Để các hoạt động kinh doanh và sản xuất được vận hành một cách thuận lợi và không bị gián đoạn thì các kho hàng của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về dự trữ, chất lượng và thời hạn sử dụng, không bị tồn dư quá mức cho phép hay thiếu sót quá mức tối thiểu. Vì vậy, để đảm bảo được tình hình kho hàng luôn ở mức hợp lý với kế hoạch sản xuất buôn bán thì nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm công nghệ vào công đoạn quản lý kho hàng. Vậy phần mềm quản lý hàng hóa là gì? Đâu là phần mềm quản lý hàng hóa tốt nhất dành cho các chủ kinh doanh? Hãy cùng bePOS tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm quản lý hàng hóa là gì?
Phần mềm quản lý kho hàng là một ứng dụng công nghệ giúp hỗ trợ các chủ kinh doanh quản lý kho hàng một cách hiệu quả và khoa học nhất, từ đó giúp cho việc tìm kiếm, kiểm soát dữ liệu thông tin về tình hình hàng hóa được thực hiện dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng.
Phần mềm quản lý kho hàng với những tính năng đặc biệt, là “cánh tay phải” đắc lực cho các doanh nghiệp trong quy trình kiểm tra vật tư và đánh giá tình trạng của các sản phẩm được tổng quan nhất. Từ đó, giúp chủ cơ sở kinh doanh lên kế hoạch chi tiết, chủ động trong việc nhập và xuất hàng.
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa?
Đảm bảo độ chính xác, tránh mất thời gian
Phần mềm quản lý hàng có khả năng tổng hợp dữ liệu với tốc độ nhanh chóng và độ chính xác cao được nâng cao tối đa, từ đó giúp bạn tối ưu hóa thời gian nhập thông tin đồng thời tăng tốc độ xử lý các đơn hàng, tạo điều kiện giúp quy trình bán hàng được hiệu quả và phát huy mạnh hơn. Đặc biệt, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện đại, các phần mềm quản lý hàng hóa đã cập nhật các tính năng tiện ích như quét mã vạch, mã QR, ID… nhằm giảm thiểu khả năng sai sót xuống chỉ còn 1/5.000.000, đồng thời tiết kiệm chi phí, công sức và thời gian làm việc.
Quản lý hàng hóa toàn diện
Việc nắm chắc chi tiết các thông tin và số lượng sản phẩm có trong kho sẽ giúp bạn kiểm soát tốt tình hình, đồng thời đưa ra được chiến lược cụ thể cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty/ cửa hàng. Quá trình xuất – nhập hàng hóa sẽ được phần mềm quản lý hàng liên tục cập nhật, kiểm tra nhằm đảm bảo độ chính xác, giúp các sản phẩm luôn được theo dõi thường xuyên và lưu trữ ổn định nhất, nắm bắt được loại hàng hóa nào đang bán chạy hay đang tồn dư.. Chất lượng sản phẩm cũng sẽ được kiểm tra, tránh bị hư hỏng hay quá hạn sử dụng, gây tốn kém chi phí và danh tiếng cho doanh nghiệp.
Điều khiển hoạt động trong nhà kho an toàn, dễ dàng
App quản lý hàng hóa sẽ luôn cập nhật, ghi nhận, báo cáo đầy đủ các thông tin về việc vận hành, năng suất và tốc độ lưu chuyển hàng hóa có trong kho. Mọi công việc sẽ được đơn giản hóa bằng vài thao tác đơn giản trên các thiết bị di động được kết nối. Chủ kinh doanh sẽ không cần tới tận địa điểm để giám sát mà chỉ cần có một thiết bị cầm tay là đã có thể nắm bắt mọi thứ một cách chi tiết nhất.
Lợi nhuận doanh thu tăng cao
Ngoài việc hỗ trợ chốt đơn nhanh chóng, xuất – nhập hàng hóa tức thì và chính xác thì phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí còn có chức năng tự động chăm sóc khách hàng. Đây cũng chính là điểm “mấu chốt”, tạo điều kiện giúp doanh nghiệp nắm bắt nắm được nhu cầu của khách hàng, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và giữ chân họ trong những lần sau. Dù là khách hàng mới hay cũ, nhưng cảm giác được quan tâm, phục vụ tận tình, chất lượng dịch vụ (độ chính xác, thời gian xử lý, chi phí hợp lý…) chuyên nghiệp và chất lượng sản phẩm sẽ khiến khách hàng tin tưởng và sử dụng sản phẩm dài lâu.
Ưu nhược điểm của phần mềm quản lý kho hàng
Ưu điểm của phần mềm quản lý kho hàng
Phần mềm quản lý hàng giúp việc kiểm soát hàng tồn kho
Hoạt động quản lý kho hàng là một công việc khá phức tạp, vì vậy rất nhiều chủ cửa hàng thường ngần ngại khi tiến hành các công tác kiểm tra thường xuyên, dẫn đến tình trạng sản phẩm thất thoát, quá hạn sử dụng và không thể kiểm soát được. Nhưng khi sử dụng các phần mềm xuất nhập hàng hóa miễn phí công việc này trở nên đơn giản hơn, bởi vì phần mềm có thể tích hợp với các thiết bị thông minh, có thể tiến hành kiểm kho sản phẩm theo mã vạch, số serial, số ID,… Từ đó, công việc kiểm kho sẽ trở nên rất dễ dàng, nhanh chóng và được tiến hành thường xuyên.
Phần mềm nhập xuất hàng hóa miễn phí giúp nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho
Các nhà quản lý cần phải nắm rõ số lượng hàng hóa đang còn tồn dư hay đang được bán chạy trên thị trường để có thể đưa ra quyết định tiếp tục nhập hàng hoặc xả hàng một cách đúng đắn, hiệu quả. Việc ứng dụng phần mềm nhập xuất hàng hóa miễn phí sẽ giúp các nhân viên cập nhật được con số chuẩn xác nhất. Số lượng sản phẩm sẽ được tự động điều chỉnh tương ứng với mỗi lần bán hàng, nhập hàng hoặc kiểm hàng tồn kho.
Lập kế hoạch chính xác
Nhờ vào phần mềm quản lý hàng hóa bằng excel, các chủ kinh doanh sẽ nắm bắt được lịch sử mua bán tại cơ sở, xác định và dự đoán được nhu cầu của khách hàng, đồng thời kiểm soát được lượng hàng tồn kho phù hợp với từng giai đoạn buôn bán. Mặt khác, bạn cũng có thể đưa ra những quyết định quan trọng khi đặt hàng một cách chính xác nhờ vào tính năng kiểm tra kho hàng, chỉ cần bằng một thao tác đơn giản là bạn có thể dễ dàng tiến hành nhập và tạo đơn đặt sản phẩm theo nhu cầu mong muốn nhanh chóng, tiện lợi.
Tăng hiệu quả sử dụng vốn nhờ phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí
Phần mềm quản lý hàng có các tính năng kiểm kê lượng tồn kho, sau đó sẽ đưa cho bạn một báo cáo chi tiết, thống kê các mặt hàng đã vượt quá mức quy định hay giảm sâu xuống mức tối thiểu. Từ đó, nhà quản lý có thể tự điều chỉnh và cân đối số lượng hàng, giữ tỉ lệ ở mức ổn định. Qua đó, bạn sẽ đưa ra được quyết định ngừng hay tiếp nhập với từng mặt hàng hóa cụ thể, giúp tăng hiệu quả sử dụng vốn và giảm tình trạng bị ứ đọng.
Nhược điểm của phần mềm quản lý kho hàng
Tuy nhiên, đối với những phần mềm quản lý kho hàng, bạn cần phải chuẩn bị tốt các cơ sở vật chất để phục vụ cho quá trình vận hành. Vì nếu hệ thống máy chủ và chất lượng máy tính không được đảm bảo an toàn, hay đội ngũ nhân viên không có chuyên môn tốt thì hiệu quả sử dụng của phần mềm sẽ không được cao, tạo ra nhiều lỗ hổng khi triển khai làm việc, khó phối hợp với bên cung cấp dữ liệu.
Ngoài ra, khi sử dụng các phần mềm quản lý xuất nhập hàng hóa, doanh nghiệp cần phải lưu ý là chi phí sẽ bỏ ra để mua phần mềm. Nếu bạn sử dụng một phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí thì sẽ rất ít các tính năng chuyên dụng và hầu như không có các tính năng mở rộng, thậm chí phải đầu tư thêm một số ứng dụng bổ trợ khác.
Top 7 phần mềm quản lý hàng hóa được ưa chuộng nhất
bePOS
App quản lý hàng hóa bePOS là ứng dụng công nghệ hiện đại thế hệ mới. Dù mới ra mắt vào năm 2019, nhưng bePOS đã thể hiện sức mạnh và hiệu quả làm việc đáng kinh ngạc, hỗ trợ các chuỗi doanh nghiệp lớn nhất ở Úc và Việt Nam tiết kiệm được đến 50% thời gian quản lý và 30% chi phí đầu tư. Với hơn 600 tính năng đa dạng và vô cùng tiện lợi, bePOS còn là phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí, trợ giúp tối đa tất cả các công đoạn vận hành chỉ bằng vài thao tác đơn giản mà không cần đầu tư thêm các thiết bị hỗ trợ kèm theo. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi bePOS nằm luôn trong top phần mềm quản lý hàng hóa được yêu thích nhất. Ngoài ra, hiện nay bePOS cũng cung cấp phần mềm quản lý hàng ăn rất thông minh, tiện lợi và được nhiều chủ nhà hàng tin dùng.
Sapo
Sapo POS là phần mềm công nghệ chủ đạo do công ty cổ phần Sapo thiết kế và cung cấp, được phát triển nhằm hỗ trợ tối ưu các hoạt động trong quản lý kho hàng. Sapo POS là phần mềm, ứng dụng quản lý kho hàng dành riêng cho các chủ cửa hàng bán lẻ và các nhà kinh doanh, giúp bạn tiết kiệm đến 80% thời gian và chi phí nhân sự, tạo điều kiện giúp việc quản lý hàng hóa được tinh giản và chuyên nghiệp hơn.
ECount
Ecount là app quản lý hàng hóa phổ biến, đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu của khách hàng, luôn đưa ra các bản báo cáo về thông tin kiểm kê kho hàng theo từng dạng khác nhau, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình buôn bán và ra các giải pháp hợp lý. Đây là phần mềm ứng dụng quản lý kho hàng rất được ưa chuộng, hiện đang có sẵn trên nền tảng IOS hoặc Android, giúp bạn có thể dễ dàng tải về và sử dụng trên các thiết bị di động. Một số chức năng nổi bật của Ecount như: thống kê biến động số lượng hàng hóa, báo cáo tình trạng đơn đặt của khách hàng, lưu trữ các thông tin hàng hóa và in mã vạch, thông tin khách hàng mua sản phẩm,..
KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý hàng hóa dành riêng cho các doanh nghiệp của Việt Nam. Khi sử dụng KiotViet, bạn sẽ được nhà cung cấp cam kết tỷ lệ bị thất thoát dưới 30%. Các tiện ích của KiotViet vô cùng đa dạng và linh hoạt, thao tác sử dụng đơn giản giúp bạn tiết kiệm được chi phí và công sức, giảm thiểu tới 30-50%. Hiện tại, KiotViet đang được triển khai trên mọi nền tảng công nghệ, đa chức năng có trong điện thoại, máy tính. KiotViet có tích hợp chức năng phần mềm quản lý hàng hóa bằng excel, bằng cách sử dụng các ứng dụng Trang tính, Excel,.. giúp thống kê chi tiết doanh thu, đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp.
SalesBinder
SalesBinder là phần mềm quản lý hàng hóa trên web hiện đại, dễ dàng tùy chỉnh và đầy đủ các chức năng hỗ trợ mà bạn sẽ vô cùng thích thú khi sử dụng. Mọi công việc trong kho hàng sẽ được phần mềm sắp xếp theo thời gian thực, từ tài khoản khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đơn đặt hàng, ước tính, hóa đơn,… Tất cả sẽ được tối ưu hóa chỉ bằng vài thao tác, tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và hạn chế thấp nhất những sai sót không đáng có. Một số tính năng nổi trội của SalesBinder là: quản lý khách hàng theo mã khách hàng và tài khoản riêng, phân tích doanh thu, tích hợp phần mềm quản lý hàng hóa bằng Excel, báo cáo hàng tồn kho và đưa ra hướng giải quyết…
ABC Inventory
Lựa chọn một phần mềm quản lý nhập xuất hàng hóa miễn phí, đảm bảo chất lượng và đem lại hiệu quả như mong muốn thì ABC Inventory là lựa chọn hàng đầu dành cho các chủ doanh nghiệp có nhiều kho và hàng hóa nhất. Phần mềm hỗ trợ quản lý, quét và in mã vạch, theo dõi các mặt hàng theo từng vị trí và số serial được đánh dấu sẵn. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn tạo ra các bản mô tả không giới hạn cho sản phẩm mới, do đó bạn sẽ có tất cả các công cụ phù hợp để kiểm soát tất cả sản phẩm đang di chuyển cùng lúc. Phần mềm cũng hỗ trợ bạn linh động hơn trong việc bán hàng và phân phối sản phẩm theo bất cứ phương pháp nào mà bạn cảm thấy phù hợp nhất.
Square
Phần mềm quản lý hàng hóa Square là công nghệ hỗ trợ quản lý kho hàng tốt nhất dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm một bộ công cụ theo dõi các sản phẩm tồn kho đầy đủ tính năng cho người dùng và không có giới hạn. Square chính là lựa chọn lý tưởng dành cho các nhà bán lẻ muốn quản lý hàng tồn kho miễn phí tại các cửa hàng bằng cách trực tuyến từ xa thông qua thiết bị di động như: laptop, điện thoại,…
TỔNG KẾT
Mỗi phần mềm quản lý hàng hóa khi đưa vào sử dụng sẽ có những ưu điểm và thế mạnh riêng. Việc xác định nhu cầu sẽ giúp mỗi đơn vị hoặc cá nhân có thể tìm kiếm được phần mềm thích hợp. Hy vọng rằng, bài viết trên của bePOS đã giúp bạn đọc có thêm thông tin hữu ích cũng như cơ sở để đưa ra cho mình lựa chọn đúng đắn, phù hợp với mô hình kinh doanh và quản lý kho của mình được phát triển, nâng cao hiệu quả tới mức tối đa.
FAQ
Phần mềm quản lý hàng hóa là gì?
Phần mềm quản lý kho hàng là một ứng dụng công nghệ giúp hỗ trợ các chủ kinh doanh quản lý kho hàng một cách hiệu quả và khoa học nhất, từ đó giúp cho việc tìm kiếm, kiểm soát dữ liệu thông tin về tình hình hàng hóa được thực hiện dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng. Phần mềm quản lý kho hàng với những tính năng đặc biệt, là “cánh tay phải” đắc lực cho các doanh nghiệp trong quy trình kiểm tra vật tư và đánh giá tình trạng của các sản phẩm được tổng quan nhất.
Ứng dụng quản lý kho hàng bePOS có dùng trên điện thoại được không?
Phần mềm hàng hóa bePOS là ứng dụng công nghệ thế hệ mới. Hiện tại, ứng dụng đang giúp được các chuỗi doanh nghiệp lớn nhất ở Úc và Việt Nam tiết kiệm được đến 50% thời gian quản lý và 30% chi phí đầu tư. Ứng dụng bePOS hỗ trợ đa ngôn ngữ giúp bạn có thể tiếp cận được thị trường quốc tế dễ dàng hơn và đang nằm trong top ứng dụng quản lý hàng hóa được yêu thích nhất. Hiện tại bePOS đã được triển khai trên nền tảng IOS/ Android.
Follow bePOS:
