IC Kiểm Kê Quý — Mẫu Biên Bản & Quy Trình Đối Soát Chuẩn Chuỗi F&B

Tháng 3 03, 2026

bePOS

IC Kiểm Kê Quý — Mẫu Biên Bản & Quy Trình Đối Soát Chuẩn Chuỗi F&B

Chị Nga — Kế toán trưởng chuỗi 10 nhà hàng BBQ — phát hiện vấn đề nghiêm trọng khi đối soát quý 3: “Tổng giá trị chênh lệch hàng tồn kho toàn chuỗi: 180 triệu đồng. Nhưng khi hỏi 10 Store Manager ‘tiền đi đâu?’, không ai trả lời được vì biên bản kiểm kê mỗi chi nhánh ghi một kiểu, có nơi còn không kiểm kê.”

Kiểm kê quý (Quarterly Inventory Count) là quy trình IC (Internal Control — kiểm soát nội bộ) quan trọng nhất để phát hiện thất thoát, hao hụt, và gian lận trong chuỗi F&B. Nhưng nếu không có quy trình chuẩn, kiểm kê chỉ là “đếm cho có”.

Bài viết này cung cấp mẫu biên bản kiểm kê quý chuẩn và quy trình đối soát 8 bước để phát hiện chênh lệch, truy vết nguyên nhân, và ngăn ngừa thất thoát.

Tại Sao Kiểm Kê Quý Quan Trọng?

3 Mục Đích Của Kiểm Kê Quý

Mục đích Giải thích Ví dụ Phát hiện chênh lệch Hàng thực tế vs hàng hệ thống Kho ghi 50kg thịt bò, đếm thực tế 43kg Xác định giá vốn thực Tính COGS (giá vốn hàng bán) chính xác Ảnh hưởng P&L toàn chuỗi Phòng chống gian lận Phát hiện hao hụt bất thường NV mang hàng ra ngoài

💡 Benchmark: Tỷ lệ hao hụt chấp nhận được trong F&B là 2-3% giá vốn. Nếu cao hơn 5% → có vấn đề hệ thống hoặc gian lận.

Kiểm Kê Quý vs Kiểm Kê Tuần

Tiêu chí Kiểm kê tuần Kiểm kê quý Phạm vi 20-30 mặt hàng chính (A-items) TOÀN BỘ mặt hàng Thời gian 30-60 phút 4-8 giờ (tùy quy mô) Người thực hiện Store Manager + 1 NV SM + Kế toán + Đại diện vùng Mục đích Kiểm soát hàng tuần, đặt hàng Đối soát tổng, báo cáo tài chính Biên bản Log đơn giản Biên bản có ký xác nhận 3 bên

Quy Trình Kiểm Kê Quý — 8 Bước Chuẩn

Bước 1: Lên Lịch & Thông Báo (T-7 ngày)

Chọn ngày kiểm kê: cuối quý (ngày 28-30 tháng 3, 6, 9, 12)

Thời gian: sau giờ đóng cửa hoặc trước giờ mở cửa sáng

Thông báo cho: SM, chef, kế toán, area manager

Bước 2: Freeze Hàng Hóa (T-1 ngày)

Không nhập hàng trong ngày kiểm kê

Không xuất kho ngoài quy trình bán hàng bình thường

Ghi nhận hóa đơn mua cuối cùng trước kiểm kê

Bước 3: Chuẩn Bị Biên Bản

In sẵn biên bản kiểm kê với danh mục hàng hóa theo khu vực:

Kho lạnh (Cold Storage)

Kho khô (Dry Storage)

Kho bar (Bar Stock)

Kho vật tư (Supplies)

Bước 4: Đếm Thực Tế (Physical Count)

Nguyên tắc đếm:

2 người đếm: 1 đếm + 1 ghi | KHÔNG để 1 người tự đếm + tự ghi

Đếm từ trên xuống dưới, trái qua phải

Ghi rõ: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, hạn sử dụng

Sản phẩm hết hạn → ghi riêng, không tính vào tồn kho

Bước 5: Ghi Nhận Trên Biên Bản

STT Mặt hàng ĐVT SL Hệ thống SL Thực tế Chênh lệch Giá trị Ghi chú 1 Thịt bò Úc kg 50 43 -7 -2,100K Hao hụt lớn 2 Nấm đông kg 30 31 +1 +80K Nhập chưa ghi 3 Coca-Cola thùng 20 20 0 0 Khớp … … … … … … … … Tổng -3,500K

Bước 6: Đối Soát (Reconciliation)

So sánh SL hệ thống POS vs SL thực tế đếm:

Chênh lệch ≤2%: Chấp nhận (hao hụt tự nhiên)

Chênh lệch 2-5%: Cảnh báo — tìm nguyên nhân

Chênh lệch >5%: Báo động — điều tra gian lận

Bước 7: Ký Xác Nhận 3 Bên

Biên bản kiểm kê PHẢI có chữ ký của:

Store Manager — chịu trách nhiệm chi nhánh

Kế toán — xác nhận số liệu tài chính

Đại diện vùng/Area Manager — giám sát độc lập

Bước 8: Điều Chỉnh Hệ Thống & Báo Cáo

Cập nhật số tồn kho thực tế vào hệ thống

Ghi nhận chênh lệch vào sổ kế toán

Báo cáo CEO/CFO nếu chênh lệch >5%

Mẫu Biên Bản Kiểm Kê Quý


═══════════════════════════════════════════
     BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO
               QUÝ .../2026
═══════════════════════════════════════════

Nhà hàng: ................................
Ngày kiểm kê: .../.../2026
Thời gian: ....h - ....h

Thành phần kiểm kê:
...................... (Store Manager)
...................... (Kế toán)
...................... (Giám sát vùng)

I. KHO LẠNH (Cold Storage)
[Bảng đếm]

II. KHO KHÔ (Dry Storage)
[Bảng đếm]

III. KHO BAR (Bar Stock)
[Bảng đếm]

IV. KHO VẬT TƯ (Supplies)
[Bảng đếm]

V. TỔNG HỢP CHÊNH LỆCH
Tổng giá trị chênh lệch: ............ VNĐ
Tỷ lệ hao hụt: ............ %
Nguyên nhân sơ bộ: ......................

VI. KÝ XÁC NHẬN
Store Manager Kế toán Giám sát vùng
(Ký, ghi rõ họ tên)
═══════════════════════════════════════════

5 Nguyên Nhân Chênh Lệch Phổ Biến

# Nguyên nhân Tỷ lệ Cách phát hiện 1 Nhập hàng không ghi 30% Đối soát hóa đơn NCC vs POS 2 Hao hụt tự nhiên (rã đông, bay hơi) 25% Benchmark theo ngành 3 Ghi sai đơn vị tính 20% kg vs gói, thùng vs lon 4 Nhân viên mang ra ngoài 15% Camera, kiểm kê đột xuất 5 Hàng hết hạn không xử lý 10% Kiểm tra expiry date