Trong thời đại bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay thì việc áp dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản trị tổng thể đã và đang trở thành giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp hoạt động và phát triển hiệu quả. Vậy phần mềm ERP là gì? Đâu là những tiêu chí đánh giá phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp? Giá phần mềm ERP bao nhiêu là hợp lý? Tất cả sẽ được bePOS giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây!
Phần mềm ERP là gì?
ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, phần mềm ERP là một mô hình công nghệ “all-in-one” tích hợp nhiều tính năng ưu việt, tiện lợi chỉ trong một gói phần mềm duy nhất. Hệ thống ERP sẽ giúp chủ doanh nghiệp tự động hoá từ A đến Z mọi hoạt động liên quan tới tài nguyên trong doanh nghiệp của mình.
Mục đích lớn nhất của phần mềm ERP chính là tạo ra một hệ thống dữ liệu hiện đại, tự động, hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban và mọi khâu hoạt động từ quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…Bên cạnh đó, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP còn được kỳ vọng rằng sẽ thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý truyền thống, rời rạc trước đây, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc được thực hiện.
Các phân hệ trong ERP bao gồm:
- Phân hệ Kế toán tài chính doanh nghiệp (Finance)
- Phân hệ Lập kế hoạch & quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Phân hệ Quản lý hoạt động mua hàng (Purchase Control)
- Phân hệ Quản lý bán hàng & phân phối (Sales and Distribution)
- Phân hệ Quản lý dự án doanh nghiệp (Project Management)
- Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Phân hệ Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Phân hệ Quản lý mặt hàng tồn kho (Stock Control)
- Phân hệ Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Phân hệ Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Không chỉ vậy, một số phần mềm ERP cho doanh nghiệp tiên tiến, hiện đại còn được cải tiến thêm các phân hệ trong ERP liên kết module cố định với thiết bị hỗ trợ như smartphone, quét mã vạch, máy tính,…
Đặc điểm của phần mềm ERP
4 đặc trưng nổi bật nhất của giải pháp ERP cho doanh nghiệp không thể không nhắc đến đó là:
- Tính hợp nhất: ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh có tính hợp nhất. Trong đó, mọi nhân sự trong doanh nghiệp (từ cấp cao tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng đều được xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động có quy củ, trật tự và gắn kết chặt chẽ với nhau.
- Hỗ trợ doanh nghiệp: Phần mềm ERP là một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp chứ không phải một dây chuyền sản xuất tự động thay thế mọi hoạt động của con người và sức người.
- Có quy tắc: Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý hoạt động được thiết lập theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Mọi nhân viên với từng nhiệm vụ cụ thể cần phải được xác định từ trước với các quy định có tính nhất quán, chặt chẽ và kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần phải được vạch ra sẵn theo định kỳ từng tuần, tháng, năm.
- Tính liên kết: Phần mềm ERP là hệ thống liên kết chặt chẽ, nhất quán giữa các phòng ban trong doanh nghiệp để có thể cùng nhau trao đổi, tương tác qua lại chứ không hoạt động riêng lẻ, rời rạc theo từng phòng ban.
Lợi ích và hạn chế của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp
Phần mềm ERP cho doanh nghiệp ngoài lợi ích cũng tồn tại những mặt hạn chế. Cùng tìm hiểu ngay dưới đây:
Lợi ích của phần mềm ERP
Một số lợi ích của phần mềm ERP:
Dữ liệu đồng bộ, tập trung
Dữ liệu đồng bộ, tập trung là một trong những thuận lợi quan trọng nhất của hệ thống ERP. Thay vì phải duy trì nhiều cơ sở dữ liệu (CSDL) khác nhau, khi triển khai ERP, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được tập trung và chuẩn hóa toàn bộ.
Quản lý tập trung CSDL giúp nhân viên có khả năng tạo ra báo cáo kịp thời và chính xác để chuyển giao cho ban lãnh đạo. Điều này giúp khắc phục tình trạng tổng hợp báo cáo chậm trễ, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn và phức tạp như doanh nghiệp sản xuất, tổng công ty, tập đoàn,…
Quản lý CSDL tập trung cũng tạo điều kiện cho việc phân tích dữ liệu đa chiều, từ đó hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác và hiệu quả hơn.
Hạn chế tối đa các sai sót khi nhập cùng một dữ liệu
Quy trình kinh doanh thường liên quan đến nhiều phòng ban khác nhau, vì thế khó tránh khỏi các sai sót nhập liệu khi thông tin di chuyển qua từng phòng ban.
Ví dụ, khi một nhân viên tạo đơn hàng bán hàng với số lượng 20 thùng hàng, khách hàng có tên là “Nguyễn Văn A”, có thể xảy ra lỗi khi thông tin này chuyển đến kho, bộ phận kho có thể nhập sai số lượng thành 28 thùng. Sau đó, khi đơn hàng điều này được chuyển đến bộ phận kế toán, có thể xảy ra sai sót khi nhập tên khách hàng thành “Trần Văn B”. Những lỗi này thường xuyên xuất hiện khi sử dụng quy trình thủ công, gây ra ảnh hưởng lớn đến toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Khi sử dụng ERP, hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, giảm thiểu rủi ro sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian nhập liệu. Từ đó, các quy trình làm việc được thống nhất và đồng bộ hóa.
Nâng cao triệt để năng suất làm việc
So với quy trình thủ công truyền thống, trong đó chứng từ di chuyển từ một phòng ban sang phòng ban khác một cách tuần tự, việc triển khai giải pháp ERP mang lại tăng tốc độ đáng kể cho quy trình làm việc. Hơn nữa, ERP cũng giải quyết vấn đề của các “nút thắt cổ chai” trong doanh nghiệp. Ví dụ, khi các bộ phận như kế toán và bán hàng đã sử dụng hệ thống phần mềm, nhưng bộ phận kho vẫn chưa áp dụng, bộ phận kho có thể trở thành “nút cổ chai” tạo ra áp lực và làm giảm tốc độ, năng suất làm việc khi các bộ phận khác phải chờ đợi bộ phận kho.
Phần mềm ERP giúp đồng bộ ngay lập tức dữ liệu giữa các phòng ban, thúc đẩy quy trình làm việc liền mạch và loại bỏ hoàn toàn những “nút cổ chai” này.
Chỉ với một hệ thống máy chủ duy nhất, nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể tiết kiệm được khối lượng lớn thời gian, công sức, gia tăng năng suất hiệu quả và giảm lượng nhân sự cần thiết, giúp tiết kiệm triệt để chi phí sản xuất, chi phí nhân công.
Dễ dàng kiểm soát hoạt động nhân viên
Hệ thống ERP cung cấp tính năng “theo dõi kiểm toán” (Audit Track), cho phép quản lý dễ dàng kiểm tra hoạt động của nhân viên trên hệ thống. Điều này giúp nhanh chóng xác định các giao dịch cần kiểm tra và theo dõi toàn bộ quy trình thực hiện của các nghiệp vụ. Cùng với cơ sở dữ liệu tập trung và quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa, người quản lý có thể thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ một cách dễ dàng.
Thuận tiện liên lạc trong nội bộ
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cho phép doanh nghiệp xây dựng một hệ thống mạng xã hội nội bộ, từ đó khiến việc liên lạc, kết nối và tương tác giữa các phòng ban, nhân sự trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Và vấn đề xung đột quyền lợi, hiểu lầm, tư thù cá nhân giữa các bộ phận, nhân sự khi làm việc cùng nhau cũng được giảm thiểu đi rất nhiều.
Hạn chế của phần mềm ERP
Dưới đây là một số đặc điểm của ERP có thể gây hạn chế cho doanh nghiệp:
- Chi phí đầu tư ban đầu lớn, bao gồm cài đặt, tùy chỉnh và đào tạo nhân viên.
- Quá trình triển khai kéo dài từ vài tháng đến vài năm, tạo ra gián đoạn và tốn kém về thời gian, nguồn lực và tiền bạc.
- Yêu cầu hiểu biết chuyên sâu và kỹ năng từ phía doanh nghiệp, cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhân sự.
- Phần mềm có tính toàn diện nhưng có thể không hoàn toàn đáp ứng yêu cầu và quy trình kinh doanh đặc thù của mỗi doanh nghiệp.
- Đào tạo nhân viên đòi hỏi công sức và thời gian để họ làm quen với khái niệm mới, giao diện phần mềm và quy trình kinh doanh liên quan.
Các tính năng cơ bản của phần mềm ERP
Cùng tìm hiểu các tính năng cơ bản của phần mềm ERP:
Quản lý quan hệ khách hàng
Mọi dữ liệu liên quan đến khách hàng, từ thông tin cơ bản đến đơn hàng, đều được lưu trữ và chia sẻ một cách liền mạch trên một nền tảng duy nhất là phần mềm ERP. Hệ thống này không chỉ là một kho lưu trữ tĩnh mà còn liên tục được cập nhật khi khách hàng tương tác thông qua nhiều kênh khác nhau của doanh nghiệp.
Các bộ phận có liên quan có khả năng truy cập và sử dụng thông tin này theo nhu cầu riêng của họ. Các bộ phận như marketing, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ mua hàng có thể tận dụng thông tin này để thực hiện các công việc của mình một cách hiệu quả.
Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ, giảm thiểu sự trùng lặp thông tin, đồng thời đảm bảo rằng mọi bộ phận đều có cái nhìn toàn diện về khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng, linh hoạt đối với nhu cầu của khách hàng, tăng cường sự hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Quản lý hoạt động bán hàng và tiếp thị
Tính năng bán hàng cơ bản trong hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP bao gồm tạo đơn, xử lý đơn hàng, bán hàng trực tuyến, cung cấp hóa đơn bán hàng. Những tính năng này giúp quy trình bán hàng trở nên minh bạch, tăng hiệu suất của nhân viên bán hàng, giảm thiểu thời gian mua hàng cho khách hàng.
Đồng thời, hệ thống ERP cung cấp các công cụ quản lý bán hàng đa kênh, hỗ trợ quản lý và tích hợp thông tin từ nhiều kênh bán hàng khác nhau. Nó cũng cung cấp công cụ thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hoạt động bán hàng, từ đó giúp doanh nghiệp xây dựng các chương trình thích hợp nhằm thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi, tăng cường doanh số kinh doanh. Những chức năng này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chiến lược bán hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý hoạt động mua hàng
Quản lý mua hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu quá trình này không được quản lý đúng cách, có thể dẫn đến các vấn đề như trễ hàng, thiếu hàng, hay sản phẩm kém chất lượng.
Phần mềm ERP tích hợp phân hệ quản lý mua hàng với các chức năng cơ bản, bao gồm quản lý toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm cả đơn hàng trong nước và nhập khẩu. Các quy trình nghiệp vụ bao gồm đề nghị mua hàng, đặt hàng, nhập kho, theo dõi đơn hàng, kiểm tra hàng hóa, thanh toán cho nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và chi phí cho quy trình mua hàng.
Ngoài ra, hệ thống cung cấp cảnh báo về công nợ, theo dõi và đánh giá các nhà cung cấp. Đồng thời, tích hợp liên thông với kho vận và kế toán để giảm bớt các khâu nhập liệu, từ đó tránh sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý mua hàng.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính, lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh. Việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng thừa quá nhiều hoặc quá ít hàng trong kho, gây tốn kém chi phí lưu kho và bảo quản, cũng như có thể gây thất thoát tài chính cho doanh nghiệp.
Để giảm thiểu rủi ro này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm ERP với các tính năng quản lý tồn kho. Phần mềm ERP cung cấp các tính năng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho một cách hiệu quả, bao gồm:
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho: Cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho và thực hiện quản lý nhập xuất theo các phương pháp như FEFO/FIFO. Các số liệu được cập nhật thường xuyên để đảm bảo sự chính xác theo thời gian thực.
- Quản lý vị trí lưu trữ: Giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý vị trí lưu trữ của các mặt hàng một cách hệ thống, theo các tiêu chí như lô, mã sản phẩm, trạng thái, ngày sản xuất, giúp việc tìm kiếm và xử lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn, tránh nhầm lẫn, mất mát hàng hóa.
- Báo cáo tồn kho: Cung cấp các báo cáo về tình trạng tồn kho, giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn, đưa ra quyết định nhập mới hàng hóa một cách chính xác và kịp thời.
- Cảnh báo tồn kho: Tạo ra cảnh báo về các vấn đề như hàng hóa gần ngày hết hạn, chậm luân chuyển, giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời để tránh các tình huống không mong muốn.
Quản lý tài chính – kế toán
Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP có đầy đủ các công cụ và tính năng kế toán – tài chính cho doanh nghiệp. ERP bao gồm sổ cái chung, tài khoản chi trả, quản lý số dư, báo cáo tài chính, quản lý tiền mặt, ngân sách và nhiều tính năng khác.
Với những chức năng này, doanh nghiệp có khả năng quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức cho việc nhập liệu. Các nghiệp vụ quan trọng trong lĩnh vực kế toán – tài chính được thực hiện chính xác và nhanh chóng, giúp tăng hiệu suất quản lý về các khoản thu – chi.
Hệ thống ERP không chỉ giúp tự động hóa các quy trình kế toán, mà còn cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết và minh bạch. Ngoài ra, khả năng quản lý ngân sách thông minh giúp doanh nghiệp xác định, theo dõi và kiểm soát các nguồn lực tài chính của mình một cách chặt chẽ.
Quản lý nguồn nhân lực
Chức năng của ERP trong quản lý nhân sự gồm:
- Hệ thống ERP lưu trữ thông tin cá nhân, kỹ năng, quá trình làm việc, và các thông tin liên quan của mỗi nhân viên.
- Hỗ trợ quản lý quá trình tuyển dụng từ việc đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ đến lịch hẹn phỏng vấn.
- ERP tích hợp chức năng chấm công tự động hoặc bán tự động thông qua các thiết bị đọc mã vạch, thẻ từ.
- Tính toán lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công và các quy tắc tính lương được định trước.
- Đưa ra kế hoạch đào tạo dựa trên nhu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
- Xây dựng các hệ thống đánh giá hiệu suất và theo dõi mục tiêu công việc.
10 tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp
Hiện nay, trên thị trường xuất hiện rất nhiều nhà cung cấp các phần mềm ERP khác nhau. Tuy nhiên, không phải mô hình ERP nào cũng chất lượng để có thể đáp ứng nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp.
Một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP tốt cần có những tính năng dưới đây:
Đầy đủ chức năng
Khi lựa chọn phần mềm ERP, một trong những tiêu chí quan trọng là đảm bảo rằng nó cung cấp đầy đủ chức năng để đáp ứng đầy đủ nhu cầu và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp và ngành nghề đều có quy trình làm việc và đặc thù hoạt động riêng biệt. Vì vậy, phần mềm ERP cần được thiết kế với các chức năng tối ưu hóa để đáp ứng yêu cầu cụ thể và điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.
Dễ sử dụng
Một trong những yêu cầu quan trọng của phần mềm ERP ngày nay là có giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng. Trong doanh nghiệp có rất nhiều bộ phận phòng ban khác nhau, vì thế giao diện của ERP cần đơn giản, dễ hiểu để tất cả mọi người đều có thể sử dụng.
Khả năng tích hợp
Hệ thống ERP cần có khả năng tích hợp với các phần mềm hiện có của doanh nghiệp, bao gồm các ứng dụng như quản lý kho, bán hàng, có thể liên kết với các phần cứng khác,… để tối ưu hóa quy trình làm việc, kinh doanh hiệu quả, nâng cao năng suất.
Khả năng mở rộng trong tương lai
Khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng, hệ thống ERP cũng cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu xử lý công việc ngày càng lớn. Thay vì xây dựng một phần mềm mới từ đầu, phương pháp thường được lựa chọn là mở rộng từ các module sẵn có. Tuy nhiên, việc mở rộng không có kế hoạch cẩn thận có thể dẫn đến tình trạng “chắp vá”, gây ảnh hưởng đến cấu trúc nền tảng. Vì vậy, trước khi triển khai, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng mở rộng của phần mềm ERP trong tương lai.
Phù hợp với quy định kế toán của Việt Nam
Chức năng quản lý kế toán tổng hợp trong hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng vì phải xử lý và đặt hạch toán tự động từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Tuy nhiên, nhiều phần mềm ERP không tuân thủ chặt chẽ quy định kế toán của Việt Nam, không tương thích với chế độ kế toán thuế, quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí,… Điều này dẫn đến doanh nghiệp phải mua thêm phần mềm kế toán khác để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định, làm mất tính toàn vẹn và tích hợp của hệ thống ERP.
Thời gian triển khai
Khi xác định phần mềm ERP phù hợp, thời gian triển khai là một trong những tiêu chí quan trọng. Việc chọn một hệ thống ERP có thời gian triển khai phù hợp với kế hoạch và khả năng nguồn lực của doanh nghiệp giúp đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Ngân sách bỏ ra
Khi chọn phần mềm ERP, doanh nghiệp cần cân đối với ngân sách phù hợp của mình. Việc chọn một hệ thống ERP có giá trị phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp đảm bảo rằng chi phí triển khai, duy trì không gây áp lực lớn và làm ảnh hưởng đến nguồn lực khác của doanh nghiệp.
Năng lực của nhà cung cấp
Chọn nhà cung cấp giải pháp ERP làm đối tác chiến lược, họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp không chỉ trong quá trình tư vấn về quy trình, mà còn cung cấp nền tảng công nghệ, hỗ trợ triển khai và đào tạo. Lựa chọn một đối tác uy tín và có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực triển khai ERP là vô cùng quan trọng. Họ không chỉ giới thiệu thông số kỹ thuật của sản phẩm mà tư vấn thêm giá trị để giúp doanh nghiệp thực hiện thành công dự án ERP.
Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp
Trong quá trình triển khai, việc gặp phải các vấn đề như lỗi phần mềm, hiểu lầm về quy trình là không tránh khỏi. Vì vậy, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp cực kỳ quan trọng để giải quyết những thách thức này nhanh chóng, linh hoạt.
Đánh giá từ người dùng khác
Tìm hiểu ý kiến của khách hàng trước đó là một phương pháp rất hữu ích để đánh giá chất lượng phần mềm ERP. Các đánh giá từ người dùng có thể cung cấp thông tin quý báu nhất về hiệu suất, dịch vụ hỗ trợ và chất lượng đào tạo từ nhà cung cấp giải pháp ERP.
So sánh các phần mềm ERP
Cùng tìm hiểu, so sánh các phần mềm ERP hiện nay:
Phần mềm ERP đóng gói
Ưu điểm
Đây có thể được coi là một trong các phần mềm ERP có độ phủ sóng mạnh mẽ nhất ở Việt Nam. Phần mềm ERP đóng gói có chi phí triển khai khá hợp lý và dễ dàng sử dụng kể cả với những người không am hiểu về kỹ thuật, công nghệ. Thời gian triển khai hệ thống ERP đóng gói cũng rất nhanh chóng, người dùng chỉ cần đăng ký tên miền là đã có thể sử dụng được ngay mà không cần tốn thời gian chờ đợi. Bên cạnh đó, giải pháp ERP đóng gói cũng thường xuyên cập nhật tức thời dựa vào khả năng tự động phân tích những yêu cầu mới của doanh nghiệp.
Trên thị trường có rất nhiều khách hàng, doanh nghiệp cũng đang sử dụng các phần mềm ERP đóng gói nên người dùng có thể dễ dàng trao đổi, kết nối với cộng đồng này mỗi khi gặp khó khăn. Việc áp dụng online dựa vào công nghệ điện toán đám mây cũng là một trong những ưu điểm hàng đầu, được đánh giá cao của phần mềm ERP đóng gói vì sự tiện lợi cũng như giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều khoản chi phí.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời trên thì phần mềm ERP đóng gói cũng có mặt hạn chế nhất định. Phần mềm ERP đóng gói được viết sẵn nên không thể đáp ứng hoàn toàn 100% các yêu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp. Do đó, đối với các công ty có đặc thù riêng nên lựa chọn sử dụng loại ERP khác phù hợp hơn.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu
Ưu điểm
Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế riêng theo yêu cầu của chính doanh nghiệp. Do đó phần mềm ERP viết theo yêu cầu có khả năng thích ứng với những đặc điểm của từng công ty, điểu chỉnh theo quy trình hoạt động mà từng doanh nghiệp đang áp dụng. Chính đặc trưng này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các tiện ích của phần mềm ERP và hiệu quả triển khai cũng được tối ưu hơn.
Nhược điểm
Các phần mềm ERP hoạt động theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp thường có mức chi phí đầu tư “khủng” và mất nhiều thời gian để triển khai (thường mất từ 6 tháng trở lên). Dó đó, phần mềm ERP viết theo yêu cầu sẽ phù hợp nhất với những doanh nghiệp đặc thù hay các tập đoàn quy mô từ lớn đến rất lớn.
Bên cạnh đó, hệ thống ERP theo yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào khả năng cũng như trình độ của các nhà cung cấp và sự phân tích ban đầu. Trong trường hợp nhà cung cấp có ít kinh nghiệm thì khi nhu cầu của doanh nghiệp sử dụng thay đổi, việc nâng cấp hệ thống ERP sẽ trở nên cực kỳ khó khăn, mất thời gian và tốn kém chi phí.
Phần mềm ERP nước ngoài
Ưu điểm
Ưu điểm của các phần mềm ERP nước ngoài là có đã bề dày kinh nghiệm trong việc nghiên cứu, phát triển và đã áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ trên thế giới. Ngoài ra, hệ thống ERP nước ngoài cũng được phân tích, xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ cao vô cùng tiên tiến với quy trình quản lý đã được chuẩn hóa.
Nhược điểm
Việc triển khai và đưa vào áp dụng các phần mềm ERP trên thế giới vào Việt Nam có khá nhiều điểm khác biệt. Các phần mềm ERP ngoại cũng thường rất đắt đỏ. Bên cạnh chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp sử dụng còn phải trả một khoản phí bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP. Thực tế ghi nhận, giá phần mềm ERP nước ngoài khi áp dụng với doanh nghiệp cỡ vừa ở Việt Nam sẽ tiêu tốn khoảng từ vài chục đến trăm ngàn USD.
Phần mềm ERP Việt Nam
Ưu điểm
Phần mềm ERP Việt Nam thường có ưu thế là am hiểu về thị trường và quy định kinh doanh trong nước, giúp tối ưu hóa quá trình triển khai, tương thích với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp Việt Nam. Một số phần mềm ERP Việt Nam có chi phí triển khai và sử dụng thấp hơn so với các sản phẩm quốc tế, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp trong nước. Ngoài ra, các phần mềm ERP phát triển tại Việt Nam thường hỗ trợ ngôn ngữ và văn hóa địa phương, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp sử dụng.
Nhược điểm
Một số phần mềm có thể không đạt đến chất lượng và tiêu chuẩn quốc tế, gây khó khăn khi doanh nghiệp cần tuân thủ các tiêu chuẩn toàn cầu. Các phần mềm ERP Việt Nam có thể có hạn chế về tính năng so với các đối thủ nước ngoài, đặc biệt là khi doanh nghiệp cần mở rộng quy mô hoặc tích hợp nhiều chức năng phức tạp.
>> Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý hàng hóa tốt nhất hiện nay
4 bước triển khai phần mềm ERP hiệu quả
Quy trình triển khai các phần mềm ERP hiện nay gồm các bước sau:
Bước 1: Khảo sát thực tế các bộ phận
Khảo sát tình trạng hoạt động của doanh nghiệp trước khi triển khai hệ thống ERP là một bước không thể thiếu, tạo nền tảng cho các giai đoạn tiếp theo. Bước quan trọng này giúp xác định rõ tình hình vận hành, từ đó, việc triển khai sẽ diễn ra suôn sẻ hơn và tránh được nhiều khó khăn không đáng có.
Quá trình khảo sát hiện trạng các bộ phận trong doanh nghiệp cần được thực hiện một cách chặt chẽ và có sự phối hợp mật thiết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp ERP. Trong giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặt ra các câu hỏi quan trọng để thu thập thông tin chính bao gồm:
- Lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp.
- Quy mô nhân sự và mô hình tổ chức.
- Cấu trúc tổ chức và quy trình hoạt động của các bộ phận.
- Số lượng cửa hàng (đối với doanh nghiệp thương mại), kho hàng, các chi tiết về sản phẩm và quy trình bán hàng.
- Quy trình sản xuất và quản lý.
- Chiến lược phát triển doanh nghiệp trong tương lai.
- Mức độ sử dụng CNTT hiện tại trong nội bộ doanh nghiệp.
- Lịch sử triển khai các giải pháp quản trị doanh nghiệp trước đây, nếu có, và những thách thức đã phải đối mặt.
Bước 2: Phân tích thiết kế của hệ thống ERP
Khi đội BA thực hiện khảo sát trực tiếp về tình trạng hoạt động của doanh nghiệp, họ sẽ biên soạn tài liệu URD, mô tả chi tiết về quy trình làm việc của doanh nghiệp và các yêu cầu cụ thể của từng bộ phận. Khi đã đạt được sự đồng thuận về tài liệu mô tả URD, đội ngũ phát triển sẽ bắt đầu quá trình thiết kế và lập trình phần mềm theo hướng dẫn của tài liệu. Sau khi quá trình này hoàn tất, nhiệm vụ chuyển sang đội kiểm thử để kiểm tra và phát hiện các lỗi trên hệ thống.
Bước 3: Lập trình hệ thống ERP theo yêu cầu
Để cài đặt hệ thống quản trị nguồn lực, doanh nghiệp cần cung cấp các cơ sở dữ liệu liên quan. Doanh nghiệp cần tập hợp, đồng bộ hóa và loại bỏ các dữ liệu trùng lặp từ nhiều nguồn.
Một công đoạn quan trọng khác là tích hợp phần mềm ERP với cơ sở hạ tầng hiện có. Đối với nhiều hệ thống quản trị doanh nghiệp, khả năng mở rộng và tích hợp với các ứng dụng khác là điều quan trọng. Do đó, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng song song phần mềm ERP với các ứng dụng khác, doanh nghiệp cần bàn giao hoặc hợp nhất các ứng dụng và cơ sở dữ liệu kế thừa cho nhà cung cấp ERP.
Bước 4: Kiểm thử, vận hành thử hệ thống ERP
Kiểm thử và đưa vào vận hành là một giai đoạn quan trọng sau khi hoàn thành quá trình cài đặt phần mềm ERP. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ thực hiện chạy thử để đảm bảo sự phù hợp và khả năng đáp ứng của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh. Công tác kiểm thử và đánh giá sẽ tập trung vào các khía cạnh sau:
- Phù hợp với yêu cầu: Kiểm tra xem nền tảng có đáp ứng đúng với yêu cầu về bảo mật, tích hợp và chức năng ban đầu hay không.
- Liên kết của ERP: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán hoặc bán hàng trên các module khác nhau để kiểm tra tính liên kết của ERP. Đo lường độ chính xác của kết quả mà hệ thống trả về.
- Kiểm tra các module chuyên dụng: Thực hiện kiểm thử trên các module chuyên dụng như nhân sự, tiền lương, tuyển dụng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống trong từng lĩnh vực cụ thể.
Khi đã đảm bảo rằng không có sự cố hay vấn đề nào phát sinh với hệ thống, doanh nghiệp sẽ chính thức đưa ERP vào quy trình hoạt động.
>> Xem thêm: Business Intelligence là gì? Các khóa học chất lượng hiện nay
Một số lưu ý khi triển khai phần mềm ERP
Khi triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Lên kế hoạch chi tiết trước khi triển khai: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và kết quả mong muốn từ việc triển khai ERP. Lập kế hoạch chi tiết về nguồn lực, thời gian và quy trình triển khai. Tiếp đến cần tổ chức đội ngũ chịu trách nhiệm với nhiệm vụ cụ thể trong quá trình triển khai.
- Theo dõi và đánh giá những thay đổi mà phần mềm ERP mang lại: Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu suất để đo lường những thay đổi trong doanh nghiệp sau khi triển khai phần mềm ERP. Xác định bộ chỉ số và mục tiêu cụ thể để theo dõi tình trạng và hiệu suất của hệ thống ERP. Tổ chức cuộc họp định kỳ để đánh giá và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
- Chuẩn bị phương án nâng cấp phần mềm ERP trong tương lai: Doanh nghiệp cần xác định kế hoạch nâng cấp hệ thống ERP để đáp ứng nhu cầu mở rộng và thay đổi trong tương lai. Lập danh sách các tính năng cần nâng cấp để duy trì tính ứng dụng và hiệu suất của hệ thống ERP. Định kỳ, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo để làm rõ cho nhân viên về các thay đổi và nâng cấp sắp tới của phần mềm.
Trên đây là một số những đánh giá, phân tích của bePOS về các lợi ích của phần mềm ERP và cách để bạn có thể xác định phần mềm ERP nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng những nội dung trên sẽ có ích cho bạn trong việc lựa chọn, khai thác và sử dụng phần mềm ERP hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành, phát triển thành công và bền vững. Nếu thấy bài viết hay và bổ ích, bạn hãy tiếp tục ủng hộ bePOS trong các bài viết tiếp theo nhé. Chúc các bạn thành công!
FAQ
Khi nào doanh nghiệp của bạn nên sử dụng phần mềm ERP?
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp thường xuyên gặp sai sót trong quá trình nhập xuất dữ liệu, kiểm soát tồn kho, quản lý lỏng lẻo dẫn đến thất thoát.
- Doanh nghiệp có sự tăng trưởng đột biến về khối lượng giao dịch và muốn mở rộng mô hình kinh doanh.
- Doanh nghiệp muốn tái cấu trúc hệ thống quản lý cũ đang cồng kềnh, kém hiệu quả.
- Doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng để tăng năng suất.
- Doanh nghiệp nhận được nhiều phản ánh tiêu cực từ khách hàng hoặc nhu cầu quản lý tổng quát đang tăng.
Có bắt buộc phải sử dụng phần mềm ERP không?
Thực tế, doanh nghiệp của bạn không bắt buộc phải sử dụng phần mềm ERP, tuy nhiên việc quản lý và vận hành dựa trên những phương pháp thủ công, truyền thống sẽ làm giảm tính hiệu quả, năng suất công việc và dễ xảy ra sai sót. Do vậy, lời khuyên đưa ra là bạn rất nên áp dụng phần mềm ERP thích hợp để có thể phát huy tối đa công suất và giúp doanh nghiệp có những bước tiến mới trong tương lai.
Top những phần mềm ERP tốt được nhiều doanh nghiệp áp dụng ở Việt Nam?
Một vài công ty cung cấp phần mềm ERP uy tín, hiệu quả, đã và đang được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn có thể kể đến như: Amis.vn, erp microsoft dynamic, erp oracle, Open bravo, Opentaps,…..
Follow bePOS:
