Tài chính Tháng Mười Một 11, 2022

Cấn trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ chi tiết nhất

Trên thực tế, cấn công nợ không phải là một khái niệm quá quen thuộc với nhiều người nhưng cũng không quá xa lạ đối với những người kinh doanh. Vậy cần trừ công nợ là gì? Cách hạch toán cấn trừ công nợ diễn ra như thế nào? Hãy cùng bePOS tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé! 

Cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ hay còn được gọi là Bù trừ công nợ (tiếng Anh là Clearing Debts) được hiểu là những giao dịch, hay hoạt động mua bán, cung cấp hàng hoá/dịch vụ giữa các đơn vị với nhau. Những đơn vị này sẽ vừa đóng vai trò như là người mua, vừa đóng vai trò là người bán. Trong quá trình hợp tác đó, nếu có xảy ra giao dịch  thì cả hai bên phải tạo một biên bản cấn trừ công nợ.

Với một đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp sản phẩm thì họ sẽ phải có trách nhiệm cả hai bên, vừa phải thu nợ, vừa phải trả nợ. Để có thể bù trừ công nợ, nhân viên kế toán của doanh nghiệp cần: 

  • Xác định rõ các loại chứng từ công nợ của đối tượng đó.
  • Tiến hành cấn trừ giữa công nợ phải trả và công nợ phải thu.
  • Cập nhật hoạt động cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.
can-tru-cong-no-la-gi
Cấn trừ công nợ là gì?

Vào mỗi tháng, các đơn vị sẽ tiến hành tạo lập biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ sẽ bao gồm: số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng, tổng số tiền có trong tháng. 

Lúc này, kế toán sẽ cần phải kiểm tra lại toàn bộ hoá đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu lại công nợ. Nếu vẫn xuất hiện sai sót giữa hai bên, kế toán cần đối chiếu lại công nợ kỹ càng một lần nữa để làm rõ nguyên nhân xem bên nào là người sai và tìm phương án giải quyết.

Cấn trừ công nợ cần những giấy tờ gì?

Để quá trình cấn trừ công nợ diễn ra nhanh chóng, bạn nên chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết theo đúng quy định, cụ thể như sau:

  • Các hợp đồng, biên lai mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong hợp đồng phải ghi rõ ràng, cụ thể về hình thức thanh toán cấn trừ công nợ.
  • Các loại chứng từ/biên bản về quá trình giao hàng, xuất kho.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
  • Các chứng từ/biên bản để đối chiếu công nợ của cả hai bên tham gia.
  • Các chứng từ/biên bản cấn trừ công nợ đã được 2 bên tham gia xác nhận rõ ràng, minh bạch.
  • Các loại chứng từ/biên lai thanh toán (như phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra số chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu số chênh lệch là 20 triệu đồng).
cac-giay-to-can-dung-de-can-tru-cong-no
Các giấy tờ cần dùng để cấn trừ công nợ

Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Khi bán hàng hóa

Doanh nghiệp cần phải ghi nhận số doanh thu và giá vốn của hàng bán:

  • Doanh thu:

Nợ TK 131 (chi tiết)

    Có TK 511

    Có TK 3331

  • Giá vốn:

Nợ TK 632:

   Có TK 155, 156

Khi mua hàng hoá

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 133

     Có TK 331

Cấn trừ công nợ

Nợ TK 331

     Có TK 131

Xử lý phần chênh lệch

Nếu sau khi cấn trừ công nợ, doanh nghiệp còn phải thanh toán các khoản:

Nợ TK 331

    Có TK 111, 112

Nếu sau khi cấn trừ công nợ, khách hàng còn phải thanh toán cho doanh nghiệp các khoản:

Nợ TK 111, 112

     Có TK 131

>> Xem thêm: Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 133, 200, 107 

Mẫu biên bản cấn trừ công nợ

Biên bản cấn trừ công nợ là biên bản được tạo lập khi cả hai bên mua và bên bán có xảy ra các nghiệp vụ mua, bán qua lại lẫn nhau và thoả thuận đồng ý cấn trừ công nợ được sử dụng để ghi chép việc cấn trừ công nợ của doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp bảo vệ quyền cũng như nghĩa vụ của cả hai bên khi có tranh chấp, mâu thuẫn, kiện tụng xảy ra. 

Một biên bản cấn trừ công nợ cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:

  • Tên biên bản: Biên bản cấn trừ công nợ
  • Đầy đủ thông tin về ngày tạo lập biên bản, chính xác từng giờ, phút, ngày… tháng… năm…
  • Đầy đủ các nội dung thông tin cá nhân của các bên liên quan như: Họ và tên, Địa chỉ, SĐT, email, Người đại diện, Nội dung của biên bản, Ghi rõ bên nào là bên vay nợ (bên A hay bên B), Tổng số tiền đã vay, Số tiền đã vay sẽ được cấn trừ công nợ bằng cách nào? Sau khi cấn trừ công nợ thì còn số nợ nào hay không?
  • Ký tên: Phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu xác nhận của 2 bên tham gia.

Mẫu biên bản cấn trừ công nợ được trình bày như sau:

mau-bien-ban-can-tru-cong-no
Mẫu biên bản cấn trừ công nợ

>> Xem thêm: Tổng hợp các mẫu báo cáo doanh thu mới nhất

Những quy định về cấn trừ công nợ cần biết

Quy định về thuế giá trị gia tăng

Căn cứ vào Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT như sau:

“a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán cấn trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị của hàng hóa, dịch vụ đã bán ra, vay mượn hàng hoá bởi phương thức thanh toán này được quy định rõ ràng trong hợp đồng, thì phải có biên bản đối chiếu lại số liệu và sự xác nhận giữa hai bên tham gia về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa và bán ra dịch vụ, vay mượn hàng. Trường hợp cấn trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản cấn trừ công nợ của bên thứ ba làm căn cứ để khấu trừ thuế.

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được mua vào theo phương thức cấn trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba mà phương thức thanh toán này đã được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có bản hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản đã được tạo lập trước đó. Đồng thời cần có chứng từ minh chứng việc chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay đến tài khoản của bên đã đi vay đối với khoản vay bằng tiền, gồm có cả trường hợp cấn trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán dành để hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua ứng ra trước.”

quy-dinh-ve-thue-gtgt
Quy định về thuế GTGT

Quy định về thuế TNDN

Căn cứ vào quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN và bản Sửa đổi, bổ sung tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định như sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi tiêu thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi tiêu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi tiêu nếu có hóa đơn mua hàng hóa/dịch vụ từng lần mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. 

Để việc thanh toán bù trừ công nợ hợp pháp và được khấu trừ thuế GTGT thì doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Hợp đồng mua bán (được quy định rõ trong hợp đồng về việc thanh toán cấn trừ công nợ).
  • Biên bản cấn trừ công nợ phải có sự xác nhận của cả 2 bên.
  • Chứng từ thanh toán không được sử dụng tiền mặt.
quy-dinh-ve-thue-tndn
Quy định về thuế TNDN

Một số lưu ý khi thực hiện cấn trừ công nợ

Khi thực hiện cấn trừ công nợ, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm như sau:

  • Cấn trừ công nợ thường sẽ được diễn ra khi cả hai bên mua và bên bán đều bỏ tiền làm hợp đồng. Tuy nhiên, việc quyết toán thường chưa được thực hiện ngay do cần thời gian để xác định lại các khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại. Điều này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của cả 2 bên cũng như hạn chế, giảm thiểu tối đa rủi ro.
  • Công nợ sẽ được trình bày theo 3 loại số dư đầu kỳ, đó là: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.
  • Công nợ phát sinh số tăng thường sẽ cần đính kèm theo thêm các hóa đơn và biên lai giao nhận. Điều này giúp doanh nghiệp có thể chứng minh được rằng bên đối tác đã chi trả tiền để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng minh bạch, rõ ràng.
  • Công nợ phát sinh số giảm chính là khoản tiền đã chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền phải thanh toán.
  • Trong suốt quá trình cấn trừ công nợ, chỉ được phép tiến hành cấn trừ công nợ cho cùng một đối tượng tham gia.
mot-so-luu-y-khi-can-tru-cong-no
Một số lưu ý cần biết khi cấn trừ công nợ tại doanh nghiệp

Trên đây là những thông tin về cấn trừ công nợ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc liên quan như cấn trừ công nợ là gì, cách để hạch toán cấn trừ công nợ diễn ra như thế nào? Các yếu tố về cấn trừ công nợ là những yếu tố quan trọng mà chỉ khi người kinh doanh, doanh nghiệp nắm vững mới có thể kinh doanh thuận lợi và đạt được nhiều thành công. bePOS mong rằng những chia sẻ trên có thể giúp doanh nghiệp của bạn xử lý tốt hơn các vấn đề cấn trừ công nợ và quản lý tài chính. 

FAQ

Khi cấn trừ công nợ cần các loại chứng từ nào?

Để đảm bảo quá trình cấn trừ công nợ được thực hiện nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ cần thiết theo đúng quy định sau đây:

  • Hợp đồng mua, bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ ràng, cụ thể về các hình thức thanh toán cấn trừ công nợ.
  • Các loại chứng từ/biên bản ghi lại quá trình giao hàng, xuất kho.
  • Hoá đơn giá trị gia tăng VAT

Cần lưu ý gì khi đối chiếu công nợ?

Khi tiến hành đối chiếu công nợ cần lưu ý các điều sau:

  • Quá trình thực hiện đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ được quy định trong hợp đồng và bên còn lại chưa tiến hành thanh toán.
  • Các loại sổ sách, hoá đơn, chứng từ cần được kiểm tra và hạch toán một cách chính xác, kỹ lưỡng để giảm thiểu và hạn chế tối đa những sai sót, thất thu trong quá trình giao dịch.
  • Quy trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện trên toàn bộ số tiền có trong quá trình diễn ra hợp đồng.