Trang chủBlogs Kinh doanh F&BQuy trình quản lý kho nhà hàng từ A-Z đảm bảo không thất thoát

Quy trình quản lý kho nhà hàng từ A-Z đảm bảo không thất thoát

Cập nhật lần cuối: Tháng Bảy 07, 2023
Thu Hằng
Thu Hằng
778 Đã xem

Trong kinh doanh nhà hàng, quản lý hàng hóa, nguyên liệu chế biến là công việc quan trọng hàng đầu của chủ kinh doanh. Lượng nguyên liệu nhiều khiến việc quản lý kho hàng trở nên khó khăn, phức tạp. Vậy làm thế nào để quản lý kho nhà hàng hiệu quả, không bị hỏng, thất thoát hàng hóa? Hôm nay bePOS sẽ giới thiệu với bạn quy trình quản lý kho nhà hàng chi tiết nhất. 

Quy trình quản lý kho nhà hàng là gì? 

Kho hàng tại nhà hàng là nơi lưu trữ, bảo quản các nguyên liệu, thực phẩm chế biến thành món ăn phục vụ khách hàng. Việc quản lý kho nhà hàng vô cùng quan trọng, chủ nhà hàng phải có kế hoạch dự trữ lượng thực phẩm đủ cho mỗi ngày và bổ sung thêm hàng hóa ngay khi nhà hàng cần.

Quản lý kho trong nhà hàng là một quy trình với nhiều bước, nhiều công đoạn phức tạp nhằm xử lý và quản lý hàng hóa lớn trong kho. Tùy vào từng mô hình kinh doanh mà mỗi nhà hàng sẽ có những quy trình quản lý kho khác nhau. Quy trình này được áp dụng và mọi nhân viên trong nhà hàng phải tuân theo để đảm bảo việc kinh doanh hiệu quả cho nhà hàng. 

quy-trinh-quan-ly-kho-nha-hang-la-gi
Quy trình quản lý kho nhà hàng là gì?

Lợi ích của việc lập quy trình quản lý kho thực phẩm nhà hàng

Thường xuyên giám sát, kiểm kê hàng hóa, thực phẩm trong kho đem lại rất nhiều lợi ích cho chủ nhà hàng: 

Giúp quy trình kinh doanh vận hành trơn tru, hiệu quả 

Khi có quy trình quản lý kho rõ ràng, các nhân viên, bộ phận chỉ cần dựa vào quy trình và làm việc khoa học, phối hợp nhịp nhàng trong quá trình làm việc. Quy trình cũng giúp chủ nhà hàng dễ dàng giám sát công việc quản lý kho như tình hình xuất/nhập kho, kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, có kế hoạch nhập kho khi cần,… 

Duy trì lượng hàng tồn hợp lý khi có quy trình quản lý kho nhà hàng

Quy trình quản lý kho sẽ giúp chủ nhà hàng biết được lượng hàng đang tồn kho, tính toán sao cho luôn có lượng hàng tồn hợp lý, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa thực phẩm. Thực phẩm của nhà hàng chủ yếu là thực phẩm tươi sống để chế biến, nếu bảo quản lâu sẽ hỏng, không sử dụng được, bỏ đi sẽ ảnh hưởng tới tài chính của nhà hàng. Do đó, việc duy trì lượng hàng tồn hợp lý là vô cùng quan trọng. 

Đặc biệt trong những giai đoạn như nguyên liệu trái mùa, biến động kinh tế, giá cả thực phẩm leo thang,… quản lý kho sẽ giúp bạn dự trữ, xử lý trường hợp này kịp thời. 

Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, dễ tìm kiếm

Quản lý còn bao gồm việc sắp xếp vị trí hàng hóa trong kho, phục vụ việc tìm kiếm hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng, tránh mất thời gian khi cần nguyên liệu phải mất hàng giờ để tìm thực phẩm. Sắp xếp khoa học còn giúp tiết kiệm diện tích lưu trữ hàng trong kho, giúp nhân viên kho định vị vị trí thực phẩm dễ dàng. 

nhung-loi-ich-cua-quy-trinh-quan-ly-kho-nha-hang
Những lợi ích của việc lập quy trình quản lý kho nhà hàng

Giảm sai sót số liệu trong quy trình quản lý kho nhà hàng

Cách quản lý kho nhà hàng chặt chẽ, quy củ, khoa học sẽ giúp hạn chế những sai sót khi quản lý sổ sách, số liệu. Hàng hóa được sắp xếp vị trí hợp lý theo thứ tự, theo nhóm, có kí hiệu rõ ràng sẽ giúp nhân viên kho hàng quản lý dễ dàng hơn. 

Khiến môi trường làm việc trở nên khoa học, chuyên nghiệp

Khi có cách quản lý kho nhà hàng theo quy trình, các hoạt động của các bộ phận sẽ diễn ra thông suốt, không bị tắc nghẽn ở khâu nào. Ví dụ các hoạt động xuất kho, nhập kho,… được chia ra từng công đoạn và từng bộ phận đảm nhiệm, việc này khiến nhân viên có ý thức trách nhiệm với công việc của mình. 

Quy trình quản lý kho nguyên liệu nhà hàng đầy đủ 

Quy trình quản lý kho nguyên liệu nhà hàng gồm những bước nào? Cùng tìm hiểu dưới đây nhé! 

Quy trình quản lý mã sản phẩm, nguyên liệu 

Đây là quy trình giúp chủ nhà hàng kiểm soát được tất cả các loại hàng hóa, thực phẩm có trong kho nhà hàng. 

Bước 1: Thông báo nhập thực phẩm 

Bộ phận quản lý sẽ lập báo cáo nhập nguyên vật liệu gửi tới nhân viên kho hoặc người phụ trách mã hàng. 

Bước 2: Kiểm tra hàng cần nhập, đối chiếu lượng hàng tồn 

Người quản lý mã hàng sẽ dựa vào báo cáo gửi từ quản lý tới và kiểm tra sự tồn tại của sản phẩm đó trong kho.

Bước 3: Làm phiếu nhập kho 

  • Nếu là mã hàng mới: Áp dụng cho hàng mới nhập và không có sẵn danh sách mã hàng trước đó trong kho.
  • Nếu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét và đánh giá xem có cần thiết thay đổi hoặc xóa mã hàng không. Nếu hợp lý thì xóa mã hàng, cập nhật mã mới.

Bước 4: Hoàn thành nhập kho 

Thông báo tới các bộ phận liên quan về việc thay đổi mã hàng để quá trình làm việc sau này diễn ra thuận lợi.

quy-trinh-quan-ly-kho-nha-hang-gom-nhung-buoc-nao
Quy trình quản lý kho nhà hàng gồm những bước nào?

>> Xem thêm: Cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả

Quy trình quản lý nhập kho 

Các bước trong quy trình nhập nguyên vật liệu chế biến: 

  • Bước 1: Thông báo với bộ phận kho về kế hoạch nhập hàng hóa 
  • Bước 2: Kiểm tra chất lượng hàng và đối chiếu 
  • Bước 3: Lập phiếu nhập kho 
  • Bước 4: Hoàn thành quá trình nhập hàng. 

Với kho hàng hóa thành phẩm, bạn cần thực hiện theo các bước sau: 

  • Bước 1: Bộ phận nào có nhu cầu nhập hàng thì gửi yêu cầu nhập kho tới quản lý và bộ phận kho 
  • Bước 2: Chủ kho kiểm kê hàng hóa, ký nhận đã nhận thành phẩm 
  • Bước 3: Kế toán hoặc thủ kho lập phiếu nhập kho, ký nhận 
  • Bước 4: Nhập hàng vào kho, cập nhật thông tin hàng hóa vào phần mềm quản lý. 

Quy trình xuất kho trong nhà hàng

Quy trình xuất kho trong nhà hàng được thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1: Gửi đề xuất xuất kho tới quản lý hoặc chủ kinh doanh 
  • Bước 2: Quản lý phê duyệt kế hoạch xuất kho 
  • Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị xuất kho, kiểm tra hàng tồn trong kho 
  • Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất kho hàng 
  • Bước 5: Thủ kho, kế toán cập nhật số liệu tồn kho mới vào hệ thống phần mềm. 

Mẹo quản lý kho hàng hiệu quả 

Hiện nay, hầu hết các nhà hàng từ quy mô nhỏ tới lớn đều sử dụng các phần mềm quản lý kho để hỗ trợ quy trình quản lý kho đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn. bePOS là một trong những phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống có chức năng quản lý kho được ưa chuộng nhất hiện nay. 

Với bePOS, bạn không còn lo lắng việc kiểm kê hàng hóa xuất nhập tồn bị sai sót, hàng hóa bị thất thoát như khi quản lý truyền thống bằng sổ sách. Các tính năng quản lý kho của phần mềm bePOS: 

  • Quản lý Xuất nhập tồn kho: Cập nhật thông tin sản phẩm, quản lý các mã hàng hóa, lượng hàng tồn trong kho, cập nhật khi có hoạt động xuất nhập kho 
  • Quản lý tiêu hao nguyên liệu thực phẩm 
  • Quản lý giá vốn, các công thức để định giá món ăn 
  • Quản lý công thức/định lượng chế biến món ăn, đồ uống trong nhà hàng,… 
ung-dung-phan-mem-quan-ly-bepos-vao-quy-trinh-quan-ly-nha-hang
Ứng dụng phần mềm quản lý bePOS vào quy trình quản lý kho nhà hàng

Ngoài ra, bePOS còn hỗ trợ điều chuyển kho giữa các chi nhánh với các chuỗi nhà hàng. Ngoài tính năng quản lý kho hàng, bePOS còn tích hợp nhiều chức năng khác như quản lý tài chính, doanh thu, quản lý nhân sự, quản lý các chương trình chăm sóc khách hàng, marketing bán hàng tăng doanh thu cho cửa hàng,… Có thể nói, chỉ với một phần mềm đơn giản, bePOS hỗ trợ quản lý toàn bộ công việc kinh doanh nhà hàng đơn giản, hiệu quả. 

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Trên đây là quy trình quản lý kho nhà hàng chi tiết bạn có thể tham khảo. Mỗi nhà hàng với quy mô khác nhau, mục đích kinh doanh khác nhau sẽ có điểm khác nhau trong quy trình quản lý kho. Hãy tham khảo, cân nhắc, xem xét và lập một quy trình phù hợp cho nhà hàng của mình. 

FAQ 

Có các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho nào trong nhà hàng? 

Có 2 phương pháp kiểm kê hàng hóa tồn kho trong nhà hàng là: 

  • Kê khai thường xuyên: Theo dõi liên tục, thường xuyên tình hình xuất nhập, tồn kho.
  • Kê khai định kỳ: Kiểm kê hàng hóa cuối kỳ trong kho, đối chiếu với sổ sách kế toán, tính ra hàng hóa đã xuất trong kỳ. 

Các vật liệu thường được dùng trong kho nhà hàng là gì? 

Một số vật liệu, thiết bị thường được dùng trong kho nhà hàng đó là: Giá kệ để đựng các nguyên vật liệu, kho lạnh để bảo quản thực phẩm không bị hỏng, pallet chứa hàng,…