Trang chủBlogs Tài chínhHóa đơn bán hàng là gì? Quy định về hóa đơn bán hàng mới nhất

Hóa đơn bán hàng là gì? Quy định về hóa đơn bán hàng mới nhất

Cập nhật lần cuối: Tháng Chín 09, 2023
Avatar
Chu Hanh
442 Đã xem

Hóa đơn bán hàng là chứng từ thương mại được sử dụng rất nhiều trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu bản chất hóa đơn bán hàng là gì, công dụng thế nào, có giống hóa đơn đỏ hay không. bePOS sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này trong bài viết sau đây. Hãy cùng theo dõi nhé!

Hóa đơn bán hàng là gì?

Trước tiên, bạn cần hiểu bản chất hóa đơn bán hàng là gì. Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ được sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Hóa đơn này do bên bán lập và phát hành, trong đó có ghi đầy đủ thông tin giao dịch.

Vậy tại sao phải dùng hóa đơn bán lẻ, luật có bắt buộc không? Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, với những hóa đơn giao dịch hàng hóa, dịch vụ từ 200,000 VNĐ trở lên, nếu người mua không lấy hóa đơn, thì người bán vẫn phải lập hóa đơn. Trong hóa đơn ghi rõ việc người mua không lấy hóa đơn, hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

hoa-don-ban-hang-la-gi
Cần hiểu rõ hóa đơn bán hàng là gì?

Mặc dù không có nhiều giá trị về mặt pháp lý và thuế, nhưng hóa đơn bán lẻ là bằng chứng để thể hiện việc thực hiện giao dịch. Trên hóa đơn thường ghi rõ số lượng hàng hóa, thành tiền, ngày tháng mua bán,…. Đây là cơ sở để hai bên giải quyết nếu xảy ra tranh chấp, đặc biệt là khi hàng hóa, dịch vụ có giá trị tương đối cao.

Công dụng của hóa đơn bán hàng

Vậy công dụng của hóa đơn bán hàng là gì? Về cơ bản, hóa đơn bán hàng có các chức năng như sau:

  • Hạch toán kế toán: Hóa đơn bán hàng là chứng từ gốc, được dùng để hạch toán kế toán và đánh giá thu chi của doanh nghiệp.
  • Kê khai thuế: Hóa đơn bán hàng được sử dụng để doanh nghiệp kê khai nộp thuế và là căn cứ để cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. 
  • Là chứng từ chứng minh giao dịch: Trong các giao dịch xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng chính là một chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa hai bên đã thực hiện. 
hoa-don-ban-hang-la-co-so-de-hach-toan-ke-toan
Hóa đơn bán hàng là cơ sở để hạch toán kế toán

>> Xem thêm: Hóa đơn đầu vào là gì? Từ A-Z quy định về hóa đơn đầu vào cập nhật mới nhất

Đối tượng cần sử dụng hóa đơn bán hàng

Đây cũng là một nội dung cần biết khi nghiên cứu hóa đơn bán hàng là gì. Đối tượng cần sử dụng hóa đơn bán hàng là những cá nhân, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, cụ thể:

  • Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân sản xuất, kinh doanh và có đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  • Các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh mặt hàng thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.
  • Các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa tính thuế theo phương pháp trực tiếp, bán hàng hóa, dịch vụ trong khu phi thuế quan, hoặc giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan, xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài. 
  • Các tổ chức hoặc cá nhân làm đại lý bán hàng hóa chịu thuế GTGT và áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp.
nhung-ai-can-su-dung-hoa-don-ban-hang
Những đối tượng cần sử dụng hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn đỏ khác nhau thế nào? 

Hóa đơn đỏ (hay còn gọi hóa đơn GTGT) và hóa đơn bán hàng khác nhau như thế nào? Hai loại chứng từ này đều được phát hành khi doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, chúng có nhiều điểm khác nhau. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn biết điểm khác nhau giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng là gì.

Tiêu chí Hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) Hóa đơn bán hàng
Tên gọi pháp định Hóa đơn đỏ chỉ là tên mọi người gọi dựa trên đặc điểm màu sắc của loại chứng từ này. Về mặt pháp lý, đây là hóa đơn GTGT.  Tên gọi pháp lý cũng chính là hóa đơn bán hàng.
Đối tượng sử dụng  Các tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ lập hóa đơn GTGT. Các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sẽ lập hóa đơn bán hàng. 

Ngoài ra, đối tượng sử dụng còn bao gồm cả việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ trong khu phi thuế quan, hoặc xuất khẩu ra nước ngoài. 

Ai phát hành hóa đơn Mẫu hóa đơn đỏ bán hàng do Bộ Tài chính phát hành, hoặc doanh nghiệp đăng ký mẫu với cơ quan thuế. Các tổ chức, cá nhân mua hóa đơn tại cơ quan thuế. 
Nội dung Có dòng ghi thông tin thuế ở trên đầu hóa đơn GTGT. Ngoài ra, hai bên giao dịch phải cùng ký hóa đơn. Không có dòng ghi nhận thuế suất và tiền thuế trên hóa đơn bán hàng. Hóa đơn cũng chỉ yêu cầu chữ ký bên bán hàng. 
diem-khac-giua-hoa-don-do-va-hoa-don-ban-hang-la-gi
Điểm khác nhau giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng là gì?

>> Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? Tổng hợp những thông tin cần biết về hóa đơn đỏ

Quy định về hóa đơn bán hàng

Nội dung hóa đơn bán hàng phải có những nội dung cơ bản như sau:

  • Tên hóa đơn: Tên hóa đơn phải được ghi nhận trong hóa đơn, cụ thể ở đây là hóa đơn bán hàng. Một số tên hóa đơn khác được quy định tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bạn có thể đọc thêm để tham khảo.
  • Ngày tháng năm thời điểm xuất hóa đơn bán hàng: Nếu là bán hàng hóa, thì ngày lập là ngày chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng. Trường hợp cung cấp dịch vụ, ngày lập là ngày hoàn thành nghĩa vụ cung cấp. Trường hợp xây dựng, lắp đặt công trình, ngày xuất hóa đơn bán hàng là ngày nghiệm thu, bàn giao kết quả.
  • Thông tin hai bên giao dịch: Một số thông tin gồm có họ tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế,.. Trường hợp tên người mua quá dài, thì trên hóa đơn được phép viết ngắn gọn bằng phương pháp thông dụng, như “Quận” thành “Q.”, nhưng vẫn phải đảm bảo tính chính xác. Nếu bên mua là khách hàng cá nhân mà không có mã số thuế, thì hóa đơn không bắt buộc phải có.
  • Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn phải ghi tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính toán, đơn giá, thành tiền. Đối với hóa đơn bán hàng, thì thành tiền không cần ghi thêm thuế suất và tiền thuế GTGT như hóa đơn GTGT.
  • Thông tin thanh toán: Hai bên có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chuyển khoản thì người lập có thể ghi thêm số tài khoản. 
nguoi-lap-phai-tuan-thu-quy-dinh-ve-hoa-don-ban-hang
Người lập phải tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn bán hàng

Về việc kê khai, doanh nghiệp chỉ thực hiện kê khai hóa đơn đầu ra, không bắt buộc kê khai hóa đơn đầu vào. Điều này khác với hóa đơn GTGT, khi mà doanh nghiệp phải kê khai cả hai loại trên để đủ điều kiện áp dụng khấu trừ thuế. Ngoài ra, hóa đơn bán hàng hợp lệ sẽ được tính vào thuế thu nhập của doanh nghiệp.  

Mẫu hóa đơn bán hàng

Muốn hiểu rõ hóa đơn bán hàng là gì, bạn cần nghiên cứu các mẫu hóa đơn trong thực tế. Như đã nói ở trên, hóa đơn bán hàng phải ghi nhận đầy đủ thông tin hai bên giao dịch, hàng hóa/dịch vụ cung cấp và thông tin thanh toán. Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng phải phù hợp với từng loại giao dịch và không chậm quá số ngày quy định. Bên cạnh đó, hóa đơn phải được sắp xếp một cách hợp lý, rõ ràng, không tẩy xóa, giúp người đọc dễ theo dõi.

Về mặt hình thức, hiện nay có 2 loại hóa đơn được sử dụng là hóa đơn điện tử và hóa đơn in giấy. Hóa đơn in giấy có thể do doanh nghiệp tự in trên thiết bị như máy tính, máy in tiền, hoặc đặt in theo mẫu tại cơ quan thuế hay các tổ chức khác. 

mau-hoa-don-ban-hang-duoc-su-dung-rong-rai-hien-nay
Mẫu hóa đơn bán hàng được sử dụng phổ biến

>> Tải mẫu hóa đơn bán lẻmẫu hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan

>> Tải mẫu hóa đơn bán hàng điện tử mới nhất

Một vài điểm cần chú ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng

Những điểm cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng là gì? Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế, khi lập hóa đơn, doanh nghiệp phải chú ý một số điểm sau:

  • Đảm bảo độ chính xác của thông tin: Trên hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, ví dụ như thông tin hai bên giao dịch, tên hàng hóa, số lượng, thành tiền, ngày tháng năm,…
  • Đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn: Hóa đơn hợp lệ là hóa đơn phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, không tẩy xóa, sửa chữa nội dung, phải sử dụng cùng màu mực.  
  • Quản lý hóa đơn một cách khoa học: Hóa đơn bán hàng là chứng từ phục vụ hạch toán của doanh nghiệp và nếu hợp lệ sẽ được tính vào thuế thu nhập. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo lưu trữ hóa đơn thật khoa học, có thể thực hiện bằng Excel hoặc phần mềm của một công ty thứ ba cung cấp.
can-dam-bao-hoa-don-ban-hang-co-thong-tin-chinh-xac
Người lập cần đảm bảo hóa đơn bán hàng có thông tin chính xác

Ngoài ra, nếu đang tìm kiếm một sản phẩm giúp quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp SMEs, bạn hãy tham khảo phần mềm của bePOS. bePOS được phát triển vào năm 2016, bởi hai kỹ sư máy tính có kinh nghiệm lâu năm tại các tập đoàn lớn trên thế giới. bePOS đã giúp 12,000+ doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi số thành công, tăng 30% doanh thu và giảm 50% thời gian quản lý cửa hàng.

Với phần mềm này, bạn có thể quản lý sổ thu chi chi tiết, lên báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho, lên báo cáo tài chính và thực hiện nhiều hoạt động khác như Marketing tự động. 

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Trên đây, bePOS đã giúp bạn trả lời hóa đơn bán hàng là gì, gồm những nội dung nào và các quy định pháp luật liên quan đến việc xuất hóa đơn bán hàng. bePOS hy vọng bạn hãy thường xuyên truy cập Website bePOS để cập nhật những kiến thức bổ ích về lĩnh vực tài chính doanh nghiệp nhé!

FAQ

Hóa đơn bán hàng có kê khai thuế không?

Hóa đơn bán hàng chỉ thực hiện kê khai thuế với hóa đơn đầu ra, không bắt buộc với hóa đơn đầu vào. Đối với hóa đơn đầu vào không được kê khai, doanh nghiệp chỉ cần ghi nhận vào Chỉ tiêu số 23 trên Tờ khai số 01/GTGT, hoặc thậm chí không cần vì không có thuế GTGT.

Hóa đơn tài chính là gì, có phải hóa đơn bán hàng không?

Nhiều người cũng chưa phân biệt rõ điểm khác nhau giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn tài chính là gì. Thực chất, hóa đơn bán hàng chỉ là một loại hóa đơn tài chính, có chức năng ghi nhận thông tin buôn bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn GTGT cũng là hóa đơn tài chính, nhưng không phải hóa đơn bán hàng.

Hộ kinh doanh có được tự in và phát hành hóa đơn bán hàng không?

Câu hỏi này cũng khá phổ biến khi tìm hiểu hóa đơn bán hàng là gì. Theo quy định luật hiện hành, hộ kinh doanh không được tự in hoặc đặt in hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, đối tượng này vẫn được phép mua hóa đơn tại cơ quan thuế, do khai thuế theo phương pháp trực tiếp.