Trang chủBlogs Kinh doanh F&BQuản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả, tránh thất thoát

Quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả, tránh thất thoát

Cập nhật lần cuối: Tháng Ba 03, 2024
Thu Hằng
Thu Hằng
645 Đã xem

Quản lý nguyên liệu nhà hàng là một trong những công việc quan trọng trong kinh doanh F&B. Bất cứ chủ nhà hàng nào cũng cần phải nắm rõ cách quản lý và định mức nguyên vật liệu làm sao đạt hiệu quả nhất. Trên thực tế, công việc này không hề dễ dàng. Trong bài viết sau đây, bePOS sẽ chia sẻ đến các bạn những khó khăn khi quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng và quy trình thực hiện cụ thể, đảm bảo không thất thoát..

Khó khăn khi quản lý nguyên liệu nhà hàng

Không ít chủ kinh doanh hiện nay đang gặp phải nhiều khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng và trở nên bối rối trước những con số cập nhật mỗi ngày. Có thể kể đến các khó khăn thường gặp sau:

Không dự tính được nguyên vật liệu cần thiết

Để nhà hàng hoạt động suôn sẻ thì việc kiểm soát số lượng nguyên liệu tồn kho, dự tính nguyên liệu nào sắp hết để nhập hàng đúng lúc là điều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc dự tính được số nguyên vật liệu cần thiết trong ngày không hề dễ dàng. Nếu không tính toán tốt sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt trong giờ cao điểm hoặc dư thừa khi không có khách.

Thêm vào đó, việc nhập quá nhiều nguyên liệu rồi để lại đến ngày hôm sau cũng gây ra tình trạng hàng hóa bị ôi thiu hoặc không còn hương vị tươi mới. Điều này đặc biệt ảnh hưởng tới các mô hình nhà hàng hải sản, lẩu nướng, fine-dining,… vì thực khách thường đánh giá chất lượng của nhà hàng dựa trên độ tươi ngon của nguyên liệu bên cạnh những yếu tố phục vụ khác.

Khi khách hàng gọi món mà phục vụ báo hết, điều này có thể làm phật lòng khách hàng, đồng thời nhà hàng cũng mất một khoản doanh thu.

quan-ly-nguyen-lieu-nha-hang-khong-tot-se-bi-thieu-hut-hoac-du-thua-nguyen-vat-lieu
Quản lý nguyên liệu nhà hàng không tốt sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên vật liệu

Không quản lý chặt chẽ dẫn đến thất thoát nguyên liệu 

Thất thoát nguyên liệu gây ảnh hưởng rất nhiều đến tài chính của nhà hàng. Nếu không quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, nhà hàng sẽ đối mặt với tình trạng lãng phí, thất thoát dù thực tế chưa dùng đến là bao. Có hai nguyên nhân chính dẫn đến sự thất thoát nguyên liệu trong nhà hàng:

  • Chủ quán không theo dõi chặt chẽ số liệu thu mua và chế biến: Nếu chủ quán không kiểm tra kỹ số liệu để nắm được doanh số từng món ăn thì khả năng cao là sẽ không xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần nhập mỗi lần. Nếu nhập quá nhiều thực phẩm, chúng sẽ mất vị tươi ngon hoặc hết hạn, trong khi nhập quá ít sẽ dẫn đến thiếu nguyên liệu không thể chế biến.
  • Nhân viên thu mua nguyên vật liệu trong nhà hàng gian lận hoặc nhầm lẫn dẫn đến sai sót: Việc mua nguyên liệu thường được giao cho nhân viên hoặc người quản lý nhà hàng. Tại mỗi khâu, chỉ cần xảy ra những vấn đề như không kiểm tra hàng hóa, móc nối với nhà cung cấp tăng giá nguyên liệu, hoặc lỗi trong quá trình chế biến,… thì không thể tránh khỏi việc thất thoát nguyên liệu.
that-thoat-lang-phi-nguyen-lieu-gay-anh-huong-nhieu-den-tai-chinh-nha-hang
Thất thoát, lãng phí nguyên liệu gây ảnh hưởng nhiều đến tài chính nhà hàng

Rủi ro nguyên liệu tồn kho

Nỗi lo lớn nhất của người quản lý nguyên liệu nhà hàng là tình trạng hàng hóa trong kho tồn đọng quá nhiều, dẫn đến hư hỏng và dây ra tổn thất cho nhà hàng. Nhập xuất nguyên vật liệu trên thực tế cũng là một trong những công đoạn gây thất thoát lớn nhất cho nhà hàng.

Hiện nay, hầu hết các nhà hàng đều nhập lượng hàng hóa lớn để có được mức chiết khấu thấp từ phía đối tác cung cấp nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do chủ quán tính toán không hợp lý hoặc nhân viên kho không nắm được hạn sử dụng dẫn đến tình trạng số lượng hàng hóa trong kho ngày một nhiều lên, thậm chí hết hạn lúc nào không hay.

Nguyên liệu để trong kho quá lâu có thể bị mốc, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng, không chỉ gây lãng phí mà còn làm tăng các chi phí không đáng có. Nếu không quản lý kỹ lưỡng các vấn đề trên, nhà hàng sẽ đối mặt với thất thoát lớn không đáng có.

thuc-pham-de-trong-kho-lau-de-bi-hu-hong-qua-han-su-dung
Thực phẩm để trong kho lâu dễ bị hư hỏng, quá hạn sử dụng

Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng chi tiết, đảm bảo không thất thoát

Việc đưa ra quy trình quản lý nguyên vật liệu nhà hàng chi tiết và kỹ lưỡng sẽ tạo tiền đề cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, gia tăng lợi nhuận. Mời bạn tham khảo 5 bước cơ bản trong quy trình quản lý nguyên liệu nhà hàng dưới đây:

Xây dựng bảng định mức nguyên vật liệu dùng cho nhà hàng

Xây dựng định mức nguyên vật liệu nhà hàng bao gồm 3 bước cơ bản như sau:

Xác định Food Cost

Để tính toán chi phí nguyên liệu cấu thành món ăn (Food cost) thì đầu tiền cần định mức nguyên vật liệu nhà hàng. Chi phí nguyên liệu để chế biến món ăn được chia thành 4 nhóm chính như sau:

  • Chi phí trực tiếp: Các loại chi phí nguyên liệu, gia vị, dụng cụ chế biến,… liên quan trực tiếp đến việc chế biến món ăn.
  • Chi phí nhân công: Là chi phí trả cho nhân viên bếp, nhân viên phục vụ, vệ sinh, bảo vệ,,…
  • Chi phí bổ sung: Bao gồm chi phí giá trị thương hiệu, độ ngon của món ăn, chất lượng dịch vụ,…
  • Chi phí phát sinh: Bao gồm khấu hao mặt bằng, trang thiết bị, quảng cáo marketing, chi phí bán hàng,…

Bạn có thể tham khảo mức Food Cost thông thường để nhà hàng đạt được lợi nhuận ổn định dao động từ 25% – 45%. Tính toán giá Cost nguyên liệu nhà hàng một cách cẩn thận và hợp lý sẽ giúp nhà hàng đạt được lợi nhuận và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

tinh-toan-gia-cost-mon-an-trong-thuc-don
Tính toán giá cost món ăn trong thực đơn

>> Xem thêm: Cách tính giá cost đồ uống, món ăn đơn giản, thông dụng nhất

Định mức nguyên vật liệu nhà hàng

Việc định lượng nguyên liệu cho các món ăn đòi hỏi sự thống nhất giữa chủ nhà hàng và đầu bếp hoặc nhân viên pha chế, để định mức chính xác cho các món trong thực đơn. Định lượng không thống nhất có thể ảnh hưởng đến chất lượng món ăn cũng như tài chính của nhà hàng. 

Do đó, cần phải tính toán và dự trù số lượng nguyên liệu cần thiết định kỳ theo ngày, tuần, tháng. Dựa vào đó để đưa ra kế hoạch kinh doanh cụ thể, quản lý số lượng nhập hàng và sử dụng nguyên liệu trong quá trình chế biến món ăn.

Định giá bán món ăn

Có nhiều phương pháp để định giá bán món ăn, chẳng hạn như:

  • Định giá dựa trên giá trị: Nhà hàng của bạn cần có những món đặc sản, món riêng đặc trưng với công thức chế biến đặc biệt. Khi đó, định giá món ăn tương ứng với những giá trị mà khách hàng nhận được khi chi trả.
  • Định giá dựa trên phân khúc khách hàng: Nghiên cứu thị trường để xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là ai. Họ có thể là những người trung lưu có thu nhập khá, nhân viên văn phòng, học sinh sinh viên, lao động bình dân,… Đồng thời tìm hiểu giá cả của các đối thủ kinh doanh trong khu vực. 
  • Định giá thâm nhập thị trường: Ban đầu, bạn có thể đưa ra một mức giá trung bình để thu hút khách hàng, sau đó tăng giá khi đã chiếm được một thị phần nhất định, đồng thời điều chỉnh nguyên liệu và món ăn để tối ưu hóa lợi nhuận.
  • Định giá cao cấp: Phương pháp này thường được áp dụng cho các nhà hàng cao cấp, khi đã xác định đối tượng khách hàng hướng đến là ai, từ đó cung cấp những dịch vụ cao cấp tương xứng.
  • Định giá dựa trên khả năng sinh lời: Chủ nhà hàng có thể biết được món ăn nào đang bán chạy, món nào khách hàng ít gọi. Từ đó, điều chỉnh tăng giá bán hoặc điều chỉnh nguyên liệu đảm bảo tối ưu nhất.
dinh-gia-ban-san-pham-hop-ly
Định giá bán sản phẩm hợp lý

Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu nhà hàng

Các chủ nhà hàng hiện nay thường lập kế hoạch mua nguyên liệu dựa theo các thông số trong phần mềm quản lý kho hàng, chẳng hạn như: báo cáo phân tích chuyên sâu về quá trình mua hàng, dự trữ hàng tồn kho, thông tin nhà cung cấp, thời gian đặt hàng, hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu,…

Sau khi tính toán Food Cost và định mức nguyên liệu nhà hàng, người quản lý cần tiến hành lập kế hoạch mua nguyên liệu cho nhà hàng theo các bước như sau:

  • Bước 1: Thực hiện liệt kê danh sách tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng trong nhà hàng.
  • Bước 2: Tìm kiếm đối tác, nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín.
  • Bước 3: Mua sắm nguyên vật liệu theo nhu cầu hoặc theo số lượng lớn để được giá tốt nhất.
  • Bước 4: Theo dõi, kiểm tra việc giao nhận nguyên liệu.
  • Bước 5: Đánh giá kết quả quá trình thu mua nguyên liệu cho nhà hàng.

>>Tham khảo: Cách quản lý nhà hàng ăn uống hiệu quả chủ quán cần nắm chắc

Kiểm soát mức giá nguyên vật liệu đầu vào

Giá cả nguyên vật liệu đầu vào là một trong các yếu tố quan trọng cần có khi thiết lập kế hoạch quản lý nguyên liệu nhà hàng. Các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu có thể thay đổi mức giá liên tục, do đó cần để ý theo dõi để tránh mua nguyên liệu với chi phí quá cao. 

Để kiểm soát giá cả nguyên vật liệu đầu vào, bạn có thể thực hiện như sau:

  • Thu thập báo giá từ các đơn vị cung cấp nguyên liệu cho nhà hàng.
  • Theo dõi việc tăng giảm giá của các đơn vị đó.
  • Tiến hành kiểm tra định kỳ hàng tháng mức giá nguyên vật liệu trên thị trường, sau đó so sánh với mức giá của các đơn vị cung cấp nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng.
  • Kiểm tra tính chính xác về giá cả của đơn vị cung cấp với giá nguyên liệu mà nhà hàng đã mua từ bên ngoài.
chu-y-theo-doi-de-tranh-mua-nguyen-lieu-voi-gia-qua-cao
Chú ý theo dõi để tránh mua nguyên liệu với giá quá cao

Kiểm soát nguyên liệu xuất nhập tồn 

Để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả, trước hết phải đảm bảo thực hiện quy trình nhập xuất hàng hóa nghiêm chỉnh. Chỉ nhập nguyên vật liệu khi số lượng tồn kho ở mức tối thiểu, không nên nhập quá nhiều hàng hóa sẽ làm giảm chất lượng. Đặc biệt, các loại thực phẩm tươi sống cần được nhập vào mỗi ngày để đảm bảo hương vị và chất lượng luôn tươi mới.

Cần định kỳ kiểm tra số lượng hàng hóa xuất nhập tồn, như thế sẽ giúp chủ nhà hàng nắm được được lượng tồn kho có đang ở mức an toàn hay không. Nếu đã chạm đến mức tối thiểu cần phải đặt thêm ngay để duy trì việc chế biến món ăn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Việc kiểm kê nguyên vật liệu hàng ngày là một cách hiệu quả nhằm đánh giá mức tiêu thụ hàng ngày của nhà hàng. Bên cạnh đó, hàng tháng quản lý cùng với thủ kho hoặc kế toán sẽ tiến hành kiểm kê số lượng hàng hóa tồn thực tế trong kho để nắm bắt con số cụ thể, tránh thất thoát nguyên vật liệu.

Gợi ý mẫu file Excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng

Việc quản lý nguyên vật liệu bằng file Excel là một trong những phương thức phổ biến được nhiều chủ kinh doanh sử dụng. Lập bảng Excel giúp chủ nhà hàng theo dõi các số liệu về nguyên vật liệu chế biến món ăn, xuất nhập tồn hàng hóa, giá thành,… Bạn có thể tham khảo mẫu file Excel quản lý nguyên liệu nhà hàng TẠI ĐÂY

mau-file-excel-quan-ly-nguyen-lieu-nha-hang-thuong-dung
Mẫu file Excel quản lý nguyên liệu nhà hàng thường dùng

Nên dùng phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hay sổ sách Excel? 

Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng hay ghi chép sổ sách Excel đều là những công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý bán hàng. Nếu như trước đây, Excel được xem là công cụ phổ biến thì ngày nay, ứng dụng phần mềm quản lý công nghệ hiện đại đang dần trở thành xu hướng. 

So sánh hai cách thức để quản lý nguyên vật liệu này có thể nhận thấy những điểm khác biệt như sau:

Sổ sách, excel (thủ công) Phần mềm quản lý bán hàng
Hình thức áp dụng Nhập liệu bằng tay, dễ sai sót Lưu trữ dữ liệu từ mọi giao dịch
Định dạng báo cáo, số liệu File excel hoặc ghi chép trên giấy tờ, rất nhiều số liệu thô chưa được xử lý Báo cáo trực quan theo nhiều mẫu được thiết kế sẵn trên phần mềm
Tìm kiếm thông tin Lưu trữ dữ liệu theo từng file, mất thời gian khi tra cứu thông tin Tra cứu thông tin dễ dàng
Chức năng phân quyền Không có chức năng phân quyền cho từng nhân viên Phân quyền cho từng nhân viên một cách rõ ràng
Hình thức quản lý Không thể quản lý từ xa Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi
Lịch sử giao dịch Không lưu lịch sử giao dịch bán hàng Lưu trữ lịch sử giao dịch bán hàng, tra soát dễ dàng
Quy mô sử dụng  Hộ gia đình kinh doanh nhỏ Đa dạng mô hình kinh doanh từ quy mô nhỏ đến dạng chuỗi
Chi phí đầu tư Miễn phí. Cài đặt dễ dàng Mất phí đầu tư. Được phía nhà cung cấp hỗ trợ cài đặt, khắc phục lỗi.
Tính bảo mật Thấp. Dữ liệu bị ảnh hưởng khi máy tính bị hỏng hóc, bị nhiễm virus Cao. Dữ liệu không hề bị ảnh hưởng khi máy tính bị hỏng, bị nhiễm virus
Khả năng kết nối Hạn chế kết nối với các thiết bị bán hàng Kết nối với đa dạng các thiết bị bán hàng
Khả năng mở rộng Thấp Cao
Rủi ro Gian lận, thất thoát tài chính Không
Xử lý khi có sự cố Không được hỗ trợ, tự mình xử lý  Được hỗ trợ xử lý sự cố nhanh chóng từ nhà cung cấp

Có thể thấy, việc quản lý nguyên liệu nhà hàng bằng phương pháp thủ công truyền thống mang lại khá nhiều rủi ro, khiến bạn tốn kém sức lực và thời gian rất nhiều. Những yếu tố này chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng đến việc phát triển quy mô kinh doanh nhà hàng của bạn.

Trong bối cảnh bùng nổ xu hướng bán hàng đa kênh tại Việt Nam hiện nay, phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống bePOS là lựa chọn đáng tin cậy giúp các chủ nhà hàng quản lý nguyên vật liệu nhà hàng một cách hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí.

Tích hợp nhiều tính năng vượt trội, phần mềm quản lý nhà hàng bePOS có thể khắc phục những nhược điểm khi quản lý bằng Excel hay sổ sách. Tất cả mọi dữ liệu từ nguyên vật liệu trong nhà hàng, thông tin khách hàng, kho hàng,… đều được quản lý tự động. Người quản lý dễ dàng theo dõi các báo cáo chi tiết và quản lý mọi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi mà không cần đến nhà hàng. 

>> Để được tư vấn phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn bePOS, bạn hãy liên hệ ngay hotline 024 7771 6889 hoặc đăng ký theo form dưới đây

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

Quản lý nguyên liệu trong nhà hàng chưa bao giờ là dễ dàng đối với người quản lý hay chủ nhà hàng. Hy vọng những chia sẻ trên có thể giúp ích cho bạn trong việc tìm kiếm cho mình phương pháp quản lý nguyên liệu trong nhà hàng phù hợp, giúp tối ưu chi phí hiệu quả nhất. Chúc các bạn kinh doanh may mắn khởi sắc!

FAQ

Khái niệm quản lý nguyên liệu nhà hàng là gì?

Quản lý nguyên liệu nhà hàng (Restaurant Inventory Management) là toàn bộ quá trình theo dõi và kiểm soát chặt chẽ những nguyên vật liệu phục vụ chế biến đồ ăn, đồ uống và tồn kho nguyên liệu hàng ngày. Khi nguyên vật liệu sắp hết, chủ nhà hàng có thể lên kế hoạch mua bổ sung để đảm bảo nhà hàng vận hành trơn tru. 

Thông qua những hoạt động này, tất cả nguyên vật liệu trong nhà hàng sẽ được sắp xếp một cách kỹ lưỡng. Nhờ đó, chủ nhà hàng có thể đưa ra định mức nguyên vật liệu nhà hàng phù hợp và tiến hành kiểm soát hoạt động kho quỹ một cách minh bạch, từ đó  giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng hiệu quả hơn.

Lý do cần phải quản lý nguyên vật liệu nhà hàng là gì?

Quản lý nguyên liệu nhà hàng là việc rất quan trọng, bởi vì thông qua hoạt động này sẽ mang đến những tác dụng sau:

  • Kiểm soát kho chặt chẽ, hạn chế thất thoát nguyên liệu
  • Theo dõi chính xác tình trạng nguyên vật liệu trong nhà hàng
  • Giám sát quá trình cung ứng nguyên vật liệu
  • Xác định chính xác chi phí nguyên vật liệu trong nhà hàng và chủ động trong việc xoay vốn
  • Dự trù nguyên vật liệu đủ chế biến món ăn, đồ uống