Trong thời đại cạnh tranh như ngày này, quản lý chất lượng là yếu tố các doanh nghiệp cần đề cao. Một sản phẩm tốt, dịch vụ chuyên nghiệp chắc chắn sẽ là điểm mạnh để doanh nghiệp trở nên nổi bật, tạo dựng được chỗ đứng vững chắc trong mắt khách hàng. Trong bài viết này, bePOS sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu chi tiết về quản lý chất lượng là gì, có các nguyên tắc, phương pháp nào!
Khái niệm quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng (Quality Management) là tập hợp các hoạt động được thực hiện nhằm mục đích bảo đảm cho sản phẩm đầu ra có chất lượng tốt, đáp ứng các tiêu chuẩn của doanh nghiệp và yêu cầu của khách hàng. Các hoạt động này bao gồm lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, phân tích, cải tiến,…
Hiện nay, quản lý chất lượng được áp dụng trong tất cả ngành công nghiệp, như sản xuất hàng may mặc, hàng tiêu dùng, ô tô,… Ngoài ra còn có các lĩnh vực như IT, dịch vụ ăn uống, đủ mọi loại quy mô từ lớn đến nhỏ. Doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chất lượng khi sản phẩm đã hoàn thành, mà theo sát trong mọi công đoạn sản xuất. Điều này đúng theo triết lý “làm việc đúng”, “làm đúng việc”, “đúng ngay từ đầu”, “đúng tại mọi thời điểm”.
Vai trò của quản lý chất lượng là gì?
Vai trò của quản lý chất lượng là đảm bảo rằng sản phẩm đầu ra có chất lượng đạt tiêu chuẩn và nhất quán tại mọi thời điểm. Tuy nhiên, lợi ích của hoạt động này không chỉ gói gọn trong mục tiêu đó, mà còn:
- Cải tiến quy trình làm việc: Không chỉ bám sát tiêu chuẩn đã đề ra, hoạt động này còn giúp đảm bảo rằng chất lượng được tăng lên từng ngày. Điều này được thể hiện qua sự cải tiến, nếu không có quy trình quản lý chất lượng thì doanh nghiệp không biết vấn đề ở đâu để cải tiến.
- Sử dụng hiệu quả nguồn lực: Xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm lãng phí. Nhân sự làm đúng và đủ nhiệm vụ, độ chính xác và tốc độ làm việc cũng ngày một tăng.
- Nâng cao tinh thần nhân sự: Một doanh nghiệp có môi trường làm việc chuyên nghiệp giúp nhân viên học hỏi nhiều điều. Các sản phẩm làm ra đạt chất lượng tốt sẽ nâng cao tinh thần phấn khởi của nhân viên, thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ và cống hiến hơn.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Môi trường làm việc tốt, sản phẩm chất lượng cao, đây là những yếu tố giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín. Sự uy tín không chỉ đem lại nguồn khách hàng lớn, mà còn giúp doanh nghiệp thu hút nhiều nhân tài.
Các nguyên tắc quản lý chất lượng cần thực hiện
Các nguyên tắc quản lý chất lượng hiện nay xuất phát từ ISO 9001:2015, cụ thể:
- Hướng tới khách hàng: Mọi doanh nghiệp đều có mục tiêu cuối cùng là làm hài lòng khách hàng. Muốn đạt được điều này thì phải thấu hiểu nhu cầu người tiêu dùng, đáp ứng các yêu cầu của họ và nếu được, hãy vượt cao hơn sự mong đợi của họ.
- Kỹ năng lãnh đạo: Vai trò của người lãnh đạo là cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Lãnh đạo phải biết cách xây dựng và thống nhất tổ chức, tạo thành một cỗ máy vận hành trơn tru, hiệu quả. Hơn nữa, môi trường làm việc phải tràn đầy cảm hứng, lôi cuốn tất cả mọi người tham gia.
- Sự tham gia của tập thể: Thực chất, quản lý chất lượng không thuộc trách nhiệm của riêng bộ phận nào, mà phải có sự tham gia của cả tập thể. Phòng QA/QC chỉ là người lập kế hoạch, kiểm tra, giám sát. Còn lại, mọi nhân viên phải hiểu được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, cũng như thế nào là một sản phẩm tốt, đáp ứng nhu cầu người dùng.
- Tiếp cận theo hướng quy trình: Đây là nguyên tắc quản lý chất lượng mà doanh nghiệp nào cũng tuân theo. Tính quy trình cũng giải thích thêm lý do tại sao sự tham gia của tất cả mọi người lại quan trọng đến vậy. Một quy trình tốt, nhất quán, phối hợp đồng đều giữa các bộ phận sẽ làm giảm sai sót và giảm chi phí.
- Cải tiến liên tục: Doanh nghiệp nên đề ra mục tiêu cải tiến liên tục để thúc đẩy nhân viên tích cực làm việc. Việc cải tiến là vô cùng quan trọng vì chúng giúp doanh nghiệp trở nên tối ưu hơn, linh hoạt trước thị trường và dễ dàng nắm bắt cơ hội.
- Ra quyết định theo dữ liệu: Việc tối ưu, cải tiến chất lượng như thế nào phải dựa trên dữ liệu thực tế. Đó là lý do vì sao cần sử dụng đến các công cụ kiểm soát chất lượng (QC Tools). Bởi chúng giúp thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu một cách khoa học nhất.
- Hợp tác nhà cung ứng: Doanh nghiệp cần tạo ra mối quan hệ đôi bên cùng có lợi với nhà cung ứng. Điều này bao gồm xây dựng quy trình chuỗi cung ứng chuyên nghiệp, tối ưu hóa tác động của họ đến hiệu quả hoạt động của mình.
Các phương pháp quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
Dưới đây là một số phương pháp quản lý chất lượng được sử dụng phổ biến:
- Kiểm soát chất lượng (QC): Phương pháp này tập trung kiểm soát chất lượng của sản phẩm, dịch vụ sau khi đã hoàn thành. Ví dụ, kiểm tra, đo lường để xác định lỗi, phân loại lỗi và xử lý. Cách này phù hợp với các doanh nghiệp đã có quy trình sản xuất ổn định.
- Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC): Phương pháp TQC theo sát toàn bộ quá trình sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào cho đến khâu bán hàng. Phương pháp này có tác dụng giảm thiểu tối đa sai sót và tối ưu toàn bộ quy trình sản xuất.
- Quản lý chất lượng toàn diện (TQM): Phương pháp TQM tập trung vào việc cải tiến chất lượng và sự hài lòng của khách hàng. Phương pháp nhấn mạnh vào sự tham gia của tất cả thành viên, sử dụng những công cụ như Kaizen, 5S, Deming,…
- Phương pháp Lean Six Sigma: Lean là loại bỏ lãng phí, Six Sigma là giảm thiểu sai sót để tối ưu hóa quy trình hoạt động. Lean Six Sigma phù hợp với doanh nghiệp muốn nhấn mạnh vào việc tối ưu và giảm chi phí hoạt động.
Quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp bao gồm các giai đoạn như sau:
- Hoạch định chất lượng (QP – Quality Planning): Đây là bước đầu tiên và là nền tảng cho toàn bộ quy trình quản lý chất lượng. Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu, tạo một tài liệu mô tả tiêu chuẩn về chất lượng cho dự án. Tiếp theo là xác định khách hàng mục tiêu, tìm hiểu khách hàng. Sau khi đã có các thông tin này thì bắt tay phát triển sản phẩm, thiết lập quy trình QA/QC và hoạch định chi tiết từng bước.
- Đảm bảo chất lượng (QA – Quality Assurance): QA là thiết lập quy trình làm việc để đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra ở bước QP. Trong trường hợp xảy ra sai sót thì các biện pháp sẽ được thực thế nào để duy trì hiệu quả của toàn bộ quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng.
- Kiểm soát chất lượng (QC – Quality Control): Đây là một phương pháp quan trọng liên quan đến việc kiểm tra và thử nghiệm tất cả công đoạn sản xuất. Ví dụ, phòng QC sẽ theo sát từng công đoạn tại nhà máy, còn phòng QA sẽ lên kế hoạch, quy trình kiểm soát để bộ phận QC làm theo.
- Cải tiến chất lượng (Quality Improvement – QI): Dựa theo kết quả làm việc của QA/QC, doanh nghiệp sẽ xác định vấn đề đang nằm ở đâu để cải tiến chất lượng. Lưu ý, cải tiến không phải là bới móc lỗi sai của nhân viên, mà phải tập trung vào tính hiệu quả của quy trình làm việc.
>> Xem thêm: Hướng dẫn đầy đủ quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Số hóa hoạt động quản lý chất lượng với beChecklist
Quản lý chất lượng ngày nay không chỉ gói gọn trong lĩnh vực sản xuất, mà còn áp dụng tại các cơ sở kinh doanh dịch vụ. Nắm bắt xu hướng này, bePOS đã phát triển phần mềm beChecklist – ứng dụng số hóa hoạt động QA ngành F&B. beChecklist là sự kết hợp hoàn hảo giữa công nghệ hiện đại từ bePOS và kiến thức chuyên môn sâu sắc từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực F&B.
Hiện nay, beChecklist đang được đưa vào sử dụng tại một số chuỗi nhà hàng, quán cafe lớn của Golden Gate, Goldsun Food, Cộng Cà Phê,… Với beChecklist, bạn có thể:
- Tạo lập, chỉnh sửa, quản lý checklist kiểm soát chất lượng nhà hàng, quán cafe theo các chi nhánh
- Quản lý lỗi, theo dõi tình trạng xử lý lỗi của nhân viên cấp dưới
- Lên báo cáo nhanh chóng về tình hình chất lượng tại nhà hàng, quán cafe
- Truyền thông tin nhanh chóng và chính xác giữa ban lãnh đạo, phòng QA/QC và nhân viên vận hành
beChecklist là công nghệ tiên phong trong việc số hóa hoạt động QA ngành F&B, đang thu hút sự chú ý của nhiều chủ thương hiệu lớn tại Việt Nam. Bạn hãy liên hệ ngay tới hotline 0247 7716 889, nhắn tin Fanpage/Zalo hoặc điền vào form dưới đây để được tư vấn chi tiết nhất nhé!
Câu hỏi thường gặp
Thuật ngữ “Hệ thống quản lý chất lượng” là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality Management System) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm liên quan đến việc quản lý chất lượng tại doanh nghiệp.
Có những khóa học quản lý chất lượng nào tốt?
Một số khóa học quản lý chất lượng mà bạn có thể tham khảo là khóa “Quản lý chất lượng QM” của IRTC, các khóa học QA/QC của Trường đào tạo SAM,…
Trên đây là tổng hợp tất cả nội dung bạn đọc cần biết về quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Để có vị thế vững mạnh trên thị trường, doanh nghiệp phải biết cách tối ưu quy trình làm việc, tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ và làm hài lòng khách hàng. Hãy tiếp tục theo dõi bePOS trong thời gian tới để cập nhật thêm nhiều kiến thức quản trị bổ ích nhé!
Follow bePOS:
