Sổ quỹ tiền mặt Excel được sử dụng rất thường xuyên trong hoạt động quản lý tài chính của một đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Vậy đây là loại sổ gì? Mẫu sổ quỹ tiền mặt được quy định thế nào theo luật Việt Nam? Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này. Hãy cùng theo dõi nhé!
Sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt là loại sổ có chức năng phản ánh hoạt động thu chi nguồn tiền, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của các đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp mọi quy mô. Loại sổ này thường phát sinh tại các kỳ kế toán và thường do thủ quỹ, hoặc kế toán viên tiền mặt thực hiện.
Kiểm soát tốt thu chi là một trong các nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp quan trọng. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp phải ghi chép lại những thông tin cần thiết để đối chiếu số liệu vào cuối mỗi kỳ kế toán, tránh thất thoát ngân sách. Sổ quỹ tiền mặt ra đời nhằm phục vụ mục đích này, giúp giảm bớt gánh nặng cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng.
Sổ quỹ tiền mặt giúp doanh nghiệp quản lý thu chi
Quy định về sổ quỹ tiền mặt
Về cơ bản, sổ quỹ tiền mặt phải đáp ứng một số yêu cầu như sau:
- Phải ghi chép thu chi trong sổ quỹ tiền mặt: Khi doanh nghiệp có các sự kiện kinh tế phát sinh trong kỳ, thì kế toán viên phải ghi chép lại khoản tiền đó vào sổ. Đồng thời, kế toán viên cũng có trách nhiệm xuất nhập tiền khi có yêu cầu từ cấp trên.
- Phải kiểm tra quỹ tiền còn trong két: Kế toán tiền mặt phải kiểm tra quỹ tiền mặt thực tế còn trong két và không được để tiền cá nhân vào, không được tự ý mang ra khỏi doanh nghiệp nếu không có yêu cầu từ cấp trên.
- Xử lý khi phát hiện chênh lệch: Nếu đối chiếu thực tế và sổ sách có chênh lệch, kế toán viên hoặc thủ quỹ phải kiểm tra lại phiếu thu, hóa đơn và tìm ra biện pháp xử lý nhanh chóng.
- Khóa sổ và ký vào sổ: Trước khi ra về, hoặc khi cần, kế toán viên hoặc thủ quỹ phải khóa sổ và ký vào sổ.
- Các phương pháp sử dụng khi đối chiếu: Kế toán viên và thủ quỹ có thể dùng phương pháp khác nhau. Ví dụ, kế toán viên sử dụng phương pháp dồn tích. Thủ quỹ sử dụng phương pháp kế toán tiền để ghi nhận các khoản thu chi.
Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi chép đủ trong mẫu sổ quỹ tiền mặt
>> Xem thêm: Các phương pháp phân tích tài chính doanh nghiệp chính xác
Hướng dẫn ghi sổ quỹ tiền mặt
Nếu đổi tượng mở sổ quỹ tiền mặt là thủ quỹ thì mỗi quỹ sẽ sử dụng một sổ, hoặc một số trang sổ. Nếu đối tượng mở sổ là kế toán viên, thì sổ sẽ là “Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Với mỗi định kỳ kế toán, sổ của kế toán viên và thủ quỹ sẽ được đối chiếu và ký xác nhận.
Cách ghi sổ quỹ tiền mặt cụ thể là:
- Cột A có nội dung ngày tháng năm ghi sổ.
- Cột B ghi nhận ngày tháng của phiếu thu, chi.
- Cột C và D ghi số hiệu của các loại phiếu trên, theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột E là những diễn giải ngắn gọn nội dung của sự kiện kinh tế/nghiệp vụ kinh tế trên phiếu thu liên quan.
- Cột 1 là số tiền được nhập vào quỹ tiền mặt.
- Cột 2 là số tiền đã xuất khỏi quỹ tiền mặt.
- Cột 3 là số dư tồn quỹ cuối ngày, phải đúng với số tiền mặt trong két kiểm kê được.
Thông tin phiếu thu chi được ghi nhận trong mẫu sổ quỹ tiền mặt
>> Xem thêm: Tổng hợp các mẫu quản lý thu chi bằng Excel hiệu quả
Mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất theo quy định pháp luật
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200
Cách ghi sổ quỹ tiền mặt nêu ở mục trên chính là theo quy định của Thông tư 200/2014 của Bộ Tài chính. Thông tư này áp dụng với mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế, hoặc dành cho các doanh nghiệp thuộc nhóm SMEs theo quy định của Thông tư, sao cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình.
>> Tải mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 tại đây
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200 được áp dụng rộng rãi
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133
Mẫu sổ quỹ tiền mặt quy định tại Thông tư 133 dành cho các doanh nghiệp quy mô vừa, nhỏ và siêu nhỏ thuộc mọi lĩnh vực, hoặc thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí và đã được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng. Lưu ý rằng, mẫu sổ quỹ tiền mặt này không được sử dụng cho các doanh nghiệp Nhà nước, hoặc do Nhà nước sở hữu trên 50% vốn điều lệ, các công ty về chứng khoán và hợp tác xã theo quy định.
>> Tải mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 tại đây
Nhìn chung, mẫu sổ quỹ tiền mặt này không có quá nhiều khác biệt so với mẫu quy định tại Thông tư 200. Cụ thể như sau:
- Cột A ghi chép ngày tháng ghi sổ.
- Cột B là ngày tháng trên phiếu thu và phiếu chi.
- Cột C và cột D là số hiệu của chứng từ, cũng sắp xếp theo trình tự từ nhỏ đến lớn.
- Cột E sẽ diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
- Cột G là định kỳ kiểm tra kế toán và đối chiếu giữa sổ của kế toán và sổ của thủ quỹ.
- Cột 1 và cột 2 lần lượt ghi nhận số tiền nhập và xuất quỹ tiền mặt.
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133 không quá khác Thông tư 200
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107
Mẫu sổ quỹ tiền mặt Thông tư 107 có phần đơn giản hơn, nhờ việc hợp nhất sổ kế toán chi tiết. Tuy nhiên, các nội dung về cơ bản cũng không quá khác biệt. Cột A ghi nhận ngày tháng ghi sổ. Cột B là ngày tháng trên phiếu thu, chi. Cột C và cột D ghi nhận số hiệu trên phiếu. Cột E ghi chép chi tiết, diễn giải nội dung của phiếu thu chi, cũng như nghiệp vụ kinh tế. Các cột 1,2 và 3 là số tiền nhập quỹ, xuất quỹ và số dư tồn quỹ cuối ngày.
>> Tải mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 tại đây
Sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 107 có phần đơn giản hơn
Trên đây, bePOS đã giúp bạn tổng hợp tất cả thông tin quan trọng nhất liên quan đến mẫu sổ quỹ tiền mặt theo các Thông tư 200, 133 và 107. Sổ quỹ tiền mặt là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả nhất, từ đó tránh việc thâm hụt ngân sách và tối đa hóa doanh thu.
Bên cạnh Excel, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty công nghệ để quản lý thu chi. Nếu bạn đang tìm một sản phẩm như vậy, hãy tham khảo bePOS nhé! bePOS là phần mềm quản lý được ra mắt vào năm 2018 và đã trở thành đối tác của nhiều chuỗi nhà hàng, Spa, cửa hàng bán lẻ trên toàn thế giới.
bePOS là phần mềm giúp tiết kiệm thời gian quản lý cho doanh nghiệp
Một số tính năng chính của bePOS là quản lý thu chi chi tiết, lên báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho, phân quyền nhân sự và các tính năng khác nhằm thúc đẩy doanh thu như Marketing, chăm sóc khách hàng.
FAQ
Công cụ lập sổ quỹ tiền mặt là gì?
Sổ quỹ tiền mặt Excel được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Excel là một trong những công cụ tin học tuyệt vời giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau, như quản lý tài chính, quản lý hàng tồn kho,…
Kế toán và thủ quỹ có thể do một người thực hiện không?
Khoản 3 Điều 19 Nghị định 174/2016 quy định người đã làm thủ quỹ thì không được làm kế toán, trừ trường hợp doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên. Ngược lại, người làm kế toán thì được phép kiêm nhiệm cả những công việc khác, miễn không trái với Luật kế toán. Về việc kế toán có được làm thủ quỹ hay không thì vẫn có nhiều cách diễn giải luật khác nhau.
Follow bePOS:
