Hóa đơn đỏ là gì? Từ A-Z những điều cần biết về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là cụm từ xuất hiện không ít lần trên các trang thông tin tài chính và được đem ra bàn luận khá nhiều. Vậy hóa đơn đỏ là gì, có những thông tin nào? Tại sao phải xuất hóa đơn đỏ? Dưới đây, bePOS sẽ tổng hợp tất cả kiến thức cơ bản nhất về loại hóa đơn này. Hãy cùng theo dõi nhé!

Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn có tên gọi khác là hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng), hoặc hóa đơn VAT. Loại chứng từ này có thể do Bộ Tài chính phát hành, hoặc do doanh nghiệp tự in nếu đã đăng ký với cơ quan thuế của Nhà nước. 

Tên gọi này xuất phát từ màu sắc đỏ, hoặc hồng trên mẫu hóa đơn. Hóa đơn đỏ gồm có thông tin hai bên giao dịch và được sử dụng như căn cứ để doanh nghiệp xác định tiền thuế nộp vào ngân sách nhà nước. 

Một số hoạt động có thể làm phát sinh hóa đơn đỏ là:

• Các giao dịch mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ nội địa.
• Các giao dịch liên quan đến vận tải quốc tế.
• Các giao dịch liên quan đến xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
• Các giao dịch liên quan đến xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan. 

Nhiều người chưa hiểu hóa đơn đỏ là gì và có ý nghĩa ra sao?

Mục đích của hóa đơn đỏ để làm gì?

Vậy tại sao phải xuất hóa đơn đỏ? Trước tiên, hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ cần hóa đơn làm bằng chứng. Đây cũng là trách nhiệm của doanh nghiệp đối với khách hàng. Ngoài ra, hóa đơn đỏ còn là cơ sở để ghi nhận chi phí tính thuế của doanh nghiệp. 

Việc tính toán thuế đòi hỏi độ chính xác cao, nên doanh nghiệp khi bán hàng cần lập hóa đơn đỏ theo quy định. Hóa đơn này phải được lập ngay khi giao dịch và hai bên cần thực hiện theo đúng các thông tin in trên đó. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể tính toán các khoản thu chi thuế, kê khai khấu trừ thuế, hạch toán chi phí sản xuất, kinh doanh,… 

Hóa đơn đỏ dùng để kê khai thuế doanh nghiệp

>> Xem thêm: Tổng hợp những thông tin cơ bản về thuế giá trị gia tăng

Điểm khác nhau giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn đỏ là gì? 

Hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng đều rất phổ biến, nhưng chúng không phải là một. Việc phân biệt hai loại chứng từ này rất quan trọng đối với công việc kế toán, kê khai thuế của doanh nghiệp. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn so sánh hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng. 

Tổng hợp thông tin về xuất hóa đơn đỏ doanh nghiệp cần biết

Xuất hóa đơn đỏ cần những điều kiện nào? 

Điều kiện doanh nghiệp là một trong những nội dung nhiều người quan tâm khi tìm hiểu hóa đơn đỏ là gì. Để được phép phát hành hóa đơn đỏ, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Thành lập hợp pháp: Doanh nghiệp phải thành lập theo đúng quy định pháp luật, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và có tên riêng được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. 
• Doanh nghiệp đã đăng ký thuế: Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế. 

Để đăng ký như trên, doanh nghiệp cần đáp ứng một trong các điều kiện cụ thể. Ví dụ, doanh nghiệp phải đang hoạt động và có nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Một điều kiện khác mà doanh nghiệp có thể đáp ứng là sở hữu hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh và được phép in hóa đơn GTGT. Nếu đã đăng ký khấu trừ thuế trực tiếp, thì doanh nghiệp phải thông báo phương pháp tính thuế GTGT và gửi lên cơ quan thuế có thẩm quyền. 

Doanh nghiệp phải thành lập theo đúng thủ tục luật định

Trường hợp doanh nghiệp phải xuất hóa đơn

Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn khi bán sản phẩm, dịch vụ, cho khách hàng. Quy định này áp dụng với cả hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, trả thay lương cho người lao động. 

Với hóa đơn có tổng giá trị trên 200 ngàn đồng, người mua có nghĩa vụ trả thêm thuế GTGT. Khi này, bên bán phải phát hành hóa đơn đồng thời để người mua thực hiện nghĩa vụ. Mức thuế GTGT áp dụng thường rơi vào khoảng 10%. 

Lập hóa đơn là nghĩa vụ của doanh nghiệp bán hàng

Trường hợp doanh nghiệp không cần xuất hóa đơn

Tuy nhiên, nếu tổng giá trị hóa đơn dưới 200 ngàn đồng, thì bên bán không cần lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu. Lúc này, bên bán sẽ ghi nhận thông tin vào bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. 

Bảng kê này phải có đầy đủ thông tin theo quy định, như tên và mã số thuế bên bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng bán ra, ngày thực hiện và chữ ký các bên liên quan. Cuối mỗi ngày, bên bán lập một hóa đơn ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ trong ngày đó. Thông tin này được thể hiện trong dòng cộng của Bảng kê. 

Giao dịch giá trị dưới 200 ngàn đồng không cần lập hóa đơn

Xuất hóa đơn đỏ cần thông tin gì? 

Theo Thông tư số 39/2014 và Thông tư số 219/2013 của Bộ Tài chính, mẫu hóa đơn đỏ cần có các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin hai bên giao dịch: Hóa đơn phải ghi đầy đủ và chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên giao dịch.
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Hóa đơn đỏ phải ghi rõ thông tin hàng hóa như tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền bằng chữ và bằng số. 
• Chữ ký xác nhận: Hai bên giao dịch phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn, có dấu xác nhận của doanh nghiệp kinh doanh. Ngoài ra, trên hóa đơn cũng cần ghi nhận ngày tháng năm lập hóa đơn. 

Mẫu hóa đơn đỏ được áp dụng khá phổ biến hiện nay

>> Xem thêm: Số hóa thông tin giao dịch dễ dàng với các phần mềm quản lý kinh doanh này!

Lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ

Để phát hành hóa đơn đỏ đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Nội dung trên hóa đơn phải viết liên tục, không ngắt đoạn thông tin. Người lập cũng không được viết chữ đè lên nhau và không gạch chéo vào khoảng trống. 
• Người lập cần đảm bảo hóa đơn không bị tẩy sửa và xóa. Các thông tin trên hóa đơn phải chính xác và đầy đủ.
• Người lập phải kẹp ba liên cùng lúc khi viết hóa đơn, không được viết tách rời từng liên. Điều này nhằm đảm bảo nội dung trên các liên này phải giống nhau. 
• Số hóa đơn phải liên tục, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. 

Hình thức của hóa đơn phải tuân thủ quy định pháp luật

Một số quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ

Mất hóa đơn bán hàng mua

Mất hóa đơn hàng mua là một trường hợp mà không ít doanh nghiệp gặp phải. Nếu thời gian mất trong khoảng từ 6 đến 10 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt tối thiểu 6 triệu. Nếu thời gian kéo dài từ 10 ngày trở lên, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 6 triệu đến 8 triệu.

Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành

Trường hợp mất hóa đơn GTGT đặt in chưa thông báo phát hành cũng được xử lý dựa trên thời hạn báo cáo sự việc. Cụ thể, nếu thời gian báo cáo là từ 6 đến 10 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt tối thiểu 6 triệu đồng. Nếu để quá 10 ngày, số tiền phạt rơi vào khoảng từ 6 triệu đến 18 triệu đồng. 

Mất hóa đơn là sự cố có thể khiến doanh nghiệp nộp phạt

Mất hóa đơn GTGT đầu ra và đã có thông báo phát hành

Trường hợp mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành được xử lý như sau:

• Không bị phạt: Doanh nghiệp sẽ không bị phạt nếu sự việc xảy ra do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả khoáng. Ngoài ra, nếu hóa đơn bị mất là liên giao cho khách mua nhưng chưa hết hạn lưu trữ thông tin và tìm lại được trước khi bị xử lý, thì doanh nghiệp sẽ được miễn phạt. 
• Phạt cảnh cáo: Doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo nếu chứng minh được giao dịch và có các tình tiết giảm nhẹ. Hóa đơn bị mất là hóa đơn sai và đã xóa bỏ, hoặc lập thay thế, thì cơ quan thuế cũng phạt cảnh cáo. 
• Phạt tiền: Nếu hóa đơn đầu ra bị mất nhưng khách chưa nhận được, chưa đến hạn lưu trữ, hoặc hóa đơn đã lập theo bảng thống kê, thì doanh nghiệp bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu. Nếu làm mất hóa đơn trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5 triệu đến 10 triệu. 

Mất hóa đơn đầu vào

Với trường hợp mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp không bị xử phạt nếu nguyên nhân là hỏa hoạn, thiên tai, sự kiện bất khả kháng. Ngoài ra, nếu tìm được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý, thì doanh nghiệp cũng được miễn phạt.

Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn để hạch toán, khai thuế,… thì phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng. Trong trường hợp doanh nghiệp kịp thời có biên bản ghi nhận sự việc, đã kê khai, nộp thuế và chứng minh được giao dịch, thì được coi như tình tiết giảm nhẹ và chỉ phạt cảnh cáo. 

Doanh nghiệp nên thông báo sớm với cơ quan thuế để được giảm nhẹ

Trên đây, bePOS đã giúp bạn trả lời câu hỏi hóa đơn đỏ là gì, điều kiện phát hành như thế nào, xuất hóa đơn đỏ cần thông tin gì. Hóa đơn đỏ là chứng từ có giá trị pháp lý, dùng để kê khai thuế trước cơ quan có thẩm quyền, nên doanh nghiệp cần cẩn trọng trong suốt quá trình xuất hóa đơn. 

FAQ

Hộ kinh doanh cá thể có được phép phát hành hóa đơn đỏ không?

Hiện nay, hộ kinh doanh cá thể không được coi là đối tượng đăng ký thuế và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chính vì vậy, hộ kinh doanh cá thể không được phép phát hành hóa đơn đỏ. Trong trường hợp muốn phát loại hóa đơn này, thì hộ kinh doanh cần chuyển đổi mô hình kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

Mua bán hóa đơn đỏ trái phép là làm gì?

Hóa đơn đỏ là cơ sở để doanh nghiệp kê khai và nộp thuế. Khi này, nhiều doanh nghiệp thực hiện mua bán hóa đơn để để trục lợi, trốn thuế, giấu tài sản có thực. Ví dụ, doanh nghiệp X mua hóa đơn đỏ đầu vào, nhờ đó tăng chi phí ảo, doanh thu trong báo cáo tài chính giảm. Điều này giúp họ trốn nghĩa vụ đóng thuế, do hoạt động kinh doanh bị thua lỗ.