Đối với các doanh nghiệp, vấn đề quản lý nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó bởi để khai thác tốt tiềm lực của nhân viên, quản lý hiệu quả cần rất nhiều yếu tố và các công cụ hỗ trợ. Trong đó phần mềm quản lý HRM là một trong những công cụ được sử dụng ngày càng phổ biến, được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao với các chức năng phù hợp để quản lý nguồn nhân lực. Vậy phần mềm HRM là gì? Vai trò của HRM trong quản lý ra sao? bePOS sẽ giải đáp cho bạn trong bài viết dưới đây.
Những điều cần biết về phần mềm HRM
Phần mềm HRM trong doanh nghiệp là gì?
HRM là từ viết tắt của Human Resource Management (Quản trị nhân lực). Và quản trị nhân lực bao gồm những công việc như: tuyển dụng nhân dựng, đào tạo nhân sự, đánh giá nhân sự, thúc đẩy tiến độ làm việc của nhân viên. Quản trị nhân lực được coi là khâu có vị trí trung tâm trong việc phát triển doanh nghiệp. Vì vậy dưới sự phát triển của công nghệ và nhu cầu con người, phần mềm HRM ra đời, trở thành công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý nguồn nhân lực hiệu quả.
Vai trò của HRM trong quản lý nguồn nhân lực
Ngày nay, với sự cạnh tranh gay gắt, trình độ lao động của con người ngày càng cao nên vai trò của quản lý nguồn nhân lực ngày càng trở nên quan trọng. Yếu tố con người là yếu tố then chốt, phát triển yếu tố con người (tức là nhân lực) thì mới có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh. Nhưng đây cũng là thách thức cho các nhà quản lý khi phải tạo điều kiện cho đội ngũ nhân viên có thêm kinh nghiệm, phát triển và cống hiến.
Chức năng cơ bản của phần mềm HRM
Để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp, phần mềm HRM cần phải có những chức năng cơ bản sau:
Quản lý thông tin nhân sự chi tiết
Các thông tin của nhân viên như: họ và tên, giới tính, địa chỉ, trình độ học vấn, các giấy tờ như: CCCD, BHXH, loại hình hợp đồng (hợp đồng chính thức, hợp đồng theo kỳ hạn,…) phải được phần mềm HRM cập nhật đầy đủ, chi tiết, thuận tiên cho quá trình tra cứu thông tin.
Tạo quy trình tuyển dụng tiện dụng, thông minh
Trên một phần mềm HRM duy nhất có thể thực hiện các chức năng: lập kế hoạch tuyển dụng, thiết lập quy trình trong tuyển dụng, yêu cầu tuyển dụng, báo cáo tuyển dụng, giúp quản lý lập kế hoạch đào tạo nhân viên,…
Hỗ trợ quản lý xếp loại, đánh giá nhân viên
Phần mềm HRM có chức năng hỗ trợ quản lý đưa ra KPI. Quản lý sẽ dựa vào đó để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá các tiêu chí, đưa ra quyết định khen thưởng cũng như những điều chỉnh kịp thời.
Chấm công & quản lý BHXH
Phần mềm HRM cho phép các doanh nghiệp: chấm công số ngày đi làm, theo giờ, chấm công tăng ca, đăng ký lịch làm, nghỉ những trường hợp cần thiết,…Ngoài ra phần mềm sẽ tự tính lương theo chế độ công ty, chế độ xã hội, bảo hiểm, các loại thuế và trích xuất thông tin ra Excel.
Quản lý có thể theo dõi thông tin BHXH, BHYT, các chế độ phụ cấp, chế độ tăng lương,…của nhân viên trên HRM.
Báo cáo & theo dõi tình hình nhân viên
Phần mềm HRM sẽ báo cáo tình hình nhân sự cho quản lý theo tháng, báo cáo sinh nhật, báo cáo quyết định khen thưởng, kỷ luật nhân viên, báo cáo điều chuyển bộ phận, báo cáo tăng – giảm số lượng nhân sự, báo cáo hợp đồng… giúp quản lý có cái nhìn bao quát hơn về trạng thái hoạt động của nhân viên.
Lý do các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm HRM
Ngoài những chức năng tuyệt vời của HRM mà bePOS đã đề cập ở trên thì các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm HRM càng sớm càng tốt vì những lý do sau đây:
Giúp đơn giản hóa quy trình trong tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng kiểu truyền thống sẽ khiến cho quản lý khó nắm bắt được thông tin hơn, dễ bỏ sót ứng viên, tốn nhiều thời gian, chi phí. Phần mềm HRM sẽ tự động hóa quy trình tuyển dụng, toàn bộ thông tin người ứng tuyển sẽ được cập nhật trên một nền tảng, tạo sự liên kết và thống nhất và làm tối giản rất nhiều chi phí.
Bảo mật cao, giảm thiểu sai sót
HRM là phần mềm có khả năng lưu trữ thông tin nhân sự, các loại hợp đồng tập trung trên một nền tảng trực tuyến. Việc này có lợi cho các nhà quản lý, giúp họ nắm bắt nhanh hơn tình hình tổng quát của doanh nghiệp, tìm kiếm thông tin nhanh chóng khi cần thiết. Bên cạnh đó những thông tin này sẽ được bảo mật tuyệt đối, khó bị rò rỉ ra bên ngoài.
Đưa ra quyết định đúng về nhân sự
Hệ thống HRM sẽ cập nhật dữ liệu xuyên suốt tất cả các phòng ban, truy xuất dữ liệu dễ dàng,…giúp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn về việc khen thưởng, kỷ luật nhân viên: Bộ phận nào đem lại doanh thu cao nhất, nhân viên nào làm việc tốt nhất, có nhiều cống hiến nhất,…
Tối ưu năng suất làm việc
Các thao tác thủ công, truyền thống cũng như quy trình tuyển dụng đòi hỏi mất nhiều thời gian nhân sự. Điều này sẽ làm giảm hiệu suất công việc. Phần mềm HRM sẽ cải thiện chất lượng nhân sự cho doanh nghiệp nhờ đồng nhất bộ máy quản lý, tăng năng suất làm việc lên nhiều lần so phương phương pháp làm việc thủ công.
Yếu tố để chọn ra phần mềm quản lý HRM tốt nhất
- Dễ sử dụng, trực quan: Phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá tốt đến mấy nhưng các thao tác phức tạp, khó sử dụng, thiếu trực quan sẽ gây bất lợi cho người sử dụng. Không phải nhân sự nào cũng có thể sử dụng công nghệ, phần mềm thành thạo ngay lập tức. Một phần mềm quản lý quá phức tạp sẽ làm mất thời gian, tiền bạc vào đào tạo mà chưa biết được nó thực sự có phù hợp, hiệu quả với doanh nghiệp hay không.
- Khả năng tích hợp nhiều tiện ích: Trong trường hợp bạn muốn đồng bộ dữ liệu phần mềm quản lý với công cụ khác thì hãy lựa chọn phần mềm có chế độ linh hoạt, có thể liên kết được với các ứng dụng khác.
- Tùy chỉnh linh hoạt: có thể linh hoạt tùy chỉnh những thông tin, các mô hình mà doanh nghiệp mong muốn.
- Có chi phí sử dụng hợp lý và chế độ chăm sóc khách hàng tốt: Bên cạnh những yếu tố trên thì doanh nghiệp cần thông minh trong việc chọn ra phần mềm HRM có chi phí phù hợp kèm dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả.
TOP 6 phần mềm HRM hiệu quả nhất hiện nay
Phần mềm HRM – Mona Media
Đây là phần mềm HRM được sử dụng ở nhiều công ty hiện nay nhờ khả năng ứng dụng cao, phù hợp với quy mô hoạt động từ nhỏ đến lớn. Ngoài ra Mona Media có thể tương thích với nhiều thiết bị, giao diện đẹp mắt.
Phần mềm quản lý nhân sự SV. HRIS
Phần mềm được cung cấp bởi Công ty TNHH Tin học Công nghệ Sao Việt, có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự và nhiều tính năng liên quan khác: quản lý chi phí, xuất báo cáo thường xuyên theo kỳ…
Phần mềm HR – MANAGER
Phần mềm quản lý nhân sự HR – MANAGER được sản xuất bởi Công ty TNHH Hoàng Hà, có nhiều tính năng nổi bật như: xây dựng hệ thống quản lý, phân loại hồ sơ nhân sự, cập nhật chi tiết thông tin phòng ban, chức vụ khác nhau…
Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM
Cái tên đã nói lên đặc điểm của phần mềm này. Phần mềm đáp ứng tốt các yêu cầu thực tế của người sử dụng. Có chức năng quản lý BHXH, thuế thu nhập cá nhân, báo cáo thống kê nhanh,… giúp các doanh nghiệp đạt kết quả tốt trong cơ chế quản lý.
Phần mềm iHCM
Đây là một trong những phần mềm đi đầu trong xu hướng hiện đại, mang nhiều hiệu quả cao cho các doanh nghiệp sử dụng, đảm bảo giúp cho các doanh nghiệp thống nhất được kế hoạch, mục tiêu phát triển, đưa ra phương án xử lý nhanh chóng.
Phần mềm FAST HRM online
Phần mềm FAST HRM online được sử dụng với các chức năng quản lý nhân sự online, tiện lợi cho quản lý, có hệ thống báo cáo đa dạng, khả năng tối ưu chức năng, hỗ trợ xuất file Excel,…nên phần mềm đang ngày càng được ưa chuộng và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Tổng kết
Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, vai trò của phần mềm HRM rất quan trọng do ứng dụng công nghệ vào quản lý giờ là xu thế tất yếu. Hi vọng những thông tin mà bePOS đề cập phía trên sẽ giúp cho các doanh nghiệp lựa chọn ra phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất!
FAQ
Phần mềm HRM thực sự có thể cải thiện sự hài lòng của nhân viên hay không?
Phần mềm HRM có thể thay quản lý nhân sự giải đáp các thông tin về các điều khoản hợp đồng, tiền lương và chế độ đãi ngộ. Nhờ chức năng số hóa toàn bộ dữ liệu nên app HRM cho phép nhân viên chủ động theo dõi thông tin cá nhân thông qua tài khoản riêng, đảm bảo tính bảo mật. Vậy nên sẽ hạn chế được các trường hợp nghi ngờ về tính công bằng,….giải quyết được khúc mắc, tạo được sự hài lòng về doanh nghiệp mà nhân viên đó đang làm việc, từ đó sẽ nâng cao hiệu suất hơn.
Follow bePOS:
