Trang chủBlogs Tài chínhHóa đơn đầu vào là gì? Từ A-Z quy định về hóa đơn đầu vào (2023)

Hóa đơn đầu vào là gì? Từ A-Z quy định về hóa đơn đầu vào (2023)

Cập nhật lần cuối: Tháng Mười Một 11, 2023
Trần Dung
Trần Dung
825 Đã xem

Hóa đơn đầu vào là gì, gồm những nội dung nào? Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào? Hộ kinh doanh cá thể có cần hóa đơn đầu vào không? Đây là thắc mắc của không ít người khi mới tìm hiểu về lĩnh vực quản lý thuế và tài chính doanh nghiệp. Trong bài viết này, bePOS sẽ giúp bạn tổng hợp tất cả kiến thức cơ bản nhất về hóa đơn đầu vào là gì. Hãy cùng theo dõi nhé!

Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn xuất hiện khi doanh nghiệp mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ, nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh. Về hình thức và nội dung, hóa đơn đầu vào vẫn giống như các hóa đơn thông thường khác. Thuật ngữ này được sử dụng để chỉ các khoản chi ra trong kế toán doanh nghiệp.

hoa-don-dau-vao-la-gi
Nhiều người mới tìm hiểu thắc mắc hóa đơn đầu vào là gì?

Các chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào

Những chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào là gì? Một số loại chứng từ cần thiết của hóa đơn đầu vào là:

  • Hợp đồng mua bán hàng hóa, có bổ sung phụ lục ghi chi tiết danh mục hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp mua.
  • Phiếu nhập hàng hóa đã mua vào kho của doanh nghiệp.
  • Các giấy tờ là phiếu thu, biên lai ghi tiền giao dịch hàng hóa mà doanh nghiệp đã thực hiện.
  • Biên bản ghi nhận thanh lý hợp đồng mua bán.

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra khác nhau như thế nào? 

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là hai thuật ngữ thường được đặt cạnh khi phân tích tài chính doanh nghiệp. Vậy hai loại chứng từ này khác nhau như thế nào?

Hóa đơn đầu vào Hóa đơn đầu ra
Là hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi là bên mua trong giao dịch Là loại hóa đơn mà bên bán phát hành cho bên mua khi có giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
Được sử dụng để ghi nhận các chi phí của doanh nghiệp Giữ vai trò quan trọng trong việc tính toán doanh thu của doanh nghiệp

Tóm lại, hóa đơn đầu vào và đầu ra là hai loại chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào sẽ ghi nhận chi phí, trong khi hóa đơn đầu ra tính toán doanh thu. Khi theo dõi, sử dụng, quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra đúng cách, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc ghi nhận tài chính và quản lý hoạt động kinh doanh.

quan-ly-hoa-don-dau-vao-va-dau-ra-dung-cach
Quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra đúng cách

Những quy định cơ bản về hóa đơn đầu vào

Dưới đây là những quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra cần phải biết, mới bạn đọc tham khảo:

Các nội dung trên hóa đơn đầu vào

Để hiểu rõ hóa đơn đầu vào là gì, bạn cần tìm hiểu các thông tin được ghi nhận trên đó. Theo quy định tại Thông tư số 39/2014 của Bộ Tài chính, hóa đơn đầu vào phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về mặt nội dung thì mới được coi là hợp lệ, cụ thể:

  • Hóa đơn phải có thông tin hai bên giao dịch, ví dụ như tên, địa chỉ, mã số thuế,…
  • Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ như tên, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền ghi bằng cả số và chữ. 
  • Hóa đơn phải ghi nhận chính xác về tổng tiền hàng, tiền thanh toán, tiền thuế,…
  • Bên bán hàng phải ký và đóng dấu vào hóa đơn. 
  • Các nội dung kể trên phải thể hiện chính xác sự kiện kinh tế vừa phát sinh, phải có sự thống nhất giữa các liên hóa đơn. Ngoài ra, trên hóa đơn không được có vết tẩy xóa, không được sửa chữa, phải sử dụng cùng một màu mực. 
noi-dung-hoa-don-dau-vao-phai-day-du-va-chinh-xac
Nội dung trên hóa đơn đầu vào phải đầy đủ và chính xác

Một số tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn

Ngoài việc tìm hiểu hóa đơn đầu ra là gì thì hóa đơn cũng phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể về tiêu thức thì mới có tính hợp lệ. Đó là:

  • Hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ và chính xác các thông tin về ngày, tháng, năm lập, tên, địa chỉ, mã số thuế và tài khoản thanh toán của hai bên nếu có.
  • Về hình thức thanh toán, hai bên có thể thỏa thuận thanh toán bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản. 
  • Bên cạnh các thông tin về hàng hóa như tên, số lượng, đơn vị,… trên hóa đơn còn phải ghi nhận thuế suất áp dụng, ví dụ thuế giá trị gia tăng. 
  • Hai bên giao dịch cùng phải ký vào hóa đơn. Nếu chữ ký không phải của giám đốc thì phải có giấy ủy quyền hợp lý. Ngoài ra, bên bán còn phải đóng dấu vào hóa đơn. 
tieu-thuc-bat-buoc-phai-co-tren-hoa-don-dau-ra-la-gi
Tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn đầu ra là gì?

Thời điểm xuất hóa đơn

Một yếu tố khác đem lại tính hợp lệ cho hóa đơn là thời điểm phát hành. Nếu thời điểm xuất hóa đơn hóa đơn đầu vào không đúng, luật pháp sẽ coi đó là hóa đơn khống, không được sử dụng để kê khai hạch toán thuế. Cụ thể như sau:

  • Nếu là hóa đơn bán hàng hóa, thời điểm phát hành hóa đơn chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, hoặc quyền sử dụng cho bên mua, ngay cả khi chưa thu được tiền.
  • Nếu là hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm bên cung cấp đã hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ của mình. 
  • Nếu là giao hàng nhiều lần, hoặc nhiều công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần giao hàng, hoặc thực hiện dịch vụ sẽ đều phải lập hóa đơn tương ứng với mỗi lần.
  • Nếu không có mã số thuế, thì thời điểm xuất hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo thời điểm bên bán ký lên hóa đơn. 
  • Trường hợp cung cấp dịch vụ điện nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình, thì thời điểm xuất hóa đơn chậm nhất là 7 ngày, kể từ khi ghi nhận chỉ số điện, nước, ngày kết thúc kỳ quy ước. 
thoi-diem-xuat-hoa-don-dien-tu-la-khi-ben-ban-ky-so
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử là khi bên bán ký số

>> Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? Từ A-Z những điều cần biết về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đầu vào như thế nào là hóa đơn hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào hợp lệ là hóa đơn đáp ứng được các nguyên tắc theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC. Cụ thể như sau:

Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định

  • Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
  • Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
  • Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.
  • Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.

Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc

  • Ngày/tháng/năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
  • Thông tin hàng hóa – dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
  • Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản?
  • Chữ ký của người mua, người bán.
  • Dấu của công ty bên bán.
  • Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền.

Nguyên tắc 3: Hóa đơn cần xuất đúng thời điểm

Như vậy, hóa đơn đầu vào hợp lệ phải là hóa đơn có nội dung, đầy đủ tiêu thức ghi trên hóa đơn và xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định pháp luật. Nếu vi phạm bất cứ quy định nào thì hóa đơn đầu vào đó sẽ được coi là hóa đơn đầu vào không hợp lệ.

hoa-don-dau-vao-hop-le-can-xuat-dung-thoi-diem
Hóa đơn đầu vào hợp lệ cần xuất đúng thời điểm

Một số lưu ý liên quan tới hóa đơn đầu vào bạn cần biết

Vậy kế toán cần lưu ý những gì đối với hóa đơn đầu vào? Hóa đơn đầu phải tuân thủ đúng quy định pháp luật thì mới được tính vào chi phí của doanh nghiệp và khấu trừ thuế. Một số điểm cần lưu ý là:

Thời điểm thanh toán hóa đơn

Khi kê khai hóa đơn mà người mua chưa trả hết tiền và chưa hết thời hạn thanh toán thì doanh nghiệp vẫn kê khai thuế như bình thường. Nếu đã hết thời hạn thanh toán và phải quyết toán, thì khoản này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào

Hiện tại, luật chưa giới hạn về thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào GTGT, nhưng doanh nghiệp phải thực hiện trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế. Quy định này áp dụng với cả các hóa đơn mà doanh nghiệp nộp thuế bỏ sót.

Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên

Hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên phải được thực hiện dưới hình thức chuyển khoản, kể cả tiền cọc thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Các hóa đơn từ 20 triệu trở lên khi thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty, chuyển sang tài khoản của nhà cung cấp, nếu không sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

Với hóa đơn từ 20 triệu đồng và mua cùng ngày, kế toán cần rà soát kỹ các hóa đơn, tránh tổng tiền mua hàng từ 20 triệu trở lên với các hóa đơn nhỏ dưới 20 triệu để không bị loại thuế giá trị gia tăng.

hoa-don-dau-vao-va-dau-ra-hop-le
Hóa đơn đầu vào và đầu ra hợp lệ giúp doanh nghiệp khấu trừ thuế GTGT

Các trường hợp khác

  • Hóa đơn mua vào tài sản cố định: Nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống, giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định đó để phục vụ cho các mục đích vận tải thì được khấu trừ.
  • Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước, hạch toán vào năm kế tiếp: Đối với các hóa đơn đầu vào đã kê khai, nhưng chưa đưa vào hạch toán của năm mà chuyển sang kỳ kế toán của năm kế tiếp thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.
  • Hóa đơn đầu vào đối với dự án: Trường hợp dự án đang triển khai thì bị hủy bỏ vào thời điểm quyết toán, phần thuế GTGT trên các hóa đơn không được khấu trừ. Để tránh bị truy thu, doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí đó sang những dự án khác.
  • Bán hàng không có hóa đơn đầu vào: Về nguyên tắc, bán hàng không có hóa đơn đầu vào là sai quy định. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có nhiều cách “chữa”, ví dụ như là xử lý theo hướng hàng đi vay mượn và trả lại khi có hàng.

>> Tìm hiểu thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Quy định về hóa đơn bán hàng mới nhất

Quản lý hóa đơn đầu vào như thế nào hiệu quả?

Sau khi hiểu rõ hóa đơn đầu vào là gì, có thể thấy đây là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp quản lý thu chi và kê khai thuế. Việc quản lý hóa đơn đầu vào và lưu trữ đúng cách sẽ là yếu tố quan trọng giúp chủ doanh nghiệp tối ưu hoạt động kiểm kê hàng hóa, đảm bảo hạch toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh:

  • Quản lý hóa đơn đầu vào bằng Excel: Excel là một công cụ rất phổ biến trong hoạt động kế toán. Nhiều doanh nghiệp nhận hóa đơn đầu vào thông qua Email, nhập liệu lên bảng tính Excel, sau đó kiểm tra và đối chiếu.
  • Quản lý hóa đơn đầu vào giấy: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đi kèm rủi ro mất dữ liệu, nên nhiều kế toán viên đã in thêm hóa đơn và kẹp cùng hợp đồng mua bán. Điều này nhằm giảm thiểu rủi ro mất hóa đơn, do được lưu trữ ở hai nguồn khác nhau.
  • Sử dụng phần mềm của một bên thứ ba: Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào quản lý tài chính, quản lý hóa đơn, chứng từ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào sẽ nhận Email hóa đơn điện tử, đồng thời kiểm tra và báo lỗi. Các thông tin trên hóa đơn sẽ được tổng hợp và lên báo cáo trên phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào vào cuối kỳ.
excel-duoc-su-dung-pho-bien-tai-cac-doanh-nghiep
Excel được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp

Trên đây, bePOS đã giúp bạn trả lời câu hỏi hóa đơn đầu vào là gì, gồm những nội dung nào và các quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra liên quan. Doanh nghiệp cần hết sức chú ý để đảm bảo hóa đơn đầu vào hợp lệ, giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra và nâng cao doanh thu.  

FAQ

Hộ kinh doanh cá thể có cần hóa đơn đầu vào không?

Hộ kinh doanh cá thể không có quy định bắt buộc phải kê khai hóa đơn đầu vào. Hiện nay, một số hộ kinh doanh nhỏ lẻ không sử dụng hóa đơn đầu vào để hạch toán. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, tùy vào từng trường hợp mua bán hàng hóa, dịch vụ mà hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể vẫn rất cần thiết để giải trình với cơ quan thuế.

Quy định về những mặt hàng không cần hóa đơn đầu vào như thế nào?

Những mặt hàng không cần hóa đơn đầu vào nhưng doanh nghiệp vẫn được xuất bán bao gồm: 

  • Hàng nông thủy hải sản do người bán tự đánh bắt và kinh doanh.
  • Hàng thủ công từ nguyên liệu nông nghiệp như đay, tre, cói, nứa, lá, vỏ dừa,..  của người sản xuất thủ công không thực hiện kinh doanh nhưng trực tiếp bán ra. 
  • Hàng là đất cát, sỏi, đá mà hộ kinh doanh cá thể tự khai thác và bán.
  • Hàng là phế liệu của những người thu nhặt phế liệu.
  • Hàng là đồ dùng cá nhân, hộ gia đình không trực tiếp bán ra.
  • Hàng hóa của hộ kinh doanh cá thể không thuộc các trường hợp trên và hộ kinh doanh đó có mức doanh thu chịu thuế không vượt ngưỡng 100 triệu đồng/năm.