IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng — FIFO, Kiểm Kê & Kiểm Soát Chất Lượng HTK

Tháng 3 03, 2026

bePOS

IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng — FIFO, Kiểm Kê & Kiểm Soát Chất Lượng HTK

Anh Bảo — Chef trưởng chuỗi 8 nhà hàng Nhật — kể lại sự cố “đau ví”: “Phát hiện 15kg cá hồi nhập khẩu (trị giá 6 triệu) bị hỏng trong kho lạnh vì nhân viên nhập hàng mới chồng lên hàng cũ. Hàng cũ nằm dưới đáy 5 ngày, không ai dùng. FIFO ở đâu?”

FIFO (First In, First Out — Nhập trước, Xuất trước) là nguyên tắc quản lý kho quan trọng nhất trong F&B. Nhưng FIFO chỉ là một phần — kiểm soát hàng tồn kho (HTK) cần cả kiểm kê, kiểm tra chất lượng, và truy vết nguồn gốc.

Bài viết này hướng dẫn hệ thống IC hàng tồn kho toàn diện cho nhà hàng — từ FIFO, labeling (nhãn dán), đến kiểm kê và xử lý hàng hết hạn.

FIFO — Nguyên Tắc Vàng Quản Lý Kho F&B

FIFO Là Gì?

FIFO = First In, First Out — hàng nhập trước phải xuất dùng trước.


Ví dụ:
Ngày 1: Nhập 10kg thịt bò (lô A) → đặt phía SAU
Ngày 3: Nhập 10kg thịt bò (lô B) → đặt phía SAU lô A
→ Khi bếp lấy hàng: lấy lô A TRƯỚC (phía trước kệ)

Tại Sao FIFO Quan Trọng?

Không có FIFO Có FIFO Hàng cũ nằm dưới đáy, hết hạn Hàng cũ luôn được dùng trước Thất thoát 5-10% giá trị kho Thất thoát <2% Vi phạm VSATTP Tuân thủ pháp luật Chất lượng món ăn không đều Nguyên liệu luôn tươi

FIFO vs FEFO

FIFO FEFO Viết tắt First In, First Out First Expired, First Out Tiêu chí Ngày nhập Ngày hết hạn Áp dụng Hầu hết mặt hàng Sản phẩm có HSD khác nhau Ví dụ Rau, thịt tươi (HSD gần bằng nhau) Sữa, nước ngọt (HSD đa dạng)

💡 Thực tế: Hầu hết nhà hàng nên áp dụng kết hợp FIFO + FEFO: FIFO cho nguyên liệu tươi, FEFO cho sản phẩm đóng gói.

Hệ Thống Labeling (Nhãn Dán) — Điều Kiện Tiên Quyết FIFO

Nhãn Dán Chuẩn Cho Mỗi Container

Mỗi hộp/container trong kho PHẢI có nhãn ghi:

Thông tin Ví dụ Tên sản phẩm Thịt bò Úc Ngày nhập kho 05/03/2026 Ngày hết hạn (Use By) 08/03/2026 Người nhận hàng NV Minh Số lượng ban đầu 10 kg

Color-Coding System (Hệ Thống Mã Màu)

Nhiều chuỗi lớn dùng nhãn dán màu theo ngày trong tuần:

Thứ Màu Ý nghĩa Thứ 2 🔵 Xanh dương Nhập thứ 2 Thứ 3 🟢 Xanh lá Nhập thứ 3 Thứ 4 🟡 Vàng Nhập thứ 4 Thứ 5 🔴 Đỏ Nhập thứ 5 Thứ 6 ⚪ Trắng Nhập thứ 6 Thứ 7 🟠 Cam Nhập thứ 7 CN 🟤 Nâu Nhập CN

→ Nhìn vào kho: nếu thấy nhãn xanh dương (thứ 2) mà hôm nay thứ 6 → hàng đã 4 ngày, cần ưu tiên dùng hoặc kiểm tra.

Checklist Kiểm Soát Hàng Tồn Kho — 25 Tiêu Chí

Nhóm 1: Nhận Hàng (7 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 1 Kiểm tra số lượng vs đơn hàng Đếm trước mặt NCC 2 Kiểm tra chất lượng (nhìn, ngửi, sờ) Thịt không mùi lạ, rau tươi 3 Kiểm tra nhiệt độ (thực phẩm lạnh ≤5°C) Dùng thermometer 4 Kiểm tra hạn sử dụng Không nhận hàng HSD <3 ngày 5 Kiểm tra bao bì nguyên vẹn Không rách, không ướt 6 Ghi nhận hóa đơn + ký nhận Lưu hóa đơn NCC 7 Dán nhãn FIFO ngay khi nhận Trước khi đưa vào kho

Nhóm 2: Lưu Trữ (8 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 8 Kho lạnh: nhiệt độ 0-5°C Log nhiệt độ 2 lần/ngày 9 Kho đông: nhiệt độ -18°C trở xuống Log nhiệt độ 2 lần/ngày 10 Kho khô: khô ráo, thoáng, không côn trùng Kiểm tra hàng tuần 11 FIFO: hàng cũ phía trước, mới phía sau Kiểm tra mỗi ca 12 Thực phẩm sống ≠ chín (tách riêng) Kệ riêng, không chồng 13 Hàng không đặt trực tiếp trên sàn Kệ ≥15cm khỏi sàn 14 Container có nắp đậy kín Tránh nhiễm khuẩn chéo 15 Nhãn dán đầy đủ trên mỗi container Tên, ngày, HSD

Nhóm 3: Xuất Kho & Sử Dụng (5 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 16 Lấy hàng FIFO (cũ trước, mới sau) NV bếp tuân thủ 17 Ghi nhận xuất kho trên hệ thống POS hoặc sổ xuất 18 Rã đông đúng quy trình Trong kho lạnh, không ở nhiệt độ phòng 19 Hàng đã rã đông: dùng trong 24h Không đông lại 20 Hàng thừa cuối ca: xử lý đúng Bảo quản hoặc bỏ

Nhóm 4: Kiểm Kê & Đối Soát (5 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 21 Kiểm kê tuần: A-items (20-30 mặt hàng) Mỗi thứ 2 hoặc CN 22 Kiểm kê quý: TOÀN BỘ mặt hàng Cuối quý, 3 bên ký 23 Chênh lệch ≤2%: chấp nhận >5%: điều tra 24 Hàng hết hạn: ghi nhận + tiêu hủy Có biên bản 25 Báo cáo tồn kho hàng tuần cho kế toán Excel hoặc app

Xử Lý Hàng Hết Hạn — Quy Trình Chuẩn

Bước Hành động Người thực hiện 1 Phát hiện hàng HSD ≤1 ngày NV kho/bếp 2 Tách riêng khỏi kệ, dán nhãn “HOLD” NV kho 3 Báo Store Manager NV kho 4 Quyết định: dùng ngay, giảm giá, hoặc tiêu hủy SM 5 Nếu tiêu hủy: ghi biên bản, chụp ảnh SM + 1 NV chứng kiến 6 Cập nhật hệ thống tồn kho SM/Kế toán