Quy trình quản lý nhà hàng giữ vai trò cực kỳ quan trọng đảm bảo mọi thứ được vận hành trơn tru, đồng thời quyết định đến việc tăng trưởng doanh thu và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải chủ nhà hàng nào cũng biết cách xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, bePOS sẽ hướng dẫn bạn 9 bước trong quy trình quản lý nhà hàng ăn uống mà chủ nhà hàng cần nắm rõ. Mời các bạn cùng tham khảo!
Quy trình quản lý nhà hàng là gì?
Quản lý nhà hàng bao gồm các công việc giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh sao cho tối ưu chi phí và lợi nhuận. Việc quản lý nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu, thu hút khách hàng, giúp tăng doanh thu và tiết kiệm chi phí vận hành. Để có thể quản lý nhà hàng tốt và mang lại hiệu quả, bạn cần có một quy trình quản lý nhà hàng chuyên nghiệp.
Quy trình quản lý nhà hàng là tập hợp các nguyên tắc vận hành mà nhân viên cần tuân thủ khi làm việc, nhằm tạo ra sự nhất quán trong hoạt động kinh doanh tại nhà hàng. Các nguyên tắc này tùy theo hình thức kinh doanh của từng đơn vị và kiến thức vận hành của người quản lý.
Vai trò của người quản lý là đưa ra các quyết định quan trọng có thể chi phối các hoạt động trong nhà hàng. Họ xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng và nỗ lực cân đối các hoạt động điều phối để đáp ứng lợi ích của ba bên: khách hàng, nhân viên và nhà hàng.
Công việc quản lý nhà hàng cần làm những gì?
Vận hành quản lý nhà hàng ăn uống theo một quy trình sẽ giúp mọi việc diễn ra trơn tru, đồng thời giải quyết các vấn đề có thể phát sinh một cách nhanh chóng nhất. Để có một quy trình quản lý nhà hàng ăn uống chi tiết, bạn có thể tham khảo những công việc cần làm sau:
Quản lý nhân sự
Nhân viên là đội ngũ nòng cốt không thể thiếu trong bất kỳ nhà hàng nào, bao gồm nhân viên bếp, bộ phận phục vụ nhà hàng, nhân viên pha chế, thu ngân, kế toán,… Việc sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn tốt có thể giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển vượt bậc. Để quản lý nhân sự nhà hàng hiệu quả, bạn nên chú ý một số vấn đề sau:
- Tính toán và cân đối nhân sự tại nhà hàng đáp ứng đủ các công việc được giao.
- Phân chia công việc cho từng bộ phận trong nhà hàng một cách rõ ràng.
- Mỗi đầu ca làm việc sẽ tiến hành họp nhân viên
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên.
- Đào tạo thường quyên và có chế độ khen thưởng xứng đáng.
Quản lý vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm
Bạn cần đào tạo nhân viên về tinh thần vệ sinh khi chế biến và phục vụ nhằm đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho nhà hàng. Các quy định phạt cần được áp dụng đối với nhân viên không tuân thủ. Bên cạnh đó, việc lắp đặt camera ở khu vực sơ chế và chế biến là một cách để giám sát hoạt động này một cách nghiêm ngặt, đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm theo các tiêu chuẩn của nhà hàng.
Quản lý sản xuất
Nguyên liệu là yếu tố đầu vào quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi nhà hàng. Để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, số lượng và thời gian nhập hàng, bạn nên sử dụng các phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp để đảm bảo con số tồn kho chính xác nhất và tự động trừ nguyên vật liệu khi hóa đơn hoàn tất.
Bạn nên chia thực đơn thành các nhóm cụ thể và liệt kê chi tiết, đầy đủ để quản lý món ăn dễ dàng hơn. Để định giá chính xác cho món ăn, bạn liệt kê toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu, nhân công,… phát sinh cho từng món. Dựa vào con số này, hãy nhân với tỷ lệ lợi nhuận mà bạn mong muốn, từ đó định giá bán từng món cho hợp lý.
Định giá thực đơn là bước vô cùng quan trọng khi xây dựng hệ thống quản lý nhà hàng. Do đó, bạn cần nghiên cứu, cập nhật thông tin thị trường để điều chỉnh định giá món ăn sao cho hợp lý, vừa đảm bảo đáp ứng đủ tỷ lệ lợi nhuận vừa làm hài lòng khách hàng.
Quản lý dịch vụ khách hàng
Để tạo ấn tượng đầu tiên tốt với khách hàng, bạn cần thiết lập một phong cách phục vụ riêng cho nhà hàng ngay từ khi mới bắt đầu hoạt động. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp thu và thực hiện đồng nhất trong quá trình phục vụ.
Các chi tiết nhỏ như chào đón khách khi vào và ra khỏi nhà hàng, cung cấp nước uống miễn phí trong khi chờ đợi đồ ăn,… cũng là những cách thể hiện phong cách phục vụ đặc trưng cho nhà hàng của bạn.
Quản lý tài chính
Trước hết, nhà quản lý cần hiểu rõ về dòng tiền của nhà hàng, sau đó lên kế hoạch tài chính phù hợp, đảm bảo phân bố ngân sách đủ để trang trải chi phí vận hành nhà hàng. Nếu không, không chỉ gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ mà còn có thể dẫn đến ngừng hoạt động trong thời gian dài.
Khi xây dựng quy trình quản lý nhà hàng ăn uống, bạn nên ghi chép lại toàn bộ chi phí của nhà hàng, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền thuê mặt bằng hàng tháng, chi phí nhân công, khấu hao thiết bị, thanh toán nợ, hóa đơn điện nước và tất cả các khoản chi phí khác.
Điều này giúp bạn có mục tiêu về lợi nhuận và doanh thu mỗi ngày, mỗi tháng để đảm bảo đủ tiền chi trả cho các khoản chi phí hoạt động của nhà hàng.
Quản lý cơ sở vật chất
Việc quản lý tốt cơ sở vật chất trong nhà hàng là điều rất quan trọng để đảm bảo chất lượng phục vụ cho khách hàng và giảm thiểu các chi phí không cần thiết. Những cơ sở vật chất bạn cần lưu ý trong quy trình quản lý nhà hàng ăn uống đó là:
- Cơ sở vật chất kỹ thuật chung: Không gian phục vụ khách, phòng tiệc/phòng VIP, nhà kho, quầy bar, hành lang, khu bếp, nhà vệ sinh, sân vườn, hệ thống điện, gas, hệ thống cấp/thoát nước, xử lý chất thải, bảo vệ an ninh, lối thoát hiểm,…
- Cơ sở vật chất khu phục vụ: Bàn ghế, quầy/tủ rượu, rèm thảm, khăn trải bàn, chén đĩa, dao nĩa, ly tách, menu, xe đẩy, khay,…
- Cơ sở vật chất quầy pha chế: Máy pha cà phê, máy ép trái cây, tủ đá xay/đá viên, dụng cụ đong rượu, cây khuấy, bình lắc, vật dụng trang trí,…
- Cơ sở vật chất kỹ thuật khu chế biến: Hầm chứa, tủ đá, tủ đông, thau, rổ, dao, thớt, bát, đũa, vếp, lò nướng, xoong nồi,….
Cơ sở vật chất nhà hàng cần được bảo quản và bảo dưỡng liên tục trong quá trình sử dụng như sửa chữa, khắc phục tình trạng hư hỏng, nâng cấp thiết bị, thay mới,…. Chỉ như vậy mới giảm thiểu hư hại, tăng tuổi thọ cho trang thiết bị, đặc biệt là các loại máy móc có giá trị cao như bếp ga, tủ lạnh, tủ đông,…
>> Xem thêm: Cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả từ A-Z
Kinh doanh và tiếp thị
Đối với một người quản lý nhà hàng, những yếu tố cần được giám sát chặt chẽ khi quản lý kinh doanh nhà hàng bao gồm chi phí, doanh thu và lợi nhuận. Các đầu mục này cần được thống kê và báo cáo mỗi ngày để chủ kinh doanh dễ dàng nắm bắt hiệu quả hoạt động của nhà hàng.
Ngoài ra, các chương trình tiếp thị và xúc tiến bán hàng cũng là một phần quan trọng trong quy trình quản lý nhà hàng ăn uống. Đây là những hoạt động tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên phải được quản lý kỹ lưỡng về nội dung, hình ảnh và thời điểm triển khai phù hợp với văn hóa và thị hiếu của khách hàng.
Mặt khác, bạn cũng nên đăng ký tên nhà hàng trên các danh sách top quán ngon, top địa chỉ tổ chức tiệc uy tín, trang web đặt bàn để tăng doanh số và quảng bá thương hiệu của nhà hàng.
Giải quyết sự cố, khiếu nại
Việc nhanh chóng giải quyết khiếu nại, sự cố xảy ra là rất quan trọng để thể hiện tính chuyên nghiệp của nhà hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Để thực hiện quy trình này, trước hết phía nhà hàng nên lắng nghe khách hàng trình bày và biểu lộ sự đồng cảm. Tiếp đó xin lỗi khách hàng và đưa ra cách giải quyết vấn đề. Sau đó cảm ơn khách hàng và ghi lại sự cố trên hệ thống.
Quản trị chất lượng dịch vụ
Các bước để quản trị chất lượng dịch vụ nhà hàng cụ thể như sau:
- Bước 1: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng bằng cách nghiên cứu thông tin về nhân khẩu học, hành vi, thói quen, sở thích,…
- Bước 2: Thu thập thông tin khách hàng về thu nhập, khả năng chi trả và thói quen ăn uống.
- Bước 3: Chăm sóc khách hàng cũ bằng cách gọi điện khảo sát chất lượng dịch vụ và tặng voucher cho khách hàng thân thiết.
- Bước 4: Đo lường sự hài lòng của khách hàng bằng phiếu khảo sát ngắn gọn và đúng trọng tâm.
- Bước 5: Thiết lập tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ và phổ biến cho tất cả nhân viên của nhà hàng.
Quy trình vận hành nhà hàng mỗi ngày dành cho quản lý
Để nhà hàng hoạt động suôn sẻ, nâng cao chất lượng dịch vụ thì không thể thiếu vai trò của người quản lý. Quy trình vận hành nhà hàng mỗi ngày dành cho quản lý nhà hàng bao gồm các bước sau:
- Quản lý nên đến sớm để kiểm tra tình trạng các hạng mục cần thiết chuẩn bị cho hoạt động một ngày của nhà hàng.
- Họp nhân viên đầu giờ để thông báo công việc trong ngày, đưa ra chỉ đạo cụ thể, điều phối công việc và thống nhất lại tinh thần làm việc và nội quy.
- Quản lý nên giám sát quá trình phục vụ khách hàng, đảm bảo nhân viên phục vụ chu đáo và chất lượng món ăn đảm bảo tiêu chuẩn.
- Đối chiếu thu chi trong ngày với số liệu trong hệ thống quản lý nhằm đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi chính xác.
- Lập báo cáo hoạt động của nhà hàng vào cuối ngày, bao gồm doanh thu, chi phí, số lượng khách hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ,…
Các kỹ năng quản lý nhà hàng cần thiết
Quản lý nhà hàng là một công việc rất đa dạng và phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải có nhiều kỹ năng khác nhau. Do đó, bên cạnh khâu đào tạo cho nhân viên phục vụ, chủ kinh doanh cũng cần tập trung nâng cao kỹ năng quản lý để có thể vận hành hoạt động kinh doanh nhà hàng một cách trơn tru, hiệu quả.
Dưới đây là một số kỹ năng cần có của người quản lý nhà hàng:
- Luôn thể hiện thái độ tích cực, làm việc rõ ràng, minh bạch, trở thành hình mẫu để nhân viên noi theo.
- Tinh thần trách nhiệm cao.
- Khả năng lãnh đạo, hướng dẫn và giám sát nhân viên, đảm bảo mọi hoạt động trong nhà hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Quản lý thời gian tốt, kế hoạch làm việc rõ ràng.
- Kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng, nhân viên, đối tác và các bên liên quan khác.
- Quản lý tài chính, tính toán chi phí và lợi nhuận.
- Bình bĩnh phân tích và giải quyết tình huống. Học hỏi từ những mô hình thành công khác, từ đó không ngừng nghiên cứu những biện pháp cải tiến và đổi mới.
- Quản lý và đào tạo nhân viên, đánh giá và phát triển năng lực của họ.
Giải pháp giúp quản lý vận hành nhà hàng dễ dàng hơn
Những khó khăn mà nhiều chủ nhà hàng thường gặp là thiếu thời gian quản lý, phải đối mặt với nhiều sai sót do quy trình làm việc thủ công và khó nhận ra các vấn đề nghiêm trọng trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ từ công cụ phần mềm quản lý nhà hàng đã giúp các nhà hàng lớn hay nhỏ kiểm soát, tính toán hiệu quả kinh doanh, cải thiện chất lượng và tăng doanh thu cho nhà hàng của mình.
Phần mềm quản lý nhà hàng bePOS là trợ thủ đắc lực giúp nhà hàng cải thiện chất lượng dịch vụ bằng cách cho phép khách hàng đặt món tại bàn và thanh toán nhanh chóng, và tự động chuyển hóa đơn vào khu vực chế biến, giảm thiểu các sai sót khi gọi món. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các báo cáo tổng hợp chi tiết về kết quả kinh doanh của nhà hàng mỗi ngày.
>> Hãy liên hệ ngay đến hotline 0247 7716 889 hoặc điền vào form dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết nhé!
Bài viết trên đây bePOS đã trình bày chi tiết quy trình quản lý nhà hàng với các đầu mục công việc hoàn chỉnh. Hy vọng với những kiến thức này, chủ nhà hàng dễ dàng hình dung về một quy trình vận hành chuẩn, từ đó vận dụng cho nhà hàng của mình giúp tiết kiệm nguồn lực và hoạt động hiệu quả hơn. Chúc các bạn kinh doanh F&B thuận lợi và gặt hái nhiều thành công!
FAQ
Cần lưu ý gì khi triển khai quy trình quản lý nhà hàng ăn uống để đạt hiệu quả?
Dưới đây là các lưu ý để quản lý vận hành nhà hàng ăn uống hiệu quả, tăng doanh thu nhanh chóng:
- Đảm bảo quy trình vận hành và quản lý được thực hiện nhất quán.
- Cần chủ động quản lý các vấn đề khi kinh doanh nhà hàng.
- Thực hiện công việc tại các vị trí khác nhau để hiểu rõ hơn về cách quản lý.
- Ưu tiên chính sách giữ chân nhân viên.
- Theo dõi, đánh giá và cải thiện trải nghiệm của thực khách.
- Đầu tư vào quảng cáo để thu hút khách hàng mới.
- Liên tục phân tích báo cáo để tìm kiếm các giải pháp cải thiện chất lượng dịch vụ.
Một quy trình quản lý nhà hàng chuẩn mang lại giá trị gì?
Quy trình vận hành quản lý nhà hàng đúng chuẩn chuyên nghiệp mang lại nhiều giá trị lợi ích cho nhà hàng, có thể kể đến như:
- Tối ưu hóa thời gian và công sức vận hành bằng cách áp dụng quy trình vận hành cụ thể. Nhân viên sẽ biết chính xác công việc hàng ngày của mình và người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và năng lực của từng nhân viên.
- Tránh thất thoát chi phí không cần thiết do những sai sót từ nhân viên.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ bằng việc đảm bảo tất cả nhân viên thực hiện đúng chuẩn mực dịch vụ của nhà hàng.
- Cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi đến thưởng thức các món ăn tại nhà hàng.
- Giữ chân nhân viên chất lượng bằng cách cung cấp một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đúng chuẩn và công bằng.
Follow bePOS:
