Nếu làm việc trong các doanh nghiệp thuộc ngành nhà hàng – khách sạn, chắc hẳn bạn đã từng nghe đến cụm từ “tea break”. Vậy tea break là gì? Tại sao hình thức tiệc trà này ngày càng được ưa chuộng trong các sự kiện? Doanh nghiệp cần lưu ý những gì để tổ chức tiệc tea break hiệu quả? Cùng bePOS tìm lời giải đáp cho những câu hỏi này ở bài viết dưới đây!
Tea break là gì?
Tea break là một loại tiệc trà hoặc tiệc nhẹ thường được tổ chức trước hoặc giữa giờ nghỉ giải lao trong sự kiện, nhằm tạo không gian cho các khách mời thư giãn, kết nối với nhau, giảm căng thẳng, và nạp năng lượng trước, trong, hoặc sau khi tham dự sự kiện.
Thường thì, khi sự kiện kéo dài mà không bao gồm tiệc trưa hoặc tiệc tối, việc tổ chức tiệc tea break là không thể thiếu để phục vụ khách mời đến tham dự một cách tốt nhất. Việc tổ chức tiệc tea break có thể thay đổi tùy theo nhu cầu của người chủ sự kiện, bao gồm việc xác định nơi diễn ra, thời gian, và số lượng lần tổ chức phù hợp.
Hiện nay, tea break đang ngày càng trở nên phổ biến tại các nhà hàng và khách sạn lớn, đặc biệt trong việc phục vụ cho các sự kiện, hội nghị, hay buổi họp. Hình thức tổ chức tiệc này rất được ưa chuộng bởi những lợi ích mang lại cho các nhà hàng, giúp họ đa dạng hóa dịch vụ, củng cố thương hiệu và tăng doanh thu.
Nguồn gốc tiệc Tea break ra đời như thế nào?
Theo như tìm hiểu của đội ngũ bePOS, hình thức tea break truyền thống có nguồn gốc từ phương Tây, nơi ưa chuộng lối sống hiện đại với nhu cầu thường xuyên xây dựng mối quan hệ mới. Và tea break là một dịp mà mọi người có thể tụ họp lại, thưởng thức đồ ăn, thức uống trong khi trò chuyện để kết nối với nhau.
Tuy nhiên, theo thời gian, tea break đã lan truyền vào các quốc gia châu Á, trong đó có Việt Nam và trở thành một phần quan trọng trong các cuộc họp, hội thảo. Những dịch vụ tổ chức tea break chất lượng, sang trọng, uy tín tại các khách sạn, nhà hàng, và trung tâm quy mô lớn, nổi tiếng là những tiêu chí mà họ luôn ưu tiên khi lựa chọn.
Đặc điểm của tiệc Tea break
Tea break thường tổ chức dưới dạng tiệc đứng với trà, bánh ngọt và hoa quả đi kèm, thường diễn ra giữa giờ nghỉ giải lao trong các buổi hội nghị, hội thảo. Mục đích của các buổi tiệc trà này nhằm giúp khách mời có thời gian thư giãn, nghỉ ngơi và trò chuyện thoải mái trước khi tiếp tục tham gia sự kiện. Thời gian của các buổi tiệc ngọt này kéo dài trong khoảng từ 20-30 phút, khách mời thưởng thức đồ ăn trong một bầu không khí êm dịu, với âm nhạc nhẹ nhàng, du dương.
Ngoài ra, tùy thuộc vào sự kiện và nhu cầu của khách hàng, các công ty dịch vụ có thể tổ chức tiệc ngọt tea break trước thời gian diễn ra sự kiện. Khu vực tổ chức tea break thường được chọn là nơi có không gian thoáng mát, tầm nhìn đẹp để khách mời ngắm nhìn được cả không gian và cảnh quan bên ngoài. Bàn tiệc được trang trí một cách tinh tế, với các món ăn được bài trí hài hòa và hợp lý. Chân nến hoặc lọ hoa cũng được sử dụng để tạo điểm nhấn cho bàn tiệc.
Thường thì các bữa tea break sẽ sử dụng dao, dĩa và đĩa vì sự tiện lợi của chúng. Tên món ăn cũng nên được đặt cạnh từng món để giúp khách hàng nhận biết và tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong tổ chức tiệc.
Thực tế, tea break thường không có người phục vụ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, có thể bố trí vài nhân viên phục vụ để hỗ trợ khách hàng một cách chu đáo, kịp thời và hiệu quả hơn.
Lợi ích của tổ chức tiệc Tea break
Phần nào của sự hiểu biết về khái niệm “tea break là gì?” đã giúp các doanh nghiệp xác định rõ sự cần thiết của việc tổ chức tiệc tea break. Loại hình tiệc này mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, bao gồm khách sạn và nhà hàng tổ chức, chủ tiệc, cũng như thực khách tham dự.
Với nhà hàng/ khách sạn
Tổ chức tiệc ngọt tea break sẽ mang đến cho các nhà hàng và khách sạn nhiều lợi ích, như:
- Tăng doanh thu: Tổ chức tiệc tea break tạo một nguồn doanh thu mới và gia tăng lợi nhuận cho nhà hàng/ khách sạn tổ chức.
- Xây dựng thương hiệu và củng cố hình ảnh của nhà hàng: Tổ chức tiệc tea break là cơ hội để khách hàng thấy nhà hàng hoặc khách sạn là địa điểm chuyên nghiệp, sang trọng với những dịch vụ phục vụ chất lượng, chuyên nghiệp.
- Nâng cao khả năng thu hút khách hàng: Qua những buổi tiệc này, khách hàng nếu thấy ấn tượng sẽ có thể tiếp tục lựa chọn nhà hàng hoặc khách sạn. Từ đó, tệp khách hàng tiềm năng của nhà hàng được mở rộng thêm.
Với chủ bữa tiệc
Là những người chủ trì của buổi tiệc, chủ bữa tiệc rất ưa chuộng tea break, bởi những lý do sau:
- Gây ấn tượng tích cực với khách mời: Tiệc tea break là cơ hội để chủ bữa tiệc tạo ấn tượng tốt với khách tham dự bằng sự chu đáo và chuyên nghiệp trong việc tổ chức.
- Đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách mời: Tiệc tea break mang đến một không gian để người tham dự thư giãn, nghỉ ngơi và thậm chí “lót bụng” trước khi tiếp tục tham gia sự kiện. Các buổi tiệc nhẹ được tổ chức giữa chương trình sẽ đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ, giúp họ cảm thấy được quan tâm đặc biệt.
- Thể hiện sự tôn trọng với đối tác và khách hàng: Việc tổ chức tea break giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp cũng như sự tôn trọng đối với khách hàng. Đây là cách giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo dựng các mối quan hệ tốt hơn với đối tác của họ.
- Tạo điểm nhấn cho sự kiện: Tiệc tea break là một phần quan trọng của sự kiện, giúp làm cho sự kiện trở nên đặc biệt và thu hút hơn.
Với khách tham dự
Giữa những buổi họp hoặc hội thảo kéo dài trong thời gian khá dài, việc có những tiệc tea break sẽ mang đến cho khách tham dự nhiều lợi ích, ví dụ như:
- Giải tỏa căng thẳng và chuẩn bị tinh thần: Một bàn tiệc tea break sẽ giúp người tham dự có thể giải tỏa căng thẳng, sẵn sàng cho những phần họp quan trọng tiếp theo với một tinh thần tốt nhất.
- Tạo không gian thư giãn: Tiệc tea break là một khoảng thời gian quý báu để người tham dự thư giãn, nghỉ ngơi giữa các phần sự kiện, giúp giảm căng thẳng và tạo sự thoải mái. Những đồ ăn nhẹ được phục vụ giúp họ tránh bị mệt mỏi vì khó chịu hoặc đói khát nếu buổi họp diễn ra trong thời gian dài.
- Tạo môi trường giao lưu và kết nối: Tiệc tea break tạo điều kiện thuận lợi để khách tham dự trò chuyện, làm quen với nhau, đồng thời mở rộng các mối quan hệ chuyên môn và xã hội.
Thực đơn của tiệc Tea break có gì?
Thực đơn của tiệc tea break thường bao gồm từ 4 đến 10 món, đa dạng với sự kết hợp của bánh mặn, bánh ngọt, trái cây, trà, nước ép hoa quả, cà phê, mocktail và nhiều loại đồ uống khác. Tùy thuộc vào sự lựa chọn và nhu cầu của khách hàng hoặc đơn vị tổ chức tiệc tea break, dụng cụ sử dụng có thể là sứ, thuỷ tinh, giấy, nhựa hoặc những chất liệu khác.
Một số món ăn đơn giản, phổ biến nhưng không thể thiếu trong thực đơn của tiệc tea break bao gồm bánh ngọt, bánh bông lan cuộn, kem phô mai và nhiều món ăn khác. Bên cạnh nhu cầu về thức ăn, thức uống cũng đóng vai trò quan trọng.
Thông thường sau khi ăn, thực khách có xu hướng cảm thấy khát nước hoặc có thể cảm thấy chóng chán do ăn nhiều bánh ngọt. Vì vậy, nước ép trái cây, sữa, và các loại đồ uống khác thường được đựng trong bình buffet để giữ hương vị lâu hơn, đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng.
Cùng xem qua một số loại đồ ăn và đồ uống thường dùng để tổ chức tiệc tea break được bePOS tổng hợp như dưới đây:
- Bánh ngọt và bánh mặt: Bánh ngọt là món không thể thiếu trong các tiệc tea break. Ngoài ra, bạn cũng có thể lựa chọn bánh ngọt, bánh mặn hoặc kết hợp cả hai trong một bữa tiệc. Thông thường, việc chọn bánh mặn để phục vụ đầu sự kiện và chọn các loại bánh ngọt cho tiệc tea break giữa sự kiện là một lựa chọn phổ biến. Một số món bánh ngọt mà bạn có thể tham khảo bao gồm bánh su kem, bánh chanh leo, bánh trái cây, bánh capuchino, kem caramen, bánh sô cô la, bánh dừa nướng và nhiều lựa chọn khác.
- Trái cây tráng miệng: Trái cây cũng đóng góp vào bữa tiệc tea break hương vị độc đáo và giúp thực khách cảm thấy sảng khoái sau khi thưởng thức các món bánh. Trái cây có thể được để riêng lẻ hoặc sắp xếp thành đĩa hoa quả đa dạng, tạo thêm sự hấp dẫn cho thực khách. Một số loại trái cây phổ biến trong những bữa tiệc tea break bao gồm dưa, xoài, nho, táo, ổi, dứa, và dâu tây,…
- Đồ uống: Các loại đồ uống cho tiệc tea break chắc chắn không nên là đồ uống chứa cồn. Để phù hợp với loại hình tiệc nhẹ này, bạn có thể lựa chọn giữa nước ép từ những loại trái cây như dưa hấu, dưa đỏ, thanh long, táo, bưởi, đu đủ, chôm chôm hoặc các loại cà phê, trà Lipton, nước giải khát như cam ép, táo ép.
>> Xem thêm: Cách làm menu nhà hàng ấn tượng, hút khách
Thời điểm tổ chức tiệc Tea break phù hợp
Tùy thuộc vào yêu cầu của ban tổ chức, việc lên kế hoạch tổ chức tiệc tea break có thể diễn ra vào nhiều thời điểm khác nhau. Thời gian tổ chức có thể là cuối sự kiện, giữa các phần nội dung của sự kiện hoặc trước khi chương trình diễn ra.
Tiệc tea break thường diễn ra giữa những phần nội dung sự kiện, trong khoảng thời gian từ 20 – 30 phút. Để tổ chức tiệc tea break thành công, trước hết bạn cần xác định đúng thời điểm tốt nhất cho sự kiện, nhờ đó có thể chuẩn bị tiệc một cách chu đáo nhất.
Dưới đây là một số lưu ý khi chọn thời điểm tổ chức tiệc tea break để đảm bảo sự hiệu quả:
- Sự kiện kéo dài cả ngày: Nếu sự kiện của bạn kéo dài suốt cả một ngày, hãy thiết kế hai tiệc tea break. Một tiệc có thể được tổ chức vào khoảng 9 – 10 giờ sáng và tiệc thứ hai vào khoảng 3 – 4 giờ chiều. Thời điểm này thường là lúc người tham dự cảm thấy buồn ngủ, việc có một món ăn nhẹ đáp ứng nhu cầu năng lượng sẽ rất hợp lý.
- Sự kiện ngắn: Nếu sự kiện kéo dài trong khoảng vài tiếng, hãy chia nội dung sự kiện thành hai phần và đặt tiệc tea break vào giữa thời gian đó.
Tùy thuộc vào nhu cầu và tính chất của sự kiện, bạn có thể tùy chỉnh thời gian tổ chức tiệc tea break để đảm bảo khách tham dự có được thời gian nghỉ giải lao thoải mái nhất.
Quy trình phục vụ tiệc Tea break chuyên nghiệp
Xác định hình thức và chủ đề tiệc, lập kế hoạch tổ chức sự kiện
- Xác định hình thức và chủ đề buổi tiệc: Xác định phong cách và chủ đề của tiệc tea break phù hợp với tính chất, mục tiêu cũng như đối tượng tham dự tiệc. Ví dụ, nếu là buổi họp trang trọng, hãy tổ chức tiệc tea break theo phong cách cổ điển, nhã nhặn.
- Đối tượng tham dự tiệc tea break: Xác định đối tượng mà tiệc tea break nhắm đến, ví dụ: khách hàng, đối tác, nhân viên, hoặc những người tham dự sự kiện cụ thể.
- Chi phí tổ chức tiệc: Lên kế hoạch về ngân sách dự trù cho tiệc tea break, bao gồm các yếu tố như loại thực đơn, số lượng khách tham dự, không gian tổ chức, và phong cách tiệc.
- Thời gian tổ chức: Xác định thời điểm tổ chức tiệc tea break, có thể là vào buổi trưa hoặc buổi chiều tùy thuộc vào kế hoạch sự kiện và nhu cầu của khách hàng.
- Không gian tổ chức: Quyết định địa điểm tổ chức tiệc tea break, có thể là trong nhà hoặc ngoài trời, và xác định mức độ rộng rãi của không gian.
- Kế hoạch dự phòng: Lên kế hoạch dự phòng để đảm bảo rằng sẽ không thiếu thức ăn, dụng cụ phục vụ, hoặc bất kỳ tình huống bất ngờ nào có thể xảy ra trong quá trình tổ chức tiệc.
Xác định địa điểm, thời gian tổ chức tiệc tea break
Việc xác định thời điểm phù hợp để tổ chức tiệc trà teabreak sẽ đảm bảo quá trình chuẩn bị bàn tiệc diễn ra một cách cẩn thận và chính xác hơn. Sự lựa chọn về thời điểm có thể thực hiện vào đầu, giữa hoặc cuối sự kiện tùy thuộc vào tính chất của buổi tiệc. Khi chọn địa điểm tổ chức tiệc, quan trọng rằng nơi đó thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời, đặc biệt là nên gần với địa điểm của sự kiện chính.
Sau khi định vị địa điểm, hãy trang trí nơi tổ chức tiệc tea break là một không gian đẹp, thoải mái và phù hợp với tính chất của bữa tiệc. Ví dụ, với những buổi tiệc liên quan đến công việc, cần đảm bảo rằng không gian trang trí thể hiện sự sang trọng, tinh tế.
Xác định số lượng khách tham dự
Chủ tiệc cần xác định số lượng người tham dự một cách tương đối để đảm bảo tính hiệu quả kinh tế trong việc tổ chức buổi tiệc trà teabreak. Dựa trên thông tin này, công ty tổ chức có thể sắp xếp số lượng bàn tiệc cho bữa tiệc ngọt một cách tinh tế và đẹp mắt. Các loại bàn sử dụng để tổ chức tiệc ngọt teabreak có thể bao gồm bàn dài, bàn vuông hoặc bàn tròn, được trang trí với khăn bàn phù hợp về màu sắc.
Khi trang trí bàn tiệc, nên đặt một lọ hoa ở trung tâm của mỗi bàn để tạo sự sang trọng cho bữa tiệc. Bàn ăn cần đủ rộng để chứa tất cả các loại thức ăn, bao gồm trái cây, bánh ngọt, bánh mặn và nước uống. Điều này giúp quản lý thực đơn và khẩu phần cho buổi tiệc, đồng thời cũng đảm bảo rằng ngân sách được sử dụng một cách hiệu quả, tránh lãng phí thức ăn thừa. Nhờ đó, việc cung cấp dịch vụ cho khách tham dự cũng sẽ tốt hơn, thể hiện tính chuyên nghiệp của bên tổ chức.
>> Xem thêm: Quy trình phục vụ nhà hàng chuyên nghiệp, đầy đủ nhất
Lên thực đơn cho buổi tiệc
Một trong những thách thức lớn nhất khi tự tổ chức một buổi tiệc trà là sự bối rối khi bạn không biết chính xác nên bao gồm những gì trong tiệc, hoặc đơn giản là bạn chưa hiểu rõ tiệc trà teabreak là gì. Cách thiết kế thực đơn tiệc trà sao cho đơn giản, tiết kiệm nhưng vẫn tạo được sự sang trọng là một bài toán khó khăn.
Thực đơn cho buổi teabreak chính là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến sự thành công của bữa tiệc. Thông thường, thực đơn của một buổi tiệc ngọt bao gồm trái cây, bánh ngọt, bánh mặn và thức uống.
Về phần trái cây, hãy lựa chọn những loại quả tươi ngon, dễ ăn và tiện lợi. Người chuẩn bị nên cắt nhỏ trái cây để dễ dàng cho khách thưởng thức. Nếu bạn không tự tin trong việc chuẩn bị trái cây, hãy xem xét việc hợp tác với những địa điểm cung cấp trái cây đã chuẩn bị sẵn, để bày trí chúng một cách tinh tế và hấp dẫn theo từng phần, đồng thời giúp việc dọn dẹp sau buổi tiệc trở nên đơn giản hơn.
Về phần bánh, bao gồm cả bánh mặn và bánh ngọt thường nên là kích thước mini. Bạn có thể tự làm hoặc đặt mua từ những nguồn tin cậy. Điểm mạnh của bánh ngọt trong tiệc trà teabreak là chúng thường dễ ăn với nhiều người.
Có nhiều lựa chọn cho nước uống, bạn có thể sử dụng nước ngọt đóng chai, nước lọc hoặc nước ép trái cây tùy theo sở thích của khách mời.
Một số lưu ý khi tổ chức tiệc Tea break
Để chắc chắn rằng việc tổ chức tiệc ngọt teabreak được diễn ra suôn sẻ và thành công nhất, đừng bỏ qua một số lưu ý sau:
- Về thực đơn tiệc: Trong việc lên thực đơn tiệc tea break, nên tránh sử dụng các loại đồ uống có gas hoặc có cồn. Thay vào đó, bạn nên chọn trà, cà phê và nước lọc. Đối với thức ăn, hãy ưu tiên những món ăn nhẹ như bánh ngọt kết hợp với hoa quả tươi. Lưu ý rằng tiệc tea break thường không cần những món ăn cầu kỳ.
- Về món ăn được phục vụ trong buổi tiệc: Các món ăn chủ yếu thường được cung cấp vào đầu hoặc giữa buổi nên bạn không cần chọn những món quá phức tạp hoặc đắt tiền. Điều quan trọng là cách bày biện món ăn để chúng trở nên ngon miệng và dễ thưởng thức cho khách mời.
- Về bố trí và sắp xếp bàn tiệc: Khu vực của buổi tea break cần là nơi thoáng mát và có cảnh quan đẹp. Bàn ăn nên được trải bằng khăn sáng màu, bát đĩa cần được bày biện một cách gọn gàng và hợp lý. Ban tổ chức cũng nên cung cấp thêm bàn ghế để khách mời có thể nghỉ ngơi tùy theo nhu cầu của họ.
- Về âm nhạc: Nên lựa chọn các giai điệu nhẹ nhàng tạo cảm giác thư giãn để tạo không gian thư thái cho buổi tiệc, tránh sử dụng những bản nhạc quá sôi động hoặc quá buồn.
Tiệc tea break được xem như một hình thức tổ chức sự kiện mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người tham dự, vì thế những sự chuẩn bị kỹ lưỡng, chỉn chu sẽ thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn. Hy vọng rằng ở bài viết này, bePOS đã cung cấp cho bạn những kiến thức, kinh nghiệm hữu ích về khái niệm “tea break là gì”, những điều cần biết để tổ chức buổi tiệc trà hiệu quả. Chúc các bạn thành công!
FAQ
Có nên phục vụ thức ăn mặn trong buổi tiệc tea break không?
Thường thì những món ăn mặn không được phục vụ trong các buổi tiệc tea break. Do tính chất buổi tiệc chỉ diễn ra trong thời gian ngắn chỉ trong khoảng 20 – 30 phút, nên những món chính sẽ không phù hợp với hình thức tiệc này. Thay vào đó, bạn có thể cân nhắc sử dụng các món bánh mặn đi kèm với các loại bánh ngọt, vừa giúp khách tham dự có đủ dinh dưỡng, vừa đảm bảo sự thuận tiện, giúp họ lấy lại tinh thần, tiếp tục buổi họp.
Các nhân viên cần chuẩn bị gì để tổ chức tiệc tea break thuận lợi?
Nhân viên phục vụ cần chuẩn bị tốt các khâu sau để chắc chắn rằng buổi tiệc tea break tạo được ấn tượng tốt với người tham dự:
- Chuẩn bị trước về khu vực tổ chức tiệc, làm vệ sinh sạch sẽ trước khi đón tiếp khách tham dự.
- Trang trí bàn tiệc bắt mắt với các phụ kiện như khăn trải bàn, lẵng hoa, đèn để bàn,… Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho bữa tiệc tea break như: muỗng, tách, dĩa, thìa,…
- Chuẩn bị sẵn các món ăn, đảm bảo món ăn được trình bày bắt mắt và vẫn giữ được hương vị thơm ngon khi khách hàng dùng bữa.
- Bố trí nhân viên phục vụ ở gần khu vực tổ chức tiệc tea break để có thể giải quyết và đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách tham dự.
- Bố trí nhân viên dọn dẹp sau khi bữa tiệc kết thúc.
Follow bePOS:
