IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng — FIFO, Kiểm Kê & Kiểm Soát Chất Lượng HTK

Anh Bảo — Chef trưởng chuỗi 8 nhà hàng Nhật — kể lại sự cố “đau ví”: “Phát hiện 15kg cá hồi nhập khẩu (trị giá 6 triệu) bị hỏng trong kho lạnh vì nhân viên nhập hàng mới chồng lên hàng cũ. Hàng cũ nằm dưới đáy 5 ngày, không ai dùng. FIFO ở đâu?”

FIFO (First In, First Out — Nhập trước, Xuất trước) là nguyên tắc quản lý kho quan trọng nhất trong F&B. Nhưng FIFO chỉ là một phần — kiểm soát hàng tồn kho (HTK) cần cả kiểm kê, kiểm tra chất lượng, và truy vết nguồn gốc.

Bài viết này hướng dẫn hệ thống IC hàng tồn kho toàn diện cho nhà hàng — từ FIFO, labeling (nhãn dán), đến kiểm kê và xử lý hàng hết hạn.

---

FIFO — Nguyên Tắc Vàng Quản Lý Kho F&B

FIFO Là Gì?

FIFO = First In, First Out — hàng nhập trước phải xuất dùng trước.

Ví dụ:

Ngày 1: Nhập 10kg thịt bò (lô A) → đặt phía SAU

Ngày 3: Nhập 10kg thịt bò (lô B) → đặt phía SAU lô A

→ Khi bếp lấy hàng: lấy lô A TRƯỚC (phía trước kệ)

Tại Sao FIFO Quan Trọng?

Không có FIFO Có FIFO Hàng cũ nằm dưới đáy, hết hạn Hàng cũ luôn được dùng trước Thất thoát 5-10% giá trị kho Thất thoát <2% Vi phạm VSATTP Tuân thủ pháp luật Chất lượng món ăn không đều Nguyên liệu luôn tươi

FIFO vs FEFO

FIFO FEFO Viết tắt First In, First Out First Expired, First Out Tiêu chí Ngày nhập Ngày hết hạn Áp dụng Hầu hết mặt hàng Sản phẩm có HSD khác nhau Ví dụ Rau, thịt tươi (HSD gần bằng nhau) Sữa, nước ngọt (HSD đa dạng)

💡 Thực tế: Hầu hết nhà hàng nên áp dụng kết hợp FIFO + FEFO: FIFO cho nguyên liệu tươi, FEFO cho sản phẩm đóng gói.

---

Hệ Thống Labeling (Nhãn Dán) — Điều Kiện Tiên Quyết FIFO

Nhãn Dán Chuẩn Cho Mỗi Container

Mỗi hộp/container trong kho PHẢI có nhãn ghi:

Thông tin Ví dụ Tên sản phẩm Thịt bò Úc Ngày nhập kho 05/03/2026 Ngày hết hạn (Use By) 08/03/2026 Người nhận hàng NV Minh Số lượng ban đầu 10 kg

Color-Coding System (Hệ Thống Mã Màu)

Nhiều chuỗi lớn dùng nhãn dán màu theo ngày trong tuần:

Thứ Màu Ý nghĩa Thứ 2 🔵 Xanh dương Nhập thứ 2 Thứ 3 🟢 Xanh lá Nhập thứ 3 Thứ 4 🟡 Vàng Nhập thứ 4 Thứ 5 🔴 Đỏ Nhập thứ 5 Thứ 6 ⚪ Trắng Nhập thứ 6 Thứ 7 🟠 Cam Nhập thứ 7 CN 🟤 Nâu Nhập CN

→ Nhìn vào kho: nếu thấy nhãn xanh dương (thứ 2) mà hôm nay thứ 6 → hàng đã 4 ngày, cần ưu tiên dùng hoặc kiểm tra.

---

Checklist Kiểm Soát Hàng Tồn Kho — 25 Tiêu Chí

Nhóm 1: Nhận Hàng (7 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 1 Kiểm tra số lượng vs đơn hàng Đếm trước mặt NCC 2 Kiểm tra chất lượng (nhìn, ngửi, sờ) Thịt không mùi lạ, rau tươi 3 Kiểm tra nhiệt độ (thực phẩm lạnh ≤5°C) Dùng thermometer 4 Kiểm tra hạn sử dụng Không nhận hàng HSD <3 ngày 5 Kiểm tra bao bì nguyên vẹn Không rách, không ướt 6 Ghi nhận hóa đơn + ký nhận Lưu hóa đơn NCC 7 Dán nhãn FIFO ngay khi nhận Trước khi đưa vào kho

Nhóm 2: Lưu Trữ (8 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 8 Kho lạnh: nhiệt độ 0-5°C Log nhiệt độ 2 lần/ngày 9 Kho đông: nhiệt độ -18°C trở xuống Log nhiệt độ 2 lần/ngày 10 Kho khô: khô ráo, thoáng, không côn trùng Kiểm tra hàng tuần 11 FIFO: hàng cũ phía trước, mới phía sau Kiểm tra mỗi ca 12 Thực phẩm sống ≠ chín (tách riêng) Kệ riêng, không chồng 13 Hàng không đặt trực tiếp trên sàn Kệ ≥15cm khỏi sàn 14 Container có nắp đậy kín Tránh nhiễm khuẩn chéo 15 Nhãn dán đầy đủ trên mỗi container Tên, ngày, HSD

Nhóm 3: Xuất Kho & Sử Dụng (5 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 16 Lấy hàng FIFO (cũ trước, mới sau) NV bếp tuân thủ 17 Ghi nhận xuất kho trên hệ thống POS hoặc sổ xuất 18 Rã đông đúng quy trình Trong kho lạnh, không ở nhiệt độ phòng 19 Hàng đã rã đông: dùng trong 24h Không đông lại 20 Hàng thừa cuối ca: xử lý đúng Bảo quản hoặc bỏ

Nhóm 4: Kiểm Kê & Đối Soát (5 tiêu chí)

# Tiêu chí Chi tiết 21 Kiểm kê tuần: A-items (20-30 mặt hàng) Mỗi thứ 2 hoặc CN 22 Kiểm kê quý: TOÀN BỘ mặt hàng Cuối quý, 3 bên ký 23 Chênh lệch ≤2%: chấp nhận >5%: điều tra 24 Hàng hết hạn: ghi nhận + tiêu hủy Có biên bản 25 Báo cáo tồn kho hàng tuần cho kế toán Excel hoặc app

---

Xử Lý Hàng Hết Hạn — Quy Trình Chuẩn

Bước Hành động Người thực hiện 1 Phát hiện hàng HSD ≤1 ngày NV kho/bếp 2 Tách riêng khỏi kệ, dán nhãn “HOLD” NV kho 3 Báo Store Manager NV kho 4 Quyết định: dùng ngay, giảm giá, hoặc tiêu hủy SM 5 Nếu tiêu hủy: ghi biên bản, chụp ảnh SM + 1 NV chứng kiến 6 Cập nhật hệ thống tồn kho SM/Kế toán

⚠️ TUYỆT ĐỐI KHÔNG: Bán sản phẩm hết hạn → vi phạm pháp luật + ngộ độc → mất license.

---

Số Hóa IC Hàng Tồn Kho Với beChecklist

beChecklist giúp quản lý hàng tồn kho:

✅ Checklist nhận hàng — Kiểm tra 7 tiêu chí khi NCC giao

✅ Temperature log — Ghi nhiệt độ kho 2 lần/ngày trên app

✅ FIFO reminder — Cảnh báo hàng sắp hết hạn

✅ Kiểm kê tuần/quý — Template đếm hàng trên tablet

✅ Expiry alerts — Tự động cảnh báo HSD ≤3 ngày

---

❓ Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng là gì?

IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng là công cụ/phương pháp quản lý chuẩn trong ngành F&B, giúp chuỗi nhà hàng kiểm soát chất lượng, tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đây là phần quan trọng trong hệ thống quản lý chuyên nghiệp.

Tại sao chuỗi nhà hàng cần IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng?

Chuỗi nhà hàng cần IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng để đảm bảo đồng nhất chất lượng giữa các chi nhánh, phát hiện sớm vấn đề, giảm thất thoát, và cải thiện liên tục dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính.

Làm sao để số hóa IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng?

Bạn có thể số hóa IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng bằng beChecklist — ứng dụng quản lý checklist cho chuỗi F&B. beChecklist cho phép tạo template, chấm điểm trên app, tự động tổng hợp báo cáo, và so sánh giữa các chi nhánh trong thời gian thực.

IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng nên thực hiện bao lâu một lần?

Tùy loại hình: checklist hàng ngày cho opening/closing, hàng tuần cho inventory/KPI, hàng tháng cho QA audit, hàng quý cho IC kiểm kê. Quan trọng là phải thực hiện đều đặn và theo dõi trend.

Có mẫu IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng miễn phí không?

Có! bePOS cung cấp mẫu IC Hàng Tồn Kho Nhà Hàng miễn phí tại bepos.io/blogs. Bạn có thể tải về dùng ngay hoặc đăng ký beChecklist để dùng bản số hóa với auto-scoring, photo evidence và multi-store comparison.

---

👉 Dùng thử beChecklist miễn phí: beChecklist

📞 Hotline tư vấn: 0786 695 618

📅 Đặt lịch demo 1-1: Đăng ký tại đây

🔗 Đọc thêm:

IC Checklist Chuỗi F&B

IC Kiểm Kê Quý — Biên Bản & Quy Trình

Quản Lý Hạn Sử Dụng — FIFO, FEFO

Chống Thất Thoát Nguyên Vật Liệu

---