Trang chủBlogs Kinh nghiệm kinh doanhXử lý đơn hàng bởi Shopee là gì? Chi tiết xử lý đơn hàng từ A – Z

Xử lý đơn hàng bởi Shopee là gì? Chi tiết xử lý đơn hàng từ A – Z

Tháng Ba 03, 2024
Thanh Ngoan
Thanh Ngoan
313 Đã xem

Shopee là một sàn thương mại điện tử hàng đầu hiện nay, được nhiều chủ kinh doanh lựa chọn nhờ mang lại traffic cao. Đối với những người bán hàng mới, họ có thể chưa rõ về quy trình xử lý đơn hàng của Shopee, dẫn đến các vấn đề không mong muốn như huỷ đơn hàng hoặc bị đánh giá không tốt trên sàn. Vì vậy, bePOS muốn cung cấp những thông tin về quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee để tránh ảnh hưởng đến cửa hàng của các nhà bán.

Xử lý đơn hàng bởi Shopee là gì?

Xử lý đơn hàng bởi Shopee là quy trình nhà bán xử lý từ khi có đơn hàng mới trên Shopee của nhà bán tới khi hàng tới tay khách hàng. Quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee này cần đảm bảo các quy định của Shopee để hàng tới tay khách hàng nhanh nhất và đảm bảo nhất.

Quá trình người bán xử lý đơn hàng trên Shopee
Quá trình người bán xử lý đơn hàng bởi Shopee

Thời gian xử lý đơn hàng bởi Shopee là bao lâu?

Thời gian xử lý đơn hàng bởi Shopee phụ thuộc vào loại dịch vụ vận chuyển được người mua chọn là giao hàng thường hay hoả tốc.

Đơn hàng thường:

  • Thời gian xử lý đơn hàng bởi Shopee là 2 ngày kể từ ngày đặt hàng (không tính Chủ Nhật và các ngày lễ).
  • Nếu đơn hàng được xử lý và giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 2 ngày, đơn hàng sẽ không bị huỷ tự động hoặc bị tính Tỷ lệ đơn hàng trễ.
  • Thời gian giao hàng cho đơn vị vận chuyển để tránh huỷ tự động là 4 ngày.
  • Người bán cần nhấn xác nhận đơn trước thời điểm hạn chót xác nhận của đơn vị vận chuyển để tránh huỷ đơn.
  • Sau thời gian 24h xác nhận, nếu người bán không xác nhận đơn hàng online, người bán phải tự mang hàng đến bưu cục thay vì hẹn bưu tá đến lấy hàng.

Đơn hàng hoả tốc:

  • Đơn hàng phát sinh trước 16 giờ cần giao kiện hàng cho đơn vị vận chuyển trước 19 giờ cùng ngày để tránh Tỷ lệ đơn hàng trễ.
  • Đơn hàng phát sinh sau 16 giờ cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển trước 11 giờ trưa ngày kế tiếp để tránh Tỷ lệ đơn hàng trễ.
  • Để tránh huỷ đơn tự động, cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển trước 12 giờ trưa ngày kế tiếp (không tính Chủ Nhật và các ngày lễ).
Thời gian xử lý đơn hàng bởi Shopee
Thời gian xử lý đơn hàng bởi Shopee tùy thuộc vào loại đơn hàng

>> Xem thêm: Chi tiết cách bán hàng quốc tế trên Shopee cho nhà bán hàng

Quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee

Để hiểu rõ quy trình xử lý đơn hàng trên Shopee, cần tìm hiểu các bước sau:

Bước 1: Xác nhận đơn hàng 

Sau 30 phút từ khi khách hàng đặt hàng và không huỷ đơn trên Shopee, người bán cần xác nhận và chuyển đơn hàng vào mục “Chờ lấy hàng”. Có thể xác nhận trên trang web hoặc ứng dụng Shopee.

Bước xác nhận đơn hàng:

  • Truy cập vào mục “Quản lý vận chuyển” trên trang web hoặc “Đơn hàng” trên ứng dụng.
  • Chuyển đến mục “Chờ lấy hàng” để tiếp tục quy trình xử lý đơn hàng.
  • Nhấn “Chuẩn bị hàng” và chọn hình thức vận chuyển.
Xác nhận đơn hàng là bước đầu trong quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee
Xác nhận đơn hàng là bước đầu trong quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee

Bước 2: Chuẩn bị hàng và đóng gói

Người bán cần chuẩn bị và đóng gói hàng nhanh chóng để đảm bảo thời gian xử lý đơn hàng. Quá trình này sẽ khác nhau tùy theo loại đơn hàng:

  • Đơn hàng thông thường: Người bán tự chuẩn bị và đóng gói theo quy chuẩn của Shopee.
  • Đơn hàng FBS: Shopee tự động nhận, đóng gói, vận chuyển và chăm sóc khách hàng.

Bước 3: In phiếu gửi hàng và dán lên gói hàng

Sau khi đóng gói, người bán cần in và dán phiếu gửi hàng lên gói hàng để giao cho đơn vị vận chuyển.

  • Truy cập vào “Quản lý vận chuyển” trên trang web Shopee.
  • Chọn “Chờ lấy hàng” và kiểm tra các đơn hàng.
  • Nhấn “In phiếu giao” và dán phiếu lên gói hàng.
Phiếu hàng người bán cần in đầy đủ và dán lên kiện hàng cho khách
Phiếu hàng người bán cần in đầy đủ và dán lên kiện hàng cho khách

Bước 4: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển 

Người bán giao hàng cho đơn vị vận chuyển theo địa điểm và thời gian yêu cầu. Nếu đơn vị vận chuyển không đến lấy hàng, người bán có thể liên hệ Shopee hoặc tự gửi hàng tới bưu cục của đơn vị vận chuyển.

Shopee hợp tác với nhiều đối tác vận chuyển như Giao hàng nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Ninja Van,… cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh chóng và phí cước hợp lý, giúp tối ưu chi phí và tăng hiệu quả kinh doanh cho người bán.

Bước cuối trong quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee là giao cho đơn vị vận chuyển
Bước cuối trong quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee là giao cho đơn vị vận chuyển

>> Xem thêm: Ảnh hưởng của sao quả tạ trên Shopee nhà bán phải biết

Một số lưu ý về quy trình xử lý đơn hàng của Shopee

Trong cách xử lý đơn hàng trên Shopee, người bán cần lưu ý một số vấn đề sau:

Xác nhận đơn hàng

Sau khi người mua hoàn tất đặt hàng thành công, người bán sẽ đợi hệ thống của Shopee duyệt đơn hàng. Điều này là quy định của Shopee nhằm xác minh tính hợp lệ của đơn hàng và đảm bảo tính tin cậy của người mua, đồng thời bảo vệ quyền lợi của người bán.

Sau 30 phút, nếu khách hàng không hủy đơn hàng, Shopee sẽ chính thức xác nhận đơn hàng. Khi đó, đơn hàng của người mua sẽ được chuyển vào mục “Chờ lấy hàng”. Người bán sẽ tiếp tục thực hiện bước xác nhận đơn hàng trong thời hạn quy định.

Để tránh hệ thống tự hủy đơn

Để tránh việc hệ thống tự hủy đơn, quan trọng là bạn phải đảm bảo:

  • Xác nhận và chuẩn bị đơn hàng đúng hạn: Đơn hàng sẽ được xác nhận khi bạn chọn tùy chọn “Chuẩn bị hàng” trong mục đơn hàng chưa xử lý.
  • Giao hàng đúng hạn tới bưu cục hoặc đơn vị vận chuyển đến lấy hàng: Khi đơn hàng tới tay người vận chuyển sẽ tự động chuyển sang trạng thái “Đã giao”.
Xác nhận đơn hàng khi có đơn mới
Xác nhận đơn hàng khi có đơn mới

Chuẩn bị hàng

Hiện nay, có hai phương thức để chủ shop có thể gửi hàng cho người mua trên Shopee: sử dụng đơn vị vận chuyển tự đến lấy hàng hoặc gửi hàng tại bưu cục. Chủ shop có thể lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và thuận tiện nhất dựa trên mô hình hoạt động của mình.

Tuy nhiên, người bán cần chú ý đến những vấn đề sau để tránh kéo dài thời gian chuẩn bị hoặc thậm chí là bị hủy đơn do vượt quá thời gian lấy hàng:

  • Thời gian người bán có thể xử lý đơn hàng cho khách là 48h. Đây là thời hạn cần xác nhận, chuẩn bị và giao cho đơn vị vận chuyển nếu chọn phương thức vận chuyển tự đến lấy hàng.
  • Người bán chỉ có 24h để xác nhận, chuẩn bị và giao hàng cho đơn vị vận chuyển nếu chọn phương thức gửi hàng tại bưu cục của đơn vị vận chuyển.
  • Đặc biệt, người bán cần chú ý đến thời hạn này để đảm bảo đơn hàng được gửi đi đúng hạn và giao thành công cho người mua.

Một số gợi ý:

  • Đối với các cửa hàng mới, bạn chỉ cần ghi mã vận đơn lên bên ngoài đơn hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ tự in thông tin đơn hàng ra bên ngoài.
  • Khi gửi hàng tới bưu cục, thời gian mà khách hàng nhận hàng sẽ nhanh hơn so với việc sử dụng dịch vụ đơn vị vận chuyển đến lấy hàng.

Đóng gói và giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Rất nhiều khách hàng khi nhận được gói hàng thường phàn nàn về việc hộp bị bóp méo và không được giữ nguyên vẹn như khi gửi đi. Vì vậy, bạn nên đóng thêm lớp xốp nổ hoặc giấy báo vào bên trong hộp hàng để đảm bảo rằng sản phẩm được bảo vệ tốt hơn và khách hàng cảm thấy hài lòng khi nhận được đơn hàng của mình.

Đóng gói, chuẩn bị hàng gửi cho người mua
Đóng gói, chuẩn bị hàng gửi cho người mua

Sau khi đơn hàng được giao thành công

Sau khi đơn vị giao nhận đã chuyển hàng thành công, bạn vẫn cần chờ đợi trong 3 ngày để Shopee tạm giữ số tiền thanh toán. Mục đích của việc này là đảm bảo rằng không có phản hồi hoặc trả hàng từ phía khách hàng.

Những điều trên là những lưu ý quan trọng về quy trình xử lý đơn hàng bởi Shopee. Hiện nay, Shopee đã đơn giản hóa rất nhiều thủ tục để người bán có thể tiến hành bán hàng một cách thuận tiện và dễ dàng nhất.

FAQ 

Để biết shop có đơn hàng mới, chủ kinh doanh cần làm gì? 

Để biết khi nào có đơn hàng mới, thường sau khi người mua đã đặt hàng thành công, Shopee sẽ gửi thông báo tới chủ cửa hàng. Thời điểm mà Shopee thông báo thường là sau khi đã qua 30 phút từ khi người mua xác nhận đặt hàng và không hủy đơn. Sau đó, hệ thống của Shopee sẽ chuyển trạng thái đơn hàng sang mục “Chờ lấy hàng”.

Vì sao đơn hàng bị Shopee hủy?

Có ba lý do chính khiến đơn hàng của bạn bị Shopee hủy hoặc bị xử lý đơn hàng bởi Shopee. Cụ thể như sau:

  • Người bán xác nhận đơn hàng sau thời gian Shopee quy định
  • Người bán không giao hàng cho đơn vị vận chuyển đúng quy định
  • Đơn hàng của người bán bị Shopee hủy vì vi phạm thời gian xử lý đơn hàng đối với các đơn hàng có sẵn và đặt hàng trước.