Trang chủBlogs Kinh doanh F&BCách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả, tránh thất thoát từ A-Z

Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả, tránh thất thoát từ A-Z

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Trần Dung
Trần Dung
737 Đã xem

Nguyên liệu pha chế ảnh hưởng rất lớn tới lợi nhuận, doanh thu của quán cà phê. Việc quản lý, kiểm soát các thành phần, nguyên liệu là công việc vô cùng quan trọng trong quá trình kinh doanh quán cà phê. Nếu bạn là chủ quán cà phê đang tìm kiếm cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả và chi tiết nhất, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây của bePOS nhé! 

Tại sao cần phải quản lý nguyên liệu quán cafe?

Quản lý nguyên liệu trong kho hàng của quán cafe, theo dõi lượng nguyên liệu tồn kho là công việc thường xuyên, diễn ra hằng ngày để đảm bảo nguyên liệu luôn đầy đủ. Khi nguyên liệu sắp hết, chủ quán cần lên kế hoạch nhập kho để bổ sung ngay nguyên liệu pha chế. Dưới đây là một số lý do vì sao cần quản lý nguyên liệu quán cafe.

Đảm bảo nguồn đầu vào đầy đủ

Việc quản lý nguyên liệu quán cafe là một bước quan trọng trong quy trình kinh doanh. Một quán cafe đang hoạt động trơn tru, lượng khách đều đặn mỗi ngày, bạn phải luôn chắc chắn rằng kho nguyên liệu pha chế luôn đảm bảo đầy đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Nếu khách hàng tới quán và gọi đồ nhưng thường xuyên bị báo hết món, họ sẽ không hài lòng và không trở lại quán nữa. Do đó, chủ quán phải cập nhật tình trạng kho nguyên liệu thường xuyên để nhập hàng. 

tai-sao-can-quan-ly-nguyen-lieu-quan-cafe
Tại sao cần cách quản lý nguyên liệu quán cafe?

Tránh lãng phí nguyên vật liệu trong chế biến 

Nhiều quán cafe dù kinh doanh rất hiệu quả, có nhiều khách hàng tới quán, doanh thu rất cao. Thế nhưng khi tới cuối tháng tổng kết lợi nhuận thì vẫn lỗ. Một nguyên nhân lớn chính là không kiểm soát được nguồn nguyên liệu khi pha chế, chế biến. 

Nhân viên pha chế sử dụng nguyên liệu tràn lan, không tính toán, không có định lượng khiến nguyên liệu nhanh chóng cạn kiệt. Giá bán vẫn chỉ có vậy nhưng nguyên liệu sử dụng lãng phí dẫn tới kết quả kinh doanh bị âm. Do đó, quản lý nguyên vật liệu vô cùng quan trọng, chủ quán phải xây dựng công thức định lượng cho từng loại đồ uống để nhân viên pha chế dựa vào đó áp dụng, tránh tình trạng lãng phí nguồn nguyên liệu. 

Tránh tình trạng nguyên vật liệu bị thừa, hư hỏng

Quản lý nguyên liệu thường xuyên sẽ giúp bạn kiểm soát tình trạng nguyên liệu thừa và hư hỏng, bỏ đi lãng phí, gây thất thoát cho quán. Nguyên liệu quán cafe ngoài cafe sẽ có các loại hoa quả tươi, nếu nhập hàng quá nhiều một lúc sẽ phải bảo quản hàng lâu, hoa quả không còn độ tươi ngon, thậm chí bị hỏng. Do đó, chủ quán cần có kế hoạch nhập kho rõ ràng, chi tiết, tránh nhập quá nhiều hàng hóa và không dùng đến kịp. 

quan-ly-kho-nguyen-lieu-tranh-hu-hong
Quản lý kho nguyên liệu tránh tình trạng hư hỏng nguyên liệu

Quy trình cách quản lý nguyên vật liệu quán cafe 

Dưới đây là quy trình 3 bước trong cách quản lý nguyên liệu quán cafe dành cho các chủ kinh doanh tham khảo. 

Xây dựng định lượng nguyên liệu cho đồ uống

Như đã đề cập ở trên, định lượng nguyên liệu từng đồ uống, từng sản phẩm trong thực đơn rất cần thiết. Chủ cửa hàng và nhân viên pha chế cần kết hợp với nhau để xây dựng công thức định lượng pha chế cho từng đồ uống sao cho vừa đảm bảo chất lượng, độ ngon mà vẫn có lãi. 

Nếu không có định lượng, nhân viên phục vụ, pha chế sẽ sử dụng nguyên liệu tràn lan, lãng phí, gây thiệt hại tới tài chính của quán. Đặc biệt là nếu không có định lượng, đồ uống sẽ không đạt độ ngon nhất, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của cửa hàng. 

cach-quan-ly-nguyen-lieu-quan-cafe-bang-tinh-toan-dinh-luong-do-uong
Cách quản lý nguyên liệu quán cafe bằng tính toán định lượng

>> Xem thêm: Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Cách quản lý nguyên liệu quán cafe – Tính chi phí nguyên liệu trên từng đồ uống 

Chi phí nguyên liệu trên từng đồ uống không đơn thuần chỉ là chi phí nhập nguyên liệu chế biến mà còn gồm các khoản chi phí: 

  • Phí thuê mặt bằng 
  • Phí nhân công: Nhân viên phục vụ, pha chế, thu ngân, bếp,…. 
  • Phí nguyên liệu, dụng cụ,… 
  • Phí marketing thương hiệu, chất lượng dịch vụ 
  • Phí trang thiết bị bán hàng
  • Phí trang trí nội thất,… 

Để xác định được giá bán, bạn phải tổng hợp được tất cả các nguồn chi phí trên để đảm bảo có lợi nhuận. 

Xác định giá bán

Có một số cách giúp chủ cửa hàng xác định được giá bán: 

  • Định giá theo giá trị: Giá trị ở đây là giá trị của một hoặc một vài đồ uống, đồ ăn đặc biệt, kèm các dịch vụ đi kèm nổi bật. Khách hàng luôn sẵn sàng chi tiền cho những giá trị mà họ nhận được 
  • Định giá theo phân khúc khách hàng, mức độ cạnh tranh: Tùy vào đối tượng khách hàng là ai, có thu nhập cao hay thấp mà bạn có thể định giá sản phẩm. Ví dụ khách hàng là học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, thì mức giá cần phải chăng. Bạn cũng nên tham khảo mức giá của các đối thủ trên thị trường để set up mức giá hợp lý. 
  • Định giá thâm nhập thị trường: Bạn đầu, bạn đưa ra một mức giá trung bình để thu hút lượng khách hàng. Sau khi hoạt động kinh doanh đã ổn định, bạn có thể tăng giá một số sản phẩm được ưa thích
  • Định giá trên khả năng sinh lời: Đánh giá các món bán chạy, chúng chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu và điều chỉnh tăng giá bán hoặc nguyên liệu sao cho có mức sinh lời ổn định. 
dinh-gia-ban-san-pham
Định giá bán sản phẩm – Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả

>> Xem thêm: Cách quản lý nhân viên quán cafe từ A-Z

Cách quản lý nguyên liệu quán cafe trên phần mềm bePOS 

bePOS là phần mềm được nghiên cứu và cho ra đời bởi các kỹ sư Việt Nam hàng đầu tại Úc. Ứng dụng công nghệ hiện đại của Úc, bePOS có đầy đủ các tính năng hỗ trợ quản lý các mô hình F&B như nhà hàng, quán cafe, quán ăn, quán sinh tố nước ép, quán đồ ăn vặt,… Đặc biệt, chức năng quản lý kho của bePOS vô cùng ưu việt, giúp chủ kinh doanh kiểm soát hiệu quả kho nguyên liệu. 

Hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu

bePOS hỗ trợ xây dựng công thức và định lượng nguyên liệu cho từng đồ uống, món ăn. Mỗi một sản phẩm ngoài các thông tin cơ bản như giá bán, số lượng còn, lịch sử bán hàng,… thì sẽ được xây dựng một công thức pha chế riêng. Điều này giúp việc pha chế của nhân viên được chính xác, hạn chế lãng phí, thất thoát và ảnh hưởng tới chất lượng đồ uống của quán. 

Đặc biệt bePOS còn có tính năng quản lý tiêu hao định lượng theo sản phẩm. Điều này góp phần lớn trong việc định giá cũng như tính toán hiệu quả doanh thu, kinh doanh của cửa hàng. 

Kiểm kê kho dễ dàng

Phần mềm quản lý quán nhà hàng cafe bePOS cho phép kiểm kho tại bất kỳ thời điểm nào với số liệu vô cùng chính xác. Ngay khi pha chế xong đồ uống cho một ca làm việc hay một ngày làm việc, chủ cửa hàng có thể tra cứu ngay lượng nguyên liệu còn trong kho, nếu thiếu cho ngày mai thì chủ cửa hàng nhanh chóng nhập thêm nguyên liệu. Tính năng này cũng giúp hạn chế việc thất thoát nguyên liệu, những gian lận khi nhân viên làm việc,…. 

bePOS kiểm soát mọi công đoạn: Xuất, nhập, hủy hàng tồn, điều chuyển kho hàng giữa các chi nhánh cửa hàng trong chuỗi cà phê,…. 

cach-quan-ly-nguyen-lieu-quan-cafe-bang-phan-mem-bepos
Cách quản lý nguyên liệu quán cafe bằng phần mềm bePOS

Cảnh báo tồn kho

Phần mềm còn hỗ trợ thiết lập định mức cụ thể, khi tới định mức này, bePOS sẽ thông báo lượng hàng tồn kho đang thấp, chủ cửa hàng cần có kế hoạch nhập kho ngay. Tính năng này rất quan trọng, giúp ích lớn cho chu trình kinh doanh trôi chảy của cửa hàng. 

ĐĂNG KÝ NGAY

Trên đây là một số cách quản lý nguyên liệu quán cafe sao cho hiệu quả, đạt được doanh thu, lợi nhuận tốt, tránh các tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu trong quá trình kinh doanh. 

FAQ 

Một số vấn đề thường tồn tại trong kho hàng quán cafe là gì? 

Các vấn đề tồn tại: 

  • Khó kiểm soát tỉ lệ chi phí nguyên liệu/doanh thu 
  • Kiểm soát hư hỏng nguyên liệu 
  • Thiếu nguyên liệu trong quá trình bán hàng 
  • Chi phí nguyên liệu nhập vào cao 
  • Nhân viên gian lận kho 
  • Bố trí, sắp xếp kho không khoa học. 

Tỷ lệ tổng chi phí trên doanh thu, lợi nhuận ròng hợp lý cho quán cafe là gì? 

Theo kinh nghiệm của các chủ kinh doanh trong lĩnh vực F&B, tổng chi phí trên doanh thu, lợi nhuận ròng cần dưới 85%. Các chi phí này bao gồm: 

  • Giá vốn bán hàng (COGS): khoảng 25-30% 
  • Chi phí quản lý: 3% 
  • Mặt bằng: 15% 
  • Điện nước: 3% 
  • Lương, phúc lợi: 12% 
  • Marketing: 6% 
  • Chi phí khác: 2% 
  • Khấu hao: 5%