Trang chủBlogs Quản lý doanh nghiệpNhững điều cần lưu ý khi quản lý kho bằng Access

Những điều cần lưu ý khi quản lý kho bằng Access

Cập nhật lần cuối: Tháng Chín 09, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
808 Đã xem

Quản lý kho vốn là một công việc không mấy dễ dàng, đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, thời gian nếu không có công nghệ hỗ trợ. Và hiện nay quản lý kho bằng Access là một trong những phương pháp đang được nhiều cửa hàng áp dụng để quản lý lượng hàng trong kho. Tuy nhiên quản lý kho bằng Access cũng sẽ có mặt ưu và nhược điểm. Đâu là giải pháp khắc phục nhược điểm của công cụ này? Cùng bePOS tìm hiểu bài viết dưới đây.

Access là gì? Thế nào là quản lý kho bằng Access?

Hệ thống quản lý Access (MS Access) có tên đầy đủ là Microsoft Office Access. Đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu) thuộc công ty Microsoft. Access là một ứng dụng truyền thống, phần mềm được sử dụng phổ biến trong các máy tính hệ điều hành Windows.

Quản lý kho bằng Access giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn: quản lý khách hàng, quản lý kho hàng, cơ hội bán hàng, thông tin đặt hàng, thông tin sản phẩm,…Vì vậy quản lý bán hàng bằng Access sẽ vừa giúp cho bạn quản trị dữ liệu chính xác, vừa giúp bạn điều hành toàn bộ của hàng.

quan-ly-kho-bang-access-la-gi
Quản lý kho bằng Access là gì?

Phân tích đặc tính của phần mềm quản lý kho Access

Phần mềm quản lý bán hàng bằng Access khác gì so với Excel Microsoft ?

Lưu trữ dữ liệu dựa vào quản lý kho bằng Access và Excel có thể kết nối với nhau nên một số chủ kinh doanh sẽ sử dụng đồng thời hai phần mềm này để nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Thế nhưng bản thân Excel không phải là cơ sở dữ liệu có quan hệ mà là cơ sở dữ liệu tệp phẳng nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho. Nó vẫn được sử dụng để xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho như: tính doanh thu, lợi nhuận, tính toán xuất nhập kho. Một số chủ cửa hàng có thể quản lý kho bằng Access kết hợp Excel để quản lý kho hiệu quả hơn. Tuy nhiên so với Excel thì phần mềm quản lý kho bằng Access miễn phí vẫn là lựa chọn tốt hơn rất nhiều.

Bạn có thể thêm nhiều bảng hơn khi thông tin sản phẩm lưu trữ trong Access. Bên cạnh đó sẽ kết hợp các bảng đó để cập nhật thông tin, tạo truy vấn, các báo cáo, biểu mẫu kho. Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Access được thiết kế cho nhiều mục đích, đối tượng, người dùng nên bạn có thể nhanh chóng sử dụng phần mềm này. Hãy tham khảo một số file quản lý kho bằng Access để quản lý kho tốt hơn.

quan-ly-kho-bang-access-excel
Quản lý kho bằng access kết hợp excel

So với việc quản lý kho bằng Excel, Microsoft Access được sử dụng phổ biến hơn vì có các đặc tính cơ bản sau:

  • Quản lý dữ liệu hiệu quả: Access là một công cụ mạnh mẽ để tạo, lưu trữ và cập nhật dữ liệu, giúp quản lý kho hàng hiệu quả và nhanh chóng.
  • Khả năng lưu trữ thông tin sản phẩm nhiều hơn: Access cho phép bạn lưu trữ nhiều thông tin sản phẩm hơn bằng cách tạo và quản lý nhiều bảng dữ liệu khác nhau.
  • Tạo truy vấn, báo cáo và biểu mẫu: Bằng cách sử dụng Access, bạn có thể tạo truy vấn để trích xuất thông tin, tạo báo cáo và biểu mẫu để hiển thị dữ liệu một cách dễ đọc và trực quan.
  • Quản lý mối quan hệ dữ liệu: Access cho phép bạn xác định và quản lý mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu, giúp tạo ra cơ sở dữ liệu có cấu trúc và liên kết.
  • Tạo form nhập dữ liệu: Bạn có thể tạo các biểu mẫu nhập dữ liệu tùy chỉnh để thuận tiện hóa việc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu.
  • Hỗ trợ định dạng dữ liệu đa dạng: Access cho phép nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như Excel, Web Content, hoặc cơ sở dữ liệu khác.
  • Tạo liên kết giữa bảng: Bạn có thể thiết lập các liên kết giữa các bảng dữ liệu, cho phép truy xuất thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
  • Xuất dữ liệu đa dạng: Access cho phép bạn xuất dữ liệu sang nhiều định dạng như Excel, Access, PDF, CSV, giúp chia sẻ dữ liệu dễ dàng.
  • Tự động hóa quy trình quản lý bằng VBA: Bằng cách sử dụng Visual Basic for Applications (VBA), bạn có thể tự động hóa các quy trình quản lý, tạo ra các chương trình tùy chỉnh.
  • Tích hợp và tính toán dữ liệu: Access cho phép bạn tích hợp và tính toán dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp đưa ra quyết định thông minh.

>> Xem thêm: Các mẫu file excel quản lý kho khoa học, hiệu quả

Các bước tạo phần mềm quản lý kho bằng Access

Microsoft Access là một ứng dụng phần mềm phổ biến và dễ sử dụng, phù hợp cho mọi người. Dưới đây là một hướng dẫn tóm tắt các bước quan trọng để tạo và sử dụng cơ sở dữ liệu quản lý kho bằng Access:

Tạo cơ sở dữ liệu:

  • Mở Microsoft Access và chọn “File,” sau đó chọn “New” để bắt đầu tạo cơ sở dữ liệu mới.
  • Bạn có thể chọn một mẫu có sẵn hoặc bắt đầu với một bảng trống để tùy chỉnh. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu của bạn để dễ nhận biết và quản lý.

Nhập dữ liệu:

  • Trước khi nhập dữ liệu, hãy xác định cấu trúc cơ sở dữ liệu của bạn, bao gồm bảng, biểu mẫu, và truy vấn.
  • Thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu bằng cách lựa chọn cấu trúc phù hợp và nhập nội dung vào các vị trí tương ứng.
  • Có thể nhập dữ liệu từ các tệp khác bằng cách chọn tab “Dữ liệu ngoại” và chuyển dữ liệu vào tệp cơ sở dữ liệu của bạn.
nhap-du-lieu-quan-ly-kho-bang-access
Tạo phần quản lý kho bằng Access như nào?

Tạo mối quan hệ giữa bảng:

  • Sau khi nhập dữ liệu, bạn có thể quản lý chúng bằng cách tạo các mối quan hệ giữa các bảng và tạo các truy vấn.
  • Để tạo mối quan hệ, chọn tab “Công cụ Cơ Sở Dữ Liệu” và bấm “Liên hệ.” Kéo và thả trường từ một bảng vào trường của bảng khác để thiết lập mối quan hệ.
  • Đảm bảo chọn “Buộc Tham Chiếu Toàn Vẹn” để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Tạo truy vấn:

  • Tạo truy vấn là bước quan trọng để truy xuất và xử lý dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn.
  • Mở công cụ “Thiết Kế Truy Vấn” và chọn bảng bạn muốn sử dụng.
  • Chọn các cột và thiết kế truy vấn theo nhu cầu của bạn.
  • Bấm “Chạy” để xem kết quả và lưu lại truy vấn khi bạn hoàn thành.
cac-buoc-quan-ly-kho-bang-access
Quản lý xuất nhập tồn kho bằng Access

Nhớ rằng việc hiểu rõ cấu trúc cơ sở dữ liệu và sử dụng các công cụ trong Microsoft Access sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả và tạo các báo cáo, biểu mẫu, và truy vấn phù hợp với nhu cầu của bạn.

Ưu nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý kho Access

Ưu điểm quản lý kho bằng Access

Lý do phần mềm quản lý Access có thể quản lý hàng hóa một cách dễ dàng là nhờ hệ quản trị dữ liệu mạnh cùng tính năng nâng cao, chịu được những dữ liệu lớn. Trên thực tế, trong quá trình sử dụng, phần mềm quản lý kho access online mang lại những lợi ích sau:

  • Phù hợp với nhiều mục đích sử dụng, áp dụng dễ dàng cho các hệ thống nhỏ
  • Công nghệ mã hóa, tính năng mật khẩu cơ sở dữ liệu giúp tính năng bảo mật nâng cao
  • Liên kết với nhiều nguồn cơ sở dữ liệu khác, các sổ làm việc Excel, các tệp văn bản giúp các cửa hàng thuận tiện trong công việc quản lý.
  • Độ chính xác cao nhờ khả năng phân tích, lọc nhiều loại dữ liệu
  • Tốc độ xử lý tốt dù phải làm việc với khối lượng dữ liệu lớn.
uu-diem-cua-access
Ưu điểm của việc quản lý kho bằng Access

Nhược điểm quản lý kho bằng Access

Bên cạnh những lợi ích, Access vẫn tồn tại một số nhược điểm:

  • Access không đạt hiệu quả tối ưu trong việc xử lý cơ sở dữ liệu lớn do tình hình kinh doanh ngày càng phát triển, các thông tin dữ liệu của cửa hàng cũng trở nên phức tạp hơn. Việc không quản lý dữ liệu kho một cách tối ưu thì sẽ dễ mắc phải sai lầm trong việc đưa ra quyết định, gây ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng.
  • Access gặp khó khăn trong việc triển khai mô hình hệ thống trên Internet: Công nghệ thông tin ngày nay phát triển nhanh chóng, Internet áp dụng rất nhiều trong quản lý nhằm kiểm soát linh hoạt, chặt chẽ hơn. Công cụ quản lý kho Microsoft Access triển khai trên internet sẽ làm người sử dụng gặp một số khó khăn, đặt ra yêu cầu hệ thống cần phải nâng cấp, cải thiện hơn.
  • Những chủ kinh doanh có kiến thức công nghệ chưa cao sẽ khó sử dụng: Đa số chủ kinh doanh hiện nay chưa quen thuộc với phần mềm công nghệ, tiếp xúc với những phần mềm công nghệ cao và phức tạp, họ thường tìm đến phương pháp quản lý kho bằng Excel. Vì vậy khi quản lý kho dựa vào phần mềm quản lý kho bằng Access cũng sẽ khiến họ gặp phải khó khăn, làm hiệu quả công việc không cao, dễ sai sót và nhầm lẫn.
nhuoc-diem-cua-quan-ly-kho-bang-access
Nhược điểm của quản lý kho bằng Access

Khi sử dụng công cụ quản lý kho bằng Access, người dùng sẽ gặp một số khó khăn khi triển khai hệ thống qua Internet và hiện tại lại xuất nhiều phần mềm ưu việt, dễ sử dụng hơn nên Access sẽ dễ bị thay thế.

Đâu là phương pháp quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay?

Để khắc phục những nhược điểm của Access, Excel thì trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho khác nhau. Trong đó phần mềm quản lý kho online miễn phí bePOS đang được hơn 10.000 khách hàng sử dụng với những tính năng từ cơ bản đến chuyên sâu.

Có thể nói siêu app bePOS là một trong những phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay:

  • Công nghệ điện toán đám mây: bePOS đã sử dụng công nghệ điện toán đám mây của Google giúp tốc độ xử lý dữ liệu, thông tin nhanh chóng. Bạn có thể quản lý kho, sử dụng phần mềm ổn định bất kể khi gặp sự cố như: mất điện, mất mạng và phù hợp với cả những quầy bán hàng di động, quầy trên đường, các ki ốt…
  • Tiết kiệm thời gian, nhân lực: Nếu không có phần mềm quản lý kho online miễn phí như bePOS, trường hợp khách tới hỏi mua một sản phẩm mà bạn không chắc là còn hàng hay không thì bạn sẽ phải mất thời gian vào kho kiểm tra. Với bePOS, bạn chỉ cần vào ứng dụng, tra thông tin ngay trên chiếc điện thoại hoặc máy tính là có thể tự tin cho khách hàng câu trả lời.
  • Quản lý kho chi tiết: Hàng hóa được quản lý chi tiết theo từng màu sắc, mẫu mã, chủng loại, mã,…Đặc biệt, đối với ngành nhà hàng, cà phê, ứng dụng sẽ kiểm soát được ngày nhập nguyên liệu, thực phẩm nào đang được sử dụng nhiều nhất, sản phẩm nào ít được khách order, từ đó đảm bảo cho khách hàng luôn được sử dụng đồ tươi mới.
  • Báo cáo 24/7: Không chỉ vậy, với siêu app quản lý bePOS, bạn có thể quản lý kho bất cứ khi nào, bất kể nơi đâu mà không cần trả thêm bất kỳ chi phí nào chỉ với một chiếc điện thoại. Có ứng dụng trên điện thoại, bạn có thể kiểm soát sản phẩm tồn kho cửa hàng, báo cáo chi tiết, quản lý nhân viên 24/7
phan-mem-quan-ly-kho-bepos
Quản lý kho bằng phần mềm bePOS

Đặc biệt: Phần mềm quản lý bePOS có hơn 600 tính năng và được sử dụng 100% MIỄN PHÍ. Ngoài ra, bePOS còn cung cấp những phần mềm chuyên biệt như: phần mềm quản lý nhà hàng cho ngành F&B, phần mềm quản lý bán hàng cho ngành Spa,…

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

>> Xem thêm: Top các phần mềm quản lý hàng hóa tối ưu nhất 

Công dụng của phần mềm quản lý kho bằng Access không thể không công nhận nhưng để tiết kiệm thời gian và nâng cao doanh thu hiệu quả thì bạn nên lựa chọn phần mềm quản lý kho online miễn phí, chuyên dụng như bePOS. Hãy là một nhà kinh doanh thông minh và đúng đắn!

FAQ

Tại sao nên lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hơn là Access?

  • Tối giản chi phí: đa phần những phần mềm quản lý hiện nay có giá thành khá hợp lý và khởi tạo không mất phí
  • Sử dụng ở bất cứ nơi đâu – bất cứ khi nào: Bạn chỉ cần 1 chiếc điện thoại có thể kết nối mạng hay bất kể thiết bị nào như: máy tính, Laptop là có thể quản lý dễ nhanh chóng, dễ dàng
  • Không phức tạp các thao tác: phần mềm quản lý kho bằng Access sẽ phải nhập số liệu, thông tin qua nhiều thao tác nhưng phần mềm quản lý bán hàng sẽ làm tối giản điều đó. Chỉ với vào cú chạm, bạn có thể nắm bắt được toàn bộ tình hình kho hàng.

Có những tính năng nào khác trong Access có thể được sử dụng để quản lý kho hàng?

Trong Access, ngoài tính năng quản lý kho hàng thông qua việc tạo bảng, biểu mẫu và truy vấn, còn có thể sử dụng các tính năng khác như:
  • Tạo báo cáo để theo dõi tình trạng kho hàng, số lượng hàng tồn kho và các thông tin khác.
  • Sử dụng các công cụ tích hợp trong Access như Macro và Visual Basic để tự động hóa quá trình quản lý kho hàng.
  • Tạo các form kết hợp với các control như Combo Box, List Box để thực hiện các chức năng như tìm kiếm, sắp xếp, lọc dữ liệu trong kho hàng.