán nhanh bằng các công thức với dữ liệu lớn. Bạn chỉ cần có kỹ năng tin học văn phòng cơ bản là có thể quản lý trên excel.
Ưu nhược điểm khi quản lý thu chi bằng Excel
Ưu điểm
- Dữ liệu tập trung và dễ theo dõi: Nếu như trước đây phương pháp quản lý chủ yếu là ghi chép, vừa trình bày không khoa học, mất thời gian mà thường bị sai sót, dễ mất số liệu thì excel giúp bạn trình bày khoa học, hạn chế một số sai sót.
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Đây là phần mềm khá quen thuộc trong văn phòng, người dùng chỉ cần có kỹ năng tin học cơ bản
- Tiết kiệm chi phí: Phần mềm excel hoàn toàn miễn phí, do đó chủ quán không cần chi trả bất kỳ khoản tiền nào
- Xuất báo cáo dạng biểu đồ: Từ bảng tính, excel hỗ trợ tính năng báo cáo dạng biểu đồ trực quan, dễ theo dõi.
Nhược điểm
Một số nhược điểm của phần mềm Excel:
- Lưu trữ dữ liệu ít, trong thời gian ngắn: Excel có thể phù hợp với mô hình quán cafe nhỏ với lượng dữ liệu ít. Tuy nhiên với quán cafe quy mô lớn, khi kinh doanh lâu dài, lượng data rất lớn, excel khó lưu trữ được
- Người dùng cần biết về các hàm, thuật toán excel: Không phải ai cũng có thể sử dụng tính toán các hàm excel. Do đó, nhân viên cần có chuyên môn, kỹ năng, đặc biệt nếu không rành về excel, thời gian làm việc có thể còn lâu hơn phương pháp sổ sách
- Không thể xử lý lượng data lớn: Với file lớn cồng kềnh, chủ quán rất dễ sai sót khi tính toán trên excel, lúc này mất rất nhiều thời gian làm việc
- Dễ mất dữ liệu, không thể phục hồi: Nếu bạn lỡ tay ấn thoát khi chưa lưu tài liệu, toàn bộ lượng lớn dữ liệu sẽ bị mất mà khó có thể phục hồi. Trong các trường hợp mất điện, mất wifi,… tình huống này cũng dễ xảy ra.
Mẫu file Excel quản lý thu chi
Dưới đây là một số mẫu file Excel quản lý thu chi quán cafe phổ biến:
>> Xem thêm: Cách quản lý quán cafe giúp tiết kiệm 50% thời gian, chi phí
Cách quản lý thu chi quán cafe bằng phần mềm quản lý
Hiện nay, các phần mềm công nghệ ra đời nằm hỗ trợ các cửa hàng, chuỗi cà phê quản lý công thu chi hiệu quả và khắc phục được hầu hết các nhược điểm của excel. bePOS là phần mềm quản lý thu chi cửa hàng, quán cafe, quán trà sữa, nhà hàng,… phổ biến hiện nay. bePOS đang phục vụ hơn 12.000 khách hàng trên 10 quốc gia toàn thế giới.
bePOS cho phép kết nối với tất cả các thiết bị từ máy tính, laptop hay ipad, điện thoại smartphone, vì thế bạn có thể kiểm soát thu chi quán cafe của mình ở mọi lúc mọi nơi bằng phần mềm beOwner. Các báo cáo thu chi các ca, hằng ngày, hằng tuần, hàng tháng, quý, năm sẽ được trình bày trên Backoffice.
beOwner là app quản lý dành cho chủ cửa hàng với các tính năng:
- Quản lý doanh thu theo thời gian, so sánh với các giai đoạn trước
- Quản lý doanh thu theo từng chi nhánh, so sánh với kỳ trước
- Quản lý doanh thu theo phương thức thanh toán
- Top 10 sản phẩm bán chạy/kém hiệu quả
- Quản lý giá vốn/doanh thu
- Quản lý thu chi theo hạng mục: chi phí nguyên liệu, chi phí nhân công, hoa hồng,…
bePOS có tích hợp các phần mềm kế toán hỗ trợ chủ kinh doanh các nghiệp vụ kế toán cơ bản như phân loại thu chi, kiểm soát dòng tiền, tính toán lãi lỗ,… Với những quán cafe nhỏ, bạn hoàn toàn có thể không cần thuê nhân viên kế toán mà vẫn hoàn thành nghiệp vụ này với bePOS.
bePOS cập nhật tình hình tài chính mọi lúc, giúp chủ quán nắm bắt tình hình kinh doanh mỗi ngày để điều chỉnh kế hoạch thu chi hiệu quả.
Trên đây là cách quản lý thu chi quán cà phê đơn giản, hiệu quả dành cho chủ kinh doanh. Mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm riêng, tùy vào mô hình kinh doanh, bạn có thể chọn phương pháp phù hợp.
FAQ
Các giấy tờ cần lưu lại để quản lý thu chi trong quá trình kinh doanh là gì?
Bạn cần nhắc nhân viên giữ lại toàn bộ giấy tờ giao dịch, hóa đơn để đối chiếu thu chi: Bill tính tiền, phiếu nhập/xuất kho, giấy ký nhận ngân hàng, hóa đơn điện nước,….
Một số sai lầm trong cách quản lý thu chi quán cà phê?
Các sai lầm phổ biến khi quản lý kho nguyên liệu quán cafe: Không kiểm hàng thường xuyên, không xây định lượng, quản lý thủ công phức tạp, không lập báo cáo hằng ngày,…
Follow bePOS:
