Trang chủBlogs Tài chínhCấn trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ chi tiết nhất

Cấn trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ chi tiết nhất

Cập nhật lần cuối: Tháng Chín 09, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
1244 Đã xem

Trên thực tế, cấn công nợ không phải là một khái niệm quá quen thuộc với nhiều người nhưng cũng không quá xa lạ đối với những người kinh doanh. Vậy cần trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ diễn ra như thế nào? Hãy cùng bePOS tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé! 

Cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ hay còn được gọi là Bù trừ công nợ (tiếng Anh là Clearing Debts) được hiểu là những giao dịch, hay hoạt động mua bán, cung cấp hàng hoá/dịch vụ giữa các đơn vị với nhau. Những đơn vị này sẽ vừa đóng vai trò như là người mua, vừa đóng vai trò là người bán. Trong quá trình hợp tác đó, nếu có xảy ra giao dịch thì cả hai bên phải tạo một biên bản cấn trừ công nợ.

Với một đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp sản phẩm thì họ sẽ phải có trách nhiệm cả hai bên, vừa phải thu nợ, vừa phải trả nợ. Để có thể bù trừ công nợ, nhân viên kế toán của doanh nghiệp cần: 

  • Xác định rõ các loại chứng từ công nợ của đối tượng đó.
  • Tiến hành cấn trừ giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu.
  • Cập nhật hoạt động cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.
can-tru-cong-no-la-gi
Cấn trừ công nợ là gì?

Vào mỗi tháng, các đơn vị sẽ tiến hành tạo lập biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ bao gồm: số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng, tổng số tiền có trong tháng. 

Lúc này, kế toán sẽ cần phải kiểm tra lại toàn bộ hoá đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu lại công nợ. Nếu vẫn xuất hiện sai sót giữa hai bên, kế toán cần đối chiếu lại công nợ kỹ càng một lần nữa để làm rõ nguyên nhân xem bên nào là người sai và tìm phương án giải quyết.

Cấn trừ công nợ cần những giấy tờ gì?

Để quá trình cấn trừ công nợ diễn ra nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, xuất hóa đơn cấn trừ công nợ bao gồm: 

  • Các hợp đồng, biên lai mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong hợp đồng phải ghi rõ ràng, cụ thể về hình thức thanh toán cấn trừ công nợ.
  • Các loại chứng từ/biên bản về quá trình giao hàng, xuất kho. 
  • Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
  • Các chứng từ/biên bản để đối chiếu công nợ của cả hai bên tham gia.
  • Các chứng từ/biên bản cấn trừ công nợ đã được 2 bên tham gia xác nhận rõ ràng, minh bạch.
  • Các loại chứng từ/biên lai thanh toán (như phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra số chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu số chênh lệch là 20 triệu đồng).
ho-so-giay-to-can-tru-cong-no
Hồ sơ, giấy tờ để cấn trừ công nợ là gì?

Mẫu biên bản cấn trừ công nợ

Biên bản cấn trừ công nợ là biên bản được tạo lập khi cả hai bên mua và bên bán có xảy ra các nghiệp vụ mua, bán qua lại lẫn nhau và thoả thuận đồng ý cấn trừ công nợ được sử dụng để ghi chép việc cấn trừ công nợ của doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp bảo vệ quyền cũng như nghĩa vụ của cả hai bên khi có tranh chấp, mâu thuẫn, kiện tụng xảy ra. 

Một biên bản cấn trừ công nợ cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

  • Tên biên bản: Biên bản cấn trừ công nợ
  • Đầy đủ thông tin về ngày tạo lập biên bản, chính xác từng giờ, phút, ngày… tháng… năm…
  • Đầy đủ các nội dung thông tin cá nhân của các bên liên quan như: Họ và tên, Địa chỉ, SĐT, email, Người đại diện, Nội dung của biên bản, Ghi rõ bên nào là bên vay nợ (bên A hay bên B), Tổng số tiền đã vay, Số tiền đã vay sẽ được cấn trừ công nợ bằng cách nào? Sau khi cấn trừ công nợ thì còn số nợ nào hay không?
  • Ký tên: Phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu xác nhận của 2 bên tham gia.

Mẫu biên bản cấn trừ công nợ được trình bày như sau:

mau-bien-ban-can-tru-cong-no
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ

>> Xem thêm: Tổng hợp các mẫu báo cáo doanh thu mới nhất

Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Khi bán hàng hóa

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa cho khách hàng, kế toán phải tạo một bút toán để ghi nhận doanh thu từ giao dịch này. Đồng thời, công nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp tăng lên.

Doanh nghiệp cần phải ghi nhận số doanh thu và giá vốn của hàng bán:

  • Doanh thu: Ghi nhận số doanh thu từ giao dịch này bằng cách tạo một bút toán. Đồng thời, do công nợ của khách hàng đối với doanh nghiệp tăng lên, nên cần ghi nhận tài khoản công nợ của khách hàng:

Nợ TK 131 (chi tiết)

    Có TK 511

    Có TK 3331

  • Giá vốn: Doanh nghiệp cũng cần ghi nhận giá vốn của hàng hóa bán ra: 

Nợ TK 632: 

   Có TK 155, 156

Khi mua hàng hoá

Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ nhà cung cấp, kế toán phải tạo một bút toán để ghi nhận chi phí mua hàng hóa này. Đồng thời, công nợ đối với nhà cung cấp tăng lên. Bút toán này có thể được thực hiện như sau:

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 133

     Có TK 331

hach-toan-can-tru-cong-no
Cách hạch toán cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ

Sau khi hạch toán mua bán hàng hóa, doanh nghiệp cần thực hiện cấn trừ công nợ nếu có sự trùng khớp giữa công nợ khách hàng và công nợ nhà cung cấp:

Nợ TK 331

     Có TK 131

Xử lý phần chênh lệch

Nếu sau khi cấn trừ công nợ, còn lại phần chênh lệch, doanh nghiệp cần xử lý phần chênh lệch này. Nếu doanh nghiệp phải thanh toán cho khách hàng hoặc khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:

Ghi nhận việc thanh toán còn lại của doanh nghiệp bằng cách tạo một bút toán:

Nợ TK 331

    Có TK 111, 112

Hoặc, nếu khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp:

Nợ TK 111, 112

     Có TK 131

>> Xem thêm: Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 133, 200, 107 

Thủ tục thanh toán bù trừ công nợ

Trong trường hợp một đối tượng đóng vai trò cả là khách hàng và nhà cung cấp sản phẩm, họ có cả khoản phải thu và khoản phải trả. Để giải quyết khoản nợ phải trả này và duy trì sự cân bằng công nợ, bộ phận kế toán thường thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định loại hồ sơ nợ của đối tượng

Trước hết, kế toán xác định loại hồ sơ nợ mà đối tượng này đang có. Điều này có thể bao gồm hóa đơn mua hàng từ đối tượng khi họ là nhà cung cấp và hóa đơn bán hàng khi họ là khách hàng.

Bước 2: Quyết toán công nợ phải thu và phải trả

Kế toán thực hiện quyết toán công nợ phải thu và phải trả của đối tượng này. Điều này bao gồm việc cân nhắc các khoản nợ và phải trả và đảm bảo rằng tất cả các giao dịch được ghi nhận đúng cách.

thu-tuc-can-tru-cong-no
Thủ tục cấn trừ công nợ là gì

Bước 3: Cập nhật công việc xử lý nợ vào sổ theo dõi riêng

Kế toán cập nhật sổ theo dõi riêng cho đối tượng này, bao gồm các ghi chú về các khoản nợ phải thu và phải trả, số dư hiện tại và các giao dịch liên quan.

Mỗi tháng, đơn vị phải lập sổ đối chiếu công nợ, bao gồm:

  • Số dư đầu kỳ: Số tiền nợ hoặc phải trả từ đầu kỳ.
  • Số phát sinh trong tháng: Mọi giao dịch mới trong tháng liên quan đến công nợ của đối tượng.
  • Tổng số tiền trong tháng: Tổng số tiền nợ hoặc phải trả trong tháng đó.

Kế toán cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn và chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên có công nợ cần đối chiếu. Nếu phát hiện sai sót hoặc không rõ, kế toán cần thực hiện các bước sau:

  • Xác định nguyên nhân sai sót, ví dụ như lỗi xuất phát từ bên nhà cung cấp hoặc khách hàng.
  • Trong trường hợp có lỗi, bên gây ra lỗi có trách nhiệm giải quyết.
  • Kế toán có quyền hủy biên bản đối chiếu công nợ và yêu cầu xác nhận từ bên gây ra sai sót để kiểm tra lại và làm rõ.

Việc này giúp đảm bảo rằng công nợ giữa đối tượng đóng vai trò cả là khách hàng và nhà cung cấp được quản lý và giải quyết một cách chính xác và hiệu quả.

Những quy định về cấn trừ công nợ cần biết

Quy định về thuế giá trị gia tăng

Căn cứ vào Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT như sau:

“a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán cấn trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, vay mượn hàng hoá bởi phương thức thanh toán này được quy định rõ ràng trong hợp đồng, thì phải có biên bản đối chiếu lại số liệu và sự xác nhận giữa hai bên tham gia về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa và bán ra dịch vụ, vay mượn hàng. Trường hợp cấn trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản cấn trừ công nợ của bên thứ ba làm căn cứ để khấu trừ thuế.

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được mua vào theo phương thức cấn trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba mà phương thức thanh toán này đã được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có bản hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản đã được tạo lập trước đó. Đồng thời cần có chứng từ minh chứng việc chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay đến tài khoản của bên đã đi vay đối với khoản vay bằng tiền, gồm có cả trường hợp cấn trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán dành để hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua ứng ra trước.”

thu-tuc-thue-gtgt-khi-can-tru-cong-no
Quy định về thuế GTGT khi cấn trừ công nợ là gì?

Quy định về thuế TNDN

Căn cứ vào quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN và bản Sửa đổi, bổ sung tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định như sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi tiêu thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi tiêu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi tiêu nếu có hóa đơn mua hàng hóa/dịch vụ từng lần mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Để việc thanh toán bù trừ công nợ hợp pháp và được khấu trừ thuế GTGT thì doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Hợp đồng mua bán (được quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán cấn trừ công nợ).
  • Biên bản cấn trừ công nợ phải có sự xác nhận của cả 2 bên.
  • Chứng từ thanh toán không được sử dụng tiền mặt.
quy-dinh-ve-thue-tndn-khi-can-tru-cong-no
Quy định về thuế TNDN khi cấn trừ công nợ là gì?

Một số lưu ý khi thực hiện cấn trừ công nợ

Khi thực hiện cấn trừ công nợ, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm như sau:

Lưu ý khi đối chiếu công nợ

Khi thực hiện đối chiếu công nợ, tức là so sánh và kiểm tra thông tin về các khoản nợ và phải trả giữa các bên liên quan, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét:

  • Xác định rõ các bên liên quan: Đầu tiên, hãy đảm bảo bạn biết rõ đối tượng hoặc các bên tham gia trong quá trình giao dịch. Điều này giúp tránh sai lầm khi đối chiếu công nợ với các đối tượng khác nhau.
  • Kiểm tra số liệu chính xác: Hãy đảm bảo rằng thông tin về số tiền nợ hoặc phải trả, ngày giao dịch, và các chi tiết khác đều chính xác. Sự sai sót trong các con số có thể dẫn đến sự không cân bằng trong công nợ và gây khó khăn trong quản lý tài chính.
  • Kiểm tra tài liệu hợp lệ: Xác minh rằng tất cả các tài liệu, hóa đơn, chứng từ, biên bản đối chiếu được lưu trữ và tồn tại đầy đủ. Nếu có thiếu sót hoặc thiếu tài liệu, có thể gây khó khăn trong việc xác định sự cân bằng.
  • Xử lý sự chênh lệch: Nếu bạn phát hiện sự chênh lệch trong số liệu giữa các bên, hãy thực hiện các biện pháp cần thiết để làm rõ nguyên nhân. Sự chênh lệch có thể xuất phát từ sai sót trong hóa đơn, tính toán sai, hoặc các vấn đề khác. Điều này đòi hỏi sự cẩn trọng và làm rõ trước khi thực hiện bất kỳ biện pháp nào để điều chỉnh công nợ.
luu-y-doi-chieu-cong-no
Lưu ý khi đối chiếu cấn trừ công nợ là gì?

Lưu ý khi cấn trừ công nợ

Khi cấn trừ công nợ, tức là điều chỉnh công nợ của một bên đối với công nợ của bên khác để tối ưu hóa quản lý tài chính, cần lưu ý các điểm sau:

  • Sự đồng thuận: Cấn trừ công nợ cần sự đồng thuận từ cả hai bên, tức là bên nợ và bên được nợ đều phải đồng ý với việc điều chỉnh này. Điều này có thể đòi hỏi các cuộc đàm phán và thỏa thuận về việc cấn trừ.
  • Giải quyết chênh lệch: Nếu sau khi cấn trừ công nợ vẫn còn sự chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và giải quyết. Sự chênh lệch có thể xuất phát từ sai sót hoặc mâu thuẫn trong dữ liệu hoặc giao dịch. Điều này đòi hỏi sự rõ ràng và sự đồng thuận về cách giải quyết.
  • Thực hiện đúng quy trình: Tuân theo quy trình và luật pháp liên quan khi thực hiện cấn trừ công nợ. Điều này đảm bảo rằng quá trình được thực hiện một cách hợp pháp và chính xác.
  • Ghi nhận các điều chỉnh: Khi cấn trừ công nợ, cần ghi nhận các điều chỉnh tương ứng trong sổ sách tài chính của cả hai bên để theo dõi và báo cáo đầy đủ và chính xác.
luu-y-khi-can-tru-cong-no
Một số lưu ý cần biết khi cấn trừ công nợ là gì?

Trên đây là những thông tin về cấn trừ công nợ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc liên quan như cấn trừ công nợ là gì, cách để hạch toán cấn trừ công nợ diễn ra như thế nào? Các yếu tố về cấn trừ công nợ là những yếu tố quan trọng mà chỉ khi người kinh doanh, doanh nghiệp nắm vững mới có thể kinh doanh thuận lợi và đạt được nhiều thành công. bePOS mong rằng những chia sẻ trên có thể giúp doanh nghiệp của bạn xử lý tốt hơn các vấn đề cấn trừ công nợ và quản lý tài chính. 

FAQ

Trường hợp không thể áp dụng cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ là một biện pháp giải quyết nợ rất hiệu quả, tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng có thể áp dụng được. Các trường hợp không thể áp dụng cấn trừ công nợ bao gồm:

  • Công nợ đã bị quyết định là không phải của người nợ.
  • Công nợ đã bị quyết định là không phải của người nợ trong trường hợp bị phá sản.
  • Công nợ đã được thanh toán hoặc đã được giải quyết bằng cách khác.
  • Công nợ đã quá hạn quy định thời hạn cấn trừ.
  • Nếu người nợ đã chấp nhận trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán công nợ bằng cách khác.

Những lưu ý khi đối chiếu cấn trừ công nợ là gì? 

Khi tiến hành đối chiếu công nợ cần lưu ý các điều sau:

  • Quá trình thực hiện đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ được quy định trong hợp đồng và bên còn lại chưa tiến hành thanh toán.
  • Các loại sổ sách, hoá đơn, chứng từ cần được kiểm tra và hạch toán một cách chính xác, kỹ lưỡng để giảm thiểu và hạn chế tối đa những sai sót, thất thu trong quá trình giao dịch.
  • Quy trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện trên toàn bộ số tiền có trong quá trình diễn ra hợp đồng.